Importer des éléments d'agenda
Exporter des éléments d'agenda
Votre agenda personnel FirstClass est comme un organiseur personnel. Il enregistre des événements et des tâches d'agenda.
A la différence d'un organiseur personnel, vous pouvez autoriser d'autres personnes à voir et actualiser votre agenda FirstClass. Ceci permet à d'autres de planifier des événements à des horaires satisfaisant tout le monde.
Vous pouvez aussi créer ou avoir accès à l'un des types d'agendas publics suivants:
Permet à un groupe spécifique de personnes de coordonner leurs temps et leurs tâches.
Représente une ressource, tel un projecteur, et est utilisé comme outil de réservation pour celle-ci.
Représente une ressource, telle une salle de réunion, et est utilisé comme outil de réservation pour celle-ci.
Les agendas de ressources et de lieux sont automatiquement actualisés lorsqu'une personne réserve une ressource ou un lieu durant le processus de création d'un événement.
Pour ouvrir l'agenda personnel de quelqu'un, choisissez Ouvrir l'agenda utilisateur depuis le menu associé dans l'enveloppe d'un message, votre liste Mes profils à suivre, ou votre dialogue en ligne.
Votre bureau FirstClass comprend un volet Agenda affichant votre agenda personnel, vu par mois, sous la forme d'un mini-agenda, suivi de la liste des événements et des tâches du jour sélectionné. Une date sur fond plus coloré dans le mini-agenda indique qu'il y a des éléments à cette date.
lorsque vous sélectionnez une date vous voyez les éléments qui y sont associés
Pour afficher un autre mois, utilisez la flèche retour ou suivant à côté du nom du mois.
Pour ouvrir votre agenda dans le volet central, sélectionnez le titre Agenda. Pour ouvrir un des éléments listés en dessous du mini-agenda,sélectionnez-le. Votre agenda s'ouvrira aussi à la date correspondante.
Vous pouvez voir les vues suivantes dans un agenda ouvert:
Affiche les événements du jour dans la grille horaire. Les événements durant toute une journée sont en haut de l'agenda.
Affiche tous les événements de la semaine de travail dans la grille horaire. Les événements durant toute une journée sont en haut de la colonne du jour.
Affiche les événements de la semaine dans la grille horaire. Les événements durant toute la journée sont en haut de la colonne du jour.
Vous définissez les cinq jours de votre semaine de travail depuis vos préférences.
Affiche tous les événements du mois.
Liste l'ensemble des tâches commencées, en cours, ou achevées durant le mois sélectionné.
Le bouton formé d'une flèche, en haut de l'agenda ouvert, vous permet de faire défiler les dates:
Avance ou recule d'une année à chaque fois.
Dans le mode jour, avance ou recule d'un jour à chaque fois. Dans le mode semaine, avance ou recule d'une semaine à chaque fois. dans le mode mois ou tâche, avance ou recule d'un mois à chaque fois.
Pour revenir à la date d'aujourd'hui, sélectionnez Aujourd'hui.
Suivant les permissions de votre agenda, les invitations peuvent apparaître dans celui-ci, ou, si l'expéditeur n'est pas autorisé à ajouter quoi que ce soit dans votre agenda, les invitations arriveront dans votre boîte aux lettres.
Lorsque vous ouvrez les invitations, vous verrez le formulaire d'événement ainsi que des boutons qui vous permettront de répondre à l'invitation:
| Ce bouton | fait ceci |
|---|---|
| Accepter | Accepte l'invitation. Si l'invitation est dans votre boîte aux lettres, elle est déplacée dans votre agenda. |
| Sous réserve | Accepte l'invitation, mais indique sur le formulaire de l'événement que vous pourriez être indisponible. |
| Décliner | Décline l'invitation et crée un message de réponse de sorte que vous puissiez fournir une explication. |
Note
Si la personne qui invite n'est pas sur votre serveur, une réponse lui est toujours retournée.
Pour ajouter un événement à un agenda, utilisez le bouton Nouvel événement dans l'agenda ouvert ou en haut du volet AGENDA, puis complétez le formulaire de l'événement.
Raccourci
Double-cliquez sur la date de début dans la vue Jour ou Semaine de travail, ou sur le jour dans la vue par mois.
Lorsque vous avez complété le formulaire, sélectionnez le bouton Enregistrer. Si vous fermez le formulaire en utilisant le bouton x, il vous sera demandé ce que vous souhaitez faire de cet événement.
