Vastaajaviestien kanssa työskentely
Vastaajapalvelun asetusten muokkaaminen
Voit avata ääniviestejä ja fakseja samalla tavalla kuin normaaleja sähköpostiviestejä, ja luoda vastaajaviestejä puhelimeesi, jos sinulla on FirstClass Postilaatikko ja järjestelmän ylläpitäjä on asentanut ja ottanut FirstClass Unified Communications -palvelun käyttöön. Jos et ole varma onko tämä palvelu käytettävissäsi, kysy asiaa järjestelmän ylläpitäjältä.
Huom!
Voit luoda uusia tervehdyksiä ja määritellä miten niitä käytetään FirstClass GO sovelluksella, mutta äänittääksesi uusia vastausviestejä, sinun on käytettävä FirstClassin selainversiota tai FirstClass asiakasohjelmaa.
Ääniviestit näyttävät ulkoisesti normaaleilta sähköpostiviesteiltä, joissa ääninauhoite on liitetiedostona. Faksit näyttävät ulkoisesti myös tavallisilta sähköpostiviesteiltä, joissa faksit ovat kuvaliitetiedostoina.
Voit luoda vapaasti vastaajaviestejä vastaamaan kaikkia eri soittajien tai soittotyyppien tarpeita. Nämä tervehdykset toistetaan kun et itse voi vastata puhelimeen. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden:
Voit luoda seuraavanlaisia tervehdyksiä:
| Tervehdyksen luokittelu | Kuvaus |
|---|---|
| ulkoinen | Toistetaan organisaatiosi ulkouolelta tuleviin soittoihin. |
| sisäinen | Toistetaan kun puhelu tulee oman organisaatiosi puhelinnumerosta. |
| tuntematon | Toistetaan kun puhelu tulee tuntemattomasta tai estetystä numerosta. Tämä luokittelu saattaa sisältää joitain matkapuhelinnumeroita. |
| puhuttu nimi | Nimesi, jolla tunnistaudut järjestelmään. Tämä toistetaan yhdessä järjestelmän yleisen vastaajaviestin kanssa jos et ole aktivoinut muita vastaajaviestejä tai mikään muu soittoihin liittyvä kriteeri ei täyty. |
Voit nauhoittaa niin monta tervehdystä kuin haluat mutta suositus on, että muodostat ja otat käyttöön ainakin "puhuttu nimi" ja "ulkoinen" tervehdykset. Sisäisten puhelujen osalta FirstClass toistaa ulkoisten puheluiden tervehdyksen jos sisäisille puheluille ei ole määritelty omaa tervehdysviestiä.
Tervehdysten luokittelun lisäksi niille on määriteltävä voimassaoleva tila:
| Tervehdyksen tila | Kuvaus |
|---|---|
| päällä | Tervehdys on aktiivinen ja FirstClass toistaa sen kun ehdot täyttyvät. |
| pois päältä | Tervehdys ei ole aktiivinen. FirstClass ei huomioi tätä tervehdystä kun se etsii toistettavia tervehdyksiä. Voit halutessasi aktivoida tämän tervehdyksen milloin tahansa. |
| ohita | Tämä tervehdys ohittaa kaikki muut samantyyppiset tervehdykset. FirstClass ei tällöin huomioi muita tämäntyyppisiä tervehdyksiä lainkaan. Ottaaksesi jälleen käyttöön muut tämäntyyppiset tervehdykset, muuta tämä tervehdys "pois päältä" -tilaan. |
FirstClass etsii sisäisiä ja ulkoisia tervehdyksiä seuraavassa järjestyksessä:
| Järjestys | Kuvaus |
|---|---|
| 1 | Ohittavat tervehdykset (tervehdysten luokittelun mukaisessa järjestyksessä, joka kuvataan seuraavaksi). |
| 2 | Tiettyihin puhelinnumeroihin soitetut puhelut (anna nämä numerot ylläpitäjälle, joka yhdistää ne Postilaatikkoosi) tai tietyistä puhelinnumeroista soitettuihin puheluihin. |
