Configurando las preferencias del correo de voz
Puede acceder a mensajes de voz y de fax en su buzón de correo, así como mensajes de texto, y crear saludos de voz de su teléfono, si usted tiene un buzón de correo FirstClass, y el administrador ha instalado FirstClass Unified Communications. Si no está seguro de si su organización utiliza FirstClass Unified Communications, consulte con su administrador.
Mensajes de voz aparecen como mensajes de texto normales con una grabación adjuntada. Faxes aparecen como mensajes de texto como normales con ficheros de imágenes adjuntado.
Puede crear tantos saludos de voz como sea necesario para adaptarse a las personas que llaman o tipos de llamadas. Estos saludos se reproducirán cada vez que no pueda contestar el teléfono. Esto le permite:
Estos son los tipos de saludos que se pueden crear:
| Tipos de saludo | Descripción |
|---|---|
| externo | Reproduce para llamadas fuera de su organización. |
| interno | Reproduce para llamadas dentro de su organización que están llamando a su número de extensión interna desde sus extensiones internas. |
| desconocido | Reproduce para llamadas cuyos números están bloqueados o desconocido. Esto puede incluir algunos teléfonos móviles. |
| nombre pronunciado | Su nombre, para la identificación del sistema. Esto se reproducirá junto con el saludo del sistema predeterminado si no tiene otros saludos activos, o ningún otro saludo se puede aplicar. |
Puede grabar tantos saludos como quiera, pero se recomienda un mínimo de un nombre pronunciado y un saludo externo. Para las llamadas internas, si no hay un saludo interno, FirstClass buscará un saludo externo para reproducir.
Además de asignar un tipo a un saludo, se asigna un estado:
| Estado del saludo | Descripción |
|---|---|
| habilitado | El saludo está activo. FirstClass lo reproducirá cuando se aplica. |
| deshabilitado | El saludo está inactivo. FirstClass lo ignorará en la búsqueda de un saludo para reproducir. Puede activar el saludo cuando desee. |
| invalidar | El saludo reemplaza cualquier otro saludo del mismo tipo. FirstClass ignorará todos los otros saludos de este tipo. Para utilizar otros saludos de este tipo, deshabilitar este saludo. |
FirstClass buscará tanto saludos internos y externos en el siguiente orden:
| Orden | Descripción |
|---|---|
| 1 | Invalidar saludos (en el orden determinado por el tipo de saludo, como se describe a continuación). |
| 2 | Los saludos que reproducen de números de llamadas específicos (facilita estos números a su administrador para que puedan agregarlos números válidos a su buzón) o para las personas que llaman desde números específicos. |
| 3 | Los saludos que reproducen a horas precisas. Estos saludos invalidan otros que son idénticos excepto que no están programadas. Los saludos programados tienen su propia jerarquía. En primer lugar se reproducirán los saludos programados saludos para los números específicos llamados o llamadas. Si hay un saludo programado en el mismo período de tiempo con otro saludo programado, el saludo con la hora de inicio más cerca de la hora actual se reproducirá. Si hay dos saludos para el mismo número o llamada, y sus horarios son idénticos, o los horarios comienzan al mismo tiempo, pero terminan en diferentes momentos, el primer saludo que creó (el más antiguo) se reproducirá. |
| 4 | Un saludo estándar sin ajustes personalizados. |
| 5 | El saludo del sistema, además de su nombre pronunciado. |
| 6 | El saludo del sistema cuando no se ha creado un saludo de nombre pronunciado. Su nombre se suministrará el uso de texto a voz. |
Para crear un saludo de voz, abra la carpeta de saludos de voz en el panel AREA DE TRABAJO, a continuación utiliza el botón Nuevo.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Selector de icono | El icono que se asociará con este saludo en la lista de sus saludos. Para cambiar el icono, seleccione el icono existente, a continuación el icono que desee de la lista desplegable. Para ver los iconos adicionales, seleccione Todos los iconos de su menú desplegable. |