Si vous décidez, en définitive, que vous ne voulez plus de cet événement, choisissez Supprimer depuis le menu du formulaire.
Les événements créés dans un agenda de groupe sont ajoutés directement à celui-ci ou à votre agenda personnel (avec une copie placée dans l'agenda de groupe). Les permissions de l'agenda de groupe déterminent son fonctionnement. Ces événements semblent venir de l'agenda de groupe et non de vous.
Le formulaire d'événement est divisé en sections. Pour ouvrir ou fermer chaque section, utilisez le bouton associé.
Cette section affiche les informations générales de cet événement.
| Champ | Description |
|---|---|
| Description | La description de l'événement tel que vous voulez la voir dans l'agenda et dans tous les rappels. |
| Lieu | Le lieu de l'événement. Ce champ est à des fins d'affichage uniquement. Pour réserver un lieu qui est dans l'Annuaire, utilisez la section Participants. Ceci actualisera cet agenda de lieu, les autres sauront qu'il a été réservé. |
| Commence le | La date et l'heure de début de l'événement. Pour changer la date/l'heure, sélectionnez ce champ. Le sélecteur de date vous permet de changer le mois, l'année, la date et l'heure(faites glisser le curseur ou sélectionnez sur la glissière pour changer l'heure et les minutes). |
| Se termine le | La date et l'heure de fin de l'événement. Pour changer la date/l'heure, sélectionnez ce champ et actualisez le sélecteur de date/heure comme décrit plus haut. |
| Durée | Le temps prévu pour que l'événement arrive à échéance. en fonction de votre heure de début et de fin. Vous pouvez changer la durée dans ce champ. Ceci actualise l'heure de fin. |
| Pas d'horaire | L'événement dure toute la journée et est affiché en haut dans les vues par Jour et par Semaine. |
| Montrer comme | Votre niveau de disponibilité pour d'autres engagements durant cet événement. Pour créer un événement simplement informatif, qui ne produit pas de conflit, choisissez Libre. |
| Visibilité | Les événements avec la visibilité Normal ou Société peuvent être ouverts par ceux qui accèdent à l'agenda. Les événements avec un autre type de visibilité ne peuvent être ouverts que par le créateur de l'événement et ses participants. Ce comportement peut changer suivant les permissions de l'agenda. |
| Fuseau horaire | Le fuseau horaire pour les heures de début et de fin de l'événement. Ce réglage outrepasse le fuseau horaire par défaut spécifié dans vos préférences, vous permettant de planifier des événements suivant différents fuseaux horaires. |
| Catégorie | Le type d'événement. Pour assigner une catégorie à cet événement, choisissez celle qui convient dans la liste. Les participants peuvent changer la catégorie de la copie qu'ils reçoivent. |
| Mes rappels | Pour générer un rappel, sélectionnez Heure avant l'événement, puis sélectionnez le moment du rappel. Les participants recevront le rappel en fonction de leurs propres préférences. |
| Couleur | La couleur de fond de cet événement dans l'agenda. Vous voudrez peut-être colorer certains événements (par exemple, toutes les réunions). Les participants peuvent changer la couleur de la copie de l'événement qu'ils reçoivent. Pour sélectionner une couleur de fond, sélectionnez ce champ, puis la couleur de votre choix dans le sélecteur qui s'affiche. Vous pouvez aussi créer une couleur personnalisée en saisissant sa valeur hexadécimale à Hex. |
| Icône | L'icône qui représente cet événement. Pour changer l'icône, sélectionnez le champ, puis cliquez sur celle qui vous convient depuis le sélecteur. |
Cette section vous permet d'inviter d'autres personnes à votre événement et de réserver un lieu et des ressources. Les barres indiquent leurs disponibilités. Vous pouvez changer ici la date et l'heure de l'événement afin de trouver une disponibilité commune.
