Si votre organisation utilise FirstClass comme son application de messagerie, vous verrez un dossier Contacts dans le volet Espace de travail.
FirstClass vous permet de stocker, dans votre dossier Contacts, les informations de vos contacts personnels, tels que l'adresse mail, le numéro de téléphone, l'adresse d'un ami ou d'une relation professionnelle. Ces contacts offrent une solution rapide d'adresser les messages aux personnes qui ne sont pas sur votre serveur (et donc absentes de l'annuaire). Vous pouvez néanmoins créer des contacts pour des personnes qui sont déjà dans l'annuaire, si vous les appelez usuellement par leurs surnoms.
De plus, vous pouvez créer des listes de diffusion afin de simplifier l'envoi de messages à des destinataires multiples en une seule fois..
Dans la mesure où votre administrateur vous a donné l'accès à la fonctionnalité de gestion des contacts, les contacts que vous créez seront visibles dans votre vue personnelle de l'annuaire. Cela vous permet de leur adresser des messages par leur nom comme vous le feriez pour les autres sur le serveur. Même si vous n'avez pas cette fonctionnalité, vous pouvez créer des contacts simplement comme référence.
Pour ouvrir votre dossier Contacts, sélectionnez dans le volet Espace de travail.
Vous pouvez également avoir accès et avoir la possibilité de créer des bases de contacts publics qui fonctionnent comme votre propre carnet d'adresses. Ces bases de contacts peuvent être créées dans des conteneurs accessibles par d'autres. Vous pouvez aussi les créer dans votre propre carnet d'adresses afin d'organiser vos contacts. Si vous en avez les autorisations, vous pouvez déplacer ou copier les contacts existant dans ces bases de contacts. Si vous trouvez une base de contacts que vous souhaitez avoir sur votre page d'accueil, choisissez Ajouter à l'Acueil depuis son menu.
Pour ajouter un contact, utilisez le bouton Nouveau Contact en haut du contact, puis complétez et enregistrez le formulaire.
Vous pouvez aussi choisir Ajouter aux contacts depuis le menu associé à un nom dans l'enveloppe d'un message, depuis votre liste Mes profils à suivre, ou le dialogue en ligne. Cela pré-remplit le champ Nom usuel.
Si vous envoyez ou répondez à un message dont le destinataire n'est pas encore connu sur votre serveur, un contact, le représentant, sera ajouté automatiquement. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité en choisissant Préférences depuis le menu de l'application, puis en allant dans la section Messagerie. Désactivez la case à cocher Auto-Création du contact pour des destinataires externes.
| Champ | Description |
|---|---|
| Photo | Une photo du contact. Pour charger la photo du contact, sélectionnez le bouton Changer l'image, puis parcourez votre appareil et sélectionnez le fichier, ou prenez une photo. |
| Personnel | Le nom et le titre du contact. A Nom usuel, saisissez le nom du contact tel qu'il apparaîtra dans l'annuaire. C'est de cette façon que vous saisirez son nom pour lui adresser un message. Vous pouvez aussi le laisser vide et Firstclass le remplira avec les noms saisis en dessous. Puis saisissez son prénom, son second prénom et son nom et choisissez le titre approprié. |
| Professionnel | La fonction du contact, nom de la structure, service et adresse du bureau. |
| Champ | Description |
|---|---|
| Professionnel | Numéro de téléphone du contact, ainsi que le nom et le numéro de téléphone de son supérieur hiérarchique. |
| Personnel | Numéro de téléphone personnel du contact, ainsi que le numéro de téléphone de son assistante. |
| Champ | Description |
|---|---|
| Email pro | L'adresse email professionnelle du contact. Si l'adresse n'est pas présente dans l'Annuaire, tapez-la, puis appuyez sur Tab. Si l'adresse est dans l'Annuaire, saisissez-la de la même façon que pour adresser un message. |
| Site web société | Le site web de la structure du contact. |
| Email perso | L'adresse email personnelle du contact. |
| Site web Perso | Le site web personnel du contact. |
| Champ | Description |
|---|---|
| Professionnel | L'adresse postale professionnelle du contact. |
| Personnel | L'adresse postale personnelle du contact. |
| Champ | Description |
|---|---|
| Catégorie | Le type de contact. |
| Anniversaire | L'anniversaire du contact. Pour fournir cette information, sélectionnez ce champ, puis sélectionnez la date depuis le calendrier contextuel. |
| Champ notes | Saisissez toutes les informations complémentaires utiles dans le champ supérieur. |
Pour associer à ce contact un fichier qui est sur votre appareil, choisissez Joindre depuis le menu (ou utilisez le bouton Joindre), puis parcourez votre appareil et sélectionnez le fichier, ou prenez une photo.
