Viestialueella oleviin kirjoituksiin vastaaminen
Viestien lähettäminen viestialueelta
Viestialueiden kohteista tykkääminen tai kohteiden luokittelu
Viestialueilla olevien kirjoitusten hyväksyminen
Internetin postituslistojen tilaaminen viestialueelle
FirstClass viestialue on reaaliaikainen palvelu organisaatiosi eri ryhmien sisäiseen viestintään. Voit lähettää viestin viestialueelle sensijaan että lähettäisit sen monen eri henkilön sähköpostiin. Viestialueelle voit myös luoda yhteisiä dokumentteja ja ladata tiedostoja.
Viestialueita voivat luoda järjestelmän ylläpitäjä sekä kaikki muutkin käyttäjät. Kotisivullasi näet itse luomasi ja ne muiden luomat viestialueet, joiden tilaaja olet. Sinusta tulee viestialueen tilaaja kun joku merkitsee sinut sen jäseneksi tai kun avaat kyseisen viestialueen ja valitset Lisää kotisivulle sen valikosta.
Viestialueen omistaja päättää käyttöoikeuksistasi kyseisellä alueella. Esimerkiksi oikeutesi voivat riittää vain avaamaan henkilöstötiedotteet -alueen viestit mutta et itse voi lähettää sinne viestejä kun taas työprojektin viestialueelle voit myös itse lähettää viestejä ja tiedostoja. Näin henkilöstötiedotteet -viestialue toimii tiedostuskanavana kun työprojektin viestialue toimii keskustelu ja tietojen vaihdon foorumina.
Voit kirjoittaa viestin viestialueelle täydentämällä viestialueen nimen viestin Vastaanottaja -kenttään siinä muodossa kuin se on käyttäjähakemistossa.
Viestialueen nimi täydentyy automaattisesti viestin Vastaanottaja -kenttään kun avaat viestialueen ja sen jälkeen luot uuden viestin klikkaamalla Uusi viesti painiketta.
Voit vastata viestialueen viestiin samalla tavalla kuin vastaisit omassa Postilaatikossasi olevaan viestiin. Avaa viesti ja kosketa Vastaa painiketta. Vastausviesti saa osoitteen viestialueen asetusten mukaan, yleisesti oletus on, että vastausviesti osoitetaan takaisin suoraan samalle viestialueelle.
Jos haluat vastata oletuksesta poikkeavalla tavalla tai jos haluat että viestin lähettäjäosoitteena näkyy viestialueen nimi käytä Vastausvaihtoehdot painiketta Vastaa painikkeen vieressä ja valitse haluamasi vaihtoehto.
Voit myös lähettää viestin eteenpäin käyttämällä Lähetä eteenpäin painiketta.
Tietyissä tilanteissa saatat haluta, että viestin lähettäjäosoitteena näkyy viestialueen osoite eikä oma osoitteesi. Esimerkiksi tilanteissa, jolloin viestialuetta käytetään tukipalveluviestien vastaanottamiseen.
Voit lähettää viestin viestialueen osoitteella, valitsemalla Uusi viesti viestialueelta komennon viestialueen omasta valikosta.
Jos viestialueella on mahdollista tykätä kohteista, näet "Tykkää" (peukalo ylös) kuvakkeen jokaisen kohteen vieressä. Tykätäksesi kohteesta, kosketa tätä kuvaketta.
Jos viestialueella on mahdollista valita "Tykkää" tai "En tykkää", niin voit tehdä haluamasi valinnan koskettamalla tykkää kuvaketta tai en tykkää (peukalo alas) -kuvaketta.
Jos viestialueella on mahdollista luokitella kohteita, näet viisi tähteä jokaisen kohteen vieressä. Luokitellaksesi kohteen, kosketa haluamaasi tähteä. Esimerkiksi antaaksesi kohteelle kolme tähteä, kosketa kolmatta tähteä vasemmalta. Jos useampia käyttäjiä on antanut kohteelle luokituksen, näet näiden luokitusten keskiarvon.
