Kalenterien yhdistäminen yhteen näkymään
Henkilökohtainen kalenterisi sisältää aikataulujasi ja tehtäviäsi. Avataksesi henkilökohtaisen kalenterisi, kosketa Kalenteri kuvaketta työkalupalkissa.
Tämän lisäksi voit halutessasi antaa myös muille käyttäjille oikeuksia nähdä ja päivittää omaa kalenteriasi. Tämä mahdollistaa esimerkiksi kaikille käyttäjille parhaiten sopivan kokousajan löytämisen.
Henkilökohtaisen kalenterin lisäksi voit luoda tai käyttöösi on voitu antaa jokin seuraavista julkisista kalenterityypeistä:
Antaa tietylle käyttäjäryhmälle mahdollisuuden sopia ajoista ja tehtävistä oman ryhmänsä sisällä.
Vastaa jotain tiettyä resurssia, kuten dataprojektoria, ja tätä kalenteria käytetään kyseisen resurssin varaamiseen.
Vastaa jotain tiettyä tilaa, esimerkiksi kokoushuonetta, ja tätä kalenteria käytetään kyseisen tilan varaamiseen.
Sekä ryhmä- että paikkakalenterit päivittyvät automaattisesti kun käyttäjät varaavat resursseja luodessaan uusia kalenteritapahtumia.
Avataksesi jonkun henkilön henkilökohtaisen kalenterin, valitse Avaa käyttäjän kalenteri valikosta, joka avautuu kun kosketat henkilön nimeä viestin otsaketiedoissa, kaverini -listallasi tai pikaviestikeskustelun ikkunnassa.
Avoinna olevassa kalenterissa on neljä eri näkymävaihtoehtoa:
Näyttää päivän tapahtumat omissa aikalokeroissaan. Koko päivän kestävät tapahtumat näkyvät kalenterin yläosassa.
Näyttää kaikki kuukauden tapahtumat ja tehtävät. Tehtävistä näytetään kaikki ne, jotka ovat alkaneet, käynnissä tai suoritettu loppuun kyseisen kuukauden aikana.
Varjostettu päivämäärä osoittaa, että kyseisellä päivällä on kalenterimerkintöjä. Koskettamalla varjostettua päivämäärää avautuu lista sen päivän kalenteritapahtumista kalenterin alapuolelle.
Kalenterin yläosassa olevien nuolinäppäinten avulla voit liikkua eri päivien välillä.
Voit siirtyä yhden vuoden kerrallaan joko eteen- tai taaksepäin.
Päivänäkymässä nämä painikkeet siirtävät yhden päivän kerrallaan joko eteen- tai taaksepäin. Kuukausinäkymässä näppäimet siirtävät yhden kuukauden kerrallaan.
Kalenterin oikeusasetuksista riippuen kutsu kalenteritapahtumaan voi näkyä suoraan kalenterissasi tai jos kutsujalla ei ole oikeutta lisätä tapahtumia kalenteriisi, kutsu näkyy Postilaatikossasi.
Kun avaat kutsun, näet tapahtuman lomakkeen ja painikkeet, joilla voit vastata kutsuun:
| Tämä painike | Suorittaa tämän |
|---|---|
| Hyväksy | Hyväksyy kutsun. Jos kutsu on Postilaatikossasi, se siirtyy sieltä kalenteriin. |
| Alustava | Hyväksyy kutsun, mutta tapahtumalomakkeella näkyy että sinulla saattaa olla myös este ja osallistuminen on vielä epävarmaa. |
| Kieltäydy | Ei hyväksy kutsua ja palvelin luo automattisesti uuden vastausviestin, jossa voit kertoa syyn kieltäytymiselle. |
Huom!
Jos sait kutsun tapahtumaan oman FirsClass palvelusi ulkopuolelta , vastausviesti luodaan aina kutsun lähettäjälle.
Lisätäksesi tapahtuman kalenteriin, kosketa Uusi Tapahtuma painiketta ja täytä tapahtumalomakkeen kentät.
Kun olet täydentänyt lomakkeen, valitse Tallenna. Jos suljet lomakkeen ilman, että kosketat Tallenna painiketta, sinulle esitetään vaihtoehtoja sille miten haluat käsitellä tapahtumaa.
Jos päätät, että et sittenkään tarvitse tätä tapahtumamerkintää, valitse Poista lomakkeen valikosta.
Tapahtumat, jotka luot suoraan ryhmäkalenteriin sijoitetaan sinne tai omaan henkilökohtaiseen kalenteriisi (ja kopio tapahtumasta sijoitetaan ryhmäkalenteriin). Ryhmäkalenterin oikeusasetukset määräävät sen kumpi edellämainituista vaihtoehdoista tapahtuu. Näiden tapahtumien lähettäjänä näkyy ryhmäkalenteri, eikä oma nimesi.
Tapahtumalomake muodostuu yläosasta, missä täydennät kaikki tapahtumaan liittyvät perustiedot ja alaosasta jonka tekstikenttään voit vapaasti kirjoittaa lisätietoja tapahtumasta.
