Viestien lähettäminen eteenpäin
Postilaatikon näkymän muokkaaminen
Postin käsittelysääntöjen muodostaminen
Jos organisaatiosi käyttää FirstClassia sähköpostijärjestelmänään, Työpöydälläsi on FirstClass Postilaatikko jossa sijaitsevat kaikki saapuneet ja lähettämäsi sähköpostiviestit. Riippumatta siitä käytätkö FirstClassia sähköpostiohjelmana, näet viestejä FirstClassin eri viestialueilla.
Kun saat sähköpostia internetistä, FirstClass ei tietoturvasyistä näytä kuvia viestirungossa. Nähdäksesi nämä kuvat klikkaa keltaista palkkia.
Avataksesi viestin kokonaisuudessaan omalla välilehdellä, käytä Näytä Alkuperäinen painiketta.
Nähdäksesi sinulle saapuneen viestin kulkeman reitin, klikkaa Internet-otsake painiketta.
Viestit, joihin on vastattu, ryhmitellään viestiketjuiksi. Viestiketju koostuu viestistä ja kaikista siihen kirjoitetuista vastausviesteistä. Vanhin (alkuperäinen) viesti on ketjun alimpana ja uusin siihen kirjoitettu vastaus ylimpänä.
Jos olet lukenut kaikki viestiketjun viestit, viestiketju sulkeutuu yhdeksi riviksi niin, että uusin on näkyvissä ja toisella rivillä näkyy kuinka monta vastausviestiä ketjussa on. Jos ketjussa on sekä luettuja että lukemattomia viestejä, vain luetut viestit ovat piilossa.
Voit avata ja sulkea viestiketjut samalla tavalla kuin kohteiden ryhmittelyt sarakenäkymässä.
Luodaksesi uuden viestin, käytä Uusi viesti painiketta postilaatikossasi tai viestialueella, tai POSTILAATIKKO osion yläosassa.
Huom!
Asetuksistasi riippuen, kun lisäät viestin vastaanottajaksi organisaatiosi ulkopuolisen osoitteen palvelu luo automaattisesti yhteystietolomakkeen kyseisellä osoitteella Kontaktit kansioosi. Jos et halua tätä automaattista toimintoa, poista Luo yhteystieto automaattisesti ulkopuolisille vastaanottajille valinta omissa asetuksissasi.
Viestilomake koostuu kahdesta osasta. Yläosassa (kirjekuori) määrittelet mm. viestin aiheen ja vastaanottajatiedot. Alaosassa kirjoitat ja muotoilet itse viestin sisällön.
Huom!
Oikeinkirjoitus tarkistetaan reaaliaikaisesti samalla kun kirjoitat. Nähdäksesi punaisella alleviivattujen sanojen korjausehdotukset, klikkaa sanaa hiiren oikealla näppäimellä samalla kun pidät alhaalla näppäimistön CTRL(Komento) näppäintä ja käytä laitteesi normaalia toimintatapaa.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Kuvakkeen valitsin | Kuvake, joka liitetään tähän viestiin. Vaihtaaksesi kuvakkeen, klikkaa olemassaolevaa kuvaketta ja valitse haluamasi kuvake esiin aukeavasta ikkunasta. Nähdäksesi lisää kuvakkeita, valitse Kaikki kuvakkeet ponnahdusikkunan valikosta. |
| Aihe | Viestin aihe. |
| Vastaanottaja | Vastaanottajien nimet. Kirjoita nimi siinä muodossa kuin se näkyy hakemistossa (tai kirjoita internet -osoite) ja paina sitten tabulaattori -näppäintä. Niiden henkilöiden osalta, joiden nimet löytyvät hakemistosta, voit kirjoittaa nimen osittain ja valita sitten etsimäsi nimen esiin aukeavasta ikkunasta jossa näkyvät kirjoittamasi tekstin mukaiset osumat. Jos kirjoitat internet -osoitteen joka on palvelimen hakemistossa, palvelin hakee henkilön hakemistonimen tähän kenttään. Voit lisätä useita vastaanottajia. Voit lisätä viestialueiden nimiä samalla tavalla kuin henkilöidenkin nimiä. Jos luot uuden viestin viestialueen ollessa avoinna, viestin vastaanottajaksi lisätään automaattisesti myös kyseinen viestialue. |
| Kopio | Vastaanottajat, joille myös lähetetään kopio tästä viestistä. Nähdäksesi tämän ja Piilokopio kentän, käytä suljentakolmiota Vastaanottaja -tekstin vieressä. Lisää näiden vastaanottajien nimet tai osoitteet samalla tavalla kuin Vastaanottaja kenttään. |
| Piilokopio | Viestin vastaanottajat, jotka saavat viestistä piilokopion. Nämä vastaanottajat eivät näe muiden vastaanottajien nimiä, ja heidän nimensä on vastaavasti piilotettu muilta vastaanottajilta. Lisää heidän nimensä/osoitteensa samalla tavalla kuin Vastaanottaja -kentässä. |
| Liitä | Liittää laitteellasi olevan tiedoston viestiin. Hae ja valitse haluamasi tiedosto, tai ota kuva. Liittääksesi palvelimella olevan kohteen (kuten FirstClass dokumentin tai ladatun tiedoston), vedä tiedosto tai muu kohde viestin kirjekuori -osioon. Voit käyttää tätä samaa tekniikkaa lisätäksesi laitteellasi olevan tiedoston viestin liitetiedostoksi. Tablet laitteilla, Liitä komento on viestin valikossa. |
| Lähetä | Lähettää ja sulkee viestin. |
| valikko | Tulosta komento tulostaa viestin käyttäen laitteesi normaalia tulostustoimintoa. Poista poistaa viestin, jos päätät olla kokonaan olla lähettämättä viestiä. Jos haluat säilyttää viestin mutta et vielä lähettää sitä niin sulje viestilomake. Se tallennetaan tällöin luonnoksena. Valikon muut vaihtoehdot käydään läpi seuraavaksi. |
Kun luot viestin, voit lisätä ennakkoon luomasi allekirjoituksen viestikentän loppuun. Allekirjoituksella on helppo lisätä haluamasi vakiotiedot viestiin kuten nimesi, työtehtäväsi, sähköpostiosoitteesi, laillisuushuomautukset jne.
