Adresser des messages à des conférences
Répondre aux messages des conférences
Envoyer des messages au non de la conférence
Donner son opinion ou noter des éléments dans les conférences
Approuver les messages des conférences
Inscrire une conférence à une liste de diffusion Internet
Une conférence FirstClass est un forum en ligne permettant à un ensemble de personnes, dans votre organisation, d'échanger de l'information. Vous pouvez envoyer un message à une conférence plutôt que de l'envoyer à plusieurs destinataires. Vous pouvez aussi créer des documents collaboratifs dans la conférence et y télécharger des fichiers.
Les conférences peuvent être créées par votre administrateur ou par vous-même ou par d'autres utilisateurs. Sur votre page d'accueil, vous y verrez les conférences que vous avez créées, ainsi que celles dont vous êtes membre. Vous devenez membre d'une conférence lorsque quelqu'un vous y abonne, ou lorsque vous ouvrez cette conférence et choisissez Ajouter à la page d'accueil depuis son menu.
Le propriétaire de la conférence détermine ce que vous pourrez y faire. Par exemple, vous pourriez uniquement être autorisé à lire le contenu d'une conférence qui concerne la politique RH, mais par ailleurs pouvoir être autorisé à ajouter des éléments à une conférence qui concerne un projet sur lequel vous travaillez. Dans ce cas, la conférence personnelle permet de diffuser de l'information sans avoir à envoyer des messages à toutes les personnes concernées. La conférence dédiée au projet permet à tous ceux qui sont impliqués d'en discuter et d'y ajouter des informations utiles.
Vous adressez un message à une conférence, comme vous le feriez pour une personne dans votre organisation, en utilisant son nom comme il paraît dans l'Annuaire.
Pour adresser automatiquement un message à une conférence, ouvrez cette conférence, puis créez le message en utilisant le bouton Nouveau message.
Vous répondez à un message dans une conférence comme vous répondriez à un message personnel dans votre boîte aux lettres. Ouvrez le message, puis utilisez le bouton Répondre. La réponse est envoyée au destinataire par défaut spécifié pour la conférence. Souvent, cela signifie que la réponse va simplement à la conférence elle-même.
Si vous voulez répondre à différents destinataires, ou si vous souhaitez que la réponse semble provenir de la conférence elle-même, utilisez le bouton Options de réponse situé à côté de Répondre et choisissez l'option voulue.
Vous pouvez aussi faire suivre le message en utilisant le bouton Faire suivre.
Dans certains cas vous souhaiterez que le message apparaisse comme provenant de la conférence et non de vous. Cela est utile, par exemple, si une conférence est configurée en tant que support en ligne.
Pour envoyer un message au nom de la conférence, choisissez Nouveau au nom de la Conférence depuis le menu de celle-ci.
Si une conférence est paramétrée afin de vous permettre d'exprimer le fait que vous "aimez" des éléments, vous verrez une icône j'aime (pouce haut) à côté de chaque élément du flux. Pour dire qu'un élément vous plaît, sélectionnez cette icône.
Si une conférence est paramétrée afin de vous permettre d'exprimer le fait que vous "aimez" ou non des éléments, sélectionnez l'icône j'aime si un élément vous plaît, ou l'icône j'aime pas (pouce vers le bas) s'il vous déplaît.
Survoler une icône vous indique si vous avez déjà mis j'aime/j'aime pas.
Si une conférence est paramétrée afin de vous permettre de noter les éléments, vous verrez 5 étoiles à côté de chaque élément dans le flux. Pour notre un élément, sélectionnez l'étoile appropriée. Par exemple, pour donner 3 étoiles, sélectionnez la troisième étoile en partant de la gauche. Lorsque plusieurs personnes ont noté un élément, vous verrez la note moyenne. Le survol de la note vous indique le nombre de personnes ayant noté et si vous l'avez déjà fait.
Les permissions d'une conférence spécifient si vous pouvez changer d'avis après coup.Si c'est le cas, pour revenir sur votre opinion, sélectionnez à nouveau l'icône. Pour changer votre note, sélectionnez l'étoile appropriée.