Yläosa on jaettu lisäosioihin, jotka voi avata ja sulkea niiden vieressä olevien suljentapainikkeiden avulla. Jos alaosan vapaa tekstikenttä ei ole näkyvissä, sulje kaikki yläosan osiot.
Tällä välilehdellä näkyy tapahtuman yleistiedot.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Kuvaus | Tapahtuman kuvaus sellaisena kuin haluat sen nähdä kalenterissa ja kaikissa muistutuksissa. |
| Sijainti | Tapahtuman sijaintipaikka. Tämän kentän tiedot näkyvät vain kalenteritapahtumalomakkeessa. Varataksesi jonkun hakemistosta löytyvän resurssin (esim. kokoushuoneen), käytä Osallistujat välilehteä. Tällöin tapahtuma lisätään myös kyseiseen paikkakalenteriin, jolloin muutkin käyttäjät näkevät että kyseinen paikka on tälle tapahtumalle varattuna. |
| Alkaa | Tapahtuman alkamispäivämäärä ja kellonaika. Oletuksena on päivämäärä, jonka olet valinnut kuukausinäkymässä tai päivä joka on sillä hetkellä avoinna päivänäkymässäsi Muuttaaksesi päivämäärää/kellonaikaa, kosketa tätä kenttää. |
| Päättyy | Tapahtuman päättymispäivämäärä ja kellonaika. Muuttaaksesi päivämäärää/kellonaikaa, kosketa tätä kenttää. |
| Kesto | Tapahtuman arvioitu kesto, laskettuna alkamis- ja päättymisaikojen mukaan. Voit muuttaa tapahtuman arvioitua kestoa tässä kentässä, jolloin tapahtuman päättymisaika muuttuu sen mukaisesti. |
| Koko päivän tapahtuma | Tekee tästä tapahtumasta koko päivän mittaisen tapahtuman, ja tapahtuma tulee näkyviin päiväsarakkeen yläpuolelle päivä ja viikko näkymissä. |
| Näytä | Mahdollisuutesi osallistua muihin tehtäviin tämän tapahtuman aikana. Luodaksesi vain ilmoitusluontoisen tapahtuman, joka ei aiheuta konflikteja muiden tapahtumien kanssa, valitse Vapaa. |
| Näkyvyys | Tapahtumat, joiden näkyvyys on määritelty kategoriaan Tavallinen tai Yritys voivat avata kaikki ne käyttäjät, jotka myös näkevät saman kalenterin. Kun tapahtuman Näkyvyys -kategoria on joku muu sen voi avata vain tapahtuman luoja tai tapahtumaan merkityt osallistujat. Kalenterikohtaiset oikeusasetukset voivat myös vaikuttaa siihen miten tapahtumat näkyvät eri käyttäjille. |
| Aikavyöhyke | Tapahtuman alkamis- ja päättymisaikojen aikavyöhyke. Tämä ohittaa asettamasi oman käyttäjätunnuksesi aikavyöhykeasetuksen, jolloin voit määritellä eri kalenteritapahtumille eri aikavyöhykeasetukset. |
| Kategoria | Tapahtuman tyyppi. Luokitellaksesi tapahtuman, valitse kategoria tässä kentässä. Kukin osanottaja voi omalta osaltaan muuttaa tapahtuman kategoriaa kalenterissaan. |
| Omat muistuttajat | Luodaksesi muistuttajan, valitse Aika ennen tapahtumaa, ja sen jälkeen aika jolloin haluat saada muistutuksen. Tapahtuman osallistujat saavat muistutukset kukin omien asetustensa mukaan. |
| Väri | Tapahtuman taustaväri kalenterissa. Värejä voi käyttää tapahtumien ryhmittelyyn, esimerkiksi kaikki kokoukset voivat olla aina tietyn värisiä. Osallistujat voivat vaihtaa antamasi värin omalta osaltaan omissa kalentereissaan. Taustavärin asettamiseksi, kosketa tätä kenttää ja valitse haluamasi väri valikosta. Voit käyttää muitakin kuin valikossa olevia värejä, kirjoittamalla haluamasi värin heksadesimaalimuodossa Hex -kenttään. |
| Kuvake | Kuvake, joka edustaa tätä tapahtumaa. Kuvakkeen vaihtamiseksi, kosketa tätä kenttää ja sen jälkeen haluamaasi kuvaketta listalta. |
Tällä välilehdellä voit kutsua muita henkilöitä ja varata tiloja sekä muita resursseja tähän tapahtumaan. Palkit tällä välilehdellä osoittavat sen, miten ihmiset ja reurssit ovat vapaina eri aikoina. Tässä yhteydessä voit muuttaa tapahtuman päivämäärää löytääksesi kaikille sopivan ajan.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Tapahtuman päivämäärä | Päivämäärä niinkuin se on asetettu Tapahtuma välilehdellä. Tämän kentän nuolinäppäimillä voit vaihtaa päivämäärää yhden päivän kerrallaan, tai koskettaa päivämäärää avataksesi kalenterin omaan ikkunaansa. |
| Tapahtuman kesto | Aikajakso, joka muodostuu Tapahtumalomakkeen aloitus- ja lopetusaikojen perusteella. Valitsemalla aikajanalla uuden ajan voit muuttaa tapahtuman alkamisajankohtaa. |
