Tietoja Yhteystiedot kansiosta
Kontaktitietokantojen luominen
Jos organisaatiosi käyttää FirstClassia sähköpostiohjelmana, sinulla on käytettävissä myös Yhteystiedot kansio.
Yhteystiedot kansioon voit tallentaa henkilökohtaisia yhteystietoja kuten puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja katuosoitteen ystävistäsi ja työkavereistasi. Yhteystietokortit mahdollistavat myös helpon tavan täydentää sähköpostiosoitteen henkilöille, joita ei ole rekisteröity samaan palveluun. Voit luoda myös samaa palvelua käyttävälle oman yhteystietolomakkeen, jos olet tottunut käyttämään esim. henkilön lempinimeä.
Lisäksi voit luoda postituslistoja, joiden avulla on helppo lähettää sähköpostia yhdellä kerralla usealle henkilölle.
Jos ylläpitäjä on antanut sinulle oikeudet käyttää yhteystietokantaa, niin luomasi yhteystiedot tulevat näkyviin myös omassa hakemistonäkymässäsi. Tämä mahdollistaa sen, että voit täydentää näiden henkilöiden sähköpostiosoitteet uusiin viesteihin yhtä helposti kuin niiden, joiden nimet löytyvät palvelimen hakemistosta. Vaikka sinulla ei olisikaan oikeutta käyttää yhteystietolomakkeita viestien vastaanottaja -kentässä, voit silti luoda niitä omaan käyttöön.
Avataksesi Yhteystiedot kansion, kosketa Työtilat kuvaketta työkalupalkissa ja valitse Yhteystiedotvalitse Yhteystiedot työtila valikostakosketaTyötilat kuvaketta työkalupalkissa, ja valitse Yhteystiedot.
Ylläpitäjä on voinut antaa sinulle oikeuden luoda uusia Kontaktitietokantoja, jotka toimivat samalla tavalla kuin oma henkilökohtainen Yhteystiedot -kansiosikin. Kontaktitietokantoja voi luoda suoraan myös eri alueille, jolloin ne ovat alueella kävijöiden käytettävissä. Voit järjestellä yhteystietojasi luomalla Kontaktitietokantoja oman Yhteystiedot -kansiosi sisään. Jos sinulle on annettu riittävät oikeudet, voit siirtää tai kopioida olemassaolevia yhteystietolomakkeita näihin Kontaktitietokantoihin. Jos haluat lisätä Kontaktitietokannan kotisivullesi, valitse Lisää kotisivulle komento sen valikosta.
Lisätäksesi uuden tietueen, kosketa Uusi yhteystietolomake painiketta ja sen jälkeen täydennä ja tallenna yhteystietolomake.
Voit myös valita komennon Lisää kontakteihin valikosta, joka avautuu kun kosketat henkilön nimeä viestin otsakeosiossa, kaverini -listallasi tai pikaviesti-ikkunassa. Tämä komento täydentää automaattisesti myös Pikanimi -kentän.
Jos kirjoitat (tai vastausviestissä palvelin täydentää) viestin vastaanottajakenttään osoitteen, joka ei ole käyttämälläsi palvelimella, palvelu luo automaattisesti uuden yhteystietolomakkeen johon kyseinen osoite on esitäytetty. Voit kykeä tämän toiminteen pois käytöstä valitsemalla komennon Asetukset sovellusvalikosta ja sitten avaamalla Viestintä osion. Tämän jälkeen voit poistaa valinnan Luo yhteystieto automaattisesti ulkopuolisille vastaanottajille kohdasta.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Kuva | Henkilön kuva. Lataaksesi henkilön kuvan, kosketa Vaihda kuva painiketta, etsi ja valitse haluamasi tiedosto laitteeltasi,tai ota kuva. |
| Henkilökohtaiset tiedot | Henkilön nimi ja titteli. Kirjoita Pikanimi, kenttään henkilön nimi siinä muodossa kuin haluat sen näkyvän hakemistossa. Käytä tässä kentässä määrittelemääsi nimeä kun haluat lähettää kyseiselle henkilölle esim. sähköpostiviestin. Voit jättää tämän kentän myös tyhjäksi, jolloin FirstClass täydentää sen nimillä, jotka täydennät seuraavaksi. Täydennä henkilön etunimi, toinen nimi ja sukunimi ja valitse sopiva titteli. |
| Työhön liittyvät tiedot | Henkilön tehtävänimike, yrityksen nimi, osasto ja toimiston katuosoite. |
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Toimiala | Työhön liittyvät puhelinnumerot ja lisäksi henkilön esimiehen nimi ja puhelinnumero. |
| Henkilökohtainen | Henkilökohtaiset puhelinnumerot ja lisäksi henkilön mahdollisen avustajan nimi ja puhelinnumero. Mikäli laitteesi tukee toimintoa, voit valita henkilökohtaisen tai työ -puhelinnumeron koskettamalla sitä. |
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Sähköposti (työ) | Henkilön työsähköpostiosoite. Jos sähköpotiosoitetta ei vielä ole hakemistossa, kirjoita se tähän kokonaisuudessaan. Jos osoite on jo hakemistossa, kirjoita se samalla tavalla kuin täydentäisit sen viestin vastaanottaja -kenttään. |
| Yrityksen web-sivut | Sen yrityksen kotisivuosoite, jossa tämä henkilö on töissä. |
| Sähköposti (oma) | Henkilökohtaisessa käytössä oleva sähköpostiosoite. |
| Omat web-sivut | Henkilön omat kotisivut. |
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Toimiala | Henkilön työosoite. |
| Henkilökohtainen | Henkilön kotiosoite. |
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Kategoria | Valitse henkilöön liittyvä kategoria. |
| Syntymäpäivä | Henkilön syntymäpäivä. Lisätäksesi syntymäpäivätiedon, valitse tämä kenttä ja sen jälkeen oikea päivämäärä esiin aukeavasta ikkunasta. |
| Muistiinpanot -tekstikenttä | Voit kirjoittaa tähän kenttään vapaasti kaikki muut tähän henkilöön liittyvät tiedot. |
Liittääksesi laitteellasi olevan tiedoston tähän yhteystietolomakkeeseen, valitse Liitä valikosta (tai kosketa Liitä painiketta), ja etsi sekä valitse haluamasi tiedosto, tai ota kuva.
