Kalenterien yhdistäminen yhteen näkymään
Henkilökohtainen FirstClass kalenterisi kokoaa yhteen, muistuttaa ja auttaa erilaisten tehtävien ja tapahtumien organisoinnissa. Se siis sisältää erilaisia tapahtumia ja tehtäviä.
Tämän lisäksi voit halutessasi antaa myös muille käyttäjille oikeuksia nähdä ja päivittää omaa kalenteriasi. Tämä mahdollistaa esimerkiksi kaikille käyttäjille parhaiten sopivan kokousajan löytämisen.
Henkilökohtaisen kalenterin lisäksi voit luoda tai käyttöösi on voitu antaa jokin seuraavista julkisista kalenterityypeistä:
Antaa tietylle käyttäjäryhmälle mahdollisuuden sopia ajoista ja tehtävistä oman ryhmänsä sisällä.
Vastaa jotain tiettyä resurssia, kuten dataprojektoria, ja tätä kalenteria käytetään kyseisen resurssin varaamiseen.
Vastaa jotain tiettyä tilaa, esimerkiksi kokoushuonetta ja tätä kalenteria käytetään kyseisen tilan varaamiseen.
Sekä resurssi- että paikkakalenterit päivittyvät automaattisesti kun käyttäjät varaavat resursseja luodessaan uusia kalenteritapahtumia.
Avataksesi jonkun toisen henkilökohtaisen kalenterin, valitse Avaa käyttäjän kalenteri komento kyseisen henkilön valikosta, joka tulee näkyviin kun kosketat kyseisen henkilön nimeä viestin otsakekentässä, omat kaverini -listalla tai pikaviesti -ikkunassa.
FirstClass Työpöytäsi sisältää KALENTERI ikkunan, jossa näkyy oma henkilökohtainen kalenterisi kuukausinäkymänä ja sen alapuolella valitun päivän kalenteritapahtumat ja tehtävät. Varjostettu päivä minikalenterissa osoittaa, että kyseiseen päivään liittyy kalenteritapahtumia.
Valitaksesi päivän ja katsoaksesi mitä tapahtumia kyseiseen päivään liittyy, klikkaa kyseistä päivämäärää.
Nähdäksesi eri kuukausien kalenterit, klikkaa eteen ja taaksepäin nuolia kuukauden nimen vieressä.
Avataksesi kalenterin keski-ikkunaan, klikkaa KALENTERI otsikkotekstiä. Avataksesi kalenterin alapuolella näkyvän tapahtuman tai tehtävän, klikkaa sitä. Silloin myös kalenterisi avautuu kyseisen päivän kohdalta.
Avoinna olevassa kalenterissa on neljä eri näkymävaihtoehtoa:
Näyttää päivän tapahtumat omissa aikalokeroissaan. Koko päivän kestävät tapahtumat näkyvät kalenterin yläosassa.
Näyttää kaikki työviikon tapahtumat omissa aikalokeroissaan. Koko päivän kestävät tapahtumat näkyvät päivä -sarakkeen yläosassa.
Näyttää kaikki viikon tapahtumat omissa aikalokeroissaan. Koko päivän tapahtumat ovat päivä -sarakkeen yläosassa.
Voit valita työviikkoosi kuuluvat viisi päivää omissa asetuksissasi.
Näyttää kaikki kuukauden tapahtumat.
Listaa kaikki kyseisenä kuukautena aloitetut, käynnissä olevat ja loppuun suoritetut tehtävät.
Kalenterin yläosassa olevien nuolinäppäinten avulla voit siirtyä eri päivämäärien kohdalle:
Voit siirtyä eteen- ja taaksepäin yhden vuoden karrallaan.
Päivänäkymässä voit näiden nuolipainikkeiden avulla siirtyä eteen tai taaksepäin yhden päivän kerrallaan. Viikkonäkymässä voit siirtyä eteen- ja taaksepäin yhden viikon kerrallaan. Kuukausi- ja tehtävänäkymässä voit siirtyä eteen- ja taaksepäin yhden kuukauden kerrallaan.
Palataksesi tähän päivään, klikkaa Tänään.
Kalenterin oikeusasetuksista riippuen kutsu kalenteritapahtumaan voi näkyä suoraan kalenterissasi tai jos kutsujalla ei ole oikeutta lisätä mitään kalenteriisi, kutsu näkyy Postilaatikossasi.
Kun avaat kutsun, näet tapahtuman lomakkeen ja painikkeet, joilla voit vastata kutsuun:
| Tämä painike | Suorittaa tämän |
|---|---|
| Hyväksy | Hyväksyy kutsun. Jos kutsu on Postilaatikossasi, se siirtyy sieltä kalenteriin. |
| Alustava | Hyväksyy kutsun, mutta tapahtumalomakkeella näkyy että sinulla saattaa olla myös este ja osallistuminen on vielä epävarmaa. |
| Kieltäydy | Ei hyväksy kutsua ja palvelin luo automattisesti uuden vastausviestin, jossa voit kertoa syyn kieltäytymiselle. |
Huom!
Jos sait kutsun tapahtumaan oman FirsClass palvelusi ulkopuolelta , vastausviesti luodaan aina kutsun lähettäjälle.
Lisätäksesi uuden kalenteritapahtuman käytä avoimen kalenterin Uusi tapahtuma painiketta tai vastaavaa painiketta KALENTERI tekstin oikealla puolella ja täytä uuden tapahtuman lomake.
Oikotie
Kaksoisklikkaa aloitusaikaa päivä-, työviikko- tai viikkonäkymässä tai päivää kuukausinäkymässä.
Kun olet saanut lomakkeen valmiiksi klikkaa Tallenna painiketta. Jos suljet lomakkeen käyttämällä x painiketta, sinulle esitetään kysymys mitä haluat tapahtumalle tehdä.