| Champ | Description |
|---|---|
| Date d'événement | La date de l'événement tel que fixée dans la section Événement. Vous pouvez utiliser les flèches de ce champ pour passer au jour suivant ou précédent, ou sélectionner la date pour afficher le sélecteur. |
| Heure de l'événement | La période couverte par l'événement tel que fixée dans la section Événement. Vous pouvez sélectionner une heure différente sur cette barre afin de changer l'heure de début. |
| Temps libre suivant | Sollicite FirstClass pour rechercher un créneau horaire libre commun aux participants et aux lieu/ressources réservés |
| Personnes | Invitez des personnes à votre événement en les ajoutant dans Ajouter des participants. Pour ajouter quelqu'un, saisissez son nom comme pour adresser un message. La barre à droite de chaque personne indique sa disponibilité pour cet événement, tel que décrit en haut de cette section. Lorsqu'ils répondent à votre invitation, une icône à côté indique si l'invitation est acceptée (coche verte), acceptée provisoirement (coche jaune) ou refusée (x). Si vous utilisez une adresse internet pour inviter quelqu'un, cette personne recevra un message avec, en pièce jointe, un fichier iCalendar. Le destinataire pourra importer cette pièce jointe dans sa propre application d'agenda. |
| Ressources | Réserve un lieu/ressource pour votre événement en l'ajoutant ici. Il doit être dans l'Annuaire. Pour ajouter un lieu ou une ressource, utilisez son nom tel qu'il apparaît dans l'annuaire. La barre à droite de chaque lieu/ressource indique sa disponibilité pour cet événement, tel que décrit plus haut. |
Cette section vous offre un emplacement pour saisir et mettre en forme des informations complémentaires que vous souhaitez associer à cet événement.
Pour joindre, à cet événement, un fichier qui est sur votre appareil, utilisez le bouton Joindre, puis parcourez votre appareil et sélectionnez le fichier, ou prenez une photo.
Pour joindre un fichier qui est sur votre serveur(tels que des documents FirstClass ou des fichiers téléchargés), faites glisser le fichier ou tout autre objet vers le formulaire. Vous pouvez aussi utiliser cette méthode comme un raccourci pour joindre des fichiers situés sur votre appareil
Vous pouvez aussi joindre un enregistrement audio en sélectionnant Insérer message vocal comme vous le feriez dans un message.
Pour que votre événement soit inscrit d'une façon répétitive dans l'agenda, choisissez la fréquence à Répétitions. Suivant votre choix, vous verrez des champs complémentaires afin de régler finement l'intervalle de répétition.
Pour toutes les options de répétition, vous pouvez mettre fin à la répétition en sélectionnant le champ Répéter jusqu'à, puis la dernière date de répétition à l'aide du calendrier contextuel.
Pour la répétition mensuelle, si vous créez l'événement original dans le dernier lundi du mois (par exemple, le 30 août), puis vous sélectionnez la case à cocher Même jour de semaine dans le mois, la répétition sera créée le dernier lundi de chaque mois. Si vous ne sélectionnez pas ce champ, la répétition sera créée à la même date chaque mois (30 septembre,30 octobre etc).
Pour la répétition annuelle, si vous créez l'événement original le premier mercredi de l'année, puis sélectionnez la case à cocher Même jour de semaine dans l'année, la répétition sera créée le premier Mercredi de chaque année. Si vous ne sélectionnez pas ce champ, la répétition sera créée à la même date chaque année.
Pour changer les informations associées à un événement, ouvrez-le et actualisez-le. Si vous étiez invité à cet événement, vous ne pouvez réaliser qu'un nombre limité de changements: vous pouvez changer la couleur, la catégorie, s'il doit y avoir un rappel et le délai associé . Ces changements n'ont un impact que sur votre propre copie.
Si vous changez la date/heure de début d'un événement que vous avez créé, il sera déplacé au nouvel emplacement sur votre agenda. L'événement est aussi déplacé et signalé comme non lu sur l'agenda des participants.
Mise en garde
Limitez la modification des événements avec participants. Ils peuvent personnaliser leurs propres copies des événements et vos modifications peuvent annuler les leurs. Vous pouvez sans problème modifier la couleur, la catégorie, ou les informations de rappel sans aucune incidence sur les copies des participants.
Si vous supprimez un participant, l'événement sera retiré de l'agenda de celui-ci.
Exception
Les modifications ne se propagent pas dans les agendas des utilisateurs qui sont participants d'un événement créé dans un agenda de groupe.
Si vous modifiez un événement qui appartient à une série d'événements répétitifs, il vous sera demandé, à la fermeture de l'événement, quel est celui de la série que vous souhaitez changer.
Si vous supprimez un événement que vous avez créé, celui-ci est retiré de tous les agendas des participants. Si vous n'avez pas créé cet événement, cette suppression n'affecte que votre propre copie.
Exception
Les suppressions ne se propagent pas dans les agendas des utilisateurs qui sont participants d'un événement créé dans un agenda de groupe.