| 3 | Tervehdykset, jotka toistetaan tietyn aikataulun mukaisesti. Nämä ohittavat samankaltaiset muut ajastamattomat tervehdykset. Ajastetuilla tervehdyksillä on oma järjestyksensä. Ensimmäiseksi toistetaan ajastetut tervehdykset, jotka on sidottu tiettyyn numeroon tai tietystä numerosta soitettuihin puheluihin. Jos samalle ajanjaksolle kohdistuu useampia ajastettuja tervehdysviestejä, toistetaan se tervehdysviesti, jonka aloitusaika on lähimpänä kyseistä ajankohtaa. Jos samalle numerolle tai samasta numerosta soitetulle puhelulle on olemassa kaksi samalla alkamisajalla ajastettua tervehdystä, toistetaan vanhempi eli se joka on luotu aiemmin. |
| 4 | Normaali tervehdys ilman erityisiä asetuksia. |
| 5 | Järjestelmän oma tervehdys lisättynä puhutulla nimelläsi. |
| 6 | Järjestelmän oma tervehdys silloin kun et ole luonut oman nimesi mukaista tervehdystä. Nimesi lisätään tervehdykseen tekstistä puheeksi konekielisesti. |
Luodaksesi äänitervehdyksen, avaa Äänitervehdykset kansio TYÖTILA ikkunasta, ja klikkaa sitten Uusi painiketta.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Nimi | Nimi, joka yksilöi tervehdyksen tervehdysten listanäkymässä. Esimerkiksi kaikkiin ulkopuolelta soitettuihin numeroihin tarkoitettu vastaajaviesti voisi olla nimeltään "Yleinen vastaus ulkopuolelta tuleviin soittoihin". |
| Tervehdyksen tyyppi | Tervehdyksen tyyppi: ulkoinen, sisäinen, tuntematon tai luettu nimi. Äänivalikko kohdan voit jättää huomioimatta, koska voit luoda äänivalikon vain FirstClass asiakasohjelmalla. |
| Tila | Tervehdyksen tila. Käytä tätä kenttää aktivoidaksesi tervehdyksen tai ottaaksesi sen pois käytöstä. Voit tehdä tervehdyksestä myös sellaisen, että se ohittaa kaikki muut saman tyypin tervehdykset. |
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Kommentit | Tervehdyksen yleinen kuvaus, esimerkiksi "Normaali päiväajan tervehdys ulkopulelta tuleviin soittoihin". Tämä tieto on vain omaan käyttöösi. |
| Numero johon soitettiin | Tällä on merkitystä vain jos Postilaatikkoosi ohjataan useita puhelinnumeroita ja haluat että vastausviesti on erilainen riippuen siitä mistä numerosta sinua on yritetty tavoittaa. Kirjoita ulkoiset puhelinnumerot, pilkulla eroteltuna, kokonaisuudessaan. Tarkista sisäisten puhelinnumeroiden oikea esitysmuoto. Jos järjestelmän ylläpitäjä on linkittänyt esimerkiksi työpuhelimesi, matkapuhelimesi ja kotipuhelimesi Postilaatikkoosi ja haluat että tietty vastausviesti esitetään kotinumeroon soitettuihin puheluihin, lisää kotinumerosi tähän. |
| Soittajan numerot | Voit ohittaa tämän kentän jos tervehdyksen tyyppi on "Tuntematon soittaja". Erikseen määritellyt puhelinnumerot, jotka saavat tämän tervehdysviestin. Kirjoita, pilkulla eroteltuina, puhelinnumerot kokonaisuudessaan. Voit käyttää jokerimerkkiä *. Jos esimerkiksi haluat vastata tällä tervehdyksellä kaikkiin tietystä suuntanumerosta soitettuihin puheluihin (esim. suuntanumerosta 09) niin kirjoita 09*. Älä kirjoita numeroa 1 kaukopuheluiden eteen vaan täydennä maanumero ja koko numero kansainvälisessä muodossa. |