Jos päätät, että et sittenkään tarvitse tätä tapahtumamerkintää, valitse Poista lomakkeen valikosta.
Tapahtumat, jotka luot suoraan ryhmäkalenteriin sijoitetaan sinne tai omaan henkilökohtaiseen kalenteriisi (ja kopio tapahtumasta sijoitetaan ryhmäkalenteriin). Ryhmäkalenterin oikeusasetukset määräävät sen kumpi edellämainituista vaihtoehdoista tapahtuu. Näiden tapahtumien lähettäjänä näkyy ryhmäkalenteri, eikä oma nimesi.
Tapahtumalomake jakautuu kahteen osioon. Voit avata ja sulkea kummankin osion sen suljentakolmio -painikkeesta.
Tällä välilehdellä näkyy tapahtuman yleistiedot.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Kuvaus | Tapahtuman kuvaus sellaisena kuin haluat sen nähdä kalenterissa ja kaikissa muistutuksissa. |
| Sijainti | Tapahtuman sijaintipaikka. Tämän kentän tiedot näkyvät vain kalenteritapahtumalomakkeessa. Varataksesi jonkun hakemistosta löytyvän resurssin (esim. kokoushuoneen), käytä Osallistujat välilehteä. Tällöin tapahtuma lisätään myös kyseiseen paikkakalenteriin, jolloin muutkin käyttäjät näkevät että kyseinen paikka on tälle tapahtumalle varattuna. |
| Alkaa | Tapahtuman alkamispäivämäärä ja kellonaika. Muuttaaksesi päivämäärää/kellonaikaa, klikkaa tätä kenttää. Päivämäärä/kellonaika ikkunassa voit muuttaa kuukautta, vuotta, päivämäärää (klikkaa päivämäärää valitaksesi sen) ja kellonaikaa (vedä liukusäätimiä muuttaaksesi tunteja ja minuutteja). |
| Päättyy | Tapahtuman päättymispäivämäärä ja kellonaika. Muuttaaksesi päivämäärää/kellonaikaa, klikkaa tätä kenttää ja päivitä päättymisajankohdan tiedot kuten edellä kuvattiin. |
| Kesto | Tapahtuman arvioitu kesto, laskettuna alkamis- ja päättymisaikojen mukaan. Voit muuttaa tapahtuman arvioitua kestoa tässä kentässä, jolloin tapahtuman päättymisaika muuttuu sen mukaisesti. |
| Koko päivän tapahtuma | Tekee tästä tapahtumasta koko päivän mittaisen tapahtuman, ja tapahtuma tulee näkyviin päiväsarakkeen yläpuolelle päivä, työviikko ja viikko näkymissä. |
| Näytä | Mahdollisuutesi osallistua muihin tehtäviin tämän tapahtuman aikana. Luodaksesi vain ilmoitusluontoisen tapahtuman, joka ei aiheuta konflikteja muiden tapahtumien kanssa, valitse Vapaa. |
| Näkyvyys | Tapahtumat, joiden näkyvyys on määritelty kategoriaan Tavallinen tai Yritys voivat avata kaikki ne käyttäjät, jotka myös näkevät saman kalenterin. Kun tapahtuman Näkyvyys -kategoria on joku muu sen voi avata vain tapahtuman luoja tai tapahtumaan merkityt osallistujat. Kalenterikohtaiset oikeusasetukset voivat myös vaikuttaa siihen miten tapahtumat näkyvät eri käyttäjille. |
| Aikavyöhyke | Tapahtuman alkamis- ja päättymisaikojen aikavyöhyke. Tämä ohittaa asettamasi oman käyttäjätunnuksesi aikavyöhykeasetuksen, jolloin voit määritellä eri kalenteritapahtumille eri aikavyöhykeasetukset. |
| Kategoria | Tapahtuman tyyppi. Luokitellaksesi tapahtuman, valitse kategoria tässä kentässä. Kukin osanottaja voi omalta osaltaan muuttaa tapahtuman kategoriaa kalenterissaan. |
| Omat muistuttajat | Luodaksesi muistuttajan, valitse Aika ennen tapahtumaa, ja sen jälkeen aika jolloin haluat saada muistutuksen. Tapahtuman osallistujat saavat muistutukset kukin omien asetustensa mukaan. |
| Väri | Tapahtuman taustaväri kalenterissa. Värejä voi käyttää tapahtumien ryhmittelyyn, esimerkiksi kaikki kokoukset voivat olla aina tietyn värisiä. Osallistujat voivat vaihtaa antamasi värin omalta osaltaan omissa kalentereissaan. Taustavärin asettamiseksi, klikkaa tässä kentässä ja valitse haluamasi väri valikosta. Voit käyttää muitakin kuin valikossa olevia värejä, kirjoittamalla haluamasi värin heksadesimaalimuodossa Hex -kenttään. |
| Kuvake | Kuvake, joka edustaa tätä tapahtumaa. Kuvakkeen vaihtamiseksi, klikkaa tätä kenttää ja sen jälkeen haluamaasi kuvaketta esiin aukeavasta ikkunasta. |
Tällä välilehdellä voit kutsua muita henkilöitä ja varata tiloja sekä muita resursseja tähän tapahtumaan. Palkit tällä välilehdellä osoittavat sen, miten ihmiset ja reurssit ovat vapaina eri aikoina. Tässä yhteydessä voit muuttaa tapahtuman aikoja löytääksesi kaikille sopivan ajan.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Tapahtuman päivämäärä | Päivämäärä niinkuin se on asetettu Tapahtuma välilehdellä. Tämän kentän nuolinäppäimillä voit vaihtaa päivämäärää yhden päivän kerrallaan, tai klikata päivämäärää avataksesi kalenterin. |