| Seuraava vapaa aika | FirstClass palvelu etsii seuraavan kaikille osalistujille ja varattaville resursseille sopivan vapaan ajan. |
| Ihmiset | Kutsuaksesi muita ihmisiä tapahtumaan, lisää heidän nimensä oman nimesi alapuolelle. Lisää nimet samalla tavalla kuin lisäät nimiä sähköpostiviestin Vastaanottaja -kenttään. Henkilön nimen oikealla puolella näkyvä palkki osoittaa hänen varaustilanteensa tämän tapahtuman aikana. Erilaisten palkkien merkitys kuvaillaan tämän välilehden alaosassa. Kun kutsumasi henkilö vastaa kutsuun, hänen nimensä viereen tulee kuvake, joka osoittaa että hän on hyväksynyt kutsun (vihreä kuittausmerkki), hyväksynyt sen alustavasti (keltainen kuittausmerkki) tai kieltäytynyt kutsusta (x). Jos käytät internet-osoitetta kutsua lähettäessäsi, kyseinen henkilö saa viestin, jossa on iCalendar liite. Vastaanottaja voi viedä liitetiedostona olevan kutsun omaan kalenterisovellukseensa. |
| Resurssit | Varaa tähän tapahtumaan liittyvä tila ja/tai jokin muu resurssi lisäämällä resurssi tällä välilehdellä. Resurssin pitää löytyä palvelimen hakemistosta. Lisätäksesi paikan tai resurssin, käytä sen nimeä sellaisena kuin se löytyy hakemistosta haettaessa. Tilan/resurssin oikealla puolella oleva palkki osoittaa sen varaustilanteen tapahtuman aikana. Erilaisten palkkien selitykset löytyvät tämän välilehden alaosasta. |
Tällä välilehdellä voit kirjoittaa ja muotoilla lisätietoja tähän tapahtumaan liittyen.
Liittääksesi laitteellasi olevan tiedoston tähän tapahtumaan, kosketa Liitä painiketta, etsi sekä valitse haluamasi tiedosto, tai ota kuva.
Säännöllisesti esiintyvän tapahtuman voit lisätä valitsemalla haluamasi ajanjakson Toistoväli ponnahdusvalikosta. Valinnastasi riippuen näet lisävaihtoehtoja toiston hienosäätämiseksi.
Kaikkien toistovälien osalta voit lopettaa toistot klikkaamalla Mihin asti toistetaan kenttää, ja sitten valitsemalla esiin tulevasta kalenterista päivämäärän johon asti toisto on voimassa.
Toistovälin ollessa yksi kuukausi, jos luot alkuperäisen tapahtuman kuukauden viimeiselle maanantaille (esimerkiksi elokuun 30. päivä), ja sitten valitset Kuukauden samana viikonpäivänä, toistuva tapahtuma luodaan jokaisen kuukauden viimeiselle maanantaille. Jos et valitse tätä vaihtoehtoa, toistot luodaan tulevien kuukausien samalle päivämäärälle eli syyskuun 30. lokakuun 30. jne.
Toistovälin ollessa yksi vuosi, jos luot tapahtuman vuoden ensimmäiselle keskiviikolle ja sitten valitset Vuoden samana viikonpäivänä, toistuvat tapahtumat luodaan jokaisen vuoden ensimmäiselle keskiviikolle. Jos et tee tätä valintaa, toistot luodaan tulevien vuosien samalle päivämäärälle.
Muuttaaksesi tapahtumaan liittyviä tietoja, avaa se ja tee haluamasi muutokset. Jos olit saanut kutsun tähän tapahtumaan, voit tehdä vain tiettyjä muutoksia: voit muuttaa tapahtuman värin, kategorian tai muistutuksen (jos asetettu) ajankohdan. Nämä muutokset kohdistuvat vain sinun kalenterissasi olevaan kopioon tapahtumasta.
Jos muutat itse luomasi tapahtuman alkamispäivää/-aikaa niin tapahtuma siirtyy muutoksen mukaiseen paikkaan omassa kalenterissasi. Tapahtuma saa uuden punaisen lipun ja siirtyy muutettuun ajankohtaan myös Osallistujat -välilehdellä lisättyjen henkilöiden kalentereissa.
Huom!
Yritä minimoida muutokset sellaissa tapahtumissa, joihin on lisätty Osallistujia. Osallistujat voivat muokata omia kopioitaan tapahtumasta ja sinun tekemäsi muutokset korvaavat heidän muutoksensa. Voit turvallisesti muuttaa tapahtuman väriä, kategoriaa ja muistuttaja -tietoja. Nämä muutokset eivät vaikuta Osallistujien kopioihin tapahtumasta.
Jos poistat osallistujan, tapahtuma poistuu myös tämän osallistujan kalenterista.
Poikkeus
Suoraan ryhmäkalenteriin tehdyn tapahtuman muutokset eivät päivity osallistujien henkilökohtaisiin kopioihin tapahtumasta.
Jos muutat toistuvan tapahtuman tietoja, sinulta kysytään tapahtuman sulkemisen yhteydessä sitä, mihin tapahtuman toistoihin haluat muutosten kohdistuvan.
