Utiliser les annonces d'accueil vocales
Paramétrer les préférences voicemail
Vous pouvez accéder aux messages vocaux et fax dans votre boîte aux lettres ainsi qu'aux SMS, et créer des annonces d'accueil vocales pour votre téléphone, si vous disposez d'une boîte aux lettres FirstClass, et que votre administrateur a installé FirstClass Unified Communications. Si vous ne savez pas si votre organisation utilise FirstClass Unified Communications, vérifiez-le auprès de votre administrateur.
Les messages vocaux apparaissent comme des messages ordinaires avec un enregistrement joint. Les fax apparaissent comme des messages ordinaires avec un fichier image joint.
Vous pouvez créer autant d'annonces d'accueil vocales que nécessaire afin de répondre spécifiquement aux appelants ou aux types d'appels. Ces annonces sont diffusées chaque fois qu'il vous est impossible de répondre. Cela vous permet:
Ci-dessous voici les types d'annonces d'accueil que vous pouvez créer:
| Type d'annonce | Description |
|---|---|
| Externe | Est diffusé pour les appelants externes à votre organisation. |
| Interne | Est diffusé pour les appelants internes à votre organisation, utilisant les numéros de poste internes. |
| Inconnu | Est diffusé pour les appelants dont le numéro est bloqué ou inconnu. Cela inclut certains téléphones mobiles. |
| Nom de l'appelé | Votre nom pour le dispositif l'identification. Cela diffusera le message d'accueil système par défaut si vous n'avez pas d'autres annonces d'accueil activés, ou si vous n'avez pas d'autres annonces d'accueil appropriées. |
Vous pouvez déclarer autant d'annonces d'accueil vocales que vous le souhaitez, mais nous recommandons un minimum d'une annonce Nom de l'interlocuteur, et d'une Externe. Pour les appels internes, s'il n'y a pas d'annonce Interne, Firstclass cherchera à diffuser une annonce Externe.
Tout comme vous assignez un type à une annonce d'accueil, vous assigner aussi un statut:
| Statut des annonces d'accueils | Description |
|---|---|
| activé | L'annonce d'accueil est active. FirstClass le diffusera si c'est approprié. |
| désactivé | L'annonce d'accueil est inactive. FirstClass l'ignorera lorsqu'il cherchera une annonce à diffuser. Vous pouvez activer une annonce d'accueil lorsque vous le voulez. |
| Substituer | Cette annonce d'accueil se substitue à toute autres annonce d'accueil du même type. FirstClass ignorera toutes les annonces d'accueil du même type. Pour utiliser les autres annonces d'accueils du même type, désactivez cette annonce d'accueil. |
FirstClass recherches tant les annonces internes qu'externes dans l'ordre suivant:
| Ordre | Description |
|---|---|
| 1 | Les annonces d'accueil de substitution (dans l'ordre déterminé par le type d'accueil, tel que décrit ci-dessous). |
| 2 | Annonces d'accueil diffusées en fonction du numéro appelé (Donnez ces numéros à l'administrateur afin qu'il les ajoute comme des numéros valides pour votre boîte aux lettres) ou pour des personnes appelant depuis des numéros spécifiques. |
| 3 | Annonces d'accueil diffusées à certains horaires. Cela se substitue aux annonces d'accueil qui sont identiques mais qui ne sont pas planifiées. Les annonces planifiées ont leur propre hiérarchie. Les premièrs diffusés sont les annonces d'accueil planifiées pour des numéros d'appel ou des numéros appelés spécifiques. Si deux annonces d'accueil sont planifiées durant la même période, celui possédant l'horaire de début le plus proche de l'heure courante sera diffusé. S'il y a deux annonces pour le même numéro appelé/appelant, et leurs planifications sont identiques, ou les planifications débute à la même heure, mais se terminent à des horaires différents, la première annonce d'accueil créée (la plus ancienne) sera diffusée. |
| 4 | Une annonce d'accueil standard sans paramètre personnalisé. |
| 5 | L'annonce d'accueil du système plus le nom de l'appelé. |
| 6 | L'annonce d'accueil du système lorsque vous n'avez pas créé une annonce Nom de l'appelé. Votre nom sera fourni en utilisant la synthèse vocale. |
Pour créer une annonce d'accueil vocale, ouvrez votre dossier Accueils vocaux situé dans le volet Espace de travail, puis utilisez le bouton Nouveau.
