Viestien lähettäminen eteenpäin
Postilaatikon näkymän muokkaaminen
Jos organisaatiosi käyttää FirstClassia sähköpostijärjestelmänään, Työpöydälläsi on FirstClass Postilaatikko jossa sijaitsevat kaikki saapuneet ja lähettämäsi sähköpostiviestit. Avataksesi postilaatikon, kosketa Postilaatikko kuvaketta työkalupalkissa.
Riippumatta siitä käytätkö FirstClassia sähköpostiohjelmana tai et, näet viestejä FirstClassin eri viestialueilla.
Avoimen viestin työkalupalkin painikkeilla voit vastata, lähettää eteenpäin, vaihtaa viestin luettu -statuksen, perua viestin lähettämisen, poistaa tai tulostaa viestin. Näkyvillä olevat painikkeet määräytyvät viestin tilan mukaan. Esimerkiksi jos olet lähettänyt viestin niin näkyvillä on eri painikkeita kuin lähettämättömällä viestillä.
Kun saat sähköpostia internetistä, FirstClass ei tietoturvasyistä näytä kuvia viestirungossa. Nähdäksesi nämä kuvat klikkaa keltaista palkkia.
Viestit, joihin on vastattu, ryhmitellään viestiketjuiksi. Viestiketju koostuu viestistä ja kaikista siihen kirjoitetuista vastausviesteistä. Vanhin (alkuperäinen) viesti on ketjun alimpana ja uusin siihen kirjoitettu vastaus ylimpänä.
Lähettääksesi viestin, kosketa Uusi viesti painiketta postilaatikossa tai viestialueella.
Huom!
Käyttäjätunnuksesi asetusten perusteella, kun lisäät vastaanottajaksi organisaatiosi ulkopuolisen osoitteen, palvelu luo automaattisesti tähän osoitteeseen liittyvän uuden yhteystietolomakkeen Yhteystiedot -alueelle. Jos et halua käyttää tätä toimintoa poista Luo yhteystieto automaattisesti ulkopuolisille vastaanottajille valinta asetuksissasi.
Viestilomake koostuu kahdesta osasta. Yläosassa (kirjekuori) määrittelet mm. viestin aiheen ja vastaanottajatiedot. Alaosassa kirjoitat ja muotoilet itse viestin sisällön.
Huom!
Oikeinkirjoitus tarkistetaan laitteesi määrittelemällä tavalla reaaliaikaisesti kun kirjoitat.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Aihe | Viestin aihe. |
| Vastaanottaja | Vastaanottajien nimet. Kirjoita nimi siinä muodossa kuin se näkyy hakemistossa (tai kirjoita internet -osoite). Niiden henkilöiden osalta, joiden nimet löytyvät hakemistosta, voit täydentää nimen osittain ja valita sitten etsimäsi nimen esiin aukeavasta ikkunasta jossa näkyvät kirjoittamasi tekstin mukaiset osumat. Jos kirjoitat internet -osoitteen joka on palvelimen hakemistossa, palvelin hakee henkilön hakemistonimen tähän kenttään. Voit lisätä useita vastaanottajia. Voit lisätä viestialueiden nimiä samalla tavalla kuin henkilöidenkin nimiä. Jos luot uuden viestin viestialueen ollessa avoinna, viestin vastaanottajaksi lisätään automaattisesti myös kyseinen viestialue. |
| Kopio | Vastaanottajat, joille myös lähetetään kopio tästä viestistä. Nähdäksesi tämän ja Piilokopio kentän, kosketa suljentakolmiota Vastaanottaja -tekstin vieressä. Lisää näiden vastaanottajien nimet tai osoitteet samalla tavalla kuin Vastaanottaja kenttään. |
| Piilokopio | Viestin vastaanottajat, jotka saavat viestistä piilokopion. Nämä vastaanottajat eivät näe muiden vastaanottajien nimiä, ja heidän nimensä on vastaavasti piilotettu muilta vastaanottajilta. Lisää heidän nimensä/osoitteensa samalla tavalla kuin Vastaanottaja -kentässä. |
| Lähetä | Lähettää ja sulkee viestin. |
| valikko | Liitä liittää laitteellasi olevan tiedoston viestiin. Etsi ja valitse haluamasi tiedosti, tai ota kuva. Poista poistaa viestin, jos päätät olla kokonaan olla lähettämättä viestiä. Jos haluat säilyttää viestin mutta et vielä lähettää sitä niin sulje viestilomake. Se tallennetaan tällöin luonnoksena. Tulosta tulostaa viestin käyttäen laitteesi normaaleja tulostustoimintoja. Muut valikon vaihtoehdot selostetaan seuraavaksi. |
Voit luoda allekirjoituksen, joka lisätään automaattisesti jokaisen uuden viestisi loppuun. Allekirjoituksen avulla on helppoa lisätä tärkeät tiedot jokaiseen viestiin kuten nimesi, työtehtäväsi, sähköpostiosoitteesi, viestinnän lainmukaisuusvaatimukset jne.