Jos poistat itse luomasi tapahtuman, tapahtuma poistuu myös kaikkien osallistujien kalentereista. Jos et ollut luonut kyseistä tapahtumaa, poistaminen poistaa tapahtuman vain omasta kalenteristasi.
Poikkeus
Suoraan ryhmäkalenteriin tehdyn tapahtuman poistaminen ei poista tapahtumaa osallistujien henkilökohtaisista kalentereista.
Toistuvasta tapahtumasta voit poistaa yhden toiston.
Tila sarakkeen kuvakkeet ilmaisevat tehtävän senhetkisen tilan. Määräajan ylittäneet tehtävät näkyvät punaisina. Kiireelliset tehtävät näkyvät lihavoituina tehtävälistan yläosassa. Loppuun suoritetut tehtävät näkyvät yliviivattuina ja ne sijaitsevat listan lopussa.
Luodaksesi kalenteriin uuden tehtävän, valitse Uusi Tehtävä Uusi painikkeen valikosta, ja täydennä tehtävälomake.
Kun olet täydentänyt lomakkeen, kosketa Tallenna painiketta. Jos päätät ettet tarvitsekaan tätä tapahtumaa, valitse Poista tehtävälomakkeen valikosta.
Tehtävälomake muodostuu yläosasta, missä täydennät kaikki tehtävään liittyvät perustiedot ja alaosasta jonka tekstikenttään voit vapaasti kirjoittaa lisätietoja tehtävästä.
Yläosa on jaettu lisäosioihin, jotka voi avata ja sulkea niiden vieressä olevien suljentapainikkeiden avulla.
Tämä välilehti näyttää tehtävän yleistiedot.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Kuvaus | Tehtävän kuvaus sellaisena kuin haluat nähdä sen kalenterissa ja muistutuksissa. |
| Alkaa | Tehtävän alkamispäivämäärä ja -aika. Muuttaaksesi aikaa, kosketa tätä kenttää. |
| Määräaika | Jos tehtävälle on olemassa määräpäivä ja -aika, aseta se tässä. Muuttaaksesi aikaa kosketa tätä kenttää. Jos tehtävälle ei ole määräaikaa, hyväksy oletuksena näkyvä tyhjä palkki. |
| Prioriteetti | Voit määritellä tehtävän prioriteetin normaaliksi tai kiireiseksi. |
| Kategoria | Tehtävätyyppi. Liittääksesi jonkin kategorian tähän tehtävään, valitse se tässä kentässä. |
| Muistuttajat | Voit luoda muistuttajat tälle tapahtumalle. Muistuttajat luodaan ennen tehtävän alkamis- ja määräaikoja. Luodaksesi muistuttajat, kosketa Aika ennen alkua ja loppua, ja valitse sitten aika jolloin haluat saada muistutukset. |
| Tila | Tehtävän tila. Jos tehtävän tila ei ole muuttunut, hyväksy Ei valmis |
Tällä välilehdellä voit kirjoittaa ja muotoilla kaiken tähän tehtävään liittyvän tiedon.
Liittääksesi laitteessasi olevan tiedoston tähän tehtävään kosketa Liitä painiketta, ja etsi sekä valitse tiedosto, tai ota kuva.
Tällä välilehdellä näet seuraavat tehtävään liittyvät tiedot:
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Osoita tehtävä | Henkilö tai henkilöt, joiden haluat vastaavan tämän tehtävän suorittamisesta. Lisää nimet tähän kenttään samalla tavalla kuin lisäät nimiä viestin vastaanottajaksi. |
| Aikavyöhyke | Tehtävään liittyvien alkamis- ja määräaikojen aikavyöhyke. Tämä asetus korvaa omissa henkilökohtaisissa asetuksissasi olevan määrittelyn, joten voit määritellä aikavyöhykkeen tehtäväkohtaisesti. |
| Näkyvyys | Tehtävät joiden näkyvyydeksi on asetettu Tavallinen tai Yritys voivat avata kaikki kyseisen kalenterin käyttäjät. Mikäli näkyvyys -asetus on mikä tahansa muu, tehtävän voi avata vain sen luoja. Tämä ominaisuus voi vaihdella kalenterikohtaisten oikeusasetusten mukaan. |
| Väri | Tämän tehtävän taustaväri kalenterissa. Voit merkitä samalla värillä esimerkiksi kaikki tehtävät joiden määräaika on jonkin tietyn ajanjakson sisällä. Määritelläksesi taustavärin, kosketa tätä kenttää ja valitse väri avautuvasta ikkunasta. Voit määritellä myös oman värisi, valmiiden vaihtoehtojen lisäksi, kirjoittamalla värin heksadesimaaliarvon Hex kenttään. |
| Kuvake | Kuvake, joka edustaa tätä tehtävää. Vaihtaaksesi kuvakkeen, kosketa tätä kenttää ja valitse sitten haluamasi kuvake kuvakelistalta |
Voit luoda tehtävän omaan kalenteriisi, ja sitten osoittaa sen jollekin toiselle tehtäväksi lisäämällä henkilön nimen Osoita tehtävä kenttään. Tehtävä tulee silloin näkyviin kaikkien osallisten kalenteriin, jolloin kaikki voivat sitä tarvittaessa muokata ja sinä voit seurata tehtävän valmistumista ajallaan (milloin määräaika on ylittynyt tai tehtävä suoritettu loppuun).