Vous pouvez supprimer une occurrence d'un événement répétitif
L'onglet Tâche, liste toutes les tâches du mois sélectionné. Les icônes dans la colonne Statut indiquent leur état d'avancement.
Les tâches en retard sont affichées en rouge. Les tâches urgentes sont affichées en gras en haut de la liste. Les tâches achevées ont leur description barrée et sont à la fin de la liste.
Pour ajouter une tâche à un agenda, en étant dans l'onglet Tâches, utilisez le bouton Nouvelle Tâche, puis complétez le formulaire correspondant. Dans tout autre onglet, choisissez Nouvel Tâche depuis le menu à liste déroulante Nouveau.
Lorsque le formulaire est complété, sélectionnez le bouton Enregistrer. Si, en fin de compte, vous ne voulez plus de la tâche, choisissez Supprimer depuis le menu du formulaire.
Le formulaire de tâche est divisé en sections. Pour ouvrir ou fermer chaque section, utilisez le bouton associé.
Cet onglet affiche les informations générales de la tâche.
| Champ | Description |
|---|---|
| Description | La description de la tâche telle que vous voulez la voir dans l'agenda et dans tous les rappels. |
| Commence le | La date et l'heure de début de la tâche. Pour changer la date/l'heure, sélectionnez ce champ. Le sélecteur de date vous permet de changer le mois, l'année, la date et l'heure (faites glisser le curseur ou sélectionnez la glissière pour changer l'heure et les minutes). |
| Echéance le | La date et l'heure à laquelle la tâche doit être terminée, le cas échéant. Pour changer la date/l'heure, sélectionnez ce champ et utilisez le sélecteur de date comme indiqué plus haut. S'il n'y a pas de date d'échéance,conservez Aucune. |
| Priorité | Vous pouvez donner à la tâche une priorité normale ou urgente. |
| Catégorie | Le type de tâche. Pour assigner une catégorie à une tâche, choisissez-la dans ce champ. |
| Rappels | Vous permet de générer un rappel pour cette tâche. Ces rappels sont générés, à la fois, avant la date de début et la date d'échéance. Pour créer des rappels, sélectionnez Délai avant le début et la fin, puis choisissez un délai pour avoir le rappel. |
| Etat | Le statut de la tâche. Tant que le statut de la tâche reste inchangé, laissez la valeur Non terminé. |
Cette section vous offre un espace pour saisir et formater une information complémentaire que vous souhaitez associer à cette tâche.
Pour joindre à cette tâche un fichier qui est sur votre appareil, utilisez le bouton Joindre, puis parcourez votre appareil et sélectionnez le fichier, ou prenez une photo.
Pour joindre un fichier qui est sur votre serveur(tels que des documents FirstClass ou des fichiers téléchargés), faites glisser le fichier ou tout autre objet vers le formulaire. Vous pouvez aussi utiliser cette méthode comme un raccourci pour joindre des fichiers situés sur votre appareil
Cette section affiche les informations suivantes à propos de la tâche:
| Champ | Description |
|---|---|
| Assigner à | La personne à qui vous confiez cette tâche. Entrez son nom comme vous le feriez pour adresser un message. |
| Fuseau horaire | Le fuseau horaire pour les heures de début et d'échéance de la tâche. Ce réglage outrepasse le fuseau horaire par défaut spécifié dans vos préférences, vous permettant de planifier des tâches suivant différents fuseaux horaires. |
| Visibilité | Les tâches avec la visibilité Normal ou Société peuvent être ouvertes par ceux qui accèdent à l'agenda. Les tâches avec un autre type de visibilité ne peuvent être ouvertes que par le créateur de la tâche. Ce comportement peut changer suivant les permissions de l'agenda. |
| Couleur | La couleur de fond de cette tâche dans l'agenda. Vous voudrez peut-être colorer certaines tâches, (par exemple, toutes les tâches avec une date d'échéance située dans le même laps de temps). Pour sélectionner une couleur de fond, sélectionnez ce champ, puis la couleur de votre choix dans le sélecteur qui s'affiche. Vous pouvez aussi créer une couleur personnalisée en saisissant sa valeur hexadécimale à Hex. |
| Icône | L'icône représentant cette tâche. Pour changer l'icône, sélectionnez ce champ, puis cliquez sur celle qui vous convient depuis le sélecteur. |
Vous pouvez créer une tâche dans votre propre agenda, puis en confier la réalisation à quelqu'un d'autre en spécifiant son nom dans le champ Assigner à. Ainsi la tâche est visible dans les deux agendas, vous permettant de l'éditer si nécessaire et d'en suivre l'avancement (lorsqu'elle est en retard ou terminée).