Täydennä tämä osio vain jos haluat käyttää tervehdyksiä tiettyjen aikataulujen mukaan.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Alkaa | Päivämäärä ja kellonaika josta eteenpäin haluat FirstClassin käyttävän tätä tervehdystä. Muuttaaksesi näytettävää päivämäärää ja aikaa, kosketa tätä kenttää. |
| Päättyy | Päivämäärä ja kellonaika jolloin haluat FirstClassin lopettavan tämän tervehdyksen käytön. Muuttaaksesi näytettävää päivämäärää ja aikaa, kosketa tätä kenttää. |
| Kesto | Toinen tapa ilmaista se milloin FirstClassin halutaan lopettavan tämän tervehdyksen käytön. |
| Toistoväli | Jos haluat käyttää säännöllisesti tietyin väliajoin tätä tervehdystä, valitse toiston aikaväli tässä. |
| Mihin asti toistetaan | Jos valitset toistovälin, voit määritellä milloin toistot loppuvat. |
| Väri | On valittavissa vain FirstClass -asiakasohjelmalla. |
| Aikavyöhyke | Tämän aikataulun kanssa sovellettava aikavyöhyke. |
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Tervehdyksen esittämisen jälkeen | Mitä haluat tapahtuvan kun vastaajaviesti on esitetty: Nauhoita viesti antaa soittajalle mahdollisuuden jättää viestin. Tämä on oletusasetus. Merkitse viestit kiireellisiksi merkitsee soittajan jättämän viestin kiireelliseksi. Kääntää soittajan puhelun keskukselle kääntää puhelut keskukseen (tai numeroon, jonka olet puhelimeesi asettanut). Sinun ei tarvitse tallentaa tervehdystä käyttääksesi tätä vaihtoehtoa. Jos valitset tämän vaihtoehdon ja käytät tervehdystä on tervehdysviestissä hyvä mainita soiton automaattisesta ohjautumisesta keskukseen tervehdysviestin päätyttyä. Käännä soitto tähän numeroon kääntää puhelut tässä kentässä määriteltyyn numeroon. Sinun ei tarvitse tallentaa tervehdystä käyttääksesi tätä vaihtoehtoa. Jos valitset tämän vaihtoehdon ja nauhoitat tervehdyksen on tervehdysviestissä hyvä mainita, että soitto kääntyy ennalta määrättyyn numeroon automaattisesti tervehdysviestin päätyttyä. Sulje puhelu sulkee puhelun. Sinun ei tarvitse tallentaa tervehdystä käyttääksesi tätä vaihtoehtoa. Jos valitset tämän vaihtoehdon ja nauhoitat tervehdyksen on tervehdysviestissä hyvä mainita, että soitto katkaistaan tervehdysviestin jälkeen. |
| Soittajan suorittama soitonsiirto | Määrittelee mitä tehdään kun soittaja haluaa tehdä soitonsiirron: Salli soittajan siirtää puhelu antaa soittajalle mahdollisuuden siirtää puhelun asetuksissasi ennalta määriteltyjen vaihtoehtojen mukaisesti. Valitse pikavalintanumero ja kirjoita haluamasi puhelinnumero johon puhelu siirretään. Huomioi, että ylläpitäjä on voinut asettaa rajoituksia valittaville numeroille. Varmistu siitä, että määrittelemäsi numero on valittavissa. Jos poistat tämän valinnan, soittajat eivät voi valita määrittelemiäsi soitonsiirtovaihtoehtoja tai muitakaan järjestelmään luotuja soitonsiirtovaihtoehtoja. Ohita siirtomääritykset antaa mahdollisuuden ohittaa siirtomääritykset vain tämän tervehdyksen kohdalla. Valitse pikavalintanumero ja kirjoita ja puhelinnumero kokonaisuudessaan. Huomioi, että ylläpitäjä on voinut asettaa rajoituksia valittaville numeroille. Varmistu siitä, että määrittelemäsi numero on valittavissa. Jos soittajat raportoivat, että puhelu katkeaa siirron yhteydessä, järjestelmä saattaa katkaista yhteyden liian nopeasti. Voit hidastaa siirtoprosessia yhdellä sekunnilla lisäämällä pilkun (,) tai viidellä sekunnilla lisäämällä puolipisteen (;) sen numeron perään johon siirto tehdään. |