Voit lisätä allekirjoituksen vain haluamiisi viesteihin tai halutessasi voit asetuksissa määritellä, että FirstClass lisää allekirjoitustekstin automaattisesti kaikkiin uusiin viesteihin. Lisäksi voit luoda erilaisia allekirjoituksia eri käyttötarkoitusta varten.
Luodaksesi allekirjoituksen, valitse Asetukset sovellusvalikosta, ja avaa Allekirjoitukset osio. Kirjoita kuvaileva nimi allekirjoitukselle Allekirjoituksen nimi kenttään. Jos haluat, että tämä allekirjoitus lisätään automaattisesti jokaiseen uuteen viestiin, merkitse valinta Lisää tämä allekirjoitus uusiin viesteihin aktiiviseksi. Kirjoita ja muotoile allekirjoitusteksti, voit liittää myös kuvan/kuvia allekirjoitukseesi.
Allekirjoitus luodaan heti ja sen sisältö tallentuu kun klikkaat Tallenna painiketta Asetukset -lomakkeella.
Jos haluat käyttää useampia allekirjoituksia, klikkaa Lisää allekirjoitus painiketta, nimeä uusi allekirjoitus, kirjoita, muotoile ja tallenna uuden allekirjoituksen sisältö.
Voit avata ja muokata olemassaolevaa allekirjoitusta valitsemalla sen Allekirjoituksen nimi pudotusvalikosta. Jos haluat poistaa allekirjoituksen, avaa se ja klikkaa sitten Poista allekirjoitus painiketta.
Lisätäksesi allekirjoituksen johonkin tiettyyn viestiin, käytä viestilomakkeen Allekirjoitus pudotusvalikkoa valitaksesi haluamasi allekirjoituksen.
Jos laitteessasi on mikrofoni, voit käyttää FirstClassia nauhoittaaksesi puhutun viestin, tai minkä tahansa äänen, ja liittää nauhoituksen viestiin MP3 tiedostona.
Huom!
Voit liittää myös jo olemassaolevia MP3, AIFF, GSM-610, ja WAV tiedostoja. WAV ja AIFF tiedostot voivat sisältää useita eri audio formaatteja, kuten esimerkiksi PCM, ADPCM, IMA-ADPCM, MULaw ja A-LAW.
Lisätäksesi nauhoituksen viestiin, valitse Lisää ääni komento viestin valikosta. Äänisoitin/tallennin tulee tällöin näkyviin viestin otsakekenttään.
Käytä Äänitä painiketta ja mikrofonia nauhoittamiseen. Kun äänitys on valmis, klikkaa Keskeytä äänitys painiketta.
Tarkistaaksesi äänityksen, klikkaa Soita painiketta. Voit pysäyttää toiston ja muuttaa äänitason voimakkuutta kuten muissakin äänisoittimissa. Halutessasi voit suorittaa nauhoituksen uudelleen.
Kun olet tyytyväinen tekemääsi nauhoitukseen, klikkaa Liitä nauhoitus painiketta liittäksesi sen äänitiedostona viestiin. Jos haluat korvata tämän liitteen toisella nauhoituksella, poista liitetiedosto ja aloita nauhoitusprosessi alusta. Voit tehdä myös kokonaan uuden nauhoituksen lisätäksesi viestiin useampia ääniviestejä.
Normaali -luokittelun lisäksi voit valita viestin luokitteluksi myös Kiireellinen tai Massaposti.
Kiireellinen viesti esitetään viestilistauksessa punaisella kirjasimella sen jälkeen kun olet sen lähettänyt tai lukenut. Kiireellisen luokittelun viesti voidaan käsitellä eri tavoin myös reitityksen aikana.
Myös Massaposti -luokittelu voi vaikuttaa viestin reitittymiseen. Tarkista ylläpitäjältäsi onko tällä luokitellulla jotain merkitystä sinun organisaatiossasi.
