Johdettujen tehtävien luominen
Johdettujen tehtävien seuranta ja yhteistoiminta
Johdetun tehtävän päivittäminen
Tehtäväalueiden hallinta ja ryhmittely
FirstClass tehtävien hallinta on uusi ominaisuus, jonka avulla voit jakaa tehtäviä toisille henkilöille ja seurata tehtävien suorittamista keskitetysti. Tehtäväalueet voivat sisältää useita samaan projektiin liittyviä tehtäviä.
Jokainen tehtävään liittyvä henkilö voi myös kirjoittaa kommentteja tehtäväalueelle, jolloin tehtävään liittyvät kaikki viestit löytyvät yhdestä paikasta.
Tehtäväalueen tehtävät näkyvät listana ja niiden muotoilukoodi ilmaisee tehtävien tilaa seuraavalla tavalla:
| Muotoilu | Tehtävän tila |
|---|---|
| punainen | määräaika ylittynyt |
| lihavoitu | kiireellinen |
| vaaleanpunainen | lykätty, odottaa toimenpidettä tai peruttu |
| vihreä | valmis |
Lisätäksesi uuden johdetun tehtävän tehtäväalueelle, klikkaa Uusi johdettu tehtävä painiketta ja täydennä uuden tehtävälomakkeen tiedot.
Huom
Kaikkien niiden henkilöiden, joille osoitat tehtävän, on oltava tehtäväalueen jäseniä ja heille pitää olla määriteltynä riittävät käyttöoikeudet. Tähän liittyvät yksityiskohdat selvitetään "Tehtäväalueiden hallinta ja ryhmittely" -osiossa.
Johdettu tehtävä -lomake muodostuu seuraavista yläosan kentistä ja alaosan vapaasta viestikentästä.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Ilmoita muutoksista | Aina kun tehtävälomaketta muokataan, lähettää muistutuksen sähköpostiin jokaiselle, joka on klikannut tämän valinnan aktiiviseksi. Jokainen, joka voi avata tehtävän voi myös klikata tämän valinnan aktiiviseksi. |
| Tila | Tehtävän tila. Tehtävän saaneet kuittaavat tehtävän vastaanotetuksi ja päivittävät tehtävän tilan. |
| Edistyminen | Tehtävän edistyminen prosenteilla ilmaistuna. |
| Rajoita muokkausoikeus Tila ja Edistyminen -kenttiin | Tehtävää suorittavat voivat muokata vain Tila ja Edistyminen kenttiä. Sinä tehtävän luojana voit myös muokata kyseisiä kenttiä. Voit muokata myös mitä tahansa muita kenttiä, poista ensin tämä valinta, tee muutokset ja palauta sen jälkeen tämä valinta takaisin. |
| Prioriteetti | Jos muutat tehtävän prioriteetin tilaan Kiireellinen, tehtävä näkyy lihavoiduilla kirjaisimilla tehtäväalueen listauksessa. |
| Kuvaus | Tehtävän kuvaus sellaisena kuin haluat sen näkyvän tehtäväalueen listauksessa. |
| Luonut | Nimesi näkyy automaattisesti tässä kohdassa. |
| Osoitettu | Henkilöt joiden haluat olevan vastuussa tästä tehtävästä. Lisää henkilöiden nimet samalla tavalla kuin lisäisit ne viestin vastaanottajiksi. Kun Tila vaihtuu Toimeksiannettu tilasta Hyväksytty tilaan, tiedät että henkilö on hyväksynyt tehtävän. Sinun ei välttämättä tarvitse osoittaa tätä tehtävää kenellekään jos tarkoituksesi on tehdä se kokonaan itse. |
| Suunniteltu alkamisaika | Tehtävän suunniteltu alkamispäivä. Jos tehtävälle ei ole olemassa tiettyä alkamispäivää, jätä kenttä tyhjäksi. Asettaaksesi määritellyn alkamisajan, valitse tämä kenttä. Päivä/aika -ikkuna avautuu jossa voit muuttaa kuukausi, vuosi, päivä ja kellonaika -asetuksen (vedä liukusäätimiä muuttaaksesi tunti- ja minuuttiasetuksia). |