Kun osoitat tehtävän jollekin toiselle, vastaanottajan on otettava siihen kantaa joko hyväksymällä sen, hyväksymällä alustavasti tai kieltäytymällä. Kun vastaanottaja on tehnyt valintansa pieni kuvake ilmestyy heidän nimensä viereen ilmaisemaan heidän vastauksena (vihreä on hyväksyntä, keltainen hyväksyntä alustavasti, tai punainen kieltäytymisen merkiksi).
Sen jälkeen kun vastaanottaja on hyväksynyt tehtävän, hän voi myös muokata sitä.
Jos vastaanottaja hyväksyy tehtävän alustavasti, hän pääsee muuttamaan omaa vastaustaan, mutta muutoin hän pääsee lukemaan vain tehtävälomakkeen tietoja.
Jos vastaanottaja kieltäytyy tehtävästä, järjestelmä luo automaattisesti vastausviestin johon on mahdollista kirjoittaa kieltäytymisen perustelut. Käyttäjä voi myöhemmin päivittää omaa vastaustaan, mutta muutoin hän voi vain lukea tehtävälomakkeen tietoja.
Muuttaaksesi tehtävän tietoja, avaa se ja tee muutokset.
Jos muutat tehtävän alkamisaikaa, se siirtyy uuteen paikkaan kalenterissasi.
Tilan muuttamiseksi tee valinta Tila kentässä Tehtävä välilehdellä. Jos tehtävä on valmis, kosketa seuraavaa kenttää ja valitse esiin aukeavasta kalenterista päivä jolloin tehtävä valmistui. Tämä vaihtaa automaattisesti tehtävän statuksen tilaan Valmis. Tai jos tehtävä on valmistunut samana päivänä kuin päivität lomaketta, voit valita vain Valmis ja kyseinen päivä tulee samalla valituksi.
Jos sinulla on tarve vaihtaa valmiin tehtävän status takaisin, valitse Ei valmis. Valmis -päivämäärä poistuu silloin myös automaattisesti.
Tehtäviin ja tapahtumiin liittyvät muistuttajat avautuvat tapahtuman luonnin yhteydessä tehtyjen valintojen mukaan.
Avataksesi tapahtuman tai tehtävän suoraan muistuttajasta, kosketa Yksityiskohdat painiketta. Sulkeaksesi muistuttajan , kosketa Hylkää painiketta.
Jos haluat saada uuden muistuttajan lähempänä määräaikaa, valitse Uudista pudotusvalikosta, valitse uusi muistuttajan aika ja kosketa sitten Uudista painiketta.
Jos et ole kirjautuneena palveluun kun muistuttajan on määrä avautua, se lähetetään sinulle sähköpostilla.
Voit muokata henkilökohtaisen kalenterinäkymän tietoja oman käyttäjätunnuksesi Asetukset Kalenteri välilehdellä.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Viikon ensimmäinen päivä | Päivä, jonka haluat olevan viikon ensimmäinen päivä viikko- ja kuukausinäkymissä sekä minikalenterissa. |
| Työviikon aloituspäivä | Työviikon ensimmäinen päivä työviikkonäkymässä. Tämä näkymä on käytössäsi vain, kun käytät FirstClass palvelua tietokoneen web-selaimella. |
| Työpäivän aloitusaika | Työpäivän normaali alkamisaika. Uusien kalenteritapahtumien oletusaloitusaika ei koskaan ole tätä hetkeä aikaisempi. |
| Tapahtuman kesto | Kuinka kauan tapahtuman on suunniteltu kestävän. |
| Aseta oletusmuistutus | Valitse tämä jos haluat, että muistuttaja lisätään oletusarvoisesti kaikkiin uusiin tapahtumiin ja tehtäviin. Valitse ponnahdusvalikosta aika, jolloin haluat tämän muistutuksen tapahtuvan. |
| Näytä viikkonumerot | Valitse tämä jos haluat nähdä viikon järjestysnumeron kalenterissa. |
Voit yhdistää useamman kalenterin tapahtumia ja tehtäviä yhteen kalenteriin. Esimerkiksi jos sinulla on pääsy ryhmäkalenteriin, voit yhdistää sen tapahtumat omaan kalenteriisi, jolloin näet myös ryhmäkalenterin tapahtumat ja saat helposti kokonaiskäsityksen kaikista aikatauluihisi vaikuttavista tapahtumista ja tehtävistä. Tällaista eri kalenterien näkymät yhdistävää kalenteria kutsutaan yhdistelmäkalenteriksi.
Huom!
Tämä on vain yksi erilainen kalenterinäkymä. Yhdistämällä kalenterinäkymiä et lisää uusia kohteita omaan kalenteriisi, eikä toisten kalenterien tapahtumat vaikuta siihen miten FirstClass näkee varatut aikasi.