Voit asettaa tämän luokittelun avoinna olevan viestin omasta valikosta.
| Kun haluat | Valitse |
|---|---|
| merkitä viestin Kiireelliseksi | Prioriteetti > Kiireellinen |
| merkitä viestin Massapostiksi | Prioriteetti > Massaposti |
Viestin vastaanottoon liittyvät tapahtumat ovat:
Normaalisti FirstClass ilmoittaa aina jos viestiä ei ole voitu toimittaa perille. Jos et halua saada näitä ilmoituksia, voit myös ottaa tämän toiminnon pois käytöstä.
Rajoituksia
Nämä toiminnot eivät toimi kaikissa sähköpostijärjestelmissä.
Nämä ominaisuudet asetetaan avoinna olevan viestin valikosta.
| Kun haluat | Valitse |
|---|---|
| saada ilmoituksen siitä, että viestisi on luettu Jos viesti on lähetetty viestialueelle, saat ilmoituksen aina kun joku uusi henkilö lukee viestin. Jos käyttäjä merkitsee kohteen Luetuksi (klikkaa punaista pistettä) ennen kuin avaa viestin, viestin avaaminen ei luo uutta ilmoitusta. |
Kuittaus > Luettaessa |
| saada ilmoituksen siitä, että viesti on toimitettu perille | Kuittaus > Toimitettaessa |
| saada kuittauksen aina kun viesti kulkiessaan reitittyy palvelimelta toiselle | Kuittaus > Reititettäessä |
| estää NDN -ilmoitukset | Kuittaus > Piilota NDN |
Kun lähetät viestin, siitä syntyy vain yksi fyysinen tiedosto palvelimelle johon muodostetaan linkitys sekä sinulle, että kaikille sen vastaanottajille.
Voit muuttaa oman linkkisi ominaisuuksia (esimerkiksi muuttamalla sen aihetta), ja jopa poistaa sen ilman että toimillasi on vaikutusta muiden käyttäjien samaan viestiin liittyviin linkityksiin. Varsinainen viesti säilyy palvelimella niin kauan kuin siihen liittyy yksin linkitys eikä se ole vanhentunut palvelimen asetusten mukaisesti.
Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että jos lähetät viestin viestialueelle, ja sitten haluatkin poistaa sen, sinun on ensin peruttava viestin lähettäminen.
Tietyissä tapauksissa viestin lähettämisen voi perua. Tällöin viesti häviää kaikkien FirstClass käyttäjien postilaatikoista ja viestialueilta. Se jää postilaatikkoosi lähettämättömänä viestinä jolloin voit joko poistaa sen tai muokata ja lähettää sen uudelleen. Pidä mielessä, että joku vastaanottajista on kuitenkin voinut lukea viestin ennen kuin perut sen lähetyksen!
Huom!
Et voi perua internettiin tai yhdyskäytävän kautta muihin palvelimiin lähetettyä viestiä etkä myöskään viestiä, jonka sen vastaanottaja on siirtänyt tai poistanut.
Useimmissa tapauksissa et voi poistaa viestiä suoraan viestialueelta vaan sinun on avattava oma postilaatikkosi ja peruttava lähetys sieltä.
Peruaksesi viestin lähettämisen, valitse Peru lähetys komento viestin valikosta tai avaa viesti ja klikkaa Peru lähetys painiketta.
Vastataksesi viestiin, avaa se ja klikkaa sitten Vastaa painiketta. Henkilökohtaisissa asetuksissa tehdyn valinnan mukaan vastaanottajiksi täydentyy automaattisesti tietyt osoitteet.
Vinkki
Jos haluat lainata osan viestin tekstistä vastaukseesi, valitse se osa tekstiä ja valitse vasta sen jälkeen Vastaa komento.
Avataksesi kaikki eri vastausvaihtoehdot, klikkaa Vastausvaihtoehdot painiketta Vastaa: painikkeen vieressä.
Jos ensin valitset osan viestin tekstistä niin Vastaa lainaten komento toimii täysin samalla tavalla kuin Vastaa, eli valittu teksti tulee lainaukseksi vastausviestiin.
Tämä vastausvaihtoehto ei useimmiten ole valittavissa. Se on käytettävissä vain viestialueilla, joilla sinulle on annettu oikeus käyttää sitä.
Vastausviesti avautuu alkuperäisen viestin Aihe -kentän tiedoilla ja vastaanottajaosoitteet valmiiksi täydennettyinä. Voit kuitenkin vapaasti muokata kaikkia vastausviestin otsaketietoja.
Kirjoita vastauksesi tekstikenttään ja lähetä viesti.
Huom!
Asetuksistasi riippuen, kun vastaat organisaatiosi ulkopuolelta tulleeseen viestiin palvelu luo automaattisesti yhteystietolomakkeen kyseisellä osoitteella Kontaktit kansioosi. Jos et halua tätä automaattista toimintoa, poista Luo yhteystieto automaattisesti ulkopuolisille vastaanottajille valinta omissa asetuksissasi.
Kun valitset Vastaa vastataksesi viestiin, FirstClass täydentää vastausviestin vastaanottajat omissa asetuksissa tekemäsi valinnan mukaan. Voit koska tahansa muuttaa näitä oletuksia asetuksissasi.