| Nombre | El nombre que identificará este saludo en la lista de saludos. Por ejemplo, un saludo que se reproducirá en todos las llamadas externas podría llamarse "Saludo externo estándar". |
| Tipo de saludo | El tipo de saludo: externo, interno, desconocido, o nombre pronunciado. Ignorará el Menú de voz, porque sólo se puede crear un menú de voz utilizando el cliente FirstClass. |
| Estado | El estado de saludo. Utilice este campo para habilitar o deshabilitar un saludo, o para invalidar otros saludos del mismo tipo de saludo. |
| Campos | Descripción |
|---|---|
| Comentarios | Una descripción del saludo, como "Saludo externo diario estándar". Esto es sólo para su propia información. |
| Números marcados | Esto sólo se aplica si usted tiene varios números de teléfono de reenvío a su buzón de correo y quiere que alguien que llame a un número determinado reciba este saludo. Escriba los números de teléfono, incluyendo los códigos de área, separados por comas. Para números de extensión internas, pueden ser necesarios menos números. Por ejemplo, si su teléfono del trabajo, teléfono móvil, y el teléfono de su casa han sido vinculados con su buzón por el administrador, y usted tiene un mensaje personalizado que desea reproducir para las llamadas a su número de casa, escriba el número de su casa aquí. |
| Números de las llamadas | Ignore este campo si el tipo de saludo es "Desconocido". Los números de teléfono entrantes específicos que van a recibir este saludo. Escriba los números de teléfono, incluyendo los códigos de área, separados por comas. Puede utilizar * como comodín. Por ejemplo, si desea que todas las personas que llaman desde un código particular de área (905, por ejemplo) reciban este saludo, tipo 905 *. No escriba 1 antes de un número de larga distancia. Si se trata de un número internacional, escriba el código de país antes del número. |
Sólo complete esta sección si desea que este saludo a jugar de forma programada.
| Campos | Descripción |
|---|---|
| Inicio | La fecha y hora que desea que FirstClass comenzar a utilizar este saludo. |
| Fin | La fecha y hora que desea que FirstClass deja de usar este saludo. |
| Duración | Esta es otra manera de especificar cuándo FirstClass debe dejar de usar este saludo. |
| Intervalo de repetición | Si desea que este programa de saludo se repita a intervalos regulares, seleccione el intervalo. |
| Repetir hasta | Si elige un intervalo de repetición, puede especificar la fecha en que la repetición programada debe terminar. |
| Color | Sólo se aplica al cliente FirstClass. |
| Zona horaria | La zona horaria asociada con este programa. |
| Campos | Descripción |
|---|---|
| Después de reproducir saludos | Lo que usted quiere que suceda después de reproducir el saludo: Grabar mensaje permite a las personas que llaman dejar un mensaje. Esta es la configuración por defecto. Grabar y convertir en urgente permite a las persona que llamen dejar mensajes urgentes. Transferencia de llamadas a los números de reversión cero transfiere las llamadas a los valores de su sistema por defecto número de transferencia "zero-out" (o a un número que ha asignado a la tecla cero en sus preferencias respuesta de llamada). Si no ha asignado un número a la tecla cero, normalmente se asigna a recepción. Usted no tiene que tener un saludo grabado para utilizar esta opción. Si elige esta y graba un saludo, es posible que desee informar a las llamadas que serán transferidos después del saludo. Transferencia de llamadas a este número transfiere las llamadas al número que especifique aquí (una extensión o un número de 10 dígitos). Usted no tiene que tener un saludo grabado para utilizar esta opción. Si elige esta y graba un saludo, es posible que desee informar a las llamadas que serán transferidos después del saludo. Desconectar se desconecta la llamada. Usted no tiene que tener un saludo grabado para utilizar esta opción. Si elige esta y graba un saludo, es posible que desee informar a las llamadas que serán desconectados después del saludo. |