| Osoitevaihtoehdot | Luo viestin määrittelemääsi sähköpostiosoitteeseen: Vastaanottaja lähettää soittajan viestin eteenpäin määrittelemääsi sähköpostiosoitteeseen, jättämättä siitä kopiota omaan Postilaatikkoosi. Kopio kopioi soittajan jättämän viestin määrittelemääsi sähköpostiosoitteeseen. Kopio viestistä jää myös omaan Postilaatikkoosi. |
Käytä tätä osiota ohittaaksesi faksimäärittelyillä tämä tervehdys.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Faksien käsittely | Miten faksien kanssa menetellään: Oletus toimii sen mukaisesti kuin faksien käsittelyn osalta on asetuksissa määritelty Ohita käyttäjäasetukset noudattaa asetuksia, jotka tässä kohtaa määrittelet tälle tervehdykselle. |
| Aloita faksin CNG ääni | Tee tämä valinta jos tätä tervehdystä käytetään vain fakseille. Älä nauhoita tervehdystä. |
| Ohita faksin formaatti | Miten haluat käsitellä fakseja kun edellä olet valinnut Ohita käyttäjäasetukset: Hylkää ei mahdollista faksien vastaanottamista. JPG vastaanottaa faksit JPG muodossa. Tämä on yleinen muoto, joka on avattavissa ja katsottavissa käytännössä kaikissa eri käyttöjärjestelmissä. Jokainen sivu on omana liitetiedostona. PNG vastaanottaa faksit PNG muodossa. JPG:n tapainen muoto, paitsi että tiedosto on kooltaan pienempi. PCX vastaanottaa faksit PCX muodossa. Perinteinen faksin tiedostomuoto. Jokainen sivu on omana liitetiedostona. DCX vastaanottaa faksit DCX muodossa. Perinteinen faksin tiedostomuoto. Kaikki faksin sivut ovat yhdessä liitetiedostossa. |
Ohita tämä osio; nauhoitetun äänitiedoston liittäminen tervehdykseen on tehtävä FirstClassin selainversiolla tai FirstClass asiakasohjelmalla.
Muokkaa vastaajan asetuksia valitsemalla Asetukset sovellusvalikosta ja päivittämällä tiedot sen Ääni välilehdellä:
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Käyttöliittymä | Oletusarvo on ylläpitäjän asettama valinta ja vastaa organisaatiosi käyttämää äänipostijärjestelmää. Jos sinun on muutettava tätä asetusta niin valitse käytössäsi oleva äänipostijärjestelmä. |
| Kieli | Oletusarvo on ylläpitäjän asettama valinta ja vastaa yleisimmin organisaatiossasi käytettävää kieltä. Jos kuitenkin haluat käyttää palvelua jollain toisella kielellä, valitse haluamasi kieli tässä. |
| TTS kieli | TUI:n kieli on ylläpitäjän asettama valinta "tekstistä puheeksi" kieleksi. Se on yleisin organisaatiossasi käytettävä kieli. Jos saat viestejä eri kielillä, valitse Automaattinen tunnistus. FirstClass analysoi silloin jokaisen viestin ja pyrkii päättelemään oikean kielen. |
| Soita lukemattomat automaattisesti | Kun otat yhteyden puhelimella, viesti luetaan automaattisesti ilman, että sinun on painettava mitään näppäintä. |
| Viestin merkitseminen | Voit halutessasi merkitä viestejä eri väreillä. Kun kuuntelet viestejä puhelimella, voit valita värejä painamalla määrättyjä numeroita. Valitse väri ja sitä vastaava numero (enintään kolme). |