| Tapahtuman aika | Tämän tapahtuman ajanjakso niinkuin se on asetettu Tapahtuma välilehdellä. Muuttaaksesi tapahtuman alkamisaikaa klikkaa aikapalkkia. |
| Seuraava vapaa aika | Klikkaamalla tätä painiketta FirstClass hakee automaattisesti seuraavan, kaikille osallistujille ja resursseille sopivan, vapaan ajan. |
| Ihmiset | Kutsuaksesi muita ihmisiä tapahtumaan, lisää heidän nimensä Lisää osallistujia osioon. Lisää nimet samalla tavalla kuin lisäät nimiä sähköpostiviestin Vastaanottaja -kenttään. Henkilön nimen oikealla puolella näkyvä palkki osoittaa hänen varaustilanteensa tämän tapahtuman aikana. Erilaisten palkkien merkitys kuvaillaan tämän välilehden alaosassa. Kun kutsumasi henkilö vastaa kutsuun, hänen nimensä viereen tulee kuvake, joka osoittaa että hän on hyväksynyt kutsun (vihreä kuittausmerkki), hyväksynyt sen alustavasti (keltainen kuittausmerkki) tai kieltäytynyt kutsusta (x). Jos käytät internet-osoitetta kutsua lähettäessäsi, kyseinen henkilö saa viestin, jossa on iCalendar liite. Vastaanottaja voi viedä liitetiedostona olevan kutsun omaan kalenterisovellukseensa. |
| Resurssit | Varaa tähän tapahtumaan liittyvä tila ja/tai jokin muu resurssi lisäämällä resurssi tällä välilehdellä. Resurssin pitää löytyä palvelimen hakemistosta. Lisätäksesi paikan tai resurssin, käytä sen nimeä sellaisena kuin se löytyy hakemistosta haettaessa. Tilan/resurssin oikealla puolella oleva palkki osoittaa sen varaustilanteen tapahtuman aikana. Erilaisten palkkien selitykset löytyvät tämän välilehden alaosasta. |
Tällä välilehdellä voit kirjoittaa ja muotoilla lisätietoja tähän tapahtumaan liittyen.
Liittääksesi tapahtumaan liitetiedoston laitteeltasi, käytä Liitä painiketta, etsi ja valitse haluamasi tiedosto, tai ota kuva.
Liittääksesi palvelimella olevan kohteen (kuten FirstClass dokumentin tai ladatun tiedoston), vedä tiedosto tai muu kohde lomakkeelle. Voit käyttää tätä samaa mentelmää liittäksesi tapahtumaan myös laitteellasi olevia tiedostoja.
Voit liittää tapahtumaan myös ääninauhoituksen samalla tavalla kuin sähköpostiviestiin valitsemalla Sijoita ääni.
Säännöllisesti esiintyvän tapahtuman voit lisätä valitsemalla haluamasi ajanjakson Toistoväli ponnahdusvalikosta. Valinnastasi riippuen näet lisävaihtoehtoja toiston hienosäätämiseksi.
Kaikkien toistovälien osalta voit lopettaa toistot klikkaamalla Mihin asti toistetaan kenttää, ja sitten valitsemalla esiin tulevasta kalenterista päivämäärän johon asti toisto on voimassa.
Toistovälin ollessa yksi kuukausi, jos luot alkuperäisen tapahtuman kuukauden viimeiselle maanantaille (esimerkiksi elokuun 30. päivä), ja sitten valitset Kuukauden samana viikonpäivänä, toistuva tapahtuma luodaan jokaisen kuukauden viimeiselle maanantaille. Jos et valitse tätä vaihtoehtoa, toistot luodaan tulevien kuukausien samalle päivämäärälle eli syyskuun 30. lokakuun 30. jne.
Toistovälin ollessa yksi vuosi, jos luot tapahtuman vuoden ensimmäiselle keskiviikolle ja sitten valitset Vuoden samana viikonpäivänä, toistuvat tapahtumat luodaan jokaisen vuoden ensimmäiselle keskiviikolle. Jos et tee tätä valintaa, toistot luodaan tulevien vuosien samalle päivämäärälle.
Muuttaaksesi tapahtumaan liittyviä tietoja, avaa se ja tee haluamasi muutokset. Jos olit saanut kutsun tähän tapahtumaan, voit tehdä vain tiettyjä muutoksia: voit muuttaa tapahtuman värin, kategorian tai muistutuksen (jos asetettu) ajankohdan. Nämä muutokset kohdistuvat vain sinun kalenterissasi olevaan kopioon tapahtumasta.
Jos muutat itse luomasi tapahtuman alkamispäivää/-aikaa niin tapahtuma siirtyy muutoksen mukaiseen paikkaan omassa kalenterissasi. Tapahtuma saa uuden punaisen lipun ja siirtyy muutettuun ajankohtaan myös Osallistujat -välilehdellä lisättyjen henkilöiden kalentereissa.
Huom!
Yritä minimoida muutokset sellaissa tapahtumissa, joihin on lisätty Osallistujia. Osallistujat voivat muokata omia kopioitaan tapahtumasta ja sinun tekemäsi muutokset korvaavat heidän muutoksensa. Voit turvallisesti muuttaa tapahtuman väriä, kategoriaa ja muistuttaja -tietoja. Nämä muutokset eivät vaikuta Osallistujien kopioihin tapahtumasta.
Jos poistat osallistujan, tapahtuma poistuu myös tämän osallistujan kalenterista.
Poikkeus
Suoraan ryhmäkalenteriin tehdyn tapahtuman muutokset eivät päivity osallistujien henkilökohtaisiin kopioihin tapahtumasta.