Postituslista muodostuu useista sähköpostiosoitteista. Kun postituslista lisätään viestin Vastaanottajaksi, viesti lähetetään erikseen jokaiseen postituslistan osoitteeseen.
Luodaksesi postituslistan, valitse Uusi postituslista Uusi painikkeen pudotusvalikosta, täydennä osoitteet ja tallenna postituslista.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Nimi | Postituslistan nimi siinä muodossa kuin haluat sen näkyvän hakemistossa. Käytät tässä kentässä määriteltyä nimeä kun lisäät postituslistan viestin vastaanottajaksi. |
| Jäsenet | Lisää sähköpostiosoitteet tähän kenttään samalla tavalla kuin lisäät ne viestin vastaanottaja -kenttään. Kun tallennat listan (OK), listan nimet järjestyvät aakkosten mukaiseen järjestykseen. |
Luodaksesi kontaktitietokannan jonkin alueen sisälle, avaa kyseinen alue ja valitse Uusi tietovarasto komento Uusi painikkeella avautuvasta valikosta, valitse sitten Kontaktitietokanta. Täydennä uuden kontaktitietokannan nimi ja valitse sille haluamasi kuvake, sen jälkeen valitse Luo. Voit avata kontaktitietokannan alueen Kansiot painikkeesta.
Oman Yhteystietokansiosi sisälle.
Jos haluat luoda uuden kontaktitietokannan yhteystietokansiosi sisälle, valitse Uusi kontaktitietokanta komento Uusi painikkeella avautuvasta valikosta.
Jotta kontaktitietokantaa ei voisi poistaa vahingossa, avaa se ja valitse Ominaisuudet sen valikosta, tee sitten Suojattu valinta aktiiviseksi. Jos joskus tulevaisuudessa todella haluat poistaa tämän kontaktitietokannan, tämä valinta on käytävä poistamassa ennen poistamista.
Voit luoda kontaktitietokannan vain omaankin käyttöösi valitsemalla Uusi tietovarasto komennon kotisivun valikosta.
Mikäli luomasi kontaktitietokanta on tarkoitettu tietyn ryhmän käyttöön, sinun on määriteltävä ne henkilöt jotka voivat sitä käyttää. Ensiksi sinun on määriteltävä tarkasti käyttöoikeudet, eli mitä kukin käyttäjä voi kontaktitietokannassa tehdä, eri käyttäjille. Tämän jälkeen voit antaa kontaktitietokannan haluamillesi käyttäjille näkyviin.
Määritelläksesi kontaktitietokannan oikeudet, avaa se, valitse Käyttöoikeudet sen valikosta ja täydennä lomake.
Määrittele tietokannalle sarakenäkymä valitsemalla Käytä palvelimen näkymää valinta.
Määritelläksesi käyttöoikeudet, lisää nimet käyttöoikeudet lomakkeen Kuka osioon. Tämä määrittely on tehtävä jokaisen käyttäjän tai käyttäjäryhmän kohdalla, joille annat kontaktitietokanann käyttöön.
Ensiksi lisää henkilön tai käyttäjäryhmän nimi Kuka kenttään samalla tavalla kuin täydennät nimiä viestin vastaanottaja -kenttään. Nimien järjestyksellä tällä listalla on merkitystä; kun käyttäjä avaa kontaktitietokannan, FirstClass tarkistaa Kuka listan ylhäältä alas. Kun palvelin löytää henkilön nimen tai ryhmän, jonka jäsen kyseinen henkilö on, ensimmäisen kerran se antaa käyttäjälle sillä rivillä määritellyt oikeudet. Tämä tarkoittaa sitä, että jos määrittelet ensimmäisellä rivillä Kaikki käyttäjät käyttäjäryhmälle oikeudet Pääsy estetty, yksikään käyttäjä ei voi käyttää kontaktitietokantaasi.