| Määräpäivä | Tehtävän määräpäivä. Jos tehtävän valmistumiselle ei ole asetettu määräpäivää, jätä tämä kenttä tyhjäksi. Aseta määräpäivä samalla tavalla kuin Suunniteltu alkamisaika kohdassa. |
| Alkamisaika | Päivämäärä jolloin tehtävän työt on aloitettu. Tämä kenttä täytetään automaattisesti silloin kun tehtävän saanut henkilö muuttaa tehtävän tilaksi Käsittelyssä Tila kohdassa. |
| Valmistunut | Päivämäärä jolloin tehtävä tuli valmiiksi. Tämä kenttä täytetään automaattisesti silloin kun tehtävän saanut henkilö muuttaa tehtävän tilaksi Valmis Tila kohdassa. |
| Aikavyöhyke | Oikea aikavyöhyke tämän tehtävän päivämäärille. Tämä asetus kumoaa omissa henkilökohtaisissa asetuksissasi olevan aikavyöhykeasetuksen, jolloin voit perustaa tehtäviä eri aikavyöhykkeille. |
| Liitä | Liittää laitteellasi olevan tiedoston tähän tehtävään. Etsi ja valitse haluamasi tiedosto tai ota kuva. Liittäksesi palvelimella olevan kohteen (kuten FirstClass dokumentin tai ladatun tiedoston), vedä tiedosto tai muu kohde tehtävälomakkeen yläikkunaan. Tällä samalla tavalla voit liittää tehtävään kohteita myös omalta laitteeltasi. |
| Valmis | Sinulle esitetään kysymys mitä haluat tehdä valmiille tehtävälle. Vaihtoehdot ovat erilaisia riippuen siitä onko tehtävä jo julkaistu. Jos kyse on uudesta tai luonnoksena tallennetusta tehtävästä, vaihtoehtoina ovat julkaise, tallenna luonnoksena tai poista -vaihtoehdot. Julkaise tallentaa tehtävän niin, että se tulee näkyviin kaikille tehtäväalueen listauksessasa. Tallenna luonnoksena tallentaa tehtävän luonnoksena, jolloin se on näkyvissä vain sinulle. Julkaistun tehtävän kohdalla vaihtoehtoina on tallentaa tai hylätä tekemäsi muutokset. |
| valikko | Kommentoi antaa mahdollisuuden keskustella tehtävästä. Kirjoita ja muotoile kommentisi, jonka jälkeen valitse Lähetä. Tulosta tulostaa tehtävän käyttäen laitteesi oletuskäytäntöjä. Poista poistaa tehtävän. |
Kun osoitat jollekin henkilölle tehtävän, kyseinen henkilö saa siitä ilmoituksen sähköpostiinsa. Tämä on ainoa henkilökohtainen sähköposti tehtävään liittyen, mikäli kyseinen henkilö ei klikkaa Ilmoita muutoksista valintaa aktiiviseksi tehtävälomakkeella. Jokainen, joka voi avata tapahtuman voi tehdä tämän valinnan omalla kohdallaan.
Varmista, että jaetun tehtäväalueen oikeusasetuksissa on määritelty riittävät oikeudet (esim. Avustaja tason oikeudet) kaikille niille henkilöille, joille jaat tehtäviä. Tämä antaa mahdollisuuden tehtävien suorittajille avata tehtäviä, muuttaa niiden tilaa ja osallistua keskusteluihin tehtäväalueella. Oikeusmäärittelyt kuvaillaan tarkemmin "Tehtäväalueiden hallinta ja ryhmittely" osiossa.
Sinä ja muut tehtävän suorittajat voivat kommentoida tehtävää valitsemalla Kommentti komennon sen valikosta. Vastaavasti kommentteihin voi vastata avaamalla ne ja klikkaamalla Vastaa painiketta. Kaikki tehtävään liittyvät kommentit ja vastaukset niihin muodostavat viestiketjun, jonka voi avata ja sulkea kuten muutkin listanäkymän ketjut.
Tehtävää suorittava henkilö voi työn edistyessä päivittää Tila ja Edistymisen astetta ilmaisevia kenttiä tehtävälomakkeella. Muistutukseksi jokainen lomakkeella tehtävä muutos nostaa punaisen lipun pystyyn tehtävän ja tehtäväalueen viereen vaikka et olisi merkinnyt Ilmoita muutoksista -kohtaa aktiiviseksi tehtävän lomakkeella.