Lorsque vous confiez une tâche à quelqu'un, il est invité à répondre en acceptant, en acceptant avec réserve, ou en refusant. Suite à la réponse, une icône est affichée à côté de son nom précisant sa réponse (vert pour accepter, jaune pour sous réserve, rouge pour refuser).
Lorsque quelqu'un accepte une tâche, il peut l'éditer.
Lorsque quelqu'un accepte une tâche avec réserve, il peut actualiser sa réponse, mais sinon il ne peut que voir la tâche.
Lorsque quelqu'un refuse une tâche, un message de réponse est créé afin de vous fournir une explication. Il peut actualiser cette réponse, mais sinon il ne peut que voir la tâche.
Pour changer les informations associées à une tâche, ouvrez-la et actualisez-la.
Si vous changez la date/heure de début d'une tâche, elle sera déplacée au nouvel emplacement sur votre agenda.
Pour changer le statut, choisissez-le dans le premier champ Etat de la section Tâche. Si la tâche est terminée, vous pouvez simplement sélectionner le champ suivant et actualiser le sélecteur de date avec la date de fin de la tâche. Cela changera automatiquement le statut à Terminé. De même, si la tâche a été terminée à la même date que l'actualisation du formulaire, vous pouvez simplement choisir Terminé et la date d'aujourd'hui sera automatiquement affichée.
Si vous devez reconsidérer le statut d'une tâche terminée pour la repositionner sur Non terminé, choisissez Non terminé. La date de fin de la tâche est automatiquement enlevée.
Raccourci
Pour actualiser le statut d'une tâche sans l'ouvrir, sélectionnez l'icône dans la colonne Statut. La sélection de cette icône permute le statut entre terminé et non terminé.
Les rappels apparaissent au moment que vous avez spécifié lors de la création d'un événement ou d'une tâche.
Pour ouvrir l'événement ou la tâche depuis le Rappel, utilisez le bouton Autres infos. Pour fermer le rappel, utilisez le bouton Ecarter.
Si vous souhaitez un rappel complémentaire, proche de l'heure concernée, choisissez le moment du nouveau rappel à Mettre en attente, puis utilisez le bouton Mettre en attente.
Si vous n'êtes pas connecté lorsqu'un rappel est émis, il vous est envoyé par mail.
Afin de personnaliser votre agenda, choisissez Préférences depuis le menu de l'application, puis allez à la section Agenda.
| Champ | Description |
|---|---|
| Jour de début de semaine | Le jour que vous souhaitez voir comme premier jour de la semaine dans les vues par semaine ou par mois, ainsi que dans le mini-agenda. |
| Jour du début de la semaine de travail | Le jour que vous souhaitez comme premier jour de la semaine de travail dans le mode de visualisation par semaine de travail. C'est le premier des cinq jours affichés dans cette vue. |
| Début de la journée de travail | L'horaire habituel de début de la journée de travail. Aucun événement ne sera créé, par défaut, avec un horaire de début antérieur. |
| Durée de l'événement | Durée par défaut d'un événement. |
| Rappel par défaut | Sélectionnez cela afin d'activer par défaut le Rappel pour les événements et les tâches que vous créez. Choisissez le délai avant les événements/tâches pour l'affichage des rappels dans le champ suivant. |
| Afficher les numéros de semaine | Sélectionnez cela pour afficher le numéro de chaque semaine. |
Vous pouvez organiser les événements et les tâches issues de plusieurs agendas en un seul. Par exemple, si vous avez accès à un agenda de groupe, vous pouvez ouvrir votre agenda personnel, puis voir les éléments de l'agenda de groupe avec vos propres éléments, afin d'avoir une vue d'ensemble de vos engagements. L'agenda de groupe, vue dans votre propre agenda, est appelé agenda combiné
Notes
Cela est simplement une vue spéciale de votre agenda. Vous n'avez pas vraiment ajouté de façon permanente ces éléments à votre agenda et cela n'affecte en rien la vision que FirstClass a de vos disponibilités.
Si vous utilisez aussi le client FirstClass, vous pouvez associer une couleur à un agenda combiné. Cela permet de différencier les éléments des agendas dans la vue combinée.