Poikkeus
Vastaus viestialueen viestiin saa oletusarvonsa viestialueen omista asetuksista.
Muuttaaksesi oletusasetuksia valitse Asetukset sovellusvalikosta ja avaa sitten Viestintä osio. Päivitä Vastausasetukset kenttä:
| Tämä vaihtoehto | Tekee tämän |
|---|---|
| Automaattinen | Joko täydentää Vastaanottajaksi suoraan viestin alkuperäisen lähettäjän ja muut alkuperäisen viestin vastaanottajat Kopio kenttään, tai käyttää vastaustavan valintaa, joka on asetettu käyttäjäryhmälle jonka jäsen olet. |
| Vastaa kaikille | Luo vastausviestin, jossa Vastaanottajiksi on automaattisesti täydennetty kaikki alkuperäisen viestin vastaanottajat. |
| Vastaa lähettäjälle | Luo viestin, jonka Vastaanottajaksi on automaattisesti täydennetty vain alkuperäisen viestin lähettäjä. |
Valitsemastasi vastaustavasta riipumatta, voit määritellä FirstClassin lainaamaan aina kaiken alkuperäisen viestin tekstin vastausviestiisi. Tämä muuttaa myös oletuksena näkyvän Vastaa painikkeen Vastaa lainaten painikkeeksi.
Valitaksesi automaattisen alkuperäisen viestin lainauksen, valitse Asetukset sovellusvalikosta, avaa sitten Viestintä osio. Klikkaa Käytä "Vastaa lainaten" kaikissa vastausvaihtoehdoissa valintaneliö valituksi.
Jos organisaatiosi käyttää FirstClassia sähköpostipalvelimena, voit määritellä palvelimen vastaamaan automaattisesti kaikkiin sinulle lähetettyihin viesteihin. Tämä on hyödyllinen ominaisuus jos haluat ilmoittaa viestien lähettäjille, että olet esimerkiksi lomalla.
Asettaaksesi automaattivastauksen päälle, valitse Asetukset sovellusvalikosta ja avaa Viestintä osio. Täydennä Vastaa automaattisesti osion tiedot:
| Tämä kenttä | Tekee tämän |
|---|---|
| Paikallinen posti | Valitse Ei jos haluat ettei automaattista vastausviestiä lähetetä saman palvelimen, jolla omakin käyttäjätunnuksesi sijaitsee, käyttäjille. Kyllä luo vastausviestin kaikkiin paikallisen palvelimen käyttäjiltä saapuneisiin viesteihin. Vain kiireelliset luo vastausviestin vain niihin viesteihin, jotka lähettäjä on merkinnyt Kiireellisiksi. |
| Internet-posti | Valitse Ei jos et halua luoda automaattisia vastausviestejä internetistä saapuneisiin viesteihin. Kyllä luo vastausviestin kaikkiin internetistä saapuneisiin viesteihin. Vain kiireelliset luo vastausviestin vain niihin viesteihin, jotka lähettäjä on merkinnyt Kiireellisiksi. Ole erityisen varovainen luodessasi automaativastausta internet -postille, koska roskapostittajat käyttävät automaattivastauksia todentaakseen, että osoitteesi on oikeasti toimiva ja käytössä oleva osoite. |
| Vastausteksti | Teksti, jonka haluat lähettää automaattisessa vastausviestissäsi. |
Lähettääksesi viestin eteenpäin, avaa se, ja käytä Lähetä eteenpäin painiketta. Uusi viesti avautuu, sisältäen alkuperäisen viestin tekstikentän tekstin. Täydennä otsakkeen kentät haluamallasi tavalla. Voit myös lisätä omaa tekstiäsi tekstikenttään.
Jos organisaatiosi käyttää FirstClassia sähköpostipalvelimena, voit määritellä palvelimen lähettämään automaattisesti eteenpäin kaikki sinulle lähetetyt viestit. Tämä on hyödyllinen ominaisuus jos et pysty vastaamaan viesteihin ja haluat kuitenkin välittää viestit jollekin toiselle henkilölle vastattaviksi.