Viestialueen oikeusasetukset määräävät sen voitko jälkeenpäin muuttaa tekemäsi tykkää / en tykkää -valintaa tai tekemääsi luokittelua. Peruaksesi tekemäsi tykkää / en tykkää -valinnan, kosketa kuvaketta uudelleen. Muuttaaksesi antamaasi luokitusta, kosketa haluamaasi tähteä.
Viestialueella voi olla valvoja varmistamassa, että kirjoitukset ovat asiallisia. Valvotulla viestialueella joko kaikki viestit tai vain viestit joissa on liitetiedostoja ovat luettavissa vasta kun valvoja on ne hyväksynyt. Ennen hyväksyntää viestit näkyvät himmennettyinä tai ovat poissa näkyvistä kokonaan.
Vain henkilö, jolle on annettu valvojan oikeudet voi hyväksyä näitä viestejä. Jos sinulla on nämä oikeudet voit hyväksyä viestin valitsemalla Hyväksy sen valikosta.
Voit luoda viestialueita samalla tavalla kuin ylläpitäjäkin. Viestialue on hyödyllinen viestintäkanava itse määrittelemällesi ryhmälle. Jos sinulla on ongelmia viestialueiden käyttöönotossa tai haluat saada lisätietoja viestialueiden käytöstä, ota yhteyttä palvelun ylläpitäjään.
Luodaksesi viestialueen kotisivullesi, valitse Uusi Tietovarasto kotisivun valikosta, ja valitse sitten Viestialue. Seuraa ohjeita täydentääksesi viestialueen nimen, kuvakkeen ja kuvauksen.
Valitse Älä julkaise hakemistossa valintaruutu jos haluat, että viestialue ei tule näkyviin hakemistossa. Tämä piilottaa viestialueen muilta käyttäjiltä, paitsi niiltä joille kerrot siitä. Tässä tapauksessa voit myös valita viestialueen nimen vapaasti, koska ristiriitaa hakemistossa jo julkaistujen nimien kanssa ei voi aiheutua.
Kun olet täydentänyt kaikki tiedot, kosketa Luo painiketta jolloin palvelu lisää uuden viestialueen kotisivullesi.
Luodaksesi viestialueen jonnekin muualle, avaa haluamasi alue ja valitse Uusi tietovarasto Uusi painikkeen pudotusvalikosta ja seuraa ohjeita kuten olisit luomassa viestialuetta kotisivullesi. Voit avata uuden viestialueen klikkamalla alueen Kansiot painiketta.
Varmistaaksesi, ettei viestialuetta voi poistaa vahingossa, avaa se ja valitse Ominaisuudet sen valikosta, ja valitse Suojattu valintaruutu. Jos joskus tulevaisuudessa haluat kuitenkin poistaa tämän viestialueen, tämä valinta on myös ensin poistettava.
Viestialueen oikeusmäärittelyillä vaikutat siihen miten viestialue toimii (esimerkiksi milloin viestit vanhenevat ja mitä muut käyttäjät viestialueella voivat tehdä).
Määritelläksesi oikeusasetukset, avaa viestialueesi ja valitse Käyttöoikeudet sen valikosta, ja täytä lomake:
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Älä julkaise käyttäjähakemistossa | Voit muuttaa viestialueen luonnin yhteydessä tekemäsi valinnan. |
| Näkymä | Nähdäksesi tämän ja muut tämän osion kentät, kosketa suljentakolmiota Näkymä, Viestin vaihtoehdot, Hyväksyntä, Kokorajoitus, Vanheneminen tekstin vasemmalla puolella. Jos haluat, että viestialueen näkymä säilyy sarakenäkymänä ja sellaisena kuin olet itse sen määritellyt, klikkaa Käytä palvelimen näkymää valinta aktiiviseksi. Jos et tee tätä valintaa, jokainen joka voi avata viestialueen pystyy määrittelemään itselleen pysyvästi oman näkymänsä tälle viestialueelle. Älä tee tätä valintaa jos haluat mahdollistaa tykkäämiset tai luokittelun. Jos haluat kokonaan estää käyttäjiä muokkaamasta omaa näkymäänsä tällä viestialueella, klikkaa valinta Käytä vain mallinäkymää aktiiviseksi. Jos tämän viestialueen on tarkoitus olla valvottu, voit piilottaa hyväksymättömät kohteet muilta kun valvojilta valitsemalla Piilota hyväksymättömät kohteet valintaruudun. |