Une conférence peut être régulée afin de s'assurer que tout ce qui y est envoyé est approprié. Dans une conférence modérée, tous les messages ou juste ceux avec pièces jointes, ne sont lisibles qu'après approbation du modérateur. Avant cette intervention, ils apparaissent estompés ou sont cachés.
Seuls ceux ayant la permission de modérateur peuvent approuver ces messages. Si vous avez cette permission, vous pouvez approuver un message en choisissant Approuver depuis son menu.
Vous pouvez créer une conférence comme votre administrateur le ferait. Les conférences sont, pour vous, une solution pratique pour collaborer avec un groupe de personnes que vous déterminez. Si vous avez des problèmes pour faire fonctionner une conférence selon vos souhaits, contactez votre administrateur.
Pour créer une conférence sur votre page d'accueil, choisissez Nouveau Conteneur depuis le menu de votre page d'accueil, puis sélectionnez Conférence. Suivez les consignes afin de donner à votre conférence une icône, un nom et une description.
Sélectionnez la case à cocher Ne pas publier dans l'Annuaire si vous ne voulez pas qu'elle y paraisse. Cela évite que les autres ne connaissent son existence tant que vous ne leur faites pas savoir. Cela signifie aussi que vous pouvez lui donner un nom comme bon vous semble, sans qu'il y ait conflit avec un nom publié.
Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Créer. Votre nouvelle conférence est ajoutée à la fin de votre page d'accueil.
Pour créer une conférence à un autre emplacement, ouvrez le conteneur où vous souhaitez créer la conférence et sélectionnez Nouveau conteneur depuis le bouton à menu déroulant Nouveau puis suivez la même procédure que vous auriez utilisée sur votre page d'accueil. Vous pouvez accéder à la nouvelle conférence en utilisant le bouton Dossiers.
Pour éviter que votre conférence ne soit supprimée par accident, ouvrez-la, choisissez Propriétés depuis son menu, puis sélectionnez la case à cocher Verrouillé. Si dans le futur vous souhaitez réellement le supprimer, vous devrez désélectionner au préalable cette case à cocher.
Vous utilisez les permissions d'une conférence pour contrôler la façon dont elle se comporte ( par exemple, l'expiration des messages et ce que les autres peuvent y faire.
Pour définir les permissions d'une conférence, ouvrez la conférence, choisissez Permissions depuis son menu, enfin complétez le formulaire des permissions:
| Champ | Description |
|---|---|
| Ne pas publier dans l'Annuaire | Vous permet de changer ce que vous choisissez lors de la création de la conférence. |
| Vue | Pour voir ce champ et les autres de cette section, utilisez le triangle accolé à Vue, Options message, Approbation, Taille limite, Expiration. Afin que la mise en forme de votre conférence utilise la vue en colonne et soit toujours réinitialisée suivant votre mise en forme d'origine, cochez Utilisez la vue serveur. Si vous ne le faites pas, toute personne ayant accès à votre communauté pourra définir d'une façon permanente sa propre mise en forme. N'activivez pas cette option si vous souhaitez permettre l'appréciation ou la notation (j'aime, nombre d'étoiles). Pour éviter que d'autres ne personnalisent complètement la mise en forme de votre conférence, cochez Utiliser la vue template seulement. Si cette conférence doit être modérée, vous pouvez masquer les objets non approuvés à la vue de tous sauf des modérateurs en sélectionnant la case à cocher Masquer les éléments non approuvés. |
| Options message | Choisissez le formulaire par défaut qui sera utilisé lorsque de nouveaux messages seront créés dans la conférence à Formulaire à utiliser. Si vous ne voulez pas imposer le formulaire de message par défaut, laissez le tiret dans le champ. Choisissez la méthode par défaut pour adresser les réponses aux messages de la conférence à Réponse par défaut: Répondre à tous répond à l'expéditeur et à tous les autres destinataires. Réponse à l'expéditeur répond à l'expéditeur seulement. Réponse à la conférence répond à la conférence seulement. Défaut est utilisé par votre administrateur à la création de conférences. Autoriser l'évaluation offre aux personnes la possibilité de donner leur opinion à propos des éléments de la communauté ou de les noter: Aucun