Raccourci
Glisser un fichier depuis votre ordinateur vers l'emplacement approprié.
Une liste de diffusion est composée d'un ensemble d'adresses email. Envoyer un message à une liste de diffusion, a pour conséquence l'envoie du message à toutes les adresses de la liste.
Pour créer une liste de diffusion, choisissez Nouvelle liste de diffusion depuis le menu déroulant du bouton Nouveau, puis complétez et enregistrez le formulaire correspondant.
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Le nom de la liste de diffusion telle que vous souhaitez qu'il paraisse dans l'annaire. C'est de cette façon que vous saisirez son nom pour lui adresser un message. |
| Membres | Saisissez tous ceux qui doivent composer cette liste comme si vous adressiez un message à chacun d'eux. Lorsque vous enregistrez la liste, elle est classée par ordre alphabétique sur le nom. |
Vous pouvez importer des contacts vers votre carnet d'adresses ou une base de contacts FirstClass. Les données importées doivent être au format vCard 3.0.
Pour importer un contact depuis un fichier vCard (.vcf), ouvrez votre Carnet d'adresses ou une base de contacts dans laquelle vous souhaitez importer ces données, choisissez Importer Contacts depuis le menu à liste déroulante Nouveau, puis sélectionnez le fichier à importer.
Vous pouvez aussi exporter des contacts. Ceux-ci sont exportés au format vCard 3.0.
Pour exporter un contact, choisissez Exporter depuis son menu. Vous pouvez sélectionner plusieurs contact, ils seront exportés en un seul fichier. Vous avez la possibilité de renommer le fichier exporté.
Note
Vous ne pouvez pas exporter les listes de diffusion.
Pour créer une base de contact dans un conteneur, ouvrez le conteneur, choisissez Nouveau Conteneur depuis le bouton à liste déroulante Nouveau, puis sélectionnez base de contact. Suivez les indications afin de spécifier l'icône et le non de la base de contact, puis sélectionnez Créer. Vous pouvez accéder à votre nouvelle base de contact en utilisant le bouton du conteneur permettant d'afficher les sous-conteneurs.
Dans votre carnet d'adresses
Si vous créez la base de contact dans votre carnet d'adresses, choisissez Nouvelle base de contact depuis le bouton à liste déroulante Nouveau.
Pour protéger votre base de contact d'une suppression accidentelle, ouvrez-la, choisissez Propriétés depuis son menu, puis cochez Verrouillé. Si, dans le futur, vous souhaitez vraiment supprimer cette base de contact, vous devrez au préalable décocher cette l'option.
Vous pouvez aussi créer des bases de contacts sur votre page d'accueil, pour votre usage personnel, en choisissant Nouveau conteneur depuis le menu de la page d'accueil.
Si vous avez créé cette base de contact comme un espace collaboratif, il faut définir les conditions d'accès. Pour ce faire, vous commencez par définir les permissions qui contrôlent les actions autorisées dans votre base de contact, puis vous la mettez à disposition.
Pour définir les permissions d'une base de contacts, ouvrez-la, choisissez Permissions depuis son menu, puis complétez le formulaire correspondant.
Afin que votre base de contacts s'affiche en mode liste, sélectionner la case à cocher Utiliser la vue serveur.
Pour définir ce que quelqu'un sera autorisé à faire dans votre base de contact, actualisez la section Qui du formulaire de permissions. Vous devez le faire pour chaque personne et groupe qui accéderont à votre base de contact.
Pour commencer, saisissez le nom de la personne ou du groupe sous Qui comme vous le feriez pour lui adresser un message. L'ordre dans lequel est établie la liste a une importance, car lorsque quelqu'un ouvre votre base de contact, FirstClas contôle la liste Qui de haut en bas. Lorsqu'il trouve la première occurrence de cette personne, ou le premier groupe auquel elle appartient, il utilise les permissions correspondantes. Cela signifie que si le premier groupe de la liste est le groupe All Users, et que le réglage de l'accès pour ce groupe est Refusé, personne ne pourra accéder à votre base de contact.
