Acerca de la gestión de tareas
Creación de tareas gestionadas
Seguimiento y colaboración de tareas gestionadas
Actualización de tareas gestionadas
Creación de contenedores de tareas gestionadas
La función de gestión de tareas FirstClass® le permite asignar una tarea a otra persona y de supervisar esa tarea en un contenedor de tareas gestionadas. Un contenedor de tareas gestionadas también puede ser utilizar para supervisar un proyecto que consiste en múltiples tareas.
Todas las personas involucradas en una tarea, pueden comentar sobre ella, para mantener la conversación en un lugar centralizado, dentro del contenedor de tareas gestionadas.
La lista de tareas del contenedor de tareas gestionadas utiliza los siguientes códigos de apariencia para tareas con ciertos estados:
| Apariencia | Estado de la tarea |
|---|---|
| rojo | atrasada |
| negrita | urgente |
| rosa | diferida, esperando algo, o cancelada |
| verde | completada |
Para añadir una tarea a un contenedor de tareas gestionadas, utilice el botón Nueva tarea gestionada, y después complete el formulario de tareas.
Nota
Cualquier persona que se asigna a una tarea primero debe ser un miembro del contenedor de tareas gestionada y tener los permisos apropiados. Los detalles se encuentran más adelante en "Creación de contenedores de tareas gestionadas".
El formulario de tarea gestionada consta de los siguientes campos en el sobre, así como un cuerpo donde se puede introducir información adicional.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Notificar los cambios | Envía un correo electrónico de notificación a todas las personas con la casilla de verificación marcada cada vez que se actualiza la tarea. Todas las personas que puedan abrir esta tarea, pueden actualizar este campo. |
| Estado | El estado de la tarea. Los asignados reconocen haber recibido la tarea aquí y actualizan el estado de la tarea. |
| Progreso | El porcentaje de la tarea que se completa. |
| Limitar la edición del Estado y Progreso | Los asignados sólo pueden editar los campos Estado y Progreso. Usted como creador también puede editar dichos campos. Si desea editar los demás campos, desactive la casilla de verificación, se vuelve volver a restablecer cuando haya terminado. |
| Prioridad | Si cambia la prioridad a Urgente, la tarea aparecerá en negrita en el contenedor de tareas gestionadas. |
| Descripción | La descripción de la tarea que desea ver en el contenedor de tareas gestionadas. |
| Creado por | Su nombre aparece aquí automáticamente. |
| Asignado a | La persona que desea que sea responsable de esta tarea. Introduzca su nombre tal como lo haría al dirigir un mensaje. Cuando el Estado cambia de Asignado a Aceptado, sabrá que el asignado ha aceptado la tarea. No es necesario asignar esta tarea a nadie, si usted planea hacerlo usted mismo. |
| Inicio programado | La fecha programada para comenzar la tarea. Si no hay una fecha de inicio específica, deje el campo en blanco. Para establecer una fecha de inicio programada, seleccione este campo. La ventana emergente de fecha/hora le permite cambiar el mes, año, día y hora (arrastre los controles deslizantes o seleccione las barras deslizantes para cambiar la hora y el minuto). |
| Fecha límite | La fecha de vencimiento de la tarea. Si no hay fecha de vencimiento, deje el campo en blanco. Establezca la fecha y la hora apropiadas como se detalló en la sección Inicio programado. |
| Fecha inicio | La fecha real en que comenzó el trabajo en la tarea. Esta fecha se completa automáticamente cuando el destinatario elige En curso en Estado. |
| Completado el | La fecha real en que se completó la tarea. Esta fecha se completa automáticamente cuando el asignado elige Completado en Estado. |
| Zona horaria | La zona horaria para las fechas de esta tarea. Esto reemplaza la zona horaria predeterminada establecida en sus preferencias, lo que le permite establecer tareas en diferentes zonas horarias. |