Muuttaaksesi tehtävän tietoja, avaa se ja tee tarvittavat muutokset. Sinä ja kaikki joille tehtävä on osoitettu voivat aina muuttaa Tila ja Edistyminen kenttien tietoja.
Jos alunperin olit merkinnyt valinnan Rajoita muokkausoikeus Tilaan ja Edistymiseen aktiiviseksi, muut tehtävän suorittajat voivat muuttaa vain näiden ja Ilmoita muutoksista valinnan tilaa tehtävälomakkeella. Jos tehtävän luojana haluat muuttaa muita kenttiä sinun on ensin poistettava tämä valinta. Muista palautaa asetus alkuperäiseen tilanteeseen sen jälkeen kun olet tehnyt muutokset.
Muuttaaksesi johdetun tehtävän tilaa, valitse oikea tilakuvaus Tila valikosta.
Kun tilaksi on valittu Käsittelyssä, tämänhetkinen päivämäärä näkyy Alkamisaika kentässä. Tämä päivämäärä on muutettavissa.
Kun tilaksi valitaan Valmis, Edistyminen -prosentiksi tulee automaattisesti 100 ja senhetkinen päivämäärä näkyy Valmistunut kentässä. Tämä päivämäärä on muutettavissa.
Jos valmistuneen tehtävän tila on tarpeellista muuttaa joksikin muuksi, valitse ponnahdusvalikosta vain uusi tila. Valmistunut ajankohta poistuu samalla automaattisesti.
Luodaksesi uuden johdettujen tehtävien hallinta-alueen kotisivullesi, valitse Uusi Tietovarasto kotisivusi valikosta ja sen jälkeen Tehtävien hallinta komento. Seuraa ohjeita ja anna uudelle Tehtävien hallinta -alueelle haluamasi nimi, kuvake ja kuvausteksti.
Kun olet valmis, valitse Luo. Uusi Tehtävien hallinta -alueesi lisätään kotisivusi loppuun.
Jos haluat luoda Tehtävien hallinta -alueen jonnekin muualle, avaa haluamasi alue ja valitse sitten Uusi Tietovarasto komento Uusi painikkeen pudotusvalikosta ja täydennä samat asiat kuin jos olisit luomassa aluetta kotisivullesi. Toisen alueen sisälle luodun Tehtävien hallinta -alueen voit avata klikkaamalla kyseisen alueen Kansiot painiketta.
Alueen poistamisen vahingossa voi estää avaamalla alueen, valitsemalla Ominaisuudet sen valikosta ja klikkaamalla Suojattu valinta aktiiviseksi. Jos myöhemmin todella haluat poistaa tämän alueen sinun on ensin käytävä poistamassa tämä valinta.
Oikeusmäärittelyjen avulla pystyt määrittelemään tehtäväalueen käyttöä, esimerkiksi sen mitä toiset käyttäjät voivat tehdä tällä alueella.
Aseta alueen oikeusasetukset avaamalla tehtäväalue, valisemalla Käyttöoikeudet sen valikosta ja täydentämällä käyttöoikeuslomake:
| Kenttä | Tehtävä |
|---|---|
| Älä julkaise hakemistossa | Estää tehtäväalueen näkymisen hakemistossa. Tällöin kukaan ei tiedä alueen olemassaolosta jos et sitä erikseen kerro ja voit nimetä alueen haluamallasi tavalla ilman että nimi olisi ristiriidassa jo julkaistujen nimien kanssa. |
| Kuuluu | Jos ryhmien avulla määritellyt oikeusasetukset eivät ole sinulle tuttuja, suosittelemme että et muuta tämän kentän asetuksia. |
| Kuka | Tässä osiossa asetat oikeudet eri henkilöille ja määräät mitä kukin voi alueella tehdä. Seuraavassa osiossa kerrotaan miten eri oikeudet määritellään. |
Tehtäväalueiden on tarkoitus olla ryhmätyöalueita. Vähimmäisvaatimuksena silloin on, että jokainen jolle osoitat tehtäviä tällä alueella, saa alueen näkyviin ja voi sen avata. Sinun on siis määriteltävä jokaiselle käyttäjälle oikeat käyttöoikeudet ja annettava tämä alue heille näkyviin.