signifie qu'aucun avis sur les éléments n'est possible. Jaime signifie que les personnes peuvent placer un j'aime sur un élément et peuvent revenir sur cet avis. J'aime(bloqué) signifie que les personnes peuvent placer un j'aime sur un élément, mais ne peuvent pas revenir sur cet avis. J'aime J'aime pas signifie que les personnes peuvent placer un j'aime ou je n'aime pas sur un élément et peuvent revenir sur cet avis. J'aime J'aime pas(bloqué) signifie que les personnes peuvent placer un j'aime ou je n'aime pas sur un élément, mais ne peuvent pas revenir sur cet avis. Note signifie que les personnes peuvent noter un élément suivant une échelle allant d'une à cinq étoiles et peuvent revenir sur cette note. Note(bloqué) signifie que les personnes peuvent noter un élément mais ne peuvent pas revenir sur cette note. |
| Approbation | Afin que tous les messages envoyés à votre conférence nécessitent une approbation par un modérateur, sélectionnez la case à cocher Messages à approuver. Afin que seuls les messages avec pièces jointes, ou les fichiers directement téléchargés dans votre conférence, nécessitent une approbation, sélectionnez la case à cocher Pièces jointes à approuver. |
| Taille limite | Vous pouvez spécifier la taille maximale des messages (contenu du message plus pièce jointe) envoyés à votre conférence à Limiter les messages supérieurs à. Les messages supérieurs à cette limite seront gérés de la façon spécifiée dans le champ suivant. Si vous imposez une taille limite pour les messages, choisissez comment les messages la dépassant seront gérés à Gestion: Rejeter et avertir rejette le message et retourne un avis de non-livraison à l'expéditeur. C'est probablement la meilleure option pour la plupart des conférences, sauf pour les conférences répliquées vers un système autre que FirstClass tel internet. Si une conférence contenait un groupe de discussion internet, l'avis de non-livraison serait retourné vers la multitude des membres du groupe de discussion. Rejeter et consigner rejette le message sans avertir l'expéditeur, et consigne l'incident dans un fichier de log du serveur à disposition de votre administrateur. Demande l'approbation Le message est accepté, mais il est non approuvé. C'est pratique si la conférence est susceptible d'être relayée à travers une passerelle et que vous êtes attentif aux pièces jointes volumineuses. Rejeter sans avertir rejette le message sans autre action. C'est la meilleure option si votre conférence doit être répliquée depuis un système autre que Firstclass tel Internet. |
| Expiration | Vous pouvez fixer le nombre maximal d'objets permis dans votre conférence à Limite élément. lorsque la limite est dépassée, FirstClass commence à supprimer les objets ayant la date d'expiration la plus ancienne. Vous pouvez aussi préciser la durée de vie d'un message dans votre conférence à Expiration du message. Lorsqu'un message a expiré, FirstClass le supprime automatiquement à l'occasion de sa maintenance de routine. |
| Appartient à | Tant que vous n'êtes pas familier avec les groupes de conférences, leurs façons d'agir sur le comportement des conférences, nous recommandons de laisser ce champ tel quel. Toutes les conférences appartiennent par défaut à des groupes de conférences. Votre administrateur paramètre des groupes de conférences afin de gérer le comportement des conférences par groupe dans leur ensemble. Vous verrez, ici, les groupes auxquels votre conférence appartient. Vous pouvez ajouter ou déplacer des groupes de conférences. Pour ajouter un groupe de conférences, saisissez son nom comme si vous adressiez un message à la conférence. |
| Qui | C'est l'espace où vous définissez les permissions qui contrôlent ce que les autres pourront faire dans votre conférence. Cela est décrit ci-dessous. |
Si vous souhaitez que le contenu d'une conférence soit affiché en colonne, cochez Utiliser la vue du serveur dans la section Vue du formulaire de permission.
Les conférences sont conçues comme des espaces de collaboration, ainsi vous voudrez probablement donner à d'autres personnes un accès à votre conférence. Pour cela, vous devez définir les permissions qui contrôlent ce qu'ils pourront faire dans votre conférence, puis vous mettrez votre conférence à leur disposition.