Jos muutat toistuvan tapahtuman tietoja, sinulta kysytään tapahtuman sulkemisen yhteydessä sitä, mihin tapahtuman toistoihin haluat muutosten kohdistuvan.
Jos poistat itse luomasi tapahtuman, tapahtuma poistuu myös kaikkien osallistujien kalentereista. Jos et ollut luonut kyseistä tapahtumaa, poistaminen poistaa tapahtuman vain omasta kalenteristasi.
Poikkeus
Suoraan ryhmäkalenteriin tehdyn tapahtuman poistaminen ei poista tapahtumaa osallistujien henkilökohtaisista kalentereista.
Toistuvasta tapahtumasta voit poistaa yhden toiston.
Tehtävät välilehdellä näkyvät kaikki kyseisen kuukauden tehtävät. Tila sarakkeessa näkyvät kuvakkeet ilmaisevat tehtävän valmistumisasteen tilan.
Määräajan ylittäneet tehtävät näkyvät punaisina. Kiireelliset tehtävät näkyvät lihavoituina tehtävälistan yläosassa. Loppuun suoritettujen tehtävien kuvailuteksti näkyy yliviivattuna ja ne näkyvät myös listan alimpina kohteina.
Kun kalenterin Tehtävät välilehti on avoinna voit luoda uuden tehtävän Uusi Tehtävä painikkeella ja täyttämällä lomakkeen tiedot. Muilla kalenterin välilehdillä valitse Uusi tehtävä Uusi painikkeen pudotusvalikosta.
Kun olet täydentänyt lomakkeen, klikkaa Tallenna painiketta. Jos päätät ettet tarvitsekaan tätä tapahtumaa, valitse Poista tehtävälomakkeen valikosta.
Tehtävälomake jakautuu kahteen osaan. Voit avata ja sulkea kunkin osion sen suljentakolmio -painikkeesta.
Tämä välilehti näyttää tehtävän yleistiedot.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Kuvaus | Tehtävän kuvaus sellaisena kuin haluat nähdä sen kalenterissa ja muistutuksissa. |
| Alkaa | Tehtävän alkamispäivämäärä ja -aika. Muuttaaksesi aikaa, klikkaa tätä kenttää. Esiin aukeavasta kalenterista voit vaihtaa vuotta, kuukautta ja päivämäärää (klikkaa päivämäärää valitaksesi sen), ja kellonaikaa vetämällä tunti- ja minuuttisäätimiä haluamiisi kohtiin. |
| Määräaika | Jos tehtävälle on olemassa määräpäivä ja -aika, aseta se tässä. Muuttaaksesi aikaa klikkaa tätä kenttää ja tee muutokset kuten edellä. Jos tehtävälle ei ole määräaikaa, hyväksy Ei mitään. |
| Prioriteetti | Voit määritellä tehtävän prioriteetin normaaliksi tai kiireiseksi. |
| Kategoria | Tehtävätyyppi. Liittääksesi jonkin kategorian tähän tehtävään, valitse se tässä kentässä. |
| Muistuttajat | Voit luoda muistuttajat tälle tapahtumalle. Muistuttajat luodaan ennen tehtävän alkamis- ja määräaikoja. Luodaksesi muistuttajat, valitse Aika ennen alkua ja loppua, ja valitse sitten aika jolloin haluat saada muistutukset. |
| Tila | Tehtävän tila. Jos tehtävän tila ei ole muuttunut, hyväksy Ei valmis |
Tällä välilehdellä voit kirjoittaa ja muotoilla kaikki tähän tehtävään liittyvät tiedot.
Liittääksesi laitteessasi olevan tiedoston tähän tehtävään klikkaa Liitä painiketta, etsi ja valitse haluamasi tiedosto, tai ota kuva.
Liittääksesi palvelimella olevan kohteen (kuten FirstClass dokumentin tai ladatun tiedoston), vedä tiedosto tai kohde lomakkeelle. Voit käyttää samaa menetelmää laitteellasi olevan tiedoston liittämiseksi tapahtumaan.
Tällä välilehdellä näet seuraavat tehtävään liittyvät tiedot:
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Osoita tehtävä | Henkilö tai henkilöt, joiden haluat vastaavan tämän tehtävän suorittamisesta. Lisää nimet tähän kenttään samalla tavalla kuin lisäät nimiä viestin vastaanottajaksi. |
| Aikavyöhyke | Tehtävään liittyvien alkamis- ja määräaikojen aikavyöhyke. Tämä asetus korvaa omissa henkilökohtaisissa asetuksissasi olevan määrittelyn, joten voit määritellä aikavyöhykkeen tehtäväkohtaisesti. |
| Näkyvyys | Tehtävät joiden näkyvyydeksi on asetettu Tavallinen tai Yritys voivat avata kaikki kyseisen kalenterin käyttäjät. Mikäli näkyvyys -asetus on mikä tahansa muu, tehtävän voi avata vain sen luoja. Tämä ominaisuus voi vaihdella kalenterikohtaisten oikeusasetusten mukaan. |
| Väri | Tämän tehtävän taustaväri kalenterissa. Voit merkitä samalla värillä esimerkiksi kaikki tehtävät joiden määräaika on jonkin tietyn ajanjakson sisällä. Määritelläksesi taustavärin, klikkaa tätä kenttää ja valitse väri avautuvasta ikkunasta. Voit määritellä myös oman värisi, valmiiden vaihtoehtojen lisäksi, kirjoittamalla värin heksadesimaaliarvon Hex kenttään. |
| Kuvake | Kuvake, joka edustaa tätä tehtävää. Vaihtaaksesi kuvakkeen, klikkaa tätä kenttää ja valitse sitten haluamasi kuvake esiin aukeavasta ikkunasta. |
Voit luoda tehtävän omaan kalenteriisi, ja sitten osoittaa sen jollekin toiselle tehtäväksi lisäämällä henkilön nimen Osoita tehtävä kenttään. Tehtävä tulee silloin näkyviin kaikkien osallisten kalenteriin, jolloin kaikki voivat sitä tarvittaessa muokata ja sinä voit seurata tehtävän valmistumista ajallaan (milloin määräaika on ylittynyt tai tehtävä suoritettu loppuun).