Tämä käyttöoikeuksien määrittely tehdään käyttöoikeuslomakkeen Kuka osiossa. Sinun on määriteltävä nämä oikeudet jokaiselle henkilölle tai käyttäjäryhmälle erikseen, jotka voivat avata tämän alueen.
Lisää jokaisen käyttäjän tai käyttäjäryhmän nimi Kuka osiossa samalla tavalla kuin lähettäessäsi viestejä näille henkilöille. Näiden henkilöiden on oltava käyttäjiä samassa FirstClass palvelimessa sinun kanssasi. Nimien järjestyksellä tässä listassa on merkitystä, sillä kun joku avaa tämän alueen, palvelin käy Kuka listan läpi ylhäältä alas. Kun ensimmäinen kyseiseen henkilöön liittyvä kriteeri (esim. käyttäjäryhmä jonka jäsen hän on) täyttyy, palvelin käyttää siihen liitettyjä oikeusmäärittelyjä eikä lue listaa pidemmälle. Tämä tarkoittaa, että jos listan ylimpänä rivinä on Kaikki käyttäjät (All Users) käyttäjäryhmä ja sille on määritelty käyttöoikeudet Pääsy estetty, kukaan ei voi avata tätä tehtäväaluetta.
Tämän jälkeen valitse haluamasi käyttöoikeudet henkilön/käyttäjäryhmän nimen oikealla puolella näkyvässä kentässä. Käyttöoikeustasot muodostuvat yksittäisistä käyttöoikeuksista. Voit käyttää valmiita käyttöoikeustasoja tai voit valita/poistaa yksittäisiä oikeuksia, jotka selitetään seuraavaksi.
| Tämä käyttöoikeustaso | Antaa nämä oikeudet |
|---|---|
| Pääsy estetty | Estää käyttäjää avaamasta tätä aluetta. Suosittelemme, että lisäät listan viimeiseksi rivin Kaikki käyttäjät (All Users) ja määritelet sille tämän oikeustason. Silloin kukaan ei voi vahingossa avata tätä aluetta. |
| Yhteenveto | Käyttäjä näkee tehtäväalueen listauksen mutta ei voi avata listan kohteita. |
| Selailu | Käyttäjällä on kaikki Yhteenveto tason oikeudet, jonka lisäksi hän voi avata listan kohteita. |
| Luku | Käyttäjällä on kaikki Selailu tason oikeudet, jonka lisäksi hän voi tallentaa liitteitä, katsoa kohteiden historiatietoja ja tehdä hakuja. |
| Avustaja | Käyttäjällä on kaikki Luku tason oikeudet, jonka lisäksi hän voi kommentoida tehtäviä, vastata kommentteihin, poistaa itse lisäämiään kohteita ja katsoa tämän oikeusasetuslomakkeen tietoja. |
| Hyväksyjä | Ei käytetä johdettujen tehtävien alueilla. |
| Tarkastaja | Käyttäjällä on kaikki Avustaja tason oikeudet, jonka lisäksi hän voi poistaa minkä tahansa kohteen, siirtää kohteita alialueille, postittaa kokorajoitusasetusta suurempia viestejä, muokata dokumentteja ja siirrellä alialueita. |
| Rakentaja | Käyttäjällä on kaikki Tarkastaja tason oikeudet, jonka lisäksi hän voi luoda aliviestialueita. |
| Valvoja | Käyttäjällä on kaikki Rakentaja tason oikeudet, jonka lisäksi hän voi muokata tätä käyttäjäoikeuslomaketta, tehtäväalueen kuvausta ja toisten tälle alueelle lähettämiä viestejä. |
| Erikoismääritys | Oikeudet on määritelty yksittäin valittujen oikeuksien kokonaisuutena. Jos lisäät tai poistat yksittäisen oikeuden jostain ennalta määritellystä käyttöoikeustasosta heidän käyttöoikeustasoksi tulee silloin automaattisesti Erikoismääritys. |
Oikeustasomäärittelyn oikella puolella näkyvät pienet kuvakkeet edustavat yksittäisiä oikeuksia joista tason oikeudet muodostuvat. Yksittäiset oikeudet voit kytkeä päälle/pois klikkaamalla sen kuvaketta.