| Viestin vaihtoehdot | Valitse uuden viestin oletuslomake tällä alueella Käytettävä lomake: pudotusvalikosta. Jos et halua määritellä oletuslomaketta, älä muuta tätä asetusta vaan jätä valinnaksi pelkkä viiva. Valitse oletusvastausvaihtoehto viestialueen viesteihin Vastausasetus valikosta: Vastaa kaikille luo vastausviestin lähettäjälle ja kaikille muille alkuperäisen viestin vastaanottajille. Vastaa lähettäjälle luo vastausviestin vain viestin lähettäjälle. Vastaa viestialueella luo vastausviestin vain viestialueelle. Oletusarvo valintaa käytetään kun ylläpitäjä luo uusia viestialueita. Mahdollista tykkääminen tai luokittelu antaa käyttäjille mahdollisuuden valita tykkää / en tykkää tai luokitella viestialueen kohteita: Ei mitään tarkoittaa että tykkää / en tykkää tai kohteiden luokittelu eivät ole käytettävissä. Tykkää tarkoittaa että käyttäjä voi tykätä kohteesta mutta voi jälkeenpäin muuttaa mielensä ja perua tykkäämisen. Tykkää (Lukittu) tarkoittaa, että käyttäjä voi tykätä kohteesta mutta ei voi jälkeenpäin enää perua valintaansa. Tykkää En tykkää tarkoittaa, että käyttäjät voivat antaa kohteelle Tykkää tai En tykkää merkinnän ja voivat myöhemmin perua tekemänsä valinnan. Tykkää En tykkää (Lukittu) tarkoittaa, että käyttäjät voivat antaa kohteelle Tykkää tai En tykkää merkinnän, mutta he eivät voi jälkeenpäin perua valintaansa. Luokittelu tarkoittaa, että käyttäjät voivat luokitella kohteen yhdestä viiteen tähdellä, myöhemmin he voivat muuttaa antamaansa luokittelua. Luokittelu (Lukittu) tarkoittaa, että käyttäjät voivat luokitella kohteita, mutta he eivät voi myöhemmin enää muuttaa antamaansa luokitusta. |
| Hyväksyntä | Kaikki viestialueelle lähetetyt viestit vaativat valvojan hyväksynnän jos merkitset Viestit edellyttävät hyväksymistä valintaruudun. Vain liitteitä sisältävät viestit ja suoraan viestialueelle ladatut tiedostot edellyttävät valvojan hyväksyntää jos merkitset Liitteet edellyttävät hyväksymistä valintaruudun. |
| Kokorajoitus | Voit määritellä viestialueelle lähetettäville viesteille maksimikoon (viesti liitetiedostoineen) Rajoita viestin kooksi kentässä. Tämän rajoituksen yli meneviä viestejä käsitellään tavalla, jonka määrittelet seuraavassa kentässä. Jos asetat viesteille kokorajoituksen, valitse ylisuurten viestien käsittelytapa Käsittely kentässä: Hylkää NDN-viestillä hylkää viestin ja lähettää siitä tiedon viestin lähettäjälle. Tämä on suositeltavin valinta kaikille muille paitsi verkon muihin palveluihin linkitetyille viestialueille. Jos viestialue on linkitetty esimerkiksi verkon uutis- tai keskustelualueille, NDN-viestit ohjautuisivat takaisin niihin kaikkiin. Hylkää ja ilmoita hylkää viestin ilmoittamatta siitä lähettäjälle mutta kirjaa tapahtuman palvelimen lokiin joka on ylläpitäjän luettavissa. Vaadi hyväksyntä hyväksyy viestin mutta edellyttää valvojan hyväksyntää ennen kuin viesti tulee kaikille näkyviin. Tämä on hyvä valinta jos viestialue on linkitetty ulkoisiin palveluihin ja sen vuoksi on aiheellista valvoa esim. suurten liitetiedostojen lähettämistä. Hylkää varoittamatta valinta hylkää viestin ilmoittamatta siitä minnekään. Tämä on paras valinta jos viestialue on linkitetty FirstClass -palveluun verkon ulkopuolisista palveluista. |