Asettaaksesi viestien automaattisen eteenpäinlähetyksen päälle, valitse Asetukset sovellusvalikosta ja avaa Viestintä osio. Ja täydennä Lähetä eteenpäin automaattisesti kentät:
| Tämä kenttä | Tekee tämän |
|---|---|
| Paikallinen posti | Valitse Ei jos et halua että samalta palvelimelta, jossa oma käyttäjätunnuksesikin sijaitsee, sinulle lähetetyt viestit lähetetään eteenpäin. Kyllä lähettää eteenpäin kaiken sinulle saapuneen paikallisen postin. Vain kiireelliset lähettää eteenpäin vain ne viestit, jotka lähettäjä on merkinnyt Kiireellisiksi. |
| Internet-posti | Valitse Ei jos et halua, että internetistä saapuneet viestit lähetetään eteenpäin. Kyllä lähettää eteenpäin kaikki internetistä saapuneet viestit. Vain kiireelliset lähettää eteenpäin vain ne viestit, jotka lähettäjä on merkinnyt Kiireellisiksi. Jos saat viestejä postituslistoilta, ole varovainen lähettäessäsi internetistä saapuneita viestejä eteenpäin. Kaikki postituslistoilta saapuneet viestit lähetetään myös eteenpäin. |
| Ääni/faksi posti | Valitse Ei jos et halua lähettää eteenpäin ääni/faksi -viestejä. Kyllä lähettää eteenpäin kaikki ääni/faksi -viestit. Vain kiireelliset lähettää eteenpäin vain ne ääni/faksi -viestit, jotka lähettäjä on merkinnyt Kiireellisiksi. |
| Menetelmä | Ohjaa edelleen näyttää alkuperäisen viestin lähettäjän myös eteenpäin lähetetyn viestin lähettäjänä. Alkuperäisen viestin kaikkien vastaanottajien osoitteet siirtyvät myös eteenpäin lähetetyn viestin mukana. Eteenpäin lähetys -toiminto ei kuitenkaan lähetä tuplakopioita näihin osoitteisiin. Lähetä eteenpäin näyttää sinut eteenpäin lähetetyn viestin lähettäjänä. Uusi vastaanottaja korvaa alkuperäisen viestin vastaanottajien osoitteet. Tämä on sama käytäntö kuin lähettäessäsi yksittäistä viestiä eteenpäin. |
| Lähetä eteenpäin | Sähköpostiosoite, johon haluat lähettää eteenpäin tai ohjata edelleen sinulle tulleet viestit. |
Ylläpitäjä voi luoda esitäytettyjä viestipohjia. Viestipohja sisältää usein esitäytettynä esim. vastaanottajan sähköpostiosoitteen. Ylläpitäjän määrittelemien asetusten perusteella sinulta on voitu estää esitäytetyn tiedon muuttaminen.
Mikäli alueelle on luotu viestipohjia, löydät ne Kiinnitetty valikosta. Jos haluat käyttää jotain tiettyä viestipohjaa, klikkaa sitä. Viestipohja toimii esitäytetyn lehtiön tavoin, voit aina "repäistä uuden" lehtiöpaperin ja täydentää sen haluamallasi tavalla.
Jos lähetät paljon viestejä samalle vastaanottajalle tai samoilla viestin tiedoilla, voit luoda viestipohjia myös henkilökohtaiseen käyttöösi nopeuttamaan työskentelyäsi.
Luodaksesi viestipohjan, luo viestialueella Uusi viesti painikkeella uusi viesti. Täydennä haluamasi tiedot ja sulje viesti lähettämättä sitä. Postilaatikossasi, valitse Ominaisuudet juuri luomasi viestin valikosta, ja klikkaa sitten Viestipohja valinta aktiiviseksi. Viesti muuttuu näin viestipohjaksi ja se siirtyy postilaatikon Kiinnitetty valikkoon.
Vinkki
Jos haluat luomasi viestipohjan olevan myös muiden käytettävissä, siirrä se sellaiselle alueelle joka on haluamiesi henkilöiden käytettävissä.
Jos sinun tarvitsee muuttaa tekemääsi viestipohjaa, valitse Ominaisuudet sen valikosta ja poista Viestipohja valinta. Viestipohja muuttuu näin lähettämättömäksi viestiksi postilaatikkoosi.
Tämän jälkeen voit avata viestin ja tehdä siihen haluamasi muutokset. Kun olet tehnyt muutokset, tee Viestipohja valinta taas aktiiviseksi.
Käyttämällä postilaatikon valikkoa, voit listata:
Palauttaaksesi taas kaikki viestit näkyviin valitse Näytä Kaikki.
Voit listata enemmän viestejä näytölle sarakenäkymässä valitsemalla Listanäkymä komennon.
Voit määritellä FirstClassin hyväksymään tai hylkäämään palvelimen roskapostiksi luokitteleman viestin. Määritelläksesi tämän valitse Asetukset sovellusvalikosta ja avaa Viestintä osio. Valitse haluamasi vaihtoehto Roskapostin käsittely valikosta.
Voit myös luoda postinkäsittelysääntöjä viestien käsittelyyn. Näiden postinkäsittelysääntöjen muodostamista käsitellään seuraavaksi.
Postinkäsittelysääntöjä voi luoda sekä vastaanotetuille että lähetetyille viesteille. Voit luoda sääntöjä Postilaatikkoosi ja eri viestialueille jos sinulle on annettu siihen riittävät oikeudet. Postilaatikkoosi voit luoda esim. säännön, mikä:
Kun muodostat postisääntöjä, ne tulevat näkyviin listana Postilaatikon tai viestialueen Säännöt -kansiossa. Sääntöjen järjestyksellä tässä listassa on merkitystä sille miten ne toimivat yhteen.
FirstClass -palvelin käy sääntöjen listan läpi aina ylhäältä alas. Tästä syystä yleissäännöstä tehtävät poikkeukset tulee sijoittaa listassa yleissäännön yläpuolelle.
Jos esimerkiksi sinulla on yleissääntö, joka siirtää kaiken internet -postin roskapostikansioon mutta haluat että tämä sääntö ei koske tiettyjä osoitteita niin nämä poikkeukset sisältävä sääntö on sijoitettava kaiken internet -postin roskakoriin siirtävän säännön yläpuolelle.