| Selaa postilaatikkoa kuten kalenteria | Tämä valinta lajittelee postilaatikon viestit aina aikajärjestyksen eikä minkään muun lajittelukriteerin perusteella. |
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Avain ja Siirrä soittaja | Valitse numero ja kirjoita vastaava soitonsiirron numero, johon jokainen soittaja voi kääntää puhelun sen sijaan että he jättäisivät viestin. Voit määritellä enintään kaksi soitonsiirtonumeroa. Käytä puhelinnumeron kansainvälistä esitysmuotoa. Älä lisää numeron eteen vaihteesta ulossoitettaessa vaadittavaa numeroa. Jos soittajat raportoivat sinulle, että puhelu katkeaa siirron aikana, järjestelmä voi sulkea puhelun liian nopeasti jolloin soitonsiirtonumeroa ei ehditä käsitellä loppuun saakka. Tällaisessa tapauksessa voit lisätä numeron jälkeen pilkun(,) jolloin tauko pitenee yhdellä sekunnilla tai puolipisteen(;) jolloin tauko pitenee viidellä sekunnilla. Jos annat siirtonumeron myös näppäimelle 0, tämä ohittaa järjestelmän normaalin 0 valinnan, joka yleisesti on yhdistäminen keskukselle. Voit kertoa näistä asioista vastaustervehdyksissäsi jolloin soittajat ovat niistä tietoisia. Jos haluat sallia soitonsiirron vain joillekin soittajille, luo erillinen tervehdysviesti vain heitä varten. |
| Soitti ilman viestiä | Määrittele mitä haluat FirstClassin tekevän jos soittaja katkaisee puhelun ilman että jättää viestiä: Ei koskaan tarkoittaa, että et koskaan saa tietää tästä puhelusta. Aina tarkoittaa, että FirstClass lähettää sinulle muistutuksen jokaisesta puhelusta (Soitettu mutta ei jätetty viestiä). Vain tunnetuille soittajille lähettää muistutuksen vain kun puhelu on tullut ennalta tunnetusta numerosta. |
| Faksin muoto | Valise haluamasi saapuneiden faksien tiedostomuoto: Estä estää faksien vastaanottamisen. JPG on yleinen tiedostomuoto, joka on mahdollista avata käytännössä kaikissa järjestelmissä. Jokainen sivu muodostaa erillisen liitetiedoston. PNG on samankaltainen kuin JPG sillä erotuksella, että PNG tiedostot ovat kooltaan pienempiä ja siten nopeammin siirreltävissä hitaammilla tai kalliimmilla yhteyksillä. PCX on perinteinen faksin formaatti. Jokainen sivu on erillinen liitetiedosto. DCX on myös perinteinen formaatti. Kaikki sivut vastaanotetaan yhteen tiedostoon. |
| Äänimuoto | Valitse haluamasi vastaanotettujen ääniviestien tiedostomuoto: Oletusarvo on järjestelmän ylläpitäjän valitsema muoto ja vastaa organisaatiosi yleisintä äänitiedostojen tiedostomuotoa. MP3 on FirstClassin standardi äänen tallenusmuoto. Se on toistettavissa käytännössä kaikissa järjestelmissä. IMA ADPCM tunnetaan paremmin WAV tiedostomuotona. Nämä tiedostot ovat kooltaan hieman pienempiä kuin MP3 tiedostot mutta vastaavat silti puhelinäänen laatutasoa. |
| Sisällytä faksi | Merkitse tämä valinta aktiiviseksi jos haluat liittää faksin viestirunkoon mieluummin kuin tiedostoliitteeksi. Tämä valinta on mahdollinen vain jos olet valinnut faksin tiedostomuodoksi DCX. |
| Puhelimessa | Jos sinulle yritetään soittaa kesken toista puhelua ja haluat lähettää soittajalle tiedon varattuna olemisesta, merkitse tämä valinta aktiiviseksi. Tämä tieto toimitetaan soittajalle ennen kuin hänelle esitetään tervehdysviestisi. |