Luodaksesi allekirjoituksen, valitse Asetukset sovellusvalikosta. Allekirjoitukset osiossa kirjoita ja muotoile allekirjoitustekstisi. Kosketa Tallenna asetukset lomakkeella kun olet valmis.
Normaali -luokittelun lisäksi voit valita viestin luokitteluksi myös Kiireellinen tai Massaposti.
Kiireellinen viesti esitetään viestilistauksessa lihavoidulla punaisella kirjasimella sen jälkeen kun olet sen lähettänyt tai lukenut. Kiireellisen luokittelun viesti voidaan käsitellä eri tavoin myös reitityksen aikana.
Myös Massaposti -luokittelu voi vaikuttaa viestin reitittymiseen. Tarkista ylläpitäjältäsi onko tällä luokitellulla jotain merkitystä sinun organisaatiossasi.
Voit asettaa tämän luokittelun avoinna olevan viestin omasta valikosta.
| Kun haluat | Valitse |
|---|---|
| merkitä viestin Kiireelliseksi | Prioriteetti > Kiireellinen |
| merkitä viestin Massapostiksi | Prioriteetti > Massaposti |
Viestin vastaanottoon liittyvät tapahtumat ovat:
Normaalisti FirstClass ilmoittaa aina jos viestiä ei ole voitu toimittaa perille. Jos et halua saada näitä ilmoituksia, voit myös ottaa tämän toiminnon pois käytöstä.
Rajoituksia
Nämä toiminnot eivät toimi kaikissa sähköpostijärjestelmissä.
Nämä ominaisuudet asetetaan avoinna olevan viestin valikosta.
| Kun haluat | Valitse |
|---|---|
| saada ilmoituksen siitä, että viestisi on luettu Jos viesti on lähetetty viestialueelle, saat ilmoituksen aina kun joku uusi henkilö lukee viestin. Jos käyttäjä merkitsee kohteen Luetuksi (koskettaa punaista pistettä) ennen kuin avaa viestin, viestin avaaminen ei luo uutta ilmoitusta. |
Kuittaus > Luettaessa |
| saada ilmoituksen siitä, että viesti on toimitettu perille | Kuittaus > Toimitettaessa |
| saada kuittauksen aina kun viesti kulkiessaan reitittyy palvelimelta toiselle | Kuittaus > Reititettäessä |
| estää NDN -ilmoitukset | Kuittaus > Piilota NDN |
Kun lähetät viestin, siitä syntyy vain yksi fyysinen tiedosto palvelimelle johon muodostetaan linkitys sekä sinulle, että kaikille sen vastaanottajille.
Voit muuttaa oman linkkisi ominaisuuksia (esimerkiksi muuttamalla sen aihetta), ja jopa poistaa sen ilman että toimillasi on vaikutusta muiden käyttäjien samaan viestiin liittyviin linkityksiin. Varsinainen viesti säilyy palvelimella niin kauan kuin siihen liittyy yksikin linkitys eikä se ole vanhentunut palvelimen asetusten mukaisesti.
Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että jos lähetät viestin viestialueelle, ja sitten haluatkin poistaa sen, sinun on ensin peruttava viestin lähettäminen.
Tietyissä tapauksissa viestin lähettämisen voi perua. Tällöin viesti häviää kaikkien FirstClass käyttäjien postilaatikoista ja viestialueilta. Se jää postilaatikkoosi lähettämättömänä viestinä jolloin voit joko poistaa sen tai muokata ja lähettää sen uudelleen. Pidä mielessä, että joku vastaanottajista on kuitenkin voinut lukea viestin ennen kuin perut sen lähetyksen!
Huom!
Et voi perua internettiin tai yhdyskäytävän kautta muihin palvelimiin lähetettyä viestiä etkä myöskään viestiä, jonka sen vastaanottaja on siirtänyt tai poistanut.
Useimmissa tapauksissa et voi poistaa viestiä suoraan viestialueelta vaan sinun on avattava oma postilaatikkosi ja peruttava lähetys sieltä.
Peruaksesi viestin lähettämisen, valitse Peru lähetys komento viestin valikosta tai avaa viesti ja kosketa Peru lähetys painiketta.
Vastataksesi viestiin, avaa se ja kosketa sitten Vastaa painiketta. Henkilökohtaisissa asetuksissa tehdyn valinnan mukaan vastaanottajiksi täydentyy automaattisesti tietyt osoitteet.
Vinkki
Jos haluat lainata osan viestin tekstistä vastaukseesi, valitse se osa tekstiä ja kosketa vasta sen jälkeen Vastaa painiketta.
Avataksesi kaikki eri vastausvaihtoehdot, kosketa Vastausvaihtoehdot painiketta Vastaa: painikkeen vieressä.
Jos ensin valitset osan viestin tekstistä niin Vastaa lainaten komento toimii täysin samalla tavalla kuin Vastaa, eli valittu teksti tulee lainaukseksi vastausviestiin.
Tämä vastausvaihtoehto ei useimmiten ole valittavissa. Se on käytettävissä vain viestialueilla, joilla sinulle on annettu oikeus käyttää sitä.
Vastausviesti avautuu alkuperäisen viestin Aihe -kentän tiedoilla ja vastaanottajaosoitteet valmiiksi täydennettyinä. Voit kuitenkin vapaasti muokata kaikkia vastausviestin otsaketietoja.
Kirjoita vastauksesi tekstikenttään ja lähetä viesti.
Huom!
Käyttäjätunnuksesi asetusten perusteella, kun lisäät vastaanottajaksi organisaatiosi ulkopuolisen osoitteen, palvelu luo automaattisesti tähän osoitteeseen liittyvän uuden yhteystietolomakkeen Yhteystiedot -alueelle. Jos et halua käyttää tätä toimintoa poista Luo yhteystieto automaattisesti ulkopuolisille vastaanottajille valinta asetuksissasi.
Kun valitset Vastaa vastataksesi viestiin, FirstClass täydentää vastausviestin vastaanottajat omissa asetuksissa tekemäsi valinnan mukaan. Voit koska tahansa muuttaa näitä oletuksia asetuksissasi.
Poikkeus
Vastaus viestialueen viestiin saa oletusarvonsa viestialueen omista asetuksista.
Muuttaaksesi oletusasetuksia valitse Asetukset sovellusvalikosta ja avaa sitten Viestintä osio. Päivitä Vastausasetukset kenttä:
| Tämä vaihtoehto | Tekee tämän |
|---|---|
| Automaattinen | Joko täydentää Vastaanottajaksi suoraan viestin alkuperäisen lähettäjän ja muut alkuperäisen viestin vastaanottajat Kopio kenttään, tai käyttää vastaustavan valintaa, joka on asetettu käyttäjäryhmälle jonka jäsen olet. |
| Vastaa kaikille | Luo vastausviestin, jossa Vastaanottajiksi on automaattisesti täydennetty kaikki alkuperäisen viestin vastaanottajat. |
| Vastaa lähettäjälle | Luo viestin, jonka Vastaanottajaksi on automaattisesti täydennetty vain alkuperäisen viestin lähettäjä. |
Valitsemastasi vastaustavasta riipumatta, voit määritellä FirstClassin lainaamaan aina kaiken alkuperäisen viestin tekstin vastausviestiisi. Tämä muuttaa myös oletuksena näkyvän Vastaa painikkeen Vastaa lainaten painikkeeksi.