| Transferencia iniciada por llamada | Especifica qué hacer si las personas que llaman intentan transferir: Permitir las personas que llaman transferir permite a las llamadas utilizar las opciones de transferencia que especifique en las preferencias de voz. Elija una clave y escriba una extensión o número de 10 dígitos. Tenga en cuenta que el administrador puede haber puesto restricciones de marcado en su sistema. Asegúrese de que usted es capaz de marcar este número. Si desactiva esta casilla de verificación, las llamadas no podrán utilizar las opciones de transferencia de sus preferencias, opciones de transferencia o el número de transferencia por defecto del sistema definido por el administrador. El Menú de preferencias para invalidar le permite anular las preferencias de transferencia para este saludo solamente. Elija una clave y escriba una extensión o número de 10 dígitos. Tenga en cuenta que el administrador puede haber puesto restricciones de marcado en su sistema. Asegúrese de que usted es capaz de marcar este número. Si las personas que llaman le dicen que están siendo cortados al transferir, el sistema puede estar desconectando demasiado rápido. Usted puede crear una pausa del sistema seguido por el número de transferencia con una coma (,) para una pausa de un segundo o un punto y coma (;) para una pausa de cinco segundos. |
| Opciones de direccionamiento | Crea un mensaje a la dirección de correo electrónico que usted especifique: Para reenviar los mensajes de las llamadas a la dirección que especifique, sin dejar una copia en su buzón. Cc copia los mensajes de las llamadas a la dirección que usted especifique. Una copia de este mensaje se deja en su buzón de correo. |
Utilice esta sección para invalidar sus preferencias de fax para este saludo.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| manejo de fax | Cómo los faxes entrantes deben ser manejados: Por defecto respeta sus preferencias de manejo de fax Invalidar preferencias de usuario utiliza el manejo que especifique aquí para este saludo. |
| Iniciar tonos CNG fax | Marque esta casilla si este saludo se aplica a los faxes solamente. No grabe un saludo. |
| formato invalidación de fax | ¿Cómo quiere que se manipulen los faxes cuando elige Invalidar preferencias de usuario arriba: Rechazar no permite la recepción de faxes. JPG recibe faxes en formato JPG. Se trata de un formato común que se puede descargar con facilidad, visible en casi todas las plataformas. Cada página será un anexo separado. PNG recibe faxes en formato PNG. Este formato es similar a JPG, excepto los ficheros PNG son más pequeños. PCX recibe faxes en formato PCX. Este es un formato legado. Cada página será un anexo separado. DCX recibe faxes en formato DCX. Este es un formato legado. Todas las páginas se reciben como un fichero adjunto. |
Utilice esta sección si desea que este saludo incluya un mensaje hablado.
Puede utilizar el botón Adjuntar si tiene un fichero de mensaje grabado anteriormente. Los ficheros MP3 o WAV (IMA-ADPCM) son formatos soportados, aunque esto dependerá de las capacidades de su navegador.
Si el dispositivo tiene un micrófono, puede utilizar FirstClass para grabar su mensaje hablado y adjuntar esta grabación a su saludo como un fichero MP3. Para ello, utilice el botón Grabar y el micrófono para grabar. Cuando haya terminado de grabar, utilice el botón Detener.
Para revisar la grabación, utilice el botón Reproducir. Puede poner la grabación en pausa y controlar el volumen del mismo modo que lo haría con otros reproducciones de sonido. Puede volver a grabar, si fuese necesario.
Cuando esté satisfecho con la grabación, utilice el botón Adjuntar grabación de voz para adjuntar la grabación como un fichero de sonido. Si desea reemplazar este fichero con otra grabación, elimínelo e iniciar el procedimiento de grabación de nuevo.