Pour définir ce qu'une personne pourra faire dans votre conférence, actualisez la section Qui du formulaire de permission. Vous devez faire cela pour chaque personne et groupe qui accéderont à votre conférence.
En premier, saisissez le nom de la personne ou du groupe sous Qui comme vous lui auriez adressé un message. L'ordre dans lequel vous constituez la liste des personnes a une importance, car lorsque quelqu'un ouvre votre conférence, FirstClass contrôle, de haut en bas, cette liste Qui. Lorsqu'il trouve la première occurrence de cette personne, ou le premier groupe auquel elle appartient, il utilise les permissions qui y sont associées. Cela signifie que si dans la liste le premier groupe est All Users et si vous définissez les permissions à Refusé, personne ne pourra accéder à votre conférence.
En second, choisissez le niveau d'accès de la personne dans le champ à droite de son nom. Les niveaux d'accès est un ensemble de permissions prédéfinies. Vous pouvez attribuer un niveau d'accès tel quel, ou le personnaliser en activant ou désactivant les permissions suivantes.
| Ce niveau | Donne ces permissions |
|---|---|
| Refusé | Empêche la personne d'accéder à la conférence. Nous vous recommandons d'ajouter le groupe All Users à la fin de votre liste avec ce niveau d'accès, afin de prévenir tout accès par mégarde à votre conférence. |
| Résumé | La personne peut voir la liste des objets de votre conférence, mais ne peut pas les ouvrir. |
| Navigateur | La personne dispose des permissions Résumé et peut en plus ouvrir les messages. |
| Lecteur | La personne dispose des permissions de Navigateur et peut en plus télécharger les pièces jointes, voir l'historique des éléments, et réaliser des recherches. |
| Collaborateur | La personne dispose des permissions de Lecteur et peut en plus envoyer des messages à votre conférence, supprimer les objets qu'elle a ajoutés, et voir ce formulaire de permission. |
| Approbateur | La personne dispose des permissions de Collaborateur et peut en plus lire et approuver les messages non encore approuvés. |
| Modérateur | La personne dispose des permissions d'Approbateur et peut en plus supprimer tout élément, déplacer les éléments vers un sousconteneur, envoyer des messages qui excèdent la taille limite, éditer des documents et déplacer des sous-conteneurs. |
| Auteur | La personne dispose des permissions de Modérateur et peut en plus changer les propriétés d'affichage et de tri de la conférence et créer des sousconteneurs. |
| Contrôleur | La personne dispose des permissions d'Auteur et peut en plus modifier le formulaire des permissions, la description des conférences et éditer les messages envoyés par les autres. |
| Personnaliser | L'accès est défini par les permissions unitaires qui sont sélectionnées. Si vous ajoutez ou retirez des permissions unitaires pour quelqu'un avec un niveau d'accès prédéterminé, son niveau d'accès deviendra automatiquement Personnalisé. |
Les icônes à droite du champ Accès représentent les permissions unitaires qui composent le niveau. Afin d'activer ou désactiver une permission, sélectionnez son icône.
Limitation
Ayez à l'esprit que certaines permissions ne fonctionneront que si la personne a reçu les privilèges appropriés de votre administrateur.