Valitaksesi automaattisen alkuperäisen viestin lainauksen, valitse Asetukset sovellusvalikosta, avaa sitten Viestintä osio. Klikkaa Käytä "Vastaa lainaten" kaikissa vastausvaihtoehdoissa valintaneliö valituksi.
Jos organisaatiosi käyttää FirstClassia sähköpostipalvelimena, voit määritellä palvelimen vastaamaan automaattisesti kaikkiin sinulle lähetettyihin viesteihin. Tämä on hyödyllinen ominaisuus jos haluat ilmoittaa viestien lähettäjille, että olet esimerkiksi lomalla.
Asettaaksesi automaattivastauksen päälle, valitse Asetukset sovellusvalikosta ja avaa Viestintä osio. Täydennä Vastaa automaattisesti osion tiedot:
| Tämä kenttä | Tekee tämän |
|---|---|
| Paikallinen posti | Valitse Ei jos haluat ettei automaattista vastausviestiä lähetetä saman palvelimen, jolla omakin käyttäjätunnuksesi sijaitsee, käyttäjille. Kyllä luo vastausviestin kaikkiin paikallisen palvelimen käyttäjiltä saapuneisiin viesteihin. Vain kiireelliset luo vastausviestin vain niihin viesteihin, jotka lähettäjä on merkinnyt Kiireellisiksi. |
| Internet-posti | Valitse Ei jos et halua luoda automaattisia vastausviestejä internetistä saapuneisiin viesteihin. Kyllä luo vastausviestin kaikkiin internetistä saapuneisiin viesteihin. Vain kiireelliset luo vastausviestin vain niihin viesteihin, jotka lähettäjä on merkinnyt Kiireellisiksi. Ole erityisen varovainen luodessasi automaativastausta internet -postille, koska roskapostittajat käyttävät automaattivastauksia todentaakseen, että osoitteesi on oikeasti toimiva ja käytössä oleva osoite. |
| Vastausteksti | Teksti, jonka haluat lähettää automaattisessa vastausviestissäsi. |
Lähettääksesi viestin eteenpäin, avaa se, ja kosketa Lähetä eteenpäin painiketta. Uusi viesti avautuu, sisältäen alkuperäisen viestin tekstikentän tekstin. Täydennä otsakkeen kentät haluamallasi tavalla. Voit myös lisätä omaa tekstiäsi tekstikenttään.
Jos organisaatiosi käyttää FirstClassia sähköpostipalvelimena, voit määritellä palvelimen lähettämään automaattisesti eteenpäin kaikki sinulle lähetetyt viestit. Tämä on hyödyllinen ominaisuus jos et pysty vastaamaan viesteihin ja haluat kuitenkin välittää viestit jollekin toiselle henkilölle vastattaviksi.