| Champ | Description |
|---|---|
| Sélecteur d'icône | L'icône qui sera associée avec cette annonce dans la liste de vos annonces. Pour changer l'icône, sélectionnez l'icône existante, puis l'icône de votre choix dans la liste déroulante. Pour accéder à des icônes complémentaires, choisissez Toutes les icônes depuis le menu de la liste. |
| Nom | Le nom qui identifiera cette annonce dans la liste des annonces. Par exemple, une annonce à diffuser pour tous les appels externes pourrait être nommée "Accueil externe standard". |
| Type d'accueil | Le type d'accueil: Interlocuteur externe, Interlocuteur interne, Interlocuteur inconnu, Nom appelé. Ne tenez pas compte de Menu Vocal, car la création d'un menu vocal ne peut se faire qu'avec le client FirstClass. |
| Statut | Le statut de l'annonce d'accueil. Utilisez ce champ pour activer ou désactiver l'annonce, ou pour qu'elle se substitue à d'autres annonces du même type. |
| Champ | Description |
|---|---|
| Commentaires | Une description de l'annonce, telle que "Accueil standard pour les appels externes en journée". Ce n'est que pour votre information. |
| Numéros appelés | Cela ne s'applique que si vous disposez de plusieurs numéros de téléphone pointant vers votre boîte aux lettres et vous souhaitez différencier les annonces pour chacun d'entre eux. Saisissez les numéros de téléphone, sans omettre le code régional, en séparant par des virgules. Pour le préfixe international, des numéros complémentaires peuvent être nécessaires. Par exemple, si vos numéros de téléphone professionnel, personnel et mobile ont été associés à votre boîte aux lettres par votre administrateur, et vous avez une annonce personnalisée que vous voulez diffuser pour les appels vers votre numéro personnel, saisissez votre numéro personnel ici |
| Numéros appelants | ignorez ce champ si le type d'accueil est "Interlocuteur inconnu". Les numéros de téléphone entrants qui doivent recevoir cette annonce d'accueil. Saisissez les numéros de téléphone, sans omettre le code régional, en séparant par des virgules. Vous pouvez utiliser * comme joker. Par exemple, si vous voulez que tous les appelants issue d'un même code régional (905 par exemple) reçoivent cette annonce d'accueil, saisissez 905*. Ne saisissez pas 1 devant un numéro interurbain. Si c'est un numéro international, saisissez le code du pays avant le numéro de téléphone. |
Ne complétez cette section que si vous souhaitez planifier la diffusion de l'accueil.
| Champ | Description |
|---|---|
| Début | La date et l'heure à laquelle vous souhaitez que FirstClass commence à utiliser cette annonce d'accueil. |
| Fin | La date et l'heure à laquelle vous souhaitez que FirstClass arrête d'utiliser cette annonce d'accueil. |
| Durée | C'est une autre façon de spécifier quand FirstClass devra arrêter d'utiliser cette annonce d'accueil. |
| Répétition | Si vous voulez planifier cette annonce à intervalle régulier, choisissez l'intervalle. |
| Répéter jusqu'à | Si vous précisez un intervalle de répétition, vous pouvez spécifier la date à laquelle la planification répétitive prend fin. |
| Couleur | Ne concerne que le client Firstclass. |
| Fuseau horaire | le fuseau horaire associé à cette planification. |
| Champ | Description |
|---|---|
| Après la diffusion de l'annonce d'accueil | Que souhaitez-vous qu'il se produise après la diffusion de l'annonce d'accueil: Enregistre message Permet à l'appelant de laisser un message. C'est le réglage par défaut. Enregistrer et mettre urgent permet à l'appelant de déposer un message urgent. Transfère l'appelant vers le numéro de renvoi Transfère l'appelant vers le numéro de renvoi par défaut de votre système (ou vers le numéro que vous avez assigné à la touche 0 dans vos préférences de réponse). Si aucun numéro n'est assigné à la toute 0 le renvoi est généralement le poste d'accueil. Vous n'avez pas besoin d'enregistrer une annonce pour utiliser cette option. Si vous choisissez cette option et que vous enregistrez une annonce, vous pourrez prévenir vos correspondants qu'ils vont être transférés après l'annonce. Transférer l'appelant à ce numéro Transfère l'appelant vers le numéro spécifié ici (un numéro interne ou un numéro à 10 chiffres). Vous n'avez pas besoin d'enregistrer une annonce pour utiliser cette option. Si vous choisissez cette option et que vous enregistrez une annonce, vous pourrez prévenir vos correspondants qu'ils vont être transférés après l'annonce. Raccrocher Met fin à l'appel. Vous n'avez pas besoin d'enregistrer une annonce pour utiliser cette option. Si vous choisissez cette option et que vous enregistrez une annonce, vous pourrez prévenir vos correspondants que l'appel prendra fin après l'annonce. |
