Creando una lista de correo electrónico
Creando una base de datos de contactos
Si su organización utiliza FirstClass como aplicación de correo electrónico, dispondrá en una carpeta Contactos en el panel ESPACIO DE TRABAJO.
FirstClass le permite almacenar información personal de contacto, como correos electrónicos, números de teléfono, y direcciones postales de un amigo o de un socio de negocios, en su carpeta de contactos. Le proporciona una forma rápida de enviar mensajes a las personas que no están registradas en el servidor (y que por lo tanto no están en el directorio). Puede incluso crear contactos para las personas que ya están en el directorio, si por lo general localiza a ellos por su nombre.
Además, puede crear listas de correo para simplificar el envío de mensajes a varias personas al mismo tiempo.
Siempre y cuando el administrador le haya dado acceso a la función de gestión de contactos, los contactos que cree serán visibles en su visión personal de Directorio. Le permite enviar un correo a ellos por su nombre, tal y como lo haría en su servidor. Incluso si no posee esta característica, puede crear contactos solamente para tenerlos como referencia.
Para abrir su carpeta de Contactos, seleccione el panel ESPACIO DE TRABAJO.
También puede tener acceso a, y ser capaz de crear, bases de datos de contactos públicos que funcionan como la carpeta Contactos. Estas bases de datos de contacto se pueden crear en los contenedores donde otros tienen acceso a ellos. También se pueden crear en la carpeta Contactos como una forma de organizar sus contactos. Si tiene permiso, puede mover o copiar entradas de los contactos existentes en estas bases de datos de contacto. Si descubre una base de datos de contactos que desea en su página principal, seleccione Añadir a inicio de su menú.
Para añadir un contacto, utilice el botón Nuevo contacto, a continuación, complete y guarde el formulario de contacto.
También puede elegir Agregar a contactos en el menú de un nombre en un sobre del mensaje, su lista de personas o en sus chats. Este pre-rellenará el nombre de forma rápida.
Si envía un mensaje, o responde a alguien que no está ya en su servidor, un contacto se crea automáticamente en representación de ellos. Puede desactivar este comportamiento seleccionando Preferencias desde el menú aplicación, y a continuación ir a la sección Mensajes. Desactive la función Creación la casilla Crear automáticamente un contacto para los destinatarios externos.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| imagen del contacto | Una imagen del contacto. Para cargar una imagen del contacto, seleccione el botón Cambiar imagen, a continuación, seleccione el fichero en su dispositivo, o tomar una foto. |
| identificación personal | Nombre y cargo del contacto. En Nombre rápido, escriba el nombre del contacto como desee que aparezca en el Directorio. Este será el nombre que deberá escribir para enviarle un correo electrónico. También puede dejarlo en blanco y la FirstClass lo rellenará con los nombres que introduzca a continuación. A continuación, escriba su nombre, segundo nombre y apellidos y elija el cargo adecuado. |
| identificación de empresa | El cargo del contacto, nombre de la empresa, departamento, y ubicación de la oficina. |
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Empresa | Números de contacto de trabajo, además de el número de teléfono del responsable. |
| Personal | Números de contacto personales, además del nombre y número de teléfono del asistente personal del contacto. |
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Correo electrónico de empresa | Dirección de correo electrónico de contactos de empresa. Si la dirección no esta en el Directorio, escríbala, y pulse el tabulador. Si la dirección está en el Directorio, introdúzcala del mismo modo que lo haría para enviar un mensaje. |
| Web de la empresa | La página web de la empresa de contacto. |
| Correo electrónico personal | Dirección personal de correo electrónico del contacto. |
| Web personal | Página web personal del contacto. |
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Empresa | Dirección postal de contacto de la empresa. |
| Personal | Dirección postal del contacto personal. |
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Categoría | Tipo de contacto. |
| Cumpleaños | El cumpleaños del contacto. Para proporcionar esta información, seleccione este campo, a continuación, seleccione la fecha en el menú emergente. |
| Campo de notas | Escriba cualquier información adicional que desee en el campo inferior. |
Para adjuntar un fichero que se encuentre en su dispositivo a este contacto, elija Adjuntar en el menú (o utilice el botón Adjuntar), a continuación, seleccione el fichero, o tome una foto.