| Adjunto | Adjunta un fichero que está en su dispositivo a la tarea. Busca y selecciona el fichero, o toma una foto. Para adjuntar un objeto que se encuentre en el servidor (como un documento de FirstClass o un fichero subido), arrastre el fichero u otro objeto al sobre de la tarea. También puede utilizar este método como un acceso directo para adjuntar ficheros que están en su dispositivo. |
| Completado | Le pregunta qué quiere hacer con la tarea. Las opciones que ve dependen de si esta tarea ya se ha publicado. Las tareas nuevas y de borrador le ofrecen la opción de publicar, guardar como borrador o eliminar la tarea. Publicar guarda la tarea y la muestra para que todos la vean en el contenedor de tareas gestionadas. Guardar como borrador guarda la tarea como un borrador, haciéndola visible sólo a ti. Las tareas publicadas le ofrecen la opción de guardar o descartar sus actualizaciones. |
| menú | Comentario le permite tener una conversación sobre una tarea. Escribe y dar formato a su comentario, luego seleccione Publicar. Imprimir imprime la tarea utilizando el método de impresión estándar de su dispositivo. Eliminar elimina la tarea. |
Cuando asigna a alguien una tarea gestionada, se enviará un correo electrónico notificándoles a su buzón. Este es el único correo electrónico personal que recibirán sobre esta tarea, a menos que active la casilla Notificar cambios en el formulario de la tarea gestionada. Cualquier persona con acceso a esta tarea puede solicitar estas notificaciones.
Asegúrese de que el contenedor de tareas gestionadas tiene los permisos adecuados para las personas a las que se asignan tareas (por ejemplo, un nivel de acceso de Colaborador). Esto permite a un asignado abrir su tarea y cambiar su estado, así como participar en las conversaciones de tareas dentro del contenedor. Los permisos se describen a continuación, en "Creación de contenedores de tareas gestionadas".
Usted y los asignados pueden comentar en la tarea seleccionando Comentario en su menú. A su vez, se pueden responder a los comentarios abriéndolos en el contenedor y utilizando el botón Responder. Todos los comentarios y las respuestas a ellos se enumeran en la tarea como un subproceso de mensaje que puede expandir o contraer al igual que cualquier otro grupo de objetos en columnas.
Mientras un asignado trabaja con la tarea, puede actualizar el formulario de la tarea para cambiar el estado y el porcentaje completado. Cualquier actualización que realice marcará la tarea y el contenedor, notificándolo así aunque no haya elegido recibir notificaciones de los cambios por correo electrónico.
Para cambiar la información de la tarea, abra la tarea y actualícela. Usted y los asignados siempre pueden cambiar el Estado y Progreso.
Si marcó la casilla de verificación Limitar edición a estado y progreso, todos los cesionarios pueden actualizar, aparte de activar o desactivar notificaciones de cambios por correo electrónico. Si usted como creador desea actualizar cualquier otra cosa, primero desactive esta casilla de verificación. Recuerde de restablecerlo después de realizar los cambios.
Para cambiar el estado de una tarea gestionada, elija el estado apropiado en Estado.
Cuando se cambia el estado a En curso, la fecha actual se muestra en Fecha inicio. Esta fecha puede ser cambiada.
Cuando se cambia el estado a Completada, el porcentaje completado se convierte automáticamente en 100 y la fecha actual se muestra en Completado el. Esta fecha puede ser cambiada.
Si es necesario revertir una tarea completada a un estado diferente, elija el nuevo estado. La fecha de finalización se elimina automáticamente.
Para crear un contenedor de tareas gestionadas en la página principal, elija Nuevo contenedor en el menú de su página principal y, a continuación, seleccione Tareas gestionadas. Siga las indicaciones para asignar a su contenedor de tareas gestionadas un icono, un nombre y una descripción.
Cuando haya terminado, seleccione Crear. Su nuevo contenedor de tareas gestionadas se agrega al final de su página principal.