Si un agenda contient d'autres agendas disponibles pour une vue combinée, vous verrez un bouton Filtrer l'Agenda dans le coin supérieur droit. L'utilisation de ce bouton affiche la liste des agendas.
Pour faire apparaître les éléments d'un agenda combiné dans la vue de l'agenda ouvert, choisissez Afficher nom de l'agenda. Pour enlever ces éléments de la vue de l'agenda ouvert choisissez Masquer nom de l'agenda. Cela vous permet de voir toutes combinaisons des agendas disponibles.
Pour enlever un agenda de ce menu, choisissez Retirernom de l'agenda Afficher le menu des options en survolant l'agenda dans la liste.
Pour ajouter un agenda public au menu de votre agenda personnel, ouvrez l'agenda public, puis choisissez Ajouter à mon Agenda depuis son menu.
Si vous souhaitez que votre agenda personnel soit disponible depuis l'agenda d'une autre personne, invitez-la à être membre de votre agenda tel que décrit sous "Créer des agendas" .
Pour ajouter un agenda public au menu Filtre d'un autre agenda public, glisser l'agenda à combiner vers l'autre agenda. Afin de glisser un agenda vers un autre, vous pourrez avoir besoin de choisir Ajouter à l'accueil depuis le menu de l'agenda afin que les deux agendas soient visible sur votre page d'accueil.
Vous pouvez ajouter un agenda externe, tel l'agenda Google, au menu de filtrage. Votre administrateur doit, au préalable, vous rendre cet agenda accessible.
Pour ajouter un agenda externe au menu de filtrage, ouvrez l'agenda FirstClass, puis choisissez Ajouter nom de l'agenda externe depuis le menu du filtre.
La première fois que vous sélectionnez l'agenda externe depuis le menu du filtre d'agenda, il vous sera demandé de vous identifier.
Si vous souhaitez créer un événement ou une tâche directement dans un agenda combiné, choisissez cet agenda depuis le menu déroulant Nouveau situé dans l'agenda ouvert, puis choisissez Nouvel événement ou Nouvelle Tâche.
Vous pouvez importer des éléments d'agenda depuis un agenda électronique externe vers un agenda FirstClass. Ces éléments doivent être dans le format iCal 2.0.
Pour importer les éléments d'un agenda depuis un fichier iCal (.ics), ouvrez l'agenda de destination, choisissez Importer agenda depuis le menu déroulant Nouveau, puis choisissez le fichier à importer.
Les événements sont convertis en événements FirstClass et les éléments "A faire" sont convertis en tâches FirstClass.
Pour importer les éléments d'un agenda vers un agenda combiné, ouvrez un agenda qui possède des agendas combinés, choisissez l'agenda combiné depuis le menu déroulant Nouveau, puis choisissez Importer agenda.
Vous pouvez aussi exporter et des événements et des tâches depuis un agenda FirstClass. Il sont exportés au format iCal 2.0.
Pour exporter un événement ou une tâche, ouvrez le, puis choisissez Exporter depuis son menu. Il vous sera proposé de renommer le fichier d'exportation.
Vous pouvez créer des agendas de groupe, de ressources et de lieux comme votre administrateur le fait. Si vous avez des difficultés pour faire fonctionner votre agenda comme vous le souhaitez, contactez votre administrateur.
Pour créer un agenda sur votre page d'accueil, choisissez Nouveau conteneur depuis celle-ci, puis sélectionnez le type d'agenda souhaité. Suivez les indications afin de donner à l'agenda une icône et un nom, puis sélectionnez Créer. Le nouvel agenda est ajouté à la fin de votre page d'accueil.
Pour créer un agenda à un autre emplacement, ouvrez le conteneur où vous souhaitez créer l'agenda et sélectionnez Nouveau conteneur depuis le bouton à menu déroulant Nouveau puis suivez la même procédure que vous auriez utilisée sur votre page d'accueil. Vous pouvez accéder au nouvel agenda en utilisant le bouton Dossiers.
Pour éviter que votre agenda soit supprimé par accident, ouvrez-le, choisissez Propriétés depuis son menu, puis sélectionnez la case à cocher Verrouillé. Si dans le futur vous souhaitez réellement le supprimer, vous devrez désélectionner au préalable cette case à cocher.