Para especificar cómo desea que funciona el correo de voz FirstClass, elija Preferencias en el menú de la aplicación, a continuación, actualizar la sección Voz:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Interfaz | Por defecto es lo que el administrador eligió para usted, y es el sistema de correo de voz utilizado en su organización. Si usted necesita cambiar esto, elija su sistema de correo de voz. |
| Idioma | Por defecto es lo que el administrador eligió para usted, y es el idioma más utilizado en su organización. Si usted necesita cambiar esto porque la mayoría de su correspondencia esta en otro idioma, seleccione su idioma preferido. |
| Idioma TTS | Idioma TUI es el idioma de texto-a-voz por defecto que el administrador eligió para usted, y es el idioma más utilizado en su organización. Si recibe mensajes en varios idiomas, elige Detección automática. FirstClass examinará cada mensaje y tratará de determinar su idioma. |
| Reproducción automática de no leído | Cuando se accede a los mensajes por teléfono, el mensaje se reproducirá automáticamente sin la necesidad de pulsar una tecla para iniciar la reproducción. |
| Etiquetado de mensaje | Puede marcar los mensajes por colores según su conveniencia. Al escuchar los mensajes de voz por el teléfono, debe presionar un número para asignar un color. Elija un color para asociarlo a cada número, asocia hasta tres números. |
| Navegar su buzón como si fuera un calendario | Marcando esta casilla ordenará todos los mensajes en su buzón por fecha en lugar del número de mensaje asignado cuando se dejó el mensaje. |
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tecla y transferencia de llamada a | Seleccione una tecla y escriba el número de transferencia correspondiente para permitir que todas las llamadas se transfieran a otro número en vez de dejar un mensaje. Usted puede tener hasta dos números de transferencia. Asegúrese de escribir el número total de 10 dígitos. No escriba 1 para los números de larga distancia. No escriba fuera del rango de los números de acceso de línea permitidos (como el 9 para obtener línea externa locales). Si las llamadas se cortan con una transferencia, el sistema podrá desconectar demasiado rápido, y el número no será capaz de procesarse correctamente. En este caso, usted puede seguir el número con una coma (,) para obtener una pausa de un segundo o un punto y coma (;) para una pausa de cinco segundos. Si introduce un número de transferencia para la tecla 0, esto anulará la opción de línea exterior del sistema (normalmente significa marque 0 para llegar a la recepción). Es posible que desee indicar estas opciones en sus saludos de voz para que lo conozcan al realizar la llamada. Si desea permitir que sólo determinados llamadas se transfieran, cree este saludo para ellos. |
| Llamada sin mensaje | Especifique el funcionamiento de FirstClass cuando una persona llama y cuelga sin dejar un mensaje de voz: Nunca significa que no quiere saber nada acerca de la llamada. Siempre significa que FirstClass le enviará mensajes para notificarle de todas las llamadas perdidas (Llamada sin mensaje). Sólo ver los identificadores de llamada válidos envía las notificaciones sólo para llamadas con los ID de llamadas válidos. |
| Formato de fax | Escoja su formato preferido para los faxes recibidos: Rechazar desactiva la recepción de faxes. JPG es un formato común que se puede descargar fácilmente, visible en casi todas las plataformas. Cada página será un adjunto separado. PNG es similar a JPG, excepto los ficheros PNG son más pequeños que los ficheros JPG, y así se podrán descargar más rápido en conexiones lentas o costosas. PCX es un formato heredado. Cada página será un adjunto separado. DCX es un formato heredado. Todas las páginas se reciban como un único fichero adjunto. |
| Formato de voz | Escoja su formato preferido para los mensajes de voz recibidos: Por defecto es lo que el administrador eligió para usted, y es el formato de voz más común utilizado en su organización. MP3 es el formato de grabación de sonido estándar FirstClass. Se puede jugar en casi todas las plataformas. IMA ADPCM es más conocido como WAV. Estos ficheros son ligeramente más pequeñas que el MP3 y la calidad son aptos para telefonía. |
| Fax inscrustados | Marque esta casilla si desea que los faxes se muestren en el cuerpo del mensaje en lugar de un adjunto. Esta opción no está disponible para faxes en formato DCX. |
| En el teléfono | Marque esta casilla si desea que se notifique a sus llamadas que usted está en el teléfono. Esta notificación se emite antes de escuchar los saludos. |