Ensuite, choisissez le niveau d'accès de la personne dans le champ situé à droite de son nom. Les niveaux d'accès sont des ensembles prédéfinis d'autorisations. Vous pouvez attribuer un niveau d'accès tel quel, ou le personnaliser en activant ou désactivant les permissions unitaires suivantes.
| Ce niveau | Donne ces permissions |
|---|---|
| Refusé | Empêche les personnes d'accéder à base de contact. Nous recommandons d'ajouter le groupe All Users à la fin de votre liste avec ce niveau d'accès, afin d'éviter tout accès par inadvertance. |
| Vue par liste | La personne peut ouvrir la base de contact et adresser des messages aux correspondants, mais ne peut pas ouvrir les fiches contact elles-mêmes. |
| Ouvrir éléments | La personne a la permissions Vue par liste et peut en plus ouvrir les fiches contact, mais ne peut pas les actualiser ou en ajouter. |
| Créateur | La personne a la permissions Ouvrir éléments et peut en plus actualiser et ajouter des fiches contact. |
| Personnalisé | L'accès est défini par les autorisations unitaires activées. Si vous ajoutez ou retirez des autorisations unitaires à quelqu'un ayant un autre niveau d'accès, son niveau d'accès deviendra automatiquement Personnalisé. |
Les icônes à droite du champ du niveau d'accès représentent les autorisations unitaires qui composent les niveaux. Pour activer ou désactiver une autorisation, sélectionnez-la.
Restriction
Soyez conscient que certaines autorisations ne fonctionneront que si la personne a obtenu les privilèges appropriés par votre administrateur.
De gauche à droite, les autorisations unitaires sont:
| Permission | Signification |
|---|---|
| Modifier les autorisations | La personne peut mofifier ce formulaire de permissions. Cela comprend l'ajout de personnes dans Qui et les inscrire comme membres de la base de contact. |
| Modérateur | Ne concerne pas les bases de contacts. |
| Supprimer tous les éléments | La personne peut supprimer toute fiche contact créée par un autre. |
| Créer des éléments | La personne peut créer des fiches contact, et déplacer des fiches dans la base de contact. |
| Modifier des éléments en lecture seule | Ne concerne pas les bases de contacts. |
| Modifier des éléments | La personne peut éditer les fiches contact. |
| Enregistrer les propriétés de fenêtres et de vues | Ne concerne pas les bases de contacts. |
| Approuver | Ne concerne pas les bases de contacts. |
| Supprimer vos propres éléments | La personne peut supprimer et modifier les propriétés des fiches contact qu'il a ajouté. |
| Ouvrir la conférence | La personne peut ouvrir votre base de contact. Cela lui permet de voir les fiches contact, mais ne lui permet pas de les ouvrir. |
| Rechercher | La personne peut faire une recherche dans votre base de contact. |
| Envoyer | Ne concerne pas les bases de contacts. |
| Ouvrir les éléments | La personne peut ouvrir les fiches contact. |
| Créer des sous-conférences | La personne peut créer des bases de contacts dans votre base de contact. |
| Télécharger les fichiers et pièces jointes depuis FirstClass | La personne peut télécharger les pièces jointes des fiches contact. |
| Afficher les autorisations | La personne peut voir le formulaire de permissions, mais ne peut pas l'éditer. |
| Afficher l'historique | Ne concerne pas les bases de contacts. |
Pour créer une description de votre base de contact, afin d'informer les autres, utilisez le bouton A propos sur le formulaire de permissions de la base de contact.
Pour rendre accessible à quelqu'un votre base de contact, soit vous la créez dans un conteneur auquel la personne accède déjà, soit vous la faite membre de votre base de contact. Faire de quelqu'un un membre place un lien vers votre base de contact sur sa page d'accueil.
Pour inviter quelqu'un à devenir un membre de votre base de contact, utilisez le bouton Membres du formulaire permissions de la base de contact. Saisissez le nom de la personne dans la liste des membres comme vous le feriez pour envoyer un message.
Lorsque vous en avez terminé avec la liste des membres et avec le formulaire de permissions, fermez les en utilisant le bouton x dans le coin droit supérieur. Vos changements sont automatiquement enregistrés.