Jos käytät myös FirstClass asiakasohjelmaa, voit sillä määrittää haluamasi värin jokaisen erillisen kalenterin tapahtumille. Näin tietyn kalenterin tapahtumat erottuvat hyvin useamman kalenterin tapahtumat yhdistävässä päivänäkymässä.
Jos avoinna olevan kalenterin näkymään on mahdollista yhdistää muita kalentereita, näet Suodata kalenteri painikkeen ikkunan oikeassa yläkulmassa. Tämän painikkeen koskettaminen tuo esille listan yhdistettävissä olevista kalentereista.
Lisätäksesi jonkin toisen kalenterin tapahtumat ja tehtävät näkymään avoinna olevaan kalenteriin, valitse Näytä kalenterin nimi. Poistaaksesi tämän kalenterin tapahtumat ja tehtävät tästä näkymästä, valitse Piilota kalenterin nimi. Näin voit yhdistellä eri kalenterien näkymiä haluamallasi tavalla.
Poistaaksesi kalenterin tästä valikosta, valitse Poista kalenterin nimi.
Lisätäksesi julkisen kalenterin oman henkilökohtaisen kalenterisi suodatin -valikkoon, avaa julkinen kalenteri ja valitse Lisää kalenteriini sen valikosta.
Jos haluat antaa oman henkilökohtaisen kalenterisi yhdistettäväksi toiselle henkilölle, tee tästä henkilöstä oman kalenterisi tilaaja kuten "Kalenterien luominen" kohdassa kerrotaan.
Voit lisätä myös järjestelmän ulkopuolisia kalentereita, kuten Googlen kalenterin suodatinvalikkoon. Järjestelmän ylläpitäjän on kuitenkin ensin mahdollistettava se käyttäjätunnuksellesi.
Lisätäksesi ulkopuolisen kalenterin tiettyyn suodatinvalikkoon, avaa FirstClass kalenteri, ja valitse Lisää ulkopuolisen kalenterin nimi suodatin valikosta.
Kun valitset ulkopuolisen kalenterin ensimmäistä kertaa suodatinvalikosta, sinua pyydetään kirjautumaan siihen.
Jos haluat luoda tapahtuman tai tehtävän suoraan yhdistelmäkalenterissa, valitse haluamasi kalenterin nimi Uusi painikkeen pudotusvalikosta, ja valitse sitten Uusi tapahtuma tai Uusi tehtävä.
Voit luoda ryhmä-, resurssi- ja paikkakalentereita aivan kuten palvelun ylläpitäjäkin. Jos sinulla on ongelmia saada kalentereita toimimaan haluamallasi tavalla, ota yhteyttä ylläpitäjään.
Luodaksesi uuden kalenterin kotisivullesi, valitse Uusi Tietovarasto kotisivusi valikosta ja valitse haluamasi kalenterityyppi. Seuraa ohjeita antaaksesi kalenterille nimen ja haluamasi kuvakkeen ja kosketa Luo. Uusi kalenteri lisätään kotisivusi loppuun
Luodaksesi uuden kalenterin jonnekin muualle, avaa haluamasi alue ja valitse Uusi Tietovarasto alueen Uusi painikkeesta ja menettele samalla tavalla kuin jos olisit luomassa kalenteria omalle työpöydällesi. Voit avata uuden kalenterin Tietovaraston Kansiot painikkeesta.
Jos haluat, että kalenteria ei voi poistaa vahingossa, avaa se ja valitse Ominaisuudet sen valikosta ja valitse Suojattu. Jos kuitenkin haluat joskus poistaa tämän kalenterin, sinun on ensin poistettava tämä valinta.
Kalenterin käyttöoikeuksien avulla vaikutat siihen miten kalenteri toimii (esimerkiksi mitä asioita muut käyttäjät voivat tehdä kalenterissasi).
Oikeuksien määrittelemiseksi, avaa kalenteri ja valitse Käyttöoikeudet sen valikosta, ja täytä lomakkeen tiedot:
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Älä julkaise käyttäjähakemistossa | Estää kalenteria näkymästä hakemistolistauksissa. Tämä piilottaa kalenterisi kaikilta muilta käyttäjiltä, paitsi niiltä joiden kanssa haluat sitä jakaa. Tämä merkitsee myös sitä, että voit nimetä kalenterisi haluamallasi tavalla eikä nimen suhteen synny ongelmia hakemistossa julkaistujen nimien kanssa. Resurssi- ja paikkakalenterien osalta emme suosittele tätä valintaa. Näiden kalenterien on oltava näkyvissä hakemistossa, jotta muut voivat merkitä niitä omiin kalenteritapahtumiinsa. Ei ole suositeltavaa tehdä tätä valintaa myöskään oman henkilökohtaisen kalenterin kohdalla. |
| Kohteen vanheneminen | Määrittää sen kuinka monta päivää tapahtuma säilyy kalenterissa ennen vanhenemistaan. |
| Kuuluu | Jos kalenteriryhmät ja niiden käyttäminen eivät ole sinulle tuttuja asioita, suosittelemme että jätät tämän kentän alkuperäiset asetukset voimaan. Kaikki kalenterit kuuluvat oletusarvoisesti kalenteriryhmiin. Ylläpitäjä luo ja määrittelee kalenteriryhmiä erilaisia käyttötarkoituksia varten. Näet tässä ne ryhmät, joihin uusi kalenteri kuuluu. Voit sekä lisätä että poistaa kalenteriryhmiä. Lisätäksesi kalenteriryhmän, kirjoita ryhmän nimi samalla tavalla kuin olisit kirjoittamassa vastaanottajaosoitetta. Poistaaksesi kalenteriryhmän, kosketa x painiketta ryhmän nimen vieressä. |
| Kuka | Tässä kohdassa määrittelet sen mitä muut käyttäjät voivat tehdä kalenterissa. Tämä kuvaillaan myöhemmin tässä osiossa. |
Koska julkiset kalenterit ovat tietyn ryhmän käytössä, sinun on annettava oikeudet käyttää kalenteria tämän ryhmän jäsenille. Ensiksi määrittelet sen, mitä ryhmän jäsenet saavat tehdä kalenterissa. Sitten annat kyseisen kalenterin näkyviin ryhmän jäsenille.