Para crear un contenedor de tareas gestionadas en otro lugar, abra el contenedor donde desea que se cree, elija Nuevo contenedor en el menú desplegable del botón Nuevo y siga el mismo procedimiento indicado para crearla en su página de inicio. Puede acceder a su nuevo contenedor de tareas gestionadas mediante el botón Carpetas del contenedor.
Para evitar que el contenedor de tareas gestionadas se elimine accidentalmente, ábralo, elija Propiedades en su menú y marque la casilla de verificación Protegido. Si realmente desea eliminar este contenedor del administrador de tareas en el futuro, primero debe desactivar esta casilla de verificación.
Utilice permisos para controlar cómo se comporta el contenedor del administrador de tareas (por ejemplo, lo que otros pueden hacer en el contenedor).
Para establecer los permisos de contenedor de tareas gestionadas, abra el contenedor de tareas gestionadas, elija Permisos en su menú y luego rellene el formulario de permisos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| No publicar en Directorio | Evita que el contenedor de tareas gestionadas aparezca en el Directorio. Esto evita que otros conozcan la existencia del contenedor de tareas gestionadas a menos que se lo diga. También significa que puede utilizar cualquier nombre que desee para él, sin que sea incompatible con un nombre publicado. |
| Pertenece a | A menos que esté familiarizado con los grupos y cómo afectan el comportamiento, le recomendamos que deje este campo como está. |
| Quién | Este es el área donde se establecen permisos que controlan lo que otros pueden hacer en su contenedor de de tareas gestionadas. Se describe en la siguiente sección. |
Los contenedores de tareas gestionadas están diseñados como áreas de colaboración. Como mínimo, es necesario dar acceso a las personas a las que asigna las tareas que este contenedor almacenará. Para ello, primero establece permisos que controlan lo que pueden hacer en su contenedor de tareas gestionadas, a continuación, hacer su contenedor de tareas gestionadas disponibles para ellos.
Para especificar lo qué desea que alguien pueda hacer en su contenedor de tareas gestionadas, actualice la sección Quién del formulario de permisos. Debe hacer esto para cada persona y grupo con acceso a su contenedor de tareas gestionadas.
En primer lugar, escriba el nombre de la persona o del grupo en Quién, tal como lo haría con un mensaje. Pueden ser cualquier que esté en su servidor FirstClass. El orden en el que se muestran las personas es importante, porque cuando alguien abre su contenedor de tareas gestionadas, FirstClass comprueba la lista Quién de arriba hacia abajo. Cuando encuentra la primera aparición de esta persona, o el primer grupo al que pertenecen, utiliza los permisos que encuentra allí. Esto significa que si lo primero que elija es el grupo Todos los usuarios, y establezca que el acceso para ese grupo No permitido, nadie podrá acceder a su contenedor de tareas gestionadas.
En segundo lugar, elija el nivel de acceso para la persona en el campo a la derecha de su nombre. Los niveles de acceso son conjuntos de permisos predefinidos. Puede asignar un nivel de acceso tal como está o personalizarlo seleccionando y borrando los permisos individuales que siguen.
| Este nivel | Otorga estos permisos |
|---|---|
| No permitido | Evita que la persona acceda a su contenedor de tareas gestionadas. Le recomendamos que agregue el grupo Todos los usuarios al final de su lista con este nivel de acceso, para evitar que alguien pueda acceder inadvertidamente a su contenedor de tareas gestionadas. |
| Resumen | La persona puede mirar la lista de objetos en su contenedor de tareas gestionadas, pero no abrirlos. |
| Navegador | La persona tiene los permisos de Resumen además puede abrir objetos en el contenedor. |
| Lector | La persona tiene los permisos de Navegador además puede descargar adjuntos, ver historiales de artículos y buscar. |
| Colaborador | La persona tiene los permisos de Lector además puede publicar comentarios en las tareas y responder a los comentarios, eliminar los objetos que agregó y ver este formulario de permisos. |
| Responsable de aprobación | No se aplica a los contenedores de tareas gestionadas. |
| Moderador | La persona tiene los permisos de Colaborador además puede eliminar cualquier elemento, mover elementos a subcontenedores, publicar mensajes que excedan el límite de tamaño, editar documentos y mover subcontenedores. |
| Creador | La persona tiene los permisos de Moderador además puede crear subcontenedores. |
| Controlador | La persona tiene los permisos de Creador además puede editar este formulario de permisos, la descripción del contenedor de tareas gestionadas y las publicaciones enviadas por otros. |
| Personalizado | El acceso se define por los permisos individuales que se seleccionan. Si agrega o elimina permisos individuales para alguien con otro nivel de acceso, su nivel de acceso se convierte automáticamente en Personalizado. |
Los iconos a la derecha del campo de nivel de acceso representan los permisos individuales que componen los niveles. Para activar o desactivar un permiso, seleccione su icono.