Toiseksi valitse henkilölle pääsytaso nimen oikealla puolella. Pääsytasot ovat ennaltamääriteltyjä oikeusasetusten kokonaisuuksia. Voit valita ennaltamääritellyistä kokonaisuuksista haluamasi tai voit muokata niitä myöntämällä tai poistamalla yksittäisiä oikeuksia koskettamalla niiden kuvakkeita.
| Tämä taso | Antaa nämä oikeudet |
|---|---|
| Pääsy estetty | Estää henkilöä avaamasta tätä kontaktitietokantaa. On suositeltavaa lisätä Kaikki käyttäjät käyttäjäryhmä listan alimmaksi tällä määrittelyllä, jolloin varmistat sen ettei kukaan epähuomiossa voi käyttää tätä kontaktitietokantaa. |
| Näe lista | Henkilö voi avata kontaktitietokannan ja käyttää sen tietoja viestien Vastaanottaja -kentässä mutta ei avata kontaktitietolomakkeita. |
| Avaa kohteita | Henkilöllä on kaikki Näe lista tason oikeudet ja sen lisäksi hän voi avata kontaktitietolomakkeita mutta ei muokata niitä. |
| Luoja | Henkilöllä on kaikki Avaa kohteita tason oikeudet, jonka lisäksi hän voi muokata kontaktitietoja ja luoda kokonaan uusia. |
| Erikoismääritys | Oikeudet on määritelty yksi kerrallaan. Jos lisäät tai poistat yksittäisen oikeuden valmiista pääsytasomäärittelystä, se muuttuu automaattisesti kategoriaan Erikoismääritys. |
Pienet kuvakkeet pääsytason oikealla puolella edustavat yksittäisiä oikeuksia, joista pääsytason oikeudet muodostuvat. Valitaksesi tai poistaaksesi oikeuden kosketa oikeuden kuvaketta yhden kerran.
Rajoitus
Huomioi, että tietyt oikeudet toimivat vain mikäli myös ylläpitäjä on antanut käyttäjälle sopivat oikeudet.
Yksittäiset oikeudet vasemmalta oikealle ovat:
| Oikeus | Merkitys |
|---|---|
| Muokkaa käyttöoikeuksia | Henkilö voi muokata tätä käyttöoikeuslomaketta. Tämä oikeus antaa henkilölle myös oikeuden lisätä nimiä Kuka kenttään ja merkitä henkilön kontaktitietokannan tilaajaksi. |
| Tarkastaja | Ei sovelleta kontaktitietokantoihin. |
| Poista mikä tahansa kohde | Henkilö voi poistaa minkä tahansa kohteen, myös toisten käyttäjien luomia kohteita. |
| Luo kohteita | Henkilö voi luoda uusia kohteita ja siirtää sinne kohteita muilta alueilta. |
| Muokkaa kirjoitussuojattuja kohteita | Ei sovelleta kontaktitietokantoihin. |
| Muokkaa kohteita | Henkilö voi muokata kontaktitietokannan tietueita. |
| Tallenna ikkunan ja näkymän asetukset | Ei sovelleta kontaktitietokantoihin. |
| Hyväksy kohteita | Ei sovelleta kontaktitietokantoihin. |
| Poista omia kohteita | Henkilö voi poistaa ja muokata itse lisäämiensä kohteiden ominaisuuksia. |
| Avaa viestialue | Henkilö voi avata kontaktitietokannan ja nähdä sen sisällön mutta ei avata kohteita. |
| Etsi kohteita | Henkilö voi suorittaa hakuja kontaktitietokannassa. |
| Lähetä kohteita | Ei sovelleta kontaktitietokantoihin. |
| Avaa kohteita | Henkilö voi avata kontaktitietokannan kohteita. |
| Luo aliviestialueita | Henkilö voi luoda uusia kontaktitietokantoja tälle alueelle. |
| Tallenna tiedostoja & liitteitä | Henkilö voi tallentaa tietueisiin liitettyjä liitetiedostoja. |
| Katso käyttöoikeuksia | Henkilö voi avata mutta ei muokata tätä käyttöoikeuslomaketta. |
| Näytä historia | Ei sovelleta kontaktitietokantoihin. |
Luodaksesi kontaktitietokannan kuvauksen muille käyttäjille, kosketa Tietoja painiketta kontaktitietokannan käyttöoikeudet -lomakkeella.
Jakaaksesi kontaktitietokannan muiden käyttäjien kanssa, luo se sellaisen alueen sisään johon halutuilla käyttäjillä on jo pääsy tai lisää heidät kontaktitietokannan jäseniksi. Jäseneksi lisääminen luo kontaktitietokannasta linkin kyseisen henkilön kotisivulle.
Kutsuaksesi henkilön kontaktitietokannan käyttäjäksi, käytä Jäsenet painiketta kontaktitietokannan käyttöoikeudet lomakkeella. Lisää henkilön nimi Jäsenet -listalle kuten lisäisit nimen normaalisti viestin Vastaanottaja -kenttään.
Kun olet täydentänyt Jäsenet -listan käyttöoikeuslomakkeen, sulje lomake. Tekemäsi muutokset tallentuvat tällöin automaattisesti.