Acceso directo
Arrastre un fichero desde su ordenador a la sección.
Una lista de correo electrónico esta compuesta por múltiples direcciones de correo electrónico. Mandar un mensaje a una lista de correo electrónico, significa que el mensaje será enviado a todos los contactos de esa lista de correo.
Para crear una lista de correo electrónico, elija Nueva lista de correo del menú desplegable Nuevo, a continuación, complete y guarde el formulario de la lista de correo.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | El nombre de la lista de correo como desee que aparezca en el Directorio. Este es el modo en que deberá escribir su nombre cuando desee mandarle un correo electrónico. |
| Miembros | Introduzca todos los contactos que desee en la lista de correo del mismo modo que enviaría un mensaje a cada uno de ellos. Cuando guarde la lista, se ordenará alfabéticamente por nombre. |
Puede importar información de contacto a la carpeta Contactos FirstClass o una base de datos de contactos. Esta información debe estar en formato vCard 3.0.
Para importar la información de contacto de un fichero vCard (.vcf), abra la carpeta Contactos o la base de datos de contactos a la que desea importar esta información, elija Importar contactos del menú desplegable Nuevo, a continuación elija el fichero que desea importar.
También puede exportar la información de contacto FirstClass. Esta información se exporta en formato vCard 3.0.
Para exportar un contacto elija Exportar del menú. Puede seleccionar varios contactos y exportarlos en un fichero. Podrá cambiar el nombre del fichero de exportación.
Nota
No puede exportar listas de correo.
Para crear una base de datos de contactos dentro de un contenedor, abra el envase, seleccione Nuevo contenedor del menú desplegable del botón Nuevo, a continuación, seleccione Base de datos de Contactos. Siga las instrucciones para facilitar un icono y nombre a su base de datos de contactos, a continuación, seleccione Crear. Puede acceder a su nueva base de datos de contactos usando el botón Carpetas del contenedor.
En su carpeta Contactos
Si va a crear la base de datos de contactos en la carpeta Contactos, seleccione Nueva Base de datos de contacto del menú desplegable del botón Nuevo.
Para proteger la base de su de datos de contactos de borrado por accidente, abrirlo, seleccione Propiedades en su menú, y a continuación marque la casilla Protegida. Si desea eliminar esta base de datos de contactos en el futuro, primero debe desactivar esta casilla de verificación.
También se pueden crear bases de datos de contacto de una página web para su uso personal eligiendo Nuevo contenedor en el menú de la página principal.
Si ha creado esta base de datos de contactos como un área de colaboración, es necesario dar el acceso a la misma. Para ello, primero configure los permisos que controlen lo que pueden hacer en su base de datos de contactos, a continuación ponga la base de datos de contactos en disposición de ellos.
Para establecer los permisos en la base de datos de contactos, abra la base de datos de contactos, seleccione Permisos de su menú, a continuación, rellene el formulario de permisos.
Para establecer la vista columna en su base de datos de contactos, marque la casilla de verificación Usar vista desde el servidor.
Para especificar lo que quiere que sean capaces de hacer en su base de datos de contactos, actualice la sección Quién del formulario de permisos. Debe hacerlo para cada persona y grupo con acceso a su base de datos de contactos.
En primer lugar, introduzca el nombre de la persona o del grupo en Quién del mismo modo que lo haría para dirigir un mensaje a ellos. El orden en el que se enumeren las personas es importante, porque cuando alguien abre su base de datos de contactos, FirstClass comprueba la lista Quién de arriba hacia abajo. Cuando encuentra la primera aparición de esta persona, o el primer grupo al que pertenecen, utiliza los permisos que encuentra allí. Esto significa que si la primera entrada en la lista es el grupo Todos los usuarios, y el acceso a ese grupo es No permitido, nadie será capaz de acceder a su base de datos de contactos.