Kun osoitat tehtävän jollekin toiselle, vastaanottajan on otettava siihen kantaa joko hyväksymällä sen, hyväksymällä alustavasti tai kieltäytymällä. Kun vastaanottaja on tehnyt valintansa pieni kuvake ilmestyy heidän nimensä viereen ilmaisemaan heidän vastauksena (vihreä on hyväksyntä, keltainen hyväksyntä alustavasti, tai punainen kieltäytymisen merkiksi).
Sen jälkeen kun vastaanottaja on hyväksynyt tehtävän, hän voi myös muokata sitä.
Jos vastaanottaja hyväksyy tehtävän alustavasti, hän pääsee muuttamaan omaa vastaustaan, mutta muutoin hän pääsee lukemaan vain tehtävälomakkeen tietoja.
Jos vastaanottaja kieltäytyy tehtävästä, järjestelmä luo automaattisesti vastausviestin johon on mahdollista kirjoittaa kieltäytymisen perustelut. Käyttäjä voi myöhemmin päivittää omaa vastaustaan, mutta muutoin hän voi vain lukea tehtävälomakkeen tietoja.
Muuttaaksesi tehtävän tietoja, avaa se ja tee muutokset.
Jos muutat tehtävän alkamisaikaa, se siirtyy uuteen paikkaan kalenterissasi.
Tilan muuttamiseksi tee valinta Tila kentässä Tehtävä välilehdellä. Jos tehtävä on valmis, voit klikata seuraavaa kenttää ja valita päivän esiin aukeavasta kalenterista jolloin tehtävä valmistui. Tämä vaihtaa automaattisesti tehtävän statuksen tilaan Valmis. Tai jos tehtävä on valmistunut samana päivänä kuin päivität lomaketta, voit valita vain Valmis ja kyseinen päivä tulee samalla valituksi.
Jos sinulla on tarve vaihtaa valmiin tehtävän status takaisin, valitse Ei valmis. Valmis -päivämäärä poistuu silloin myös automaattisesti.
Vinkki
Voit muuttaa tehtävän tilaa ilman, että avaat itse tapahtumaa, klikkaamalla kuvaketta Tila sarakkeessa. Klikkaamalla kuvaketta tässä sarakkeessa vaihtaa tehtävän tilaa Valmis ja Ei valmis -tilojen välillä.
Tehtäviin ja tapahtumiin liittyvät muistuttajat ilmestyvät tapahtuman luonnin yhteydessä tehtyjen valintojen mukaan.
Avataksesi tapahtuman tai tehtävän suoraan muistuttajasta, klikkaa Yksityiskohdat painiketta. Sulkeaksesi muistuttajan , klikkaa Hylkää painiketta.
Jos haluat saada uuden muistuttajan lähempänä määräaikaa, valitse Uudista pudotusvalikosta, valitse uusi muistuttajan aika ja klikkaa sitten Uudista painiketta.
Jos et ole kirjautuneena palveluun kun muistuttajan on määrä avautua, se lähetetään sinulle sähköpostilla.
Voit muokata henkilökohtaisen kalenterin näkymäasetuksia oman käyttäjätunnuksesi Asetukset Kalenteri välilehdellä.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Viikon ensimmäinen päivä | Päivä, jonka haluat olevan viikon ensimäinen päivä viikko- ja kuukausinäkymissä sekä minikalenterissa. |
| Työviikon alkamispäivä | Päivä, josta haluat työviikkosi alkavan työviikko -näkymässä. Tämä päivä näkyy ensimmäisensä tässä viiden päivän näkymässä. |
| Työpäivän aloitusaika | Työpäivän normaali alkamisaika. Uusien kalenteritapahtumien oletusaloitusaika ei koskaan ole tätä hetkeä aikaisempi. |
| Tapahtuman kesto | Kuinka kauan tapahtuman on suunniteltu kestävän. |
| Aseta oletusmuistutus | Valitse tämä jos haluat, että muistuttaja lisätään oletusarvoisesti kaikkiin uusiin tapahtumiin ja tehtäviin. Valitse ponnahdusvalikosta aika, jolloin haluat tämän muistutuksen tapahtuvan. |
| Näytä viikkonumerot | Valitse tämä jos haluat nähdä viikon järjestysnumeron kalenterissa. |
Voit yhdistää useamman kalenterin tapahtumia ja tehtäviä yhteen kalenteriin. Esimerkiksi jos sinulla on pääsy ryhmäkalenteriin, voit yhdistää sen tapahtumat omaan kalenteriisi, jolloin näet myös ryhmäkalenterin tapahtumat ja saat helposti kokonaiskäsityksen kaikista aikatauluihisi vaikuttavista tapahtumista ja tehtävistä. Tällaista ryhmäkalenteria kutsutaan Yhdistelmäkalenteriksi.
Huom!
Tämä on vain yksi erilainen kalenterinäkymä. Yhdistämällä kalenterinäkymiä et lisää uusia kohteita omaan kalenteriisi, eikä toisten kalenterien tapahtumat vaikuta siihen miten FirstClass näkee varatut aikasi.