| Vanheneminen | Voit asettaa maksimimäärän kohteiden lukumäärälle viestialueella Kohderajoitus kentässä. Kun tässä asetettu raja ylittyy, FirstClass alkaa poistaa kohteita vanhimmista alkaen. Voit asettaa myös päivien lukumäärän, jonka mukaan viestit säilyvät viestialueella ennen vanhenemista Viestien vanheneminen (päiviä): kentässä. Kun kohde on vanhentunut, FirstClass poistaa sen automaattisesti osana palvelimen ylläpitorutiineja. |
| Kuuluu: | Jos viestialueryhmät tai niiden käyttäminen oikeusmäärittelyissä eivät ole sinulle tuttuja asioita niin suosittelemme, että et muuta tietoja tässä kentässä. Kaikki viestialueet kuuluvat oletusarvoisesti viestialueryhmiin. Ylläpitäjä luo erilaisia viestialueryhmiä, joiden avulla viestialueiden oikeuksia pystytään muuttamaan suurempina kokonaisuuksina. Tässä kentässä näet mihin viestialueryhmiin oma viestialueesi kuuluu. Voit lisätä tai poistaa viestialueryhmiä. Lisätäksesi viestialueryhmän nimen, kirjoita ryhmän nimi aivan samalla tavoin kuin olisit kirjoittamassa viestiä viestialueelle. |
| Kuka | Tässä osiossa määritellään mitä eri käyttäjät viestialueella voivat tehdä. Nämä määrittelyt käydään läpi seuraavaksi. |
Jos haluat viestialueen avautuvan sarakenäkymänä, tee Käytä palvelimen näkymää valinta aktiiviseksi Käyttöoikeudet lomakkeen Näkymä.. osiossa.
Viestialueet on tarkoitettu ryhmätyöalueiksi, mutta ennen kuin kukaan toinen voi osallistua viestialueen toimintaan sinun on annettava se ensin näkyviin haluamillesi henkilöille. Ennen kuin annat viestialuetta näkyviin muille, sinun on syytä märitellä käyttöoikeudet, jotka haluat heille antaa.
Henkilö ja -käyttäjäryhmäkohtaisesti oikeusasetukset määritellään käyttöoikeuslomakkeen Kuka: osiossa. Tämä määrittely on tehtävä kaikille niille käyttäjille, joilla on pääsy tälle viestialueelle.
Lisää henkilön tai käyttäjäryhmän nimi Kuka: kenttään samalla tavalla kuin lisäisit nimen viestin Vastaanottaja -kenttään. Nimien järjestyksellä tällä listalla on merkitystä, koska FirstClass käy Kuka: listan läpi ylhäältä alas henkilön avatessa viestialueen. Kun palvelu kohtaa tällä listalla ensimmäisen kerran henkilön nimen tai ryhmän johon henkilö kuuluu, kyseinen henkilö saa ne oikeudet. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että jos kirjoitat listan ylimmäksi Kaikki käyttäjät käyttäjäryhmän nimen ja määrittelet sille oikeudet Pääsy estetty, niin kukaan ei pääse avaamaan viestialuettasi.
Seuraavaksi valitse henkilölle pääsytaso nimen oikealla puolella. Pääsytasot ovat ennaltamääriteltyjä oikeusasetusten kokonaisuuksia. Voit valita ennaltamääritellyistä kokonaisuuksista haluamasi tai voit muokata niitä myöntämällä tai poistamalla yksittäisiä oikeuksia koskettamalla niiden kuvakkeita.