Rajoitus
Huomioi, että tietyt oikeudet toimivat vain jos myös järjestelmän ylläpitäjä on antanut käyttäjätunnukselle riittävät käyttöoikeudet.
Yksittäiset käyttöoikeudet vasemmalta oikealle ovat:
| Käyttöoikeus | Merkitys |
|---|---|
| Muokkaa käyttöoikeuksia | Käyttäjä voi muokata tätä lomaketta. Tähän oikeuteen kuuluu mahdollisuus lisätä nimiä ja/tai ryhmiä tämän lomakkeen Kuka kenttään sekä antaa tämä tehtäväalue käyttöön myös uusille käyttäjille. |
| Tarkastaja | Ei sovelleta tehtäväalueilla. |
| Poista mikä tahansa kohde | Käyttäjä pystyy poistamaan minkä tahansa kohteen, myös toisten käyttäjien lisäämiä kohteita ja siirtämään kohteita alialueille. |
| Luo kohteita | Käyttäjä voi lähettää alueelle viestejä, siirtää sinne kohteita, siirtää alueelle sen kokorajoituksen ylittäviä tiedostoja ja voi siirtää suoraan alueelle tiedostoja ilman että liittää niitä viestin liitetiedostoksi. |
| Muokkaa kirjoitussuojattuja kohteita | Käyttäjä voi muokata kohteita, jotka normaalisti eivät ole muokattavissa, kuten toisten käyttäjien lähettämiä viestejä. Tämä oikeus vaatii toimiakseen myös Muokkaa kohteita oikeuden. Ole erityisen varovainen antaessasi tätä oikeutta jollekin käyttäjälle, koska se antaa totuttua laajemmat muokkausoikeudet eri kohteisiin. |
| Muokkaa kohteita | Käyttäjä voi muokata mitä tahansa dokumenttia ja siirtää aliviestialueita. |
| Tallenna ikkunan ja näkymän asetukset | Ei sovelleta tehtäväalueilla. |
| Hyväksy kohteita | Ei sovelleta tehtäväalueilla. |
| Poista omia kohteita | Käyttäjä voi poistaa ja muokata itse lisäämiensä kohteiden ominaisuuksia. |
| Avaa viestialue | Käyttäjä voi avata johdettujen tehtävien alueesi, nähdä siellä olevat kohteet mutta ei avata niitä. |
| Etsi kohteita | Käyttäjä voi tehdä hakuja alueellasi. |
| Lähetä kohteita | Käyttäjä voi lähettää kohteita alueellesi. |
| Avaa kohteita | Käyttäjä voi avata kohteita alueellasi. |
| Luo aliviestialueita | Käyttäjä voi luoda uusia alueita oman alueesi sisälle. |
| Siirrä tiedostoja & liitteitä | Käyttäjä voi ladata viestien liitetiedostoja tai tiedostoja jotka on lisätty suoraan alueellesi. |
| Katso käyttöoikeuksia | Käyttäjä voi avata tämän oikeuslomakkeen mutta ei tehdä siihen muutoksia. |
| Näytä viestihistoria | Käyttäjä voi nähdä alueellasi olevien kohteiden historiatiedot. |
Voit kirjoittaa lisätietoja tehtäväalueestasi muille käyttäjille lisäämällä esittelytekstin kenttään joka avautuu kun klikkaat Tietoja painiketta alueen käyttöoikeudet lomakkeella.
Voit jakaa tehtäväalueesi toisille käyttäjille lisäämällä sen kuvakkeen paikkaan, joka on jo haluamiesi henkilöiden näkyvissä. Toinen keino on lisätä heidät tehtäväalueesi Jäseniksi. Jäseneksi lisääminen luo alueesta linkin kyseisen henkilön kotisivulle.
Lähettääksesi kutsun liittyä alueesi jäseneksi klikkaa Jäsenet painiketta alueen oikeusasetukset -lomakkeella. Lisää henkilöiden nimet Tilaajat -listaan samalla tavalla kuin lisäisit nimet viestin vastaanottaja -kenttään.
Kun olet täydentänyt Käyttöoikeudet -lomakkeen kentät ja lisänyt jäsenet, sulje ikkunat lomakkeiden oikeassa yläkulmassa olevasta x painikkeesta. Tehdyt muutokset tallentuvat tällöin automaattisesti.