Direccionando mensajes a las conferencias
Respondiendo a un mensaje en una conferencia
Enviando mensajes desde conferencias
Gustando o valorando elemento en una conferencia
Aprobando mensajes en conferencias
Suscribiendo conferencias a las listas de correo de Internet
Una conferencia FirstClass es un foro en línea para varias personas de su organización para el intercambio de información. Puede enviar un mensaje a una conferencia en lugar de enviarlo a varios destinatarios. También puede crear documentos colaborativos en una conferencia, y subir ficheros a la misma.
Las conferencias pueden ser creadas por el administrador, por usted mismo o por otros usuarios. En su página de inicio, verá las conferencias que se hayan creado allí además de las que sea miembro. Usted se convierte en un miembro de una conferencia cuando alguien le otorga ser miembro o abriendo la conferencia y eligiendo Añadir a la página de inicio en su menú.
El creador de la conferencia determinará que puede hacer en su conferencia. Por ejemplo, puede que sólo pueda leer el contenido en una conferencia que cubre políticas de recursos humanos, o que pueda añadir contenido a una conferencia que trate sobre un proyecto en el que este trabajando. En este sentido la conferencia de recursos humanos sirve para transmitir información sin necesidad de enviar mensajes privados a todos los interesados. La conferencia del proyecto permite a todos los involucrados en el proyecto discutirlo y añadir información útil.
Para enviar un mensaje a una conferencia, hágalo del mismo modo que lo haría para enviar un mensaje a otra persona en su organización, utilizando el nombre de la conferencia como aparece en el Directorio.
Para enviar un mensaje de forma automática a una conferencia, abra la conferencia, a continuación cree el mensaje utilizando el botón Nuevo mensaje.
Para responder a un mensaje en una conferencia, hágalo del mismo modo que contesta a un mensaje privado en su correo electrónico. Abra el mensaje, utilice el botón Responder. La respuesta por defecto se envía a los destinatarios de la conferencia. A menudo, esto significa que la respuesta sólo llegará a la propia conferencia.
Si desea responder a distintos recipientes o desea que la respuesta parezca que venga de la propia conferencia, utilice el botón Opciones de respuesta al lado Responder y escoja la opción que desee.
También puede reenviar el mensaje utilizando el botón Reenviar.
En algunos casos, es posible que desee que parezca que un mensaje viene de una conferencia en lugar de usted. Esto es útil, por ejemplo, si una conferencia ha sido establecida como un servicio de asistencia.
Para enviar un mensaje de la propia conferencia, seleccione Nuevo Mensaje de la Conferencia en el menú de la conferencia.
Si una conferencia está configurada para permitir "me gusta" a los elementos, verá un icono (pulgar hacia arriba) al lado de cada elemento. Para indicar un me gustar en un elemento, seleccione este icono.
Si una conferencia está configurada para permitir me gusta o no me gusta a elementos, seleccione el icono me gusta para gustar un elemento o el icono no me gusta (pulgar abajo) para indicar un no me gusta.
Al pasar el ratón sobre un icono le indica si ya ha indicado un me gusta/no me gusta en el elemento.
Si una conferencia está configurada para permitir la valoración de elementos, verá cinco estrellas al lado de cada elemento. Para valorar un elemento, seleccione la estrella correspondiente. Por ejemplo, para valorar un elemento de tres estrellas, seleccione la tercera estrella de la izquierda. Cuando varias personas hayan valorado un elemento, verá la valoración media. Al pasar por encima de la valoración muestra cuántas personas han valorado, y si usted ya ha realizado su valoración.
Permisos de conferencias controlan si se puede cambiar de opinión después de me gusta/no me gusta o valoración de un elemento. Para invertir su respuesta me gusta/no me gusta, seleccione el icono de nuevo. Para cambiar su valoración, seleccione la estrella correspondiente.
Una conferencia puede ser moderada para asegurar que todo lo que se envíe sea apropiado. En una conferencia moderada, todos los mensajes o los mensajes con ficheros adjuntos no se pueden leer hasta que el moderador los apruebe. Hasta ese momento, aparecerán difuminados u ocultos.
Solo alguien autorizado como moderador puede aprobar estos mensajes. Si tiene este permiso, puede aprobar el mensaje seleccionando Aprobar en el menú.
Puede crear conferencias del mismo modo que lo hace el administrador. Las conferencias son una manera útil para que pueda colaborar con un grupo de personas que usted defina. Si tiene problemas para que sus conferencias trabajen como espera, contacte con su administrador.
Para crear una conferencia en su página de inicio, elija Nuevo contenedor desde el menú de su página de inicio, y seleccione Conferencia. Siga las instrucciones para dar a su conferencia un icono, un nombre y una descripción.