FirstClass asiakasohjelman avulla voit valita haluamasi värin kaikille tietyn yhdistetyn kalenterin tapahtumille. Valitsemasi väri auttaa huomattavasti havaitsemaan ja erottamaan kyseisen kalenterin tapahtumat yhdistetyssä näkymässä.
Jos kalenterin näkymään on mahdollista yhdistää muita kalentereita, näet Suodata kalenteri painikkeen ikkunan oikeassa yläkulmassa. Tämän painikkeen klikkaaminen tuo esille listan yhdistettävissä olevista kalentereista.
Lisätäksesi yhdistelmäkalenterin näkymään toisten kalentereiden tapahtumia, valitse Näytä kalenterin nimi. Poistaaksesi tämän kalenterin tapahtumat tästä näkymästä, valitse Piilota kalenterin nimi. Näin voit yhdistellä eri kalenterien näkymiä haluamallasi tavalla.
Poistaaksesi kalenterin tästä valikosta, valitse Poista kalenterin nimi.
Lisätäksesi julkisen kalenterin oman henkilökohtaisen kalenterisi suodatin -valikkoon, avaa julkinen kalenteri ja valitse Lisää kalenteriini sen valikosta.
Jos haluat antaa oman henkilökohtaisen kalenterisi yhdistettäväksi toiselle henkilölle, kutsu haluamasi henkilö liittymään oman kalenterisi jäseneksi kuten "Kalenterien luominen" -osiossa on kuvattu.
Lisätäksesi julkisen kalenterin jonkun toisen julkisen kalenterin suodatin valikkoon, vedä ja pudota haluamasi kalenterin kuvake toisen kalenterin sisään. Voidaksesi raahata kalenterita toistensa päälle, voit joutua valitsemaan Lisää Kotisivulle kalenterin valikosta, jotta molemmat kalenterit ovat näkyvissä myös Kotisivulla.
Voit lisätä myös järjestelmän ulkopuolisia kalentereita, kuten Googlen kalenterin, suodatin valikkoon. Järjestelmän ylläpitäjän on kuitenkin ensin lisättävä ulkopuolinen kalenteri käyttäjätunnuksellesi.
Lisätäksesi ulkopuolisen kalenterin suodatin valikkoon, avaa FirstClass kalenteri, ja valitse sitten Lisää ulkopuolisen kalenterin nimi suodatin valikosta.
Kun valitset ulkopuolisen kalenterin ensimmäistä kertaa suodatinvalikosta, sinua pyydetään kirjautumaan siihen.
Jos haluat luoda tapahtuman tai tehtävän suoraan yhdistelmäkalenterissa näkyvään kalenteriin, valitse haluamasi kalenteri yhdistelmäkalenterin Uusi painikkeen pudotusvalikosta, ja valitse sitten Uusi tapahtuma tai Uusi tehtävä.
Voit tuoda kohteita myös muista sähköisistä kalentereista FirstClass kalenteriin. Näiden kohteiden on oltava iCal 2.0 formaatissa.
Tuodaksesi kalenterikohteita iCal (.ics) tiedostosta, avaa ensin se kalenteri johon haluat tuoda tapahtumat. Valitse sitten Tuo kalenteri Uusi painikkeen pudotusvalikosta ja valitse sitten haluamasi .ics tiedosto.
Tapahtumat muunnetaan FirstClass tapahtumiksi ja tehtävät FirstClass tehtäviksi.
Tuodaksesi kalenterikohteita yhdistelmäkalenterissa näkyvään kalenteriin valitse haluamasi kalenteri yhdistelmäkalenterin Uusi painikkeen pudotusvalikosta, ja valitse sitten Tuo kalenteri.
Voit myös viedä FirstClass kalenteritapahtumia ja tehtäviä muihin kalentereihin. Ne on mahdollista tallentaa ja viedä iCal 2.0 formaatissa.
Viedäksesi tapahtuman tai tehtävän, avaa se, ja valitse sitten Vie sen valikosta. Voit nimetä (.ics) tiedoston haluamallasi tavalla.
Voit luoda ryhmä-, resurssi- ja paikkakalentereita aivan kuten palvelun ylläpitäjäkin. Jos sinulla on ongelmia saada kalentereita toimimaan haluamallasi tavalla, ota yhteyttä ylläpitäjään.
Luodaksesi uuden kalenterin kotisivullesi, valitse Uusi Tietovarasto kotisivusi valikosta ja valitse haluamasi kalenterityyppi. Seuraa ohjeita antaaksesi kalenterille nimen ja haluamasi kuvakkeen ja klikkaa Luo. Uusi kalenteri lisätään kotisivusi loppuun
Luodaksesi uuden kalenterin jonnekin muualle, avaa haluamasi alue ja valitse Uusi Tietovarasto alueen Uusi painikkeesta ja menettele samalla tavalla kuin jos olisit luomassa kalenteria omalle työpöydällesi. Voit avata uuden kalenterin Tietovaraston Kansiot painikkeesta.
Jos haluat, että kalenteria ei voi poistaa vahingossa, avaa se ja valitse Ominaisuudet sen valikosta ja valitse Suojattu. Jos kuitenkin haluat joskus poistaa tämän kalenterin, sinun on ensin poistettava tämä valinta.
Kalenterin käyttöoikeuksien avulla vaikutat siihen miten kalenteri toimii (esimerkiksi mitä asioita muut käyttäjät voivat tehdä kalenterissasi).