Voit muuttaa sääntöjen järjestystä listalla vedä ja pudota tekniikalla haluamaasi järjestykseen.
Luodaksesi uuden viestien vastaanottosäännön Postilaatikkoosi tai viestialueelle, valitse Säännöt sen valikosta. Tämä avaa kohteen Säännöt -kansion.
Klikkaa Uusi vastaanottosääntö painiketta ja täydennä avautuva lomake.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Nimi | Nimi, jonka haluat antaa tälle säännölle. |
| Käytössä | Tekee säännöstä aktiivisen eli sitä käytetään aina kun alueelle saapuu uusi viesti. |
| Jos | Ehto, jonka vastaanotettavan viestin on täytettävä, jotta tätä sääntöä käytetään Niin kohdassa määrittelemälläsi tavalla. Ensimmäisessä kentässä tekemäsi valinnan mukaan esiin voi tulla myös lisää täydennettäviä kenttiä. Täydennä kaikki kentät haluamallasi tavalla. Kohdissa, joissa voit kirjoittaa lauseen (esimerkiksi nimiä tai aiheita), FirstClass käsittelee lauseen kokonaisena eikä yksittäisinä sanoina. Voit kirjoittaa pienillä tai suurilla kirjaimilla. Tässä tarkennuksia käsitteisiin, joiden sisältö ei välttämättä ole itsestään selvä: ---- tarkoittaa, että ehtoja ei ole voimassa. aina tarkoittaa sitä, että tätä sääntöä sovelletaan kaikkiin alueelle tuleviin viesteihin. sisäpuolella/ulkopuolella voit valita ajanjakson, kirjoittaa päivien lukumäärän tai arvon kuten esimerkiksi 1w 3d 4h. ryhmä ylläpitäjän määrittelemä käyttäjäryhmä. koko sisältää myös kaikki liitetiedostot. Spam -taso ilmaisee kuinka suurella todennäköisyydellä kyse on roskapostista. Taso määritellään automaattisesti kaikille internetistä saapuville viesteille. Voit valita Matala (todennäköisesti ei roskaposti), Keskitaso, tai Korkea (todennäköisesti roskaposti), tai voit kirjoittaa numeron (mitä korkeampi numero sitä suuremmalla todennäköisyydellä viesti on roskaposti). Tiedustele ylläpitäjältä, mitkä lukuarvot ovat tarkoituksenmukaisimmat järjestelmässäsi. |
| Niin | Toiminto, joka suoritetaan saapuvalle viestille silloin kun Jos kohdassa määrittelemäsi ehto täyttyy. Ensimmäisessä kentässä tekemäsi valinnan mukaan esiin voi tulla myös lisää täydennettäviä kenttiä. Täydennä kaikki kentät haluamallasi tavalla Tässä tarkennuksia käsitteisiin, joiden sisältö ei välttämättä ole itsestään selvä: ---- tarkoittaa; älä tee mitään. Vastaa automaattisesti ennakkoon määritellyllä tekstillä. sinun on kirjoitettava vastausviesti seuraavaan kenttään. Voit lisätä aihe -kenttään tulevan etuliitteen tekstin liitä aiheen eteen kentässä. Vastaa automaattisesti asetuksissasi olevalla vastaustekstillä tarkoittaa, että vastausviestissä käytetään asetuksissasi olevaa automaattisen vastausviestin tekstiä. Poista ilmoittamatta poistaa viestin ilmoittamatta siitä käyttäjälle. Tämä on hyödyllinen silloin kun et halua roskapostittajan tietävän, että osoitteesi on oikeasti olemassa ja käytössä. Arkistoi kansioon siirtää viestin suoraan tämän alueen alikansioon. Hylkää poistaa viestin ja lähettää lähettäjälle NDN (ei voitu toimittaa) ilmoituksen. Aseta vanhenemisaika voit määritellä viestille vanhenemisajan, jonka jälkeen FirstClass -palvelin automaattisesti poistaa viestin. Valitse ajanjakso, kirjoita päivien lukumäärä, tai kirjoita lukuarvo kuten 1w 3d 4h. |
Jos lähettäjän osoite on roskapostittaja@mitasattuu.com
Poista ilmoittamatta
Tämä sääntö poistaa suoraan kaikki roskapostittaja@mitasattuu.com osoitteesta saapuvat viestit eikä viestin lähettäjälle lähetetä NDN viestiä.
Huom
Nämä säännöt vaikuttavat vain omassa postilaatikossasi näkyviin eli sinne jääviin viestien kopioihin.
Luodaksesi säännön lähettämillesi viesteille, valitse Säännöt postilaatikon valikosta. Tämä komento avaa postilaatikon Säännöt -kansion.