Vous pouvez utiliser les permissions de l'agenda pour en contrôler son fonctionnement (par exemple, ce que les autres pourront y faire).
Pour paramétrer les permissions de l'agenda, ouvrez l'agenda, choisissez Permissions depuis son menu, puis complétez le formulaire de permission:
| Champ | Description |
|---|---|
| Ne pas publier dans l'Annuaire | Empêche le calendrier d'apparaître dans l'Annuaire. Cela empêchera les autres de connaître l'existence de l'agenda tant que vous ne les informez pas. Cela signifie aussi que vous pouvez donner le nom que vous voulez à votre agenda, sans qu'il soit en conflit avec un nom déjà publié. Pour les agendas de ressources et de lieux, nous recommandons de ne pas cocher cette case. Ces agendas doivent être dans l'Annuaire afin de permettre aux personnes de réserver lors de la création d'événements dans d'autres agendas. De même, nous faisons les mêmes recommandations pour votre agenda personnel. |
| Expiration d'élément | Le nombre de jours qu'un événement ou une tâche reste dans l'agenda avant d'expirer. |
| Appartient à | Sauf à être familier avec les groupes d'agendas et la façon dont ils influent sur le comportement, nous recommandons de laisser ce champ tel qu'il est. Tous les agendas appartiennent par défaut à un groupe d'agenda. Votre administrateur paramètre des groupes d'agenda afin de contrôler le comportement d'un ensemble d'agendas au niveau de ces groupes. Vous verrez ici le groupe auquel le nouvel agenda appartiendra. Pour ajouter un groupe d'agendas, saisissez son nom comme vous adresseriez un message à une conférence. Pour retirer un groupe d'agendas, sélectionnez le x à son côté. |
| Qui | C'est l'emplacement où vous définissez les permissions qui contrôlent ce que les autres peuvent faire dans l'agenda. La description est dans la section suivante. |
Parce que les agendas publics sont des espaces collaboratifs, il est nécessaire de donner aux autres un accès au nouvel agenda. Pour commencer, vous définissez les permissions qui contrôlent ce qu'ils pourront faire dans l'agenda, puis vous mettez l'agenda à leur disposition.
Pour définir ce que vous voulez autoriser dans l'agenda, ajustez la section Qui du formulaire permissions. Vous devez faire cela pour chaque personne ou groupe qui accèdera à l'agenda.
Pour commencer, saisissez le nom de la personne ou du groupe sous Qui comme si vous leur adressiez un message. L'ordre dans lequel vous listez les personnes a une importance, car lorsque quelqu'un ouvre l'agenda, FirstClass contrôle la liste Qui en partant du haut vers le bas. Lorsqu'il trouve la première occurrence de cette personne, ou le premier groupe auquel elle appartient, il utilise les permissions qui sont associées. Cela signifie que si le premier élément de la liste est le groupe All Users, et que l'accès pour ce groupe est No Access, personne ne pourra accéder à l'agenda.
En second, choisissez le niveau d'accès pour la personne dans le champ à droite de son nom. Les niveaux d'accès correspondent à des jeux de permissions prédéfinis. Vous pouvez assigner un niveau d'accès tel quel, ou le personnaliser en activant et en désactivant les permissions unitaires qui suivent.
| Ce niveau | Donne ces permissions |
|---|---|
| Aucun accès | Empêche la personne de voir l'agenda ou d'y ajouter des éléments. Nous vous recommandons d'ajouter le groupe All Users à la fin de votre liste avec ce niveau d'accès, afin d'éviter que quiconque ne puisse accéder à l'agenda par inadvertance. |
| Voir heures | La personne peut voir l'agenda, mais seulement les horaires des événements et des tâches. Elle ne peut y ajouter des événements. En conséquence, ses invitations sont envoyées dans la boîte aux lettres des invités. |
| Calendrier uniquement | La personne peut ajouter des événements indirectement. Un événement est ajouté indirectement à un agenda de groupe lorsque quelqu'un crée un événement dans un autre agenda et invite cet agenda de groupe. Un événement est ajouté indirectement à un agenda de lieux ou de ressources lorsque quelqu'un réserve le lieu ou la ressource. |
| Calendrier+heures | La personne peut voir l'agenda (les horaires seulement) et y ajouter des événements indirectement. |
| Calendrier+autres infos | La personne peut voir dans l'agenda les informations complémentaires au passage de la souris et ajouter des événements indirectement. Elle ne peut pas ouvrir les éléments ou créer d'événements directement dans l'agenda. |
| Modification | La personne a toutes les permissions précédentes et peut en plus ouvrir les éléments, les éditer et les supprimer, créer des événements directement dans l'agenda, télécharger les pièces jointes, et voir l'historique des éléments. Les événements créés indirectement restent inéditables. |
| Personnaliser | L'accès est défini par les permissions unitaires qui sont sélectionnées. Si vous ajoutez ou retirez des permissions unitaires pour quelqu'un avec un autre niveau d'accès, ce niveau deviendra automatiquement Personnalisé. |
Les icônes à la droite du champ Accès représentent les permissions unitaires qui composent le niveau. Pour activer ou désactiver une permission, sélectionnez son icône.