Määritelläksesi sen, mitä henkilöt voivat kalenterissa tehdä, päivitä lomakkeen Kuka osion käyttöoikeudet. Tämä on tehtävä kaikkien käyttäjien ja käyttäryhmien, joille kalenteri annetaan näkyviin, osalta erikseen.
Ensiksi lisää henkilön tai käyttäjäryhmän nimi Kuka osioon aivan kuten täydentäisit kyseisen henkilön nimen viestin Vastaanottaja -kenttään. Listalla olevien nimien järjestyksellä on oma merkityksensä. Kun henkilö avaa kalenterin, FirstClass -palvelin tarkistaa Kuka listan ylhäältä alas. Kun palvelin löytää käyttäjän nimen tai ryhmän johon hän kuuluu, ensimmäisen kerran, käyttäjä saa sen määrittelyn mukaiset oikeudet. Esimerkiksi jos listan ylimpänä on Kaikki käyttäjät ryhmä, ja sen asetuksiksi on määritelty Ei oikeuksia, kenelläkään ei ole pääsyä kalenteriin.
Toiseksi valitse henkilön nimen viereisestä pudotusvalikosta haluamasi käyttöoikeusryhmä. Käyttöoikeusryhmät ovat yksittäisistä käyttöoikeuksista muodostettuja kokonaisuuksia. Voit valita jonkin käyttöoikeusryhmän sellaisenaan tai muokata oikeuksia yksityiskohtaisesti lisäämällä tai poistamalla tietyn listalla näkyvän oikeuden valinnan klikkaamalla sitä.
| Tämä käyttöoikeusryhmä | Antaa nämä oikeudet |
|---|---|
| Ei oikeuksia | Estää henkilöä avaamasta kalenteria ja lisäämästä siihen tapahtumia. Suosittelemme, että lisäät Kaikki käyttäjät -ryhmän listan viimeiseksi tällä oikeusasetuksella. Tämä varmistaa sen, ettei kukaan pääse vahingossa avaamaan kalenteriasi. |
| Näkee ajat | Henkilö voi avata kalenterin mutta hän näkee vain tapahtumille ja tehtäville varatut ajat. Henkilö ei voi lisätä tapahtumia kalenteriin. Sensijaan henkilön lähettämät kutsut lähetetään kutsuttavien Postilaatikoihin. |
| Vain aikataulut | Henkilö voi lisätä tapahtumia kalenteriin epäsuorasti. Tapahtuma tulee lisätyksi epäsuorasti ryhmäkalenteriin kun tapahtuma luodaan johonkin toiseen kalenteriin ja ryhmäkalenterin nimi lisätään tapahtuman Osallistujat -välilehdelle. Tapahtuma tulee lisätyksi epäsuorasti resurssikalenteriin kun joku merkitsee tapahtuman osallistujaksi tila tai -resurssikalenterin nimen. |
| Aikataulut+Ajat | Henkilö voi avata kalenterin, nähdä ajat ja lisätä tapahtumia kalenteriin epäsuorasti. |
| Aikataulut+yksityiskohdat | Henkilö näkee ponnahdusikkunassa (kun kursori viedään tapahtuman päälle kalenterissa) näytettävät tapahtumien ja tehtävien tiedot ja voi lisätä tapahtumia epäsuorasti. Henkilö ei voi avata kohteita tai luoda tapahtumia suoraan kalenteriin. |
| Muokkaa | Henkilöllä on kaikki edellä kuvatut oikeudet ja lisäksi hän voi avata tapahtumia, muokata ja poistaa niitä, luoda tapahtumia suoraan kalenteriin, ladata liitetiedostoja ja nähdä tapahtuman historiatiedot. Epäsuorasti luotuja tapahtumia ei pysty muokkaamaan. |
| Erikoismääritys | Käyttöoikeudet määritellään tarkasti asetus kerrallaan. Jos lisäät tai poistat yksittäisen ominaisuuden (klikkaamalla ominaisuuden kuvaketta) käyttöoikeuksiin, niin käyttäjän Pääsy: luokaksi tulee automaattisesti aina Erikoismääritys. |
Pääsy: -luokan nimen oikealla puolella olevat kuvakkeet edustavat yksittäisiä oikeuksia, joista Pääsy: -luokan oikeudet muodostuvat. Aktivoidaksesi tai poistaaksesi jonkin yksittäisen oikeuden, kosketa sen kuvaketta yhden kerran.