Valitse Uusi lähetyssääntö Uusi painikkeen pudotusvalikosta ja täydennä sääntölomakkeen kentät.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Nimi | Nimi, jonka haluat antaa tälle säännölle. |
| Käytössä | Suorittaa tämän säännön aina kun lähetät uuden viestin. |
| Jos | Ehto, jonka lähetettävän viestin on täytettävä, jotta tämä sääntö suorittaa ne toimenpiteet, jotka määrittelet Niin osiossa. Ensimmäisessä kentässä tekemäsi valinnan mukaan esiin voi tulla myös lisää täydennettäviä kenttiä. Täydennä kaikki kentät haluamallasi tavalla. Kohdissa, joissa voit kirjoittaa lauseen (esimerkiksi nimiä tai aiheita), FirstClass käsittelee lauseen kokonaisena eikä yksittäisinä sanoina. Voit kirjoittaa pienillä tai suurilla kirjaimilla. Tässä tarkennuksia käsitteisiin, joiden sisältö ei välttämättä ole itsestään selvä: ---- tarkoittaa, että ehtoja ei ole voimassa. aina tarkoittaa sitä, että tätä sääntöä sovelletaan kaikkiin lähettämiisi viesteihin. ryhmä ylläpitäjän määrittelemä käyttäjäryhmä. koko sisältää myös kaikki liitetiedostot. |
| Niin | Toiminto, joka suoritetaan lähetetyille viestille silloin kun Jos kohdassa määrittelemäsi ehto täyttyy. Ensimmäisessä kentässä tekemäsi valinnan mukaan esiin voi tulla myös lisää täydennettäviä kenttiä. Täydennä kaikki kentät haluamallasi tavalla Tässä tarkennuksia käsitteisiin, joiden sisältö ei välttämättä ole itsestään selvä: ---- tarkoittaa; älä tee mitään. Arkistoi paikallinen kopio siirtää lähettämäsi viestin postilaatikkosi sisällä olevaan kansioon. Aseta paikallisen kopion vanhenemisaika voit määritellä lähettämillesi viestille vanhenemisajan, jonka jälkeen FirstClass -palvelin automaattisesti poistaa ne. Valitse ajanjakso, kirjoita päivien lukumäärä, tai kirjoita lukuarvo kuten 1w 3d 4h. |
Jos Aihe -kenttä sisältää sanan budjetti
Arkistoi paikallinen kopio Budjetit -kansioon
Tämä sääntö siirtää lähettämäsi viestit, joiden Aihe -kentästä löytyy sana budjetti, postilaatikkosi sisällä olevaa Budjetit nimiseen kansioon.
Huom
Oikealla tavalla toimivien Laajennettujen sääntöjen luominen on vaikeampaa ja tästä syystä suosittelemme niiden käyttöä vain jos koet omaavasi riittävän hyvät tiedot erilaisten sääntöjen luomisesta.
Jos Vastaanotto- tai Lähetyssäännöistä ei löydy tarvitsemiasi ehtoja tai toimintoja, voit luoda Laajennetun säännön. Laajennetua sääntöä voi soveltaa sekä lähetettyihin, vastaanotettuihin että poistettaviin viesteihin.
Luodaksesi laajennetun säännön, avaa postilaatikon tai viestialueen Säännöt -kansio. Valitse Uusi laajennettu sääntö Uusi painikkeen pudotusvalikosta ja täydennä näin avautuva laajennetun säännön lomake.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Kuvakkeen valitsin | Sääntöön liittyvä kuvake. Muuta kuvake samalla tavalla kuin vaihtaisit viestin kuvakkeen. |
| Nimi | Nimi, jonka haluat antaa tälle säännölle. |
| Lisää työkalupalkkiin | Ei ole käytössä FirstClassin web -liittymässä. |
| Käytössä | Suorittaa säännön aina kun säännössä määritelty laukaiseva tapahtuma tapahtuu. |
| Milloin | Laukaiseva tapahtuma, joka ajaa tämän säännön: Viesti vastaanotettu Sääntö ajetaan kun tälle alueelle saapuu uusi viesti. Viesti lähetetty Ajaa säännön kun viesti on lähetetty. Viesti poistettu Ajaa säännön kun joku poistaa viestin. Säännön toiminnot ajetaan ennen viestin poistamista, jolloin tällä säännöllä voit myös peruutta viestin poistamisen, siirtää viestin kansioon jne. sen sijaan että viesti poistettaisiin kokonaan. Jos et halua poistaa viestiä, lisää Peru poistaminen toiminto kaikkien muiden tässä säännössä määriteltyjen toimintojen jälkeen. Poikkeus: Jos siirrät kohteen alikansioon, FirstClass automaattisesti peruu poistamisen. Suorita käsin Ei ole käytössä FirstClassin web -liittymässä. |