| Tämä taso | Antaa nämä oikeudet |
|---|---|
| Pääsy estetty | Estää henkilöä avaamasta viestialuetta. On suositeltavaa lisätä Kaikki käyttäjät käyttäjäryhmä listan alimmaksi riviksi tällä määrittelyllä, jolloin varmistat sen ettei kukaan epähuomiossa pääse viestialueelle. |
| Yhteenveto | Henkilö voi avata viestialueen ja nähdä listan sen kohteista mutta ei avata kohteita. |
| Selailu | Henkilöllä on kaikki Yhteenveto tason oikeudet ja sen lisäksi hän voi avata viestejä. |
| Luku | Henkilöllä on kaikki Selailu tason oikeudet ja sen lisäksi hän voi ladata tiedostoja, nähdä kohteiden historiatiedot ja suorittaa hakuja. |
| Avustaja | Henkilöllä on kaikki Luku tason oikeudet ja sen lisäksi hän voi lähettää alueelle viestejä, poistaa omia kohteitaan ja avata tämän käyttöoikeuslomakkeen. |
| Hyväksyjä | Henkilöllä on kaikki Avustaja tason oikeudet ja lisäksi hän voi sekä lukea että hyväksyä hyväksymistä vaativat viestit. |
| Tarkastaja | Henkilöllä on kaikki Hyväksyjä tason oikeudet ja lisäksi hän voi poistaa minkä tahansa kohteen, siirtää kohteita alikansioihin, lähettää viestialueen kokorajoitusta suurempia viestejä, muokata dokumentteja, ja siirtää alialueita. |
| Rakentaja | Henkilöllä on kaikki Tarkastaja tason oikeudet ja lisäksi hän voi muuttaa viestialueen näkymää ja kohteiden lajittelujärjestystä sekä luoda tietovarastoja tälle alueelle. |
| Valvoja | Henkilöllä on kaikki Rakentaja tason oikeudet ja lisäksi hän voi muokata tätä käyttöoikeuslomaketta, viestialueen kuvausta ja toisten käyttäjien viestialueelle lähettämiä viestejä. |
| Erikoismääritys | Oikeudet on määritelty yksi kerrallaan. Jos lisäät tai poistat yksittäisen oikeuden valmiista oikeustasomäärittelystä, se muuttuu automaattisesti kategoriaan Erikoismääritys. |
Pienet kuvakkeet pääsytason oikealla puolella edustavat yksittäisiä oikeuksia, joista pääsytason oikeudet muodostuvat. Valitaksesi tai poistaaksesi oikeuden kosketa oikeuden kuvaketta yhden kerran.
Rajoitus
Huomioi, että tietyt oikeudet toimivat vain mikäli myös ylläpitäjä on antanut käyttäjälle sopivat oikeudet.
Yksittäiset oikeudet vasemmalta oikealle ovat:
| Oikeus | Merkitys |
|---|---|
| Muokkaa käyttöoikeuksia | Henkilö voi muokata tätä käyttöoikeuslomaketta. Tämä oikeus antaa henkilölle myös oikeuden lisätä nimiä Kuka kenttään ja merkitä käyttäjiä viestialueen tilaajiksi. |
| Tarkastaja | Antaa henkilölle Tarkastaja statuksen. Tämän lisäksi henkilö tarvitsee Hyväksy kohteita oikeuden voidakseen hyväksyä hyväksymistä vaativia kohteita. |
| Poista mikä tahansa kohde | Henkilö voi poistaa minkä tahansa kohteen, myös toisten käyttäjien lähettämiä viestejä ja siirtää kohteita viestialueen sisällä oleviin tietovarastoihin. |
| Luo kohteita | Henkilö voi luoda dokumentteja ja tietovarastoja viestialueelle, siirtää kohteita viestialueelle, lähettää kokorajoitusta suurempia viestejä viestialueelle ja ladata tiedostoja suoraan, ei pelkästään liitetiedostoina, viestialueelle. |
| Muokkaa kirjoitussuojattuja kohteita | Henkilö voi muokata kohteita, jotka normaalisti eivät ole muokattavissa kuten lähetetyt viestit. Jotta tämä oikeus toimisi, henkilölle on annettava myös Muokkaa kohteita käyttöoikeus. Ole erityisen varovainen myöntäessäsi tätä oikeutta, koska se muuttaa sitä normaalia FirstClassin toimintatapaa johon on totuttu. |
| Muokkaa kohteita | Henkilö voi muokata kaikkia dokumentteja ja siirtää viestialueen tietovarastoja. |