| Transfert initié par l'appelant | Indique quoi faire si les appelants tentent un transfert: Autorise l'interlocuteur à transférer permet à l'appelant d'utiliser l'option de transfert que vous avez spécifié dans vos préférences vocales. Choisissez une touche et saisissez un numéro interne ou à 10 chiffres. Notez que votre administrateur peut avoir mis une redirection sur le système. Assurez-vous qu'il soit possible de ce composer ce numéro. Si vous décochez cette case, les appelants ne pourront utiliser aucune de vos préférences de transfert ni celles paramétrées par votre administrateur. Outrepasser les préf. de transfert vous permet d'outrepasser vos préférences de transfert pour cette annonce d'accueil seulement. Choisissez une touche et saisissez un numéro interne ou à 10 chiffres. Notez que votre administrateur peut avoir mis une redirection sur le système. Assurez-vous qu'il soit possible de ce composer ce numéro. Si vos interlocuteurs vous disent qu'ils ont été coupés lors du transfert, le système raccroche trop rapidement. Vous pouvez générer une pause en faisant suivre le numéro de transfert avec une virgule (,) pour une pause d'une seconde ou un point-virgule pour une pause de cinq secondes |
| Options d'adressage | Créé un message vers l'adresse mail que vous spécifiez: A Fait suivre le message de l'appelant à l'adresse que vous spécifiez, sans laisser de copie dans votre boîte aux lettres. Cc copie le message de l'appelant à l'adresse que vous spécifiez, une copie de ce message est déposée dans votre boîte aux lettres. |
Utilisez cette section pour outrepasser vos préférences fax pour cette annonce d'accueil.
| Champ | Description |
|---|---|
| Gestion du fax | Comment les appels entrants seront gérés: Défaut respecte vos préférences de gestion du fax Outrepasser les préférences utilise le mode de gestion spécifié pour cette annonce d'accueil. |
| Activé sur tonalité d'appel Fax (CNG) | Cochez cette case si cette annonce ne s'applique qu'aux appels fax. N'enregistrez pas d'annonce. |
| Outrepasser le format de fax | La façon dont vous voulez que le fax soit géré lorsque vous choisissez Outrepasser les préférences ci-dessus: Rejeté ne permet pas la réception de fax. JPG reçoit les fax au format JPG. C'est un format courant, facilement téléchargeable, affichable sur presque toutes les plateformes. Chaque page constitue une pièce jointe séparée. PNG reçoit les fax au format PNG. Ce format est similaire au JPG, mais la taille des fichiers est plus réduite. PCX reçoit les fax au format PCX. C'est un format historique. Chaque page constitue une pièce jointe séparée. DCX reçoit les fax au format DCX. C'est un format historique. Toutes les pages sont réunies en une seule pièce jointe. |
Utilisez cette section si vous souhaitez que cette annonce d'accueil inclue un message parlé.
Vous pouvez utiliser le bouton Joindre si vous avez un message préenregistré. Le MP3 et IMA-ADPCM dans un fichier WAV sont les formats supportés, bien que cela dépende des capacités de votre navigateur.
Si votre appareil dispose d'un microphone, vous pouvez utiliser FirstClass pour enregistrer votre message parlé et la joindre, au format MP3, à votre accueil. Pour ce faire, utilisez le bouton Enregistrer et votre microphone. Lorsque vous avez terminé l'enregistrement, utilisez le bouton Arrêter
Pour écouter votre enregistrement, utilisez le bouton Lecture. Vous pouvez mettre en pause et ajuster le volume comme vous le feriez avec d'autres lecteurs audio. Vous pouvez réenregistrer si nécessaire.
Lorsque vous êtes satisfait de votre enregistrement, utilisez le bouton Joindre l'enregistrement vocal afin de joindre l'enregistrement en tant que fichier son. Si vous souhaitez remplacer cette pièce jointe par un autre enregistrement, supprimez-la et recommencez la procédure d'enregistrement.