De gauche à droite, les permissions unitaires sont:
| Permission | Signification |
|---|---|
| Modifier les autorisations | La personne peut éditer ce formulaire de permission. Cela comprend l'ajout de personnes sous Qui et les promouvoir comme membres de la conférence. |
| Modérateur | Cela donne uniquement le rôle de modérateur. La permission Approuver est nécessaire pour que la personne puisse approuver des éléments. |
| Supprimer tous les éléments | La personne peut supprimer tout objet, y compris les messages envoyés par d'autres et déplacer les objets dans des sousconteneurs. |
| Créer des éléments | La personne peut créer documents et sousconteneurs, déplacer les objets dans la conférence, envoyer des messages surdimensionnés et télécharger des fichiers dans la conférence sans avoir à les joindre à un message. |
| Modifier des éléments en lecture seule | La personne peut éditer des objets qui, normalement, ne le sont pas, tels que les messages envoyés. Pour que cette permission fonctionne, vous devez aussi sélectionner la permission Modifier les éléments. Soyez prudent en donnant cette permission car elle outrepasse le fonctionnement normal de FirstClass. |
| Modifier des éléments | La personne peut éditer tous les documents et déplacer les sousconteneurs. |
| Enregistrer les propriétés de fenêtres et de vues | Les personnes peuvent changer la mise en page d'une conférence et ce d'une façon permanente. Soyez prudent en donnant cette permission,car une personne disposant de cette permission pourra imposer aux autres une mise en forme par défaut. |
| Approuver | La personne peut ouvrir et approuver ou non les messages. Les messages envoyés par cette personne sont automatiquement approuvés. |
| Supprimer vos propres éléments | La personne peut supprimer et changer les propriétés de ses propres objets. |
| Ouvrir la conférence | La personne peut ouvrir votre conférence. Cela lui permet de voir les objets dans la conférence, mais pas de les ouvrir. |
| Rechercher | La personne peut effectuer une recherche dans votre conférence. |
| Envoyer | La personne peut envoyer des messages à votre conférence . |
| Ouvrir des éléments | La personne peut ouvrir des messages et des documents dans votre conférence. |
| Créer des sous-conferences | La personne peut créer des sousconteneurs dans votre conférence. |
| Télécharger fichiers & pièces jointes depuis FirstClass | La personne peut télécharger les pièces jointes et les fichiers qui ont été téléchargés directement dans votre conférence. |
| Afficher les autorisations | La personne peut voir ce formulaire de permission, mais ne peut l'éditer. |
| Afficher l'historique | La personne peut voir l'historique des objets de votre conférence. |
Pour créer une description de la conférence afin d'informer les autres, utilisez le bouton A propos dans le formulaire de permission de la conférence.
Pour rendre votre conférence accessible à quelqu'un, créez-la dans un conteneur auquel il a déjà accès, ou abonnez ces personnes à votre conférence. Abonner quelqu'un place un lien vers votre conférence sur sa page d'accueil.
Pour inviter quelqu'un à devenir membre de votre conférence, utilisez le bouton Membres dans le formulaire de permission de la conférence. Saisissez le nom de la personne dans la liste des membres comme vous le feriez pour envoyer un message.
Lorsque vous en avez terminé avec la liste des membres et avec le formulaire de permission, fermez les en utilisant le bouton x dans le coin droit supérieur. Vos changements sont automatiquement enregistrés.
Vous pouvez utiliser une conférence comme point d'accès à une liste de diffusion Internet. Lorsque vous inscriver une conférence à une liste de diffusion, les messages envoyés à cette liste seront disponibles dans la conférence.
Chaque liste de diffusion a ses propres modalités d'inscription. Dans certains cas, vous envoyez une demande d'inscription et la liste de diffusion retourne une réponse indiquant que la conférence est inscrite. Dans d'autres cas la réponse de la liste de diffusion vous invite à confirmer l'inscription de la conférence.
Pour inscrire une conférence à une liste de diffusion, envoyez la demande d'inscription, comme indiqué par la liste de diffusion, au non de la conférence (Nouveau depuis la conférence).
Si vous devez confirmer l'inscription de la conférence, faite le au non de la conférence (Répondre au non de la conférence).
Certaines listes de diffusion autorise qu'on leur écrive. Dans ce cas les utilisateurs de la conférence peuvent envoyer un message, ou répondre à la liste de diffusion depuis la conférence.
D'autres listes de diffusion n'autorisent que des utilisateurs enregistrés à leur écrire. Ces listes de diffusion considèrent la conférence concernée comme un utilisateur enregistré et non vous ou tout autre utilisateur de la conférence. Cela signifie que vous ne pouvez pas envoyer de message ou répondre directement à la liste de diffusion depuis la conférence en votre nom propre. Pour écrire à ces listes de diffusion, vous devez envoyer les messages au nom de la conférence.
Tout comme vous pouvez envoyer des messages à une liste de diffusion, vous pouvez aussi lui envoyer des commandes, pour obtenir l'Aide, ou demander des informations sur les abonnés. Ces commandes doivent aussi être envoyées au nom de la conférence.