En segundo lugar, elegir el nivel de acceso de la persona en el campo a la derecha de su nombre. Los niveles de acceso son un conjunto predefinidos de permisos. Usted puede asignar un nivel de acceso como es, o personalizarlo activando y desactivando los permisos individuales que siguen.
| Este nivel | Otorgar estos permisos |
|---|---|
| No permitido | Evita que se tenga acceso a su base de datos de contactos. Recomendamos que agregue el grupo Todos los usuarios al final de su lista con este nivel de acceso, para evitar que alguien inadvertidamente pueda acceder a su base de datos de contactos. |
| Vista de lista | La persona puede abrir la base de datos de contactos y enviar mensajes a las entradas, pero no puede abrir las entradas. |
| Abrir elementos | La persona dispone de los permisos de Vista de lista además puede abrir entradas de la base de datos de contacto, pero no puede actualizar o agregar entradas. |
| Creador | La persona dispone de los permisos de Abrir elementos además puede actualizar y añadir las entradas. |
| Personalizado | El acceso se define por los permisos individuales que se seleccionan. Si agrega o quita permisos individuales a alguien con otro nivel de acceso, su nivel de acceso se convierte automáticamente en Personalizado. |
Los iconos situados a la derecha del campo de nivel de acceso representan los permisos individuales que componen los niveles. Para alternar la activación de un permiso, seleccione su icono.
Limitación
Tenga en cuenta que ciertos permisos sólo funcionarán si la persona se ha dado privilegios adecuados por su administrador.
De izquierda a derecha, los permisos individuales son:
| Permisos | Significa |
|---|---|
| Editar permisos | La persona puede editar este tipo de permisos. Esto incluye que se pueda agregar personas en Quién y hacerlos miembros de la base de datos de contactos. |
| Moderador | No se aplica en las bases de datos de contacto. |
| Eliminar cualquier elemento | La persona puede eliminar cualquier entrada, incluidas las entradas creadas por otros. |
| Crear elementos | La persona puede crear entradas, y mover las entradas en la base de datos de contactos. |
| Editar elementos de sólo lectura | No se aplica en las bases de datos de contactos. |
| Editar elementos | Se puede editar elementos. |
| Guardar la ventana y las propiedades de vista | No se aplica en las bases de datos de contactos. |
| Aprobar elementos | No se aplica en las bases de datos de contactos. |
| Eliminar elementos propios | La persona puede eliminar y cambiar las propiedades de las entradas que se han añadido. |
| Abrir conferencia | La persona puede abrir la base de datos de contactos. Esto les permite ver las entradas de la base de datos de contactos, pero no abrirlas. |
| Buscar elementos | La persona puede buscar en su base de datos de contactos. |
| Enviar elementos | No se aplica en las bases de datos de contactos. |
| Abrir elementos | Se puede abrir entradas. |
| Crear sub conferencias | La persona puede crear bases de datos de contacto en su base de datos de contactos. |
| Descargar ficheros & adjuntos | La persona puede descargar ficheros adjuntos de las entradas. |
| Visualizar permisos | La persona puede visualizar esta formulario de permisos, pero no editarlo. |
| Visualizar historial | No se aplica en las bases de datos de contactos. |
Para crear una descripción de la base de datos de contactos para que lo lean otros, utilice el botón Acerca de en formulario de permisos de la base de datos de contactos.
Para establecer su base de datos de contacto disponible para alguien, crearla en un contenedor al que ya tienen acceso, o hacerlos miembros de su base de datos de contactos. Al establecer que alguien sea miembro crear un enlace a su base de datos de contacto en su página principal.
Para invitar a alguien a ser miembro de su base de datos de contactos, utilice el botón Miembros en el formulario de permisos de la base de datos de contactos. Escriba el nombre de la persona en la lista de los miembros del mismo modo que lo haría para dirigir un mensaje a ellos.
Cuando haya terminado con el formulario de permisos y lista de miembros, cerrarlos utilizando el botón x en la esquina superior derecha. Los cambios se guardan automáticamente.