Marque la casilla No publicar en el directorio si no desea que aparezca en el Directorio. Esto hace que otras personas no conozcan la conferencia a menos que usted les informe. También significa que puede utilizar cualquier nombre que desee para la conferencia, sin que tenga conflicto con un nombre ya publicado.
Cuando haya terminado seleccione Crear. Su nueva conferencia se añadirá al final de su página de inicio.
Para crear una conferencia en otro lugar, abra el contenedor en el que desee que se cree la conferencia y seleccione Nuevo contenedor del menú desplegable del botón Nuevo, a continuación siga el mismo proceso que haría en su página de inicio. Puede acceder a su nueva conferencia utilizando el botón Carpetas en el contenedor.
Para evitar que que una conferencia se elimine por accidente, ábrala, elija Propiedades en su menú, a continuación marque la casilla Protegido. Si desea eliminar esta conferencia en el futuro, primero debe desactivar esta casilla de verificación.
Utilice los permisos para controlar el comportamiento de la conferencia (Por ejemplo, cuando expiran los mensajes y lo que otros pueden hacer en la conferencia).
Para establecer los permisos de la conferencia, abra su conferencia, elija Permisos en su menú, a continuación, cumplimente el formulario:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| No publicar en el Directorio | Le permite cambiar lo que haya escogido cuando creó la conferencia. |
| Vista | Para visualizar este y otros campos de esta sección, utilice el triángulo desplegable en Vista, Opciones de mensaje, Aprobación, Límite de tamaño, Caducidad. Para establecer que la disposición de su conferencia siempre se restablezca a su diseño original, marque la casilla Utilizar una vista desde el servidor y Utilizar sólo una vista de plantilla no son aplicables actualmente. No activa esto si desea habilitar me gusta o valoraciones. Para evitar que otros personalizan su vista de su conferencia completamente, marque la casilla Usar vista de plantilla sólo. En el caso de que la conferencia sea moderada, puede ocultar objetos no autorizados a todos menos a los moderadores marcando la casilla Ocultar elementos no aprobados. |
| Opciones del mensaje | Elija el formulario predeterminado para que sea utilizado cuando se cree un mensaje nuevo en su conferencia Formulario a utilizar. Si no desea asignar el formulario por defecto, deje el guión en este campo. Elija el método predeterminado para hacer frente a las respuestas a los mensajes en su conferencia en Preferencias de respuesta: Responder a todos responder al remitente y a todos los destinatarios. Responder al remitente responder sólo al remitente. Responder a la conferencia responde sólo a la conferencia. Por defecto es utilizado por el administrador al crear conferencias. Permite gustar o valorar permite que las personas pueden marcar me gusta/no me gusta o valorar un elemento en la conferencia: Ninguno significa que me gusta/no me gusta o valoración no está permitido. Me gusta significa que las personas puede gustar algo, también pueden cambiar de opinión. Me gusta (Bloqueado) significa que las personas pueden gustar algo, pero no pueden cambiar de opinión más adelante. Me gusta No me gusta significa que las personas pueden marcar me gusta o no me gusta, también pueden cambiar de opinión. Me gusta No me gusta (Bloqueado) significa que las personas pueden marcar me gusta o no me gusta, pero no pueden cambiar de opinión más adelante. Valoración significa que las personas pueden valorar algo de una a cinco estrellas, también pueden cambiar su valoración. Valoración (Bloqueado) significa que las personas pueden valorar algo, pero no pueden cambiar cambiar su valoración más adelante. |
| Aprobación | Para hacer que todos los mensajes enviados a su conferencia requieran la aprobación de un moderador, marcando la casilla Mensajes requieren aprobación. Para que sólo los mensajes con ficheros adjuntos o ficheros subidos directamente a su conferencia,requieran aprobación, marcando la casilla Adjuntos requieren aprobación. |
| Límite de tamaño | Puede especificar un tamaño máximo para mensajes (contenido de las publicaciones y los ficheros adjuntos) enviado a su conferencia en, Limitar mensaje superiores. Los mensajes con tamaño superior de este límite se manejarán de la manera que se especifica en el siguiente campo. Si se impone un límite de tamaño de mensaje, elija cómo desea que los mensajes de gran tamaño se manejan en Manejo. Rechazar con NDN rechaza el mensaje y devuelve un aviso de no entrega al remitente. Esta es probablemente la mejor opción para la mayoría de las conferencias, a excepción de las conferencias replicadas en un sistema no-FirstClass como Internet. Si una conferencia es un grupo de noticias de Internet, los NDN serían enviados de vuelta a Internet y de allí a cientos de miles de sitios. Rechazar y informar rechaza el mensaje sin informar al remitente, y informar del incidente en un servidor de registros disponibles para el administrador. Requiere la aprobación acepta el mensaje, pero hace que sea no aprobado. Esto es útil si la comunidad va a ser una puerta de enlace y que están preocupados si los usuarios publican grandes ficheros adjuntos. Rechazar en silencio rechaza el mensaje y toma ninguna otra acción. Esta es la mejor opción si su comunidad va a ser una puerta de enlace de un sistema no FirstClass como Internet. |