| Jos | Kaikki tarkoittaa, että kaikkien säännön ehtojen on toteuduttava ennen kuin toimintoa suoritetaan. Joku tarkoittaa, että yhdenkin ehdon täyttyessä toiminto suoritetaan. Tämän seurauksena tätä sääntöä ajetaan useammin. Valitse ehdot samalla tavalla kuin luodessasi perus vastaanotto- ja lähetyssääntöjä. Jos haluat käyttää useampia ehtoja, klikkaa + painiketta lisätäksesi uuden rivin. Jos haluat poistaa ehtorivin, valitse rivi ja klikkaa - painiketta. Tässä tarkennuksia joihinkin laajennetun säännön termeihin ja ehtoihin, joiden sisältö ei välttämättä ole itsestään selvä: nykyinen käyttäjä onko henkilö, jonka toiminta aktivoi säännön. historia sisältää aktivoi säännön kun viestin historiatiedoissa on mainittu tämä tapahtuma tai henkilö. internet -otsake aktivoi tämän säännön kun viestin internet -otsake sisältää määrittelemäsi kriteerit. Otsake voi olla standardien mukainen internet -otsake tai FirstClass -palvelimen luoma (X-), jonka sisältö on ylläpitäjän määrittelemä. X-SPAM-Warning on sanallinen ilmaisu (kuten LOW) sille todennäköisyydelle, että kyseessä on roskaposti. Suosituksena on kuitenkin käyttää vastaanottosäännössä X-SPAM-Level -muuttujaa X-SPAM-Warning muutujan sijaan koska FirstClass pystyy käsittelemään tätä muuttujaa tehokkaammin. X-SPAM-Level on numeerinen ilmaisu sille todennäköisyydelle että kyse on roskapostista. X-SPAM-Tests viittaa niihin testeihin, joiden seurauksena tämä viesti luokiteltiin roskapostiksi. X-RBL-Warning tarkoittaa, että viestin on lähettänyt henkilö, joka on tunnetuilla roskaposti Realtime Blackhole List (RBL) -listoilla. Sinun on tiedettävä otsakkeissa käytössä olevat lukuarvot, jotta pystyt käyttämään niitä oikein. ei tietovarasto termi tarkoittaa kaikkia muita mahdollisia kohteita paitsi tietovarastoja. kun todennäköisyys on antaa mahdollisuuden määritellä todennäköisyyden. Ehdon katsotaan toteutuvan tällä todennäköisyydellä. Esimerkiksi, jos todennäköisyys on 1:2, niin on olemassa 50% mahdollisuus että tämä ehto täyttyy. Jos tämä on ainoa ehto niin tämän säännön toiminnot ajetaan 50 % todennäköisyydellä. |
| Niin | Rakenna toiminnot samalla tavalla kuin vastaanotto- ja lähetyssäännöissäkin. Jos haluat käyttää useita toimintoja, klikkaa + ja - painikkeita kuten Jos osiossakin. Tässä tarkennuksia joihinkin laajennetun säännön toimintoihin, joiden sisältö ei välttämättä ole itsestään selvä: Luo vastaus liite vastausviesti perustuu liitetiedostoon, jonka nimi tulee näkyviin tähän kenttään kun olet siirtänyt sen osaksi tätä sääntöä. Tee Rules Log merkintä lisää seuraavassa kentässä täydentämäsi tekstin Rules lokiin. Lähetä ilmoitus edellyttää, että kyseinen henkilö on aktivoinut ilmoitustoiminteen käyttöönsä. Lähetä hakulaiteviesti käyttäjäkohtaisten asetusten mukaisesti luo eteenpäin lähetetyn tai välitetyn viestin. Pysäytä sääntöjen suorittaminen käytetään jos viesti täyttää tässä säännössä määritellyt ehdot eikä tämän säännön alapuolella olevia sääntöjä haluta enää. Jos sinulla on useampia toimintoja tässä säännössä, sijoita tämä toiminto koko listan viimeiseksi. Estä FC notifier FirstClass notifier ei ilmoita tästä viestistä. Aseta hyväksyntä viesti vaatii ylläpidon hyväksynnän. |
| Liitetiedosto | Tämä on käytössä vain Viesti vastaanotettu -toiminnolle. Liitetiedostoa voi käyttää vain tietyille toiminnoille. Esimerkiksi vastausviesti käyttää liitteen (viesti tai dokumentti) tekstin muotoiluja, kuvia jne. Jos haluat käyttää ladattua tiedostoa, liitä sen ensin viestiin tai dokumenttiin ja sen jälkeen liitä kyseinen viesti/dokumentti itse sääntöön. |
Aina kun luot uuden säännön tai muutat vanhaa tai muutat sääntöjen järjestystä Rules Log -kansiossa, FirstClass käy läpi kyseisen alueen kaikki säännöt. Tässä yhteydessä säännöt tarkistetaan ettei niissä ole esim. virheellisiä viittauksia kansioihin joita ei ole olemassa. Tämän tarkastuksen tulokset kirjautuvat Rules -kansiossa sijaitsevaan Rules log -tiedostoon. Korjaa tässä raportissa mainitut ongelmat ja virheet ennen kuin uudet tai päivitetyt säännöt toimivat.
Tässä raportissa käytetty termi cost kuvaa säännön aiheuttamaa kuormaa palvelimelle. Mitä suurempi numero sitä suurempi kuorma palvelimelle. Alle 25 oleva lukuarvo tarkoittaa pientä kuormaa mutta yli 50 arvot jo merkittävää kuormaa ja hitaampia vasteaikoja.
Jokainen sääntöjen tarkastus ja läpikäynti kirjautuu tähän tiedostoon. Jos haluat aloittaa kokonaan uuden lokitiedoston, poista vanha lokitiedosto.