Huomioitavaa
Tietyt käyttöoikeudet toimivat vain mikäli ylläpitäjä on antanut kyseiselle käyttäjälle myös riittävät oikeudet.
Yksittäiset käyttöoikeudet vasemmalta oikealle ovat:
| Käyttöoikeus | Merkitys |
|---|---|
| Muokkaa käyttöoikeuksia | Henkilö voi muokata tätä käyttöoikeuslomaketta. Hän voi lisätä nimiä Kuka kenttään ja Tilaajat -listalle. |
| Tarkastaja | Ei sovelleta kalentereihin. |
| Poista mikä tahansa kohde | Henkilö voi poistaa kohteita, myös muiden käyttäjien lisäämiä. |
| Luo kohteita | Henkilö voi luoda tai siirtää tapahtumia ja tehtäviä suoraan kalenteriin. |
| Muokkaa kirjoitussuojattuja kohteita | Henkilö voi muokata kohteita, jotka normaalisti eivät ole muokattavissa (toisten käyttäjien suoraan kalenteriin lisäämiä kohteita). Tämä käyttöoikeus ei kuitenkaan mahdollista epäsuorasti kalenteriin lisättyjen kohteiden muokkaamista. Jotta tämä käyttöoikeus toimii on lisäksi valittava myös Muokkaa kohteita käyttöoikeus. Käytä erityistä harkintaa myöntäessäsi tätä Muokkaa kirjoitussuojattuja kohteita käyttöoikeutta, koska se muuttaa totutun FirstClassin toimintatavan. |
| Muokkaa kohteita | Henkilö voi muokata kaikkia normaalisti muokattavissa olevia tapahtumia ja tehtäviä. |
| Tallenna näkymän ja ikkunan asetukset | Ei sovelleta kalentereihin. |
| Hyväksy kohteita | Ei sovelleta kalentereihin. |
| Poista omia kohteita | Henkilö voi poistaa tai muokata itse luomiaan kohteita. |
| Näytä rajoittamattomat tiedot | Henkilö voi nähdä yksityiskohdat kohteista joiden näkyvyyttä ei ole rajoitettu. Henkilö voi nähdä ponnahdusikkunan tiedot suljettuna olevista kohteista. |
| Etsi kohteita | Henkilö voi suorittaa hakuja kalenterissa. |
| Lisää osallistujia | Henkilö voi päivittää suoraan kalenterin tietoja. Jotta tämä käyttöoikeus toimii, on Luo kohteita käyttöoikeus oltava myös valittuna. Henkilöt joilla ei ole tätä oikeutta voivat lisätä merkintöjä resurssi- ja paikkakalentereihin vain tekemällä lisäyksen johonkin toiseen kalenteriin ja lisäämällä halutun resurssi- tai paikkakalenterin nimen tapahtuman Osallistujat -välilehdellä. Jos henkilöllä, jolla ei ole tätä oikeutta henkilökohtaiseen kalenteriisi, lisää sinut osallistujaksi johonkin kalenteritapahtumaan saat tapahtumakutsun Postilaatikkoosi |
| Avaa kohteita | Henkilö voi avata tapahtumia ja tehtäviä. |
| Lataa tiedostoja & liitteitä | Henkilö voi ladata liitetiedostoja. |
| Katso käyttöoikeuksia | Henkilö voi avata tämän käyttöoikeuslomakkeen mutta ei muokata sen tietoja. |
| Näytä historia | Henkilö voi avata kohteiden historiatiedot. |
| Avaa kalenteri | Henkilö voi avata kalenterin. Henkilö näkee tällöin tapahtumien ja tehtävien ajat mutta ei muita yksityiskohtia. |
Kertoaksesi muille käyttäjille kalenterin käyttötarkoituksesta, kosketa Tietoja painiketta kalenterin käyttöoikeus -lomakkeella.
Antaaksesi kalenterin käyttöön haluamillesi henkilöille, luo kalenteri sellaiselle alueelle, johon kyseisillä henkilöillä on jo pääsy tai merkitse heidät kalenterin tilaajiksi. Jos merkitset henkilön oman henkilökohtaisen kalenterisi tilaajaksi, kalenterisi lisätään tällöin tämän kyseisen henkilön henkilökohtaisen kalenterin Kalenterit -välilehdelle. Jos merkitset henkilön Tilaajaksi julkiseen kalenteriin, kyseisen henkilön kotisivulle muodostuu linkki tähän kalenteriin.
Voit kutsua henkilöitä kalenterin käyttäjäksi seuraavasti, kosketa Jäsenet painiketta kalenterin Käyttöoikeudet -lomakkeella. Lisää henkilön nimi Tilaajat -listalle samalla tavalla kuin lisäisit nimen viestin Vastaanottaja -kenttään.
Kun olet täydentänyt tilaajien nimet ja täydentänyt käyttöoikeuslomakkeen tiedot, sulje lomake. Tekemäsi muutokset tallentuvat tällöin automaattisesti.