| Límite | Puede especificar el número máximo de elementos permitidos en la conferencia en Límite de elementos. Una vez superado este límite, FirstClass comienza a eliminar los elementos con las fechas de caducidad mas antiguas. También puede especificar el número de días que un mensaje puede permanecer en su conferencia antes de caducar Caducidad de mensaje. Una vez que el mensaje ha caducado, FirstClass lo elimina automáticamente como parte de su rutina de mantenimiento. |
| Pertenece a | A menos que este familiarizado con los grupos de la conferencia y cómo afectan el comportamiento, le recomendamos dejar este campo como esta. Todas las conferencias pertenecen por defecto a los grupos de conferencias. El administrador configura los grupos de la conferencia para controlar el comportamiento de la conferencia para los grupos en su conjunto. Verá a los grupos a los que pertenece su conferencia. Usted puede agregar o quitar grupos de la conferencia. Para agregar un grupo de la comunidad, escriba el nombre del mismo modo que lo haría para dirigir un mensaje a una conferencia. |
| Quién | Aquí es donde debe establecer los permisos que controlan lo que otros pueden hacer en su conferencia. Esta descrito debajo. |
Si desea que los contenidos de su conferencia aparezcan en columnas, marque la casilla Usar diseño de servidor en la sección Vista ... sección del formulario de permisos.
Las conferencias son áreas de colaboración, por lo que probablemente quiera dar a otras personas acceso a su conferencia. Para ello, en primer lugar debe establecer los permisos que controlen lo que otros pueden hacer en su conferencia y luego ponerla a disposición de ellos.
Para especificar las competencias, actualice el formulario Quién. Debe hacerlo para cada persona y grupo que tenga acceso a su conferencia.
En primer lugar introduzca el nombre de la persona o del grupo en Quién del mismo modo que lo haría para enviar le un mensaje. El orden en en que aparece las personas en la lista es importante, porque cuando alguien abre su conferencia, FirstClass comprueba la sección Quién de arriba hacia abajo. Cuando encuentra la primera aparición de esta persona, o el primer grupo al que pertenecen, utiliza los permisos que encuentra allí. Esto significa que si el primero de la lista es el grupo All users, y establece que el acceso a ese grupo como No permitido, nadie podrá acceder a su conferencia.
En segundo lugar, elegir el nivel de acceso de la persona en el campo a la derecha de su nombre. Los niveles de acceso son conjuntos predefinidos de permisos. Usted puede asignar un nivel de acceso como esta, o personalizarlo marcando y desmarcando los permisos individuales indicados a continuación siguen.
| Este nivel | Otorga estos permisos |
|---|---|
| No permitido | Impide que la persona acceda a su conferencia. Le recomendamos que agregue el grupo All users al final de la lista con este nivel de acceso, para evitar que alguien sin querer sea capaz de acceder a su conferencia. |
| Resumen | La persona puede ver la lista de elementos en su conferencia, pero no abrirlos. |
| Navegador | La persona tiene los permisos de Resumen y ademas puede abrir los mensajes. |
| Lector | La persona tiene los permisos de Navegador, además puede descargar ficheros y ver el historial de elementos. |
| Contribuyente | La persona tiene los permisos de Lector además puede publicar en su comunidad, eliminar los objetos que agregan, y ver este formulario de permisos. |
| Aprobador | La persona tiene los permisos de Contribuyente, además de leer y aprobar los mensajes no autorizados. |
| Moderador | La persona tiene los permisos de Aprobador, además puede eliminar cualquier elemento, mover elementos a subcontenedores, enviar mensajes que superen el límite de tamaño, editar documentos y mover subcontenedores. |
| Creador | La persona tiene los permisos de Moderador, además puede cambiar la vista de la conferencia, criterio de ordenación y crear subcontenedores. |
| Controlador | La persona tiene los permisos de Creador, además puede editar este formulario de permisos, la descripción de la conferencia y mensajes enviados por otros. |
| Personalizado | El acceso se define por los permisos individuales que se seleccionen. Si agrega o quita permisos individuales para alguien con otro nivel de acceso, el nivel de acceso se convierte automáticamente en Personalizada. |
Los iconos situados a la derecha del campo de acceso representan los permisos individuales que componen los niveles. Para alternar una autorización por intervalos seleccione su icono.
Limitación
Tenga en cuenta que ciertos permisos sólo funcionará si el administrador le otorga a la persona los privilegios apropiados.