Limitación
Tenga en cuenta que ciertos permisos sólo funcionarán si el administrador le ha dado los privilegios adecuados.
De izquierda a derecha, los permisos individuales son:
| Permisos | Significado |
|---|---|
| Editar permisos | La persona puede editar este formulario de permisos. Esto incluye agregar personas en Quién y convertirlos en miembros del contenedor de tareas gestionadas. |
| Moderador | No se aplica a los contenedores de tareas gestionadas. |
| Eliminar cualquier elemento | La persona puede eliminar cualquier objeto, incluidos los mensajes enviados por otros, y mover objetos a subcontenedores. |
| Crear elementos | La persona puede publicar en el contenedor, mover objetos en el mismo, publicar mensajes de gran tamaño y cargar ficheros sin tener que adjuntarlos a los mensajes. |
| Editar elementos de sólo lectura | La persona puede editar objetos que normalmente no son editables, como las publicaciones de otros. Para que este permiso funcione, también debe seleccionar el permiso Editar elementos. Tenga cuidado al otorgar este permiso, ya que anula el comportamiento normal de FirstClass. |
| Editar elementos | La persona puede editar cualquier documento y mover subcontenedores. |
| Guardar propiedades de la ventana y de la vista | No se aplica a los contenedores del administrador de tareas. |
| Aprobar artículos | No se aplica a los contenedores de tareas gestionadas. |
| Eliminar artículos propios | La persona puede borrar y cambiar las propiedades de sus propios objetos. |
| Abrir conferencia | La persona puede abrir el contenedor de tareas gestionadas. Esto les permite ver los objetos en el contenedor, pero no abrirlos. |
| Buscar artículos | La persona puede buscar en su contenedor. |
| Enviar elementos | La persona puede publicar en su contenedor. |
| Abrir elementos | La persona puede abrir objetos en su contenedor. |
| Crear subconferencias | La persona puede crear subcontenedores en su contenedor. |
| Descargar ficheros & adjuntos | La persona puede descargar ficheros adjuntos y ficheros que se han subido directamente a su contenedor. |
| Ver permisos | La persona puede ver este formulario de permisos, pero no editarlo. |
| Ver historial | La persona puede ver el historial de objetos en su contenedor. |
Para crear una descripción del contenedor de tareas gestionadas para mostrar a los demás, utilice el botón Acerca de en el formulario de permisos del contenedor.
Para poner su contenedor de tareas gestionadas a disposición de alguien, o bien crearlo en un contenedor al que ya tienen acceso, o hacer que sean miembros de su contenedor. Convertir a alguien en un miembro ponga un enlace a su contenedor en su página de inicio.
Para invitar a alguien a convertirse en miembro de su contenedor, utilice el botón Miembros en el formulario de permisos del contenedor. Ingrese el nombre de la persona en la lista de miembros de la misma forma en que le enviaría un mensaje.
Cuando haya terminado con la lista de miembros y el formulario de permisos, ciérrelos usando el botón x en la esquina superior derecha. Sus cambios se guardan automáticamente.