Asettaaksesi viestien automaattisen eteenpäinlähetyksen päälle, valitse Asetukset sovellusvalikosta ja avaa Viestintä osio. Ja täydennä Lähetä eteenpäin automaattisesti kentät:
| Tämä kenttä | Tekee tämän |
|---|---|
| Paikallinen posti | Valitse Ei jos et halua että samalta palvelimelta, jossa oma käyttäjätunnuksesikin sijaitsee, sinulle lähetetyt viestit lähetetään eteenpäin. Kyllä lähettää eteenpäin kaiken sinulle saapuneen paikallisen postin. Vain kiireelliset lähettää eteenpäin vain ne viestit, jotka lähettäjä on merkinnyt Kiireellisiksi. |
| Internet-posti | Valitse Ei jos et halua, että internetistä saapuneet viestit lähetetään eteenpäin. Kyllä lähettää eteenpäin kaikki internetistä saapuneet viestit. Vain kiireelliset lähettää eteenpäin vain ne viestit, jotka lähettäjä on merkinnyt Kiireellisiksi. Jos saat viestejä postituslistoilta, ole varovainen lähettäessäsi internetistä saapuneita viestejä eteenpäin. Kaikki postituslistoilta saapuneet viestit lähetetään myös eteenpäin. |
| Ääni/faksi posti | Valitse Ei jos et halua lähettää eteenpäin ääni/faksi -viestejä. Kyllä lähettää eteenpäin kaikki ääni/faksi -viestit. Vain kiireelliset lähettää eteenpäin vain ne ääni/faksi -viestit, jotka lähettäjä on merkinnyt Kiireellisiksi. |
| Menetelmä | Ohjaa edelleen näyttää alkuperäisen viestin lähettäjän myös eteenpäin lähetetyn viestin lähettäjänä. Alkuperäisen viestin kaikkien vastaanottajien osoitteet siirtyvät myös eteenpäin lähetetyn viestin mukana. Eteenpäin lähetys -toiminto ei kuitenkaan lähetä tuplakopioita näihin osoitteisiin. Lähetä eteenpäin näyttää sinut eteenpäin lähetetyn viestin lähettäjänä. Uusi vastaanottaja korvaa alkuperäisen viestin vastaanottajien osoitteet. Tämä on sama käytäntö kuin lähettäessäsi yksittäistä viestiä eteenpäin. |
| Lähetä eteenpäin | Sähköpostiosoite, johon haluat lähettää eteenpäin tai ohjata edelleen sinulle tulleet viestit. |
Ylläpitäjä voi luoda esitäytettyjä viestipohjia. Viestipohja sisältää usein esitäytettynä esim. vastaanottajan sähköpostiosoitteen. Ylläpitäjän määrittelemien asetusten perusteella sinulta on voitu estää esitäytetyn tiedon muuttaminen.
Mikäli alueelle on luotu viestipohjia, löydät ne Kiinnitetty valikosta. Jos haluat käyttää jotain tiettyä viestipohjaa, kosketa sitä. Viestipohja toimii esitäytetyn lehtiön tavoin, voit aina "repäistä uuden" lehtiöpaperin ja täydentää sen haluamallasi tavalla.
Jos lähetät paljon viestejä samalle vastaanottajalle tai samoilla viestin tiedoilla, voit luoda viestipohjia myös henkilökohtaiseen käyttöösi.
Luodaksesi viestipohjan, luo viestialueella Uusi viesti painikkeella uusi viesti. Täydennä haluamasi tiedot ja sulje viesti lähettämättä sitä. Postilaatikossasi, valitse Ominaisuudet juuri luomasi viestin valikosta, ja tee sitten Viestipohja valinta aktiiviseksi. Viesti muuttuu näin viestipohjaksi ja se siirtyy postilaatikon Kiinnitetty valikkoon.
Jos haluat muuttaa viestipohjan tietoja, valitse Ominaisuudet sen valikosta ja poista Viestipohja valinta. Viestipohja muuttuu näin takaisin viestiluonnokseksi ja se tulee näkyviin Postilaatikon listauksessa.
Tämän jälkeen voit avata ja muokata viestiä. Kun olet valmis merkitse Viestipohja ominaisuus jälleen valituksi.
Käyttämällä postilaatikon valikkoa, voit listata vain nämä kohteet:
Palauttaaksesi taas kaikki viestit näkyviin valitse Näytä Kaikki.
Sarakenäkymässä voit listata lisää kohteita valitsemalla komennon Listanäkymä.
Voit määritellä FirstClassin hyväksymään tai hylkäämään palvelimen roskapostiksi luokitteleman viestin. Määritelläksesi tämän valitse Asetukset sovellusvalikosta ja avaa Viestintä osio. Valitse haluamasi vaihtoehto Roskapostin käsittely valikosta.