Limitation
Soyez conscient que certaines permissions ne fonctionnent que si la personne a reçu les privilèges appropriés de son administrateur.
De droite à gauche, les permissions unitaires sont:
| Permission | Signification |
|---|---|
| Modifier les autorisations | La personne peut modifier ce formulaire de permission. Cela comprend l'ajout de personnes sous Qui et les promouvoir comme membres de cet agenda. |
| Modérateur | Ne s'applique pas aux agendas. |
| Supprimer tous les éléments | La personne peut supprimer tout élément, dont les éléments ajoutés par d'autres. |
| Créer des éléments | La personne peut créer des événements et des tâches directement dans l'agenda et déplacer des éléments dans celui-ci. |
| Modifier des éléments en lecture seule | La personne peut modifier des éléments qui ne le sont pas habituellement (les éléments créés directement par d'autres). Les événements créés indirectement restent non modifiables. Pour que cette permission puisse fonctionner, vous devez aussi sélectionner la permission Modifier des éléments. Soyez prudent en sélectionnant la permission Modifier des éléments en lecture seule, car cela prendra le pas sur le comportement normal de FirstClass. |
| Modifier des éléments | La personne peut modifier tout événement ou toute tâche normalement modifiable. |
| Enregistrer les propriétés de fenêtres et de vues | Ne s'applique pas aux agendas. |
| Approuver | Ne s'applique pas aux agendas. |
| Supprimer vos propres éléments | La personne peut supprimer et changer les propriétés de ses propres éléments. |
| Afficher les détails souhaités | La personne peut voir, sans aucune restriction de niveau de visibilité, les détails des événements. Cela leur permet de voir les détails, au passage de la souris, sur des éléments fermés. |
| Rechercher | La personne peut effectuer une recherche dans l'agenda. |
| Ajouter des participants | La personne peut modifier l'agenda directement. Pour que cette permission puisse fonctionner, vous devez aussi sélectionner la permission Créer des éléments. Pour les agendas de ressources et de lieux, les personnes sans cette permission doivent toujours réserver en créant un événement dans un autre agenda. Si quelqu'un n'a pas cette permission pour votre propre agenda, les événements auxquels il vous invite apparaîtront dans votre boîte aux lettres. |
| Ouvrir les éléments | La personne peut ouvrir les événements et les tâches. |
| Télécharger les fichiers & pièces jointes depuis FirstClass | La personne peut télécharger les fichiers. |
| Afficher les autorisations | La personne peut voir le formulaire autorisation, mais ne peut pas le modifier. |
| Afficher l'historique | La personne peut voir l'historique des éléments. |
| Ouvrir l'agenda | La personne peut ouvrir l'agenda. Cela lui permet de voir les horaires des événements et des tâches, mais pas les autres détails. |
Pour créer une description de votre agenda lisible par les autres, utilisez le bouton A propos situé dans le formulaire d'autorisation de l'agenda.
Pour qu'un agenda soit accessible à quelqu'un, soit vous le créez dans un conteneur auquel il a déjà accès, soit vous l'abonnez à cet agenda. Abonner quelqu'un à votre propre agenda ajoute cet agenda à sa liste des agendas combinables. L'abonner à un agenda public place un lien vers cet agenda sur sa page d'accueil.
Pour inviter quelqu'un à devenir membre d'un agenda, sélectionnez le bouton Membres depuis le formulaire de permission de l'agenda. Saisissez le nom de la personne dans la liste des membres comme vous le feriez pour lui adresser un message.
Lorsque vous en avez terminé avec la liste des membres et avec le formulaire de permission, fermez les en utilisant le bouton x dans le coin droit supérieur. Vos changements sont automatiquement sauvegardés.