Pour spécifier la façon de fonctionner de voicemail, choisissez Préférences depuis le menu de l'application, puis actualisez la section Voix:
| Champ | Description |
|---|---|
| Interface | Défaut c'est ce que l'administrateur a choisi pour vous et c'est le système de mail vocal habituellement utilisé dans votre organisation. Si vous devez le changer, choisissez votre système de mail vocal. |
| Langue | Défaut c'est ce que l'administrateur a choisi pour vous et c'est la langue habituellement utilisée dans votre organisation. Si vous devez la changer parce que la majorité de votre correspondance est dans une autre langue, choisissez votre langage préféré. |
| Langue TTS | Langage TUI c'est le langage par défaut du synthétiseur vocal, choisi par l'administrateur et correspondant à la langue la plus utilisée dans votre organisation. Si vous recevez des messages en différentes langues, choisissez Détection auto. FirstClass examinera ensuite chaque message et déterminera au mieux la langue la plus appropriée. |
| Lecture auto Non-lu | En accédant à vos messages à l'aide d'un téléphone, le message sera lu automatiquement sans avoir à presser sur aucune touche. |
| Marquage Message | Vous pouvez marquer les messages par une couleur pour les différencier. Lorsque vous écoutez vos messages vocaux par téléphone, vous devez presser un chiffre pour assigner une couleur. Choisissez ici une couleur pour chacun des trois chiffres. |
| Parcourir la boîte aux lettres par date | En cochant cette case votre boîte aux lettres est classée par date plutôt que par le numéro assigné lorsqu'un message est déposé. |
| Champ | Description |
|---|---|
| Touche et transfert d'appel vers | Sélectionnez une touche et saisissez le n° de transfert correspondant afin de permettre à l'appelant d'être transféré vers un autre n° au lieu d'avoir à déposer un message. Vous pouvez avoir jusqu'à deux N° de transfert. Assurez-vous de saisir le n° complet de 10 chiffres. Ne tapez pas 1 pour les numéros longue distance. Ne tapez pas de numéros d'accès externe (comme le 0 pour une ligne externe). Si des appelants vous disent qu'ils ont été coupés pendant le transfert, le système a probablement coupé trop tôt, et le numéro n'a pas été transféré correctement. Dans ce cas, vous pouvez faire suivre le numéro par une virgule (,) pour une pause d'une seconde ou un point-virgule (;) pour une pause de 5 secondes. Si vous saisissez un numéro de transfert pour la touche 0, ceci remplacera l'option système du 0 de sortie (habituellement faire le 0 pour la réception). Vous pouvez lister ces options dans votre message d'accueil afin que les appelants soient au courant. Si vous ne voulez autoriser le transfert que de certains appelants, ne créez cet accueil que pour eux. |
| Appel sans message | Spécifier ce que vous voulez que FirstClass fasse lorsqu'un appelant raccroche sans laisser de message vocal: Jamais signifie vous ne souhaitez pas en savoir plus sur cet appel. Toujours FirstClass vous envoie un message vous notifiant les appels manqués (Appel, pas de message). Seulement des ID appelants valides la notification n'est envoyée que pour les appelants ayant un identifiant valide. |
| Format Fax | Choisissez votre format préféré pour la réception des fax: Rejet désactiver la réception des fax. JPG est un format courant, aisément téléchargeable, visualisable sur quasiment toutes les plateformes. Chaque page sera une pièce jointe séparée. PNG est similaire au JPG, sauf que les fichiers PNG sont plus petits que les JPG et ainsi plus faciles à télécharger sur les connexions lentes ou coûteuses. PCX est un format historique. Chaque page sera une pièce jointe séparée. DCX est un format historique. Toutes les pages sont reçues en une seule pièce jointe. |
| Format vocal | Choisissez votre format préféré pour recevoir les messages vocaux: Défaut c'est ce que l'administrateur a choisi pour vous et c'est le format vocal courant dans votre organisation. MP3 c'est le format d'enregistrement standard de FirstClass. Ils sont lisibles sur la plupart des plateformes. IMA ADPCM est plus connu sous le nom wav. Ces fichiers sont légèrement plus petits que le MP3 et ont la qualité téléphone. |
| Fax incorporé | Cochez cette case si vous voulez que les fax soient dans le corps de message plutôt qu'en pièce jointe. Cette option n'est pas disponible pour le format de fax DX. |
| Au téléphone | Cochez cette case si vous voulez que les appelants soient informés que vous êtes déjà en ligne. Cette notification est faite avant la diffusion de votre message d'accueil. |