De izquierda a derecha, los permisos individuales son:
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Editar permisos | La persona puede editar este formulario de permisos. Esto incluye añadir gente en Quién y hacerles miembros de la conferencia. |
| Moderador | Le da a la persona la etiqueta de moderador. Se requiere permiso para que la persona pueda aprobar elementos Aprobar elementos. |
| Eliminar cualquier elemento | La persona puede eliminar cualquier elemento, incluido los mensajes enviados por otros, y mover elementos a otros contenedores. |
| Crear elementos | La persona puede crear elementos y subcontenedores, mover elementos en su conferencia, publicar mensajes que superen el tamaño permitido, y subir ficheros sin tener que adjuntarlos a un mensaje. |
| Editar elementos de sólo lectura | La persona puede editar elementos que normalmente no son editables, como mensajes enviados. Para obtener este permiso, debe seleccionar el permiso Editar elementos. Tenga cuidado al otorgar el permiso, ya que anula el comportamiento normal de FirstClass. |
| Editar elementos | La persona puede editar y mover cualquier subcontenedor. |
| Guardar propiedades de la ventana y la vista | La persona puede cambiar el diseño de la conferencia de forma permanente. Tenga cuidado otorgando este permiso, porque una persona con este permiso estará manipulando el diseño predeterminado de la conferencia para los demás. |
| Aprobar elementos | La persona puede abrir y aprobar mensajes no aprobados. Los mensajes enviados por esta persona se aprueban automáticamente. |
| Eliminar sus elementos | La persona puede eliminar y cambiar las propiedades de sus elementos. |
| Abrir una conferencia | La persona puede abrir su conferencia. Le permite ver los elementos de la conferencia, pero no abrirlos. |
| Buscar elementos | La persona puede buscar en su conferencia. |
| Enviar elementos | La persona puede enviar mensajes a su conferencia. |
| Abrir elementos | La persona puede abrir mensajes y elementos en su conferencia. |
| Crear subconferencias | La persona puede crear subcontenedores en su conferencia. |
| Descargar ficheros & adjuntos | La persona puede descargar ficheros adjuntos y los ficheros que se han subido directamente a su conferencia. |
| Visualización de permisos | La persona puede visualizar el formulario de permisos, pero no editarlo. |
| Visualización del historial | La persona puede visualizar el historial de los elementos de su conferencia. |
Para crear una descripción de la conferencia para informar a otros, utilice el botón Sobre en el formulario permisos de la conferencia.
Para que su conferencia este disponible para alguien, debe crearla en un contenedor al que ya tiene acceso, o hacerle miembro de su conferencia. Al hacerle miembro a alguien pone un enlace de su conferencia en su página de inicio.
Para invitar a alguien a ser miembro de su conferencia, utilice el botón Miembros del formulario de permisos de la conferencia. Introduzca el nombre de la persona en la lista miembros tal y como lo haría para enviar le un mensaje.
Cuando haya terminado con la lista de miembros y el formulario de permisos, cerrarlos con el botón x de la esquina superior derecha. Sus cambios se guardan automáticamente.
Puede utilizar las conferencias como puntos de acceso a listas de correo de Internet. Cuando se suscribe a una conferencia a una lista de correo, los mensajes enviados a la lista de correo aparecerán en la conferencia.
Cada lista de correo tiene sus propias instrucciones de suscripción. En algunos casos, se envía una solicitud de suscripción y de la lista de correo devuelve una respuesta diciendo que la conferencia está suscrita. En otros casos, se debe responder a la respuesta de la lista de correo de antes de tener suscrita la conferencia.
Para suscribir una conferencia a una lista de correo, envíe la solicitud de suscripción, según las instrucciones de la lista de correo, desde la conferencia en cuestión (Nuevo Mensaje de la Conferencia).
Si tiene que responder a la respuesta, debe contestar desde la conferencia en cuestión (Respuesta desde la conferencias).
Algunas listas de correo permiten a cualquiera escribir en ellas. En ese caso, usted y otras personas que utilizan una conferencia sólo podrán enviar mensajes a las listas de correo, o responder a los mensajes de la lista en una conferencia.
Otras listas de correo sólo permiten a los usuarios registrados escriban en ellas. Estas listas de correo consideran la conferencia como un usuario registrado, y no a usted ni a otras personas usando la conferencia. Esto significa que no se puede enviar mensajes directamente a una lista de correo, o responder a los mensajes de la lista directamente en la conferencia, con usted como remitente. Para escribir en estas listas de correo, debe enviar el mensaje desde la propia conferencia.
Además de enviar mensajes a listas de correo, puede enviar comandos tales como órdenes o peticiones de información sobre quién está suscrito. Estos comandos también deben ser enviados desde la propia conferencia.