Oikeuksien määrittelemiseksi, avaa kalenteri ja valitse Käyttöoikeudet sen valikosta, ja täytä lomakkeen tiedot:
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Älä julkaise käyttäjähakemistossa | Estää kalenteria näkymästä hakemistolistauksissa. Tämä piilottaa kalenterisi kaikilta muilta käyttäjiltä, paitsi niiltä joiden kanssa haluat sitä jakaa. Tämä merkitsee myös sitä, että voit nimetä kalenterisi haluamallasi tavalla eikä nimen suhteen synny ongelmia hakemistossa julkaistujen nimien kanssa. Resurssi- ja paikkakalenterien osalta emme suosittele tätä valintaa. Näiden kalenterien on oltava näkyvissä hakemistossa, jotta muut voivat merkitä niitä omiin kalenteritapahtumiinsa. Ei ole suositeltavaa tehdä tätä valintaa myöskään oman henkilökohtaisen kalenterin kohdalla. |
| Kohteen vanheneminen | Määrittää sen kuinka monta päivää tapahtuma säilyy kalenterissa ennen vanhenemistaan. |
| Kuuluu | Jos kalenteriryhmät ja niiden käyttäminen eivät ole sinulle tuttuja asioita, suosittelemme että jätät tämän kentän alkuperäiset asetukset voimaan. Kaikki kalenterit kuuluvat oletusarvoisesti kalenteriryhmiin. Ylläpitäjä luo ja määrittelee kalenteriryhmiä erilaisia käyttötarkoituksia varten. Näet tässä ne ryhmät, joihin uusi kalenteri kuuluu. Voit sekä lisätä että poistaa kalenteriryhmiä. Lisätäksesi kalenteriryhmän, kirjoita ryhmän nimi samalla tavalla kuin olisit kirjoittamassa vastaanottajaosoitetta. Poistaaksesi kalenteriryhmän, klikkaa x painiketta ryhmän nimen vieressä. |
| Kuka | Tässä kohdassa määrittelet sen mitä muut käyttäjät voivat tehdä kalenterissa. Tämä kuvaillaan myöhemmin tässä osiossa. |
Koska julkiset kalenterit ovat tietyn ryhmän käytössä, sinun on annettava oikeudet käyttää kalenteria tämän ryhmän jäsenille. Ensiksi määrittelet sen, mitä ryhmän jäsenet saavat tehdä kalenterissa. Sitten annat kyseisen kalenterin näkyviin ryhmän jäsenille.
Määritelläksesi sen, mitä henkilöt voivat kalenterissa tehdä, päivitä lomakkeen Kuka osion käyttöoikeudet. Tämä on tehtävä kaikkien käyttäjien ja käyttäryhmien, joille kalenteri annetaan näkyviin, osalta erikseen.
Ensiksi lisää henkilön tai käyttäjäryhmän nimi Kuka osioon aivan kuten täydentäisit kyseisen henkilön nimen viestin Vastaanottaja -kenttään. Listalla olevien nimien järjestyksellä on oma merkityksensä. Kun henkilö avaa kalenterin, FirstClass -palvelin tarkistaa Kuka listan ylhäältä alas. Kun palvelin löytää käyttäjän nimen tai ryhmän johon hän kuuluu, ensimmäisen kerran, käyttäjä saa sen määrittelyn mukaiset oikeudet. Esimerkiksi jos listan ylimpänä on Kaikki käyttäjät ryhmä, ja sen asetuksiksi on määritelty Ei oikeuksia, kenelläkään ei ole pääsyä kalenteriin.
Toiseksi valitse henkilön nimen viereisestä pudotusvalikosta haluamasi käyttöoikeusryhmä. Käyttöoikeusryhmät ovat yksittäisistä käyttöoikeuksista muodostettuja kokonaisuuksia. Voit valita jonkin käyttöoikeusryhmän sellaisenaan tai muokata oikeuksia yksityiskohtaisesti lisäämällä tai poistamalla tietyn listalla näkyvän oikeuden valinnan klikkaamalla sitä.
| Tämä käyttöoikeusryhmä | Antaa nämä oikeudet |
|---|---|
| Ei oikeuksia | Estää henkilöä avaamasta kalenteria ja lisäämästä siihen tapahtumia. Suosittelemme, että lisäät Kaikki käyttäjät -ryhmän listan viimeiseksi tällä oikeusasetuksella. Tämä varmistaa sen, ettei kukaan pääse vahingossa avaamaan kalenteriasi. |
| Näkee ajat | Henkilö voi avata kalenterin mutta hän näkee vain tapahtumille ja tehtäville varatut ajat. Henkilö ei voi lisätä tapahtumia kalenteriin. Sensijaan henkilön lähettämät kutsut lähetetään kutsuttavien Postilaatikoihin. |
| Vain aikataulut | Henkilö voi lisätä tapahtumia kalenteriin epäsuorasti. Tapahtuma tulee lisätyksi epäsuorasti ryhmäkalenteriin kun tapahtuma luodaan johonkin toiseen kalenteriin ja ryhmäkalenterin nimi lisätään tapahtuman Osallistujat -välilehdelle. Tapahtuma tulee lisätyksi epäsuorasti resurssikalenteriin kun joku merkitsee tapahtuman osallistujaksi tila- tai resurssikalenterin nimen. |
| Aikataulut+Ajat | Henkilö voi avata kalenterin, nähdä ajat ja lisätä tapahtumia kalenteriin epäsuorasti. |
| Aikataulut+yksityiskohdat | Henkilö näkee ponnahdusikkunassa (kun kursori viedään tapahtuman päälle kalenterissa) näytettävät tapahtumien ja tehtävien tiedot ja voi lisätä tapahtumia epäsuorasti. Henkilö ei voi avata kohteita tai luoda tapahtumia suoraan kalenteriin. |
| Muokkaa | Henkilöllä on kaikki edellä kuvatut oikeudet ja lisäksi hän voi avata tapahtumia, muokata ja poistaa niitä, luoda tapahtumia suoraan kalenteriin, ladata liitetiedostoja ja nähdä tapahtuman historiatiedot. Epäsuorasti luotuja tapahtumia ei pysty muokkaamaan. |
| Erikoismääritys | Käyttöoikeudet määritellään tarkasti yksi oikeusasetus kerrallaan. Jos lisäät tai poistat yksittäisen oikeusasetuksen (klikkaamalla oikeusasetuksen kuvaketta) käyttöoikeuksiin, niin käyttäjän Pääsy: luokaksi tulee automaattisesti aina Erikoismääritys. |
Pääsy: -luokan nimen oikealla puolella olevat kuvakkeet edustavat yksittäisiä oikeuksia, joista Pääsy: -luokan oikeudet muodostuvat. Aktivoidaksesi tai poistaaksesi jonkin yksittäisen oikeuden, klikkaa sen kuvaketta yhden kerran.