| Tallenna ikkunan ja näkymän asetukset | Käyttäjä voi muuttaa tämän viestialueen näkymää pysyvästi. Ole erityisen varovainen myöntäessäsi tätä oikeutta, koska se antaa käyttäjälle oikeuden muuttaa tämän viestialueen näkymäasetusta kaikille muille käyttäjille. |
| Hyväksy kohteita | Henkilö voi avata ja hyväksyä hyväksymistä vaativia viestejä. Tämän henkilön lähettämät viestit tulevat automaattisesti hyväksytyiksi. |
| Poista omia kohteita | Henkilö voi poistaa ja muokata omien kohteiden ominaisuuksia. |
| Avaa viestialue | Henkilö voi avata viestialueen. Henkilö näkee viestialueen kohteet mutta ei voi avata niitä. |
| Etsi kohteita | Henkilö voi suorittaa hakuja viestialueella. |
| Lähetä kohteita | Henkilö voi lähettää viestejä viestialueelle. |
| Avaa kohteita | Henkilö voi avata viestialueen viestit ja dokumentit. |
| Luo aliviestialueita | Henkilö voi luoda tietovarastoja viestialueelle. |
| Siirrä tiedostoja & liitteitä | Henkilö voi ladata liitetiedostoja ja suoraan viestialueelle lähetettyjä tiedostoja. |
| Katso käyttöoikeuksia | Henkilö voi avata mutta ei muokata tätä käyttöoikeuslomaketta. |
| Näytä viestihistoria | Henkilö voi nähdä viestialueen kohteiden historiatiedot. |
Luodaksesi viestialueen kuvauksen muille käyttäjille, kosketa Tietoja painiketta viestialueen käyttöoikeudet -lomakkeella.
Jakaaksesi viestialueen muiden käyttäjien kanssa, luo se sellaisen alueen sisään johon halutuilla käyttäjillä on jo pääsy tai lisää heidät viestialueesi jäseniksi. Jäseneksi lisääminen luo viestialueesta linkin kyseisen henkilön kotisivulle.
Kutsuaksesi henkilön liittymään viestialueen jäseneksi, kosketa Jäsenet painiketta viestialueen käyttöoikeudet lomakkeella. Kirjoita henkilön nimi Jäsenet kenttään kuten lisäisit nimen normaalisti vastaanottaja -kenttään.
Kun olet täydentänyt lomakkeen, sulje se. Tekemäsi muutokset tallentuvat tällöin automaattisesti.
Viestialueita on mahdollista käyttää Internet postituslistojen kanssa. Kun tilaat postituslistan viestialueelle, kaikki postituslistalle lähetetyt viestit saapuvat viestialueelle.
Jokaisella postituslistalla on omat ohjeensa ja sääntönsä liittymiselle. Joissakin tapauksissa lähetät vain tilauspyynnön viestialueen nimissä ja saat siihen kuittausviestin tilauksen onnistumisesta. Joissakin tapauksissa sinun on kuitenkin vielä vastattava erillisellä viestillä postituslistan liittymisilmoitusviestiin ennen kuin viestialueesta tulee postituslistan jäsen.
Liittääksesi viestialueen postituslistalle, lähetä postituslistan ohjeen mukainen tilausviesti suoraan haluamaltasi viestialueelta (Uusi viesti viestialueelta).
Jos sinun on vastattava liittymisilmoitusviestiin, tee se suoraan viestialueelta (Vastaa viestialueelta).
Tietyille postituslistoille kuka tahansa voi lähettää viestejä. Tällaiselle postituslistalle sinä tai kuka muu tahansa viestialueen käyttäjä voi henkilökohtaisesti lähettää uusia viestejä tai vastata viestialueella näkyviin postituslistan viesteihin.
Joillekin postituslistoille voivat lähettää viestejä vain rekisteröityneet käyttäjät. Tällainen lista edellyttää viestin tulevan suoraan viestialueelta, joka on listan virallinen tilaaja. Tällöin et voi suoraan omalla osoitteellasi lähettää viestejä postituslistalle, vaan postituslistoille kirjoittaminen edellyttää, että viesti lähetetään viestialueen osoitteesta.
Viestien lisäksi postituslistoille voi lähettää erillisiä komentoja, kuten pyyntöjä listan käyttöohjeista tai siitä keitä listan tilaajat ovat. Nämä komennot on lähetettävä myös suoraan viestialueelta.