Huomioitavaa
Tietyt käyttöoikeudet toimivat vain mikäli ylläpitäjä on antanut kyseiselle käyttäjälle myös riittävät oikeudet.
Yksittäiset käyttöoikeudet vasemmalta oikealle ovat:
| Käyttöoikeus | Merkitys |
|---|---|
| Muokkaa käyttöoikeuksia | Henkilö voi muokata tätä käyttöoikeuslomaketta. Hän voi lisätä nimiä Kuka kenttään ja Tilaajat -listalle. |
| Tarkastaja | Ei sovelleta kalentereihin. |
| Poista mikä tahansa kohde | Henkilö voi poistaa kohteita, myös muiden käyttäjien lisäämiä. |
| Luo kohteita | Henkilö voi luoda tai siirtää tapahtumia ja tehtäviä suoraan kalenteriin. |
| Muokkaa kirjoitussuojattuja kohteita | Henkilö voi muokata kohteita, jotka normaalisti eivät ole muokattavissa (toisten käyttäjien suoraan kalenteriin lisäämiä kohteita). Tämä käyttöoikeus ei kuitenkaan mahdollista epäsuorasti kalenteriin lisättyjen kohteiden muokkaamista. Jotta tämä käyttöoikeus toimii on lisäksi valittava myös Muokkaa kohteita käyttöoikeus. Käytä erityistä harkintaa myöntäessäsi tätä Muokkaa kirjoitussuojattuja kohteita käyttöoikeutta, koska se muuttaa totutun FirstClassin toimintatavan. |
| Muokkaa kohteita | Henkilö voi muokata kaikkia normaalisti muokattavissa olevia tapahtumia ja tehtäviä. |
| Tallenna näkymän ja ikkunan asetukset | Ei sovelleta kalentereihin. |
| Hyväksy kohteita | Ei sovelleta kalentereihin. |
| Poista omia kohteita | Henkilö voi poistaa tai muokata itse luomiaan kohteita. |
| Näytä rajoittamattomat tiedot | Henkilö voi nähdä yksityiskohdat kohteista joiden näkyvyyttä ei ole rajoitettu. Henkilö voi nähdä ponnahdusikkunan tiedot suljettuna olevista kohteista. |
| Etsi kohteita | Henkilö voi suorittaa hakuja kalenterissa. |
| Lisää osallistujia | Henkilö voi päivittää suoraan kalenterin tietoja. Jotta tämä käyttöoikeus toimii, on Luo kohteita käyttöoikeus oltava myös valittuna. Henkilöt joilla ei ole tätä oikeutta voivat lisätä merkintöjä resurssi- ja paikkakalentereihin vain tekemällä lisäyksen johonkin toiseen kalenteriin ja lisäämällä halutun resurssi- tai paikkakalenterin nimen tapahtuman Osallistujat -välilehdellä. Jos henkilöllä, jolla ei ole tätä oikeutta henkilökohtaiseen kalenteriisi, lisää sinut osallistujaksi johonkin kalenteritapahtumaan saat tapahtumakutsun Postilaatikkoosi |
| Avaa kohteita | Henkilö voi avata tapahtumia ja tehtäviä. |
| Lataa tiedostoja & liitteitä | Henkilö voi ladata liitetiedostoja. |
| Katso käyttöoikeuksia | Henkilö voi avata tämän käyttöoikeuslomakkeen mutta ei muokata sen tietoja. |
| Näytä historia | Henkilö voi avata kohteiden historiatiedot. |
| Avaa kalenteri | Henkilö voi avata kalenterin. Henkilö näkee tällöin tapahtumien ja tehtävien ajat mutta ei muita yksityiskohtia. |
Kirjoittaaksesi kalenterin kuvauksen tiedoksi muille käyttäjille, käytä Tietoja painiketta kalenterin käyttöoikeudet lomakkeella.
Antaaksesi kalenterin käyttöön haluamillesi henkilöille, luo kalenteri sellaiselle alueelle, johon kyseisillä henkilöillä on jo pääsy tai merkitse heidät kalenterin tilaajiksi. Jos merkitset henkilön oman henkilökohtaisen kalenterisi tilaajaksi, kalenterisi lisätään tällöin tämän kyseisen henkilön henkilökohtaisen kalenterin Kalenterit -välilehdelle. Jos merkitset henkilön Tilaajaksi julkiseen kalenteriin, kyseisen henkilön kotisivulle muodostuu linkki tähän kalenteriin.
Lähettääksesi kutsun liittyä kalenterin tilaajaksi, klikkaa Jäsenet painiketta kalenterin Käyttöoikeudet -lomakkeella. Lisää henkilön nimi tilaajat listaan samalla tavalla kuin lisäisit nimen viestin Vastaanottaja -kenttään.
Kun olet täydentänyt tilaajalistan ja kaikki käyttöoikeuslomakkeen tiedot, sulje lomake sen oikean yläkulman x painikkeesta. Tekemäsi muutokset tallentuvat tällöin automaattisesti.