A propos de l'administration des tâches
Suivi et collaboration autour des tâches administrées
Actualiser les tâches administrées
Créer des conteneurs de tâches administrées
La fonction FirstClass d'administration des tâches vous permet d'assigner une tâche à une autre personne et d'en surveiller l'état depuis un conteneur dédié. Un conteneur d'administration des tâches peut être aussi utilisé pour suivre un projet composé d'un ensemble de tâches.
Toute personne impliquée dans une tâche peut y associer des commentaires, ainsi les échanges sur cette tâche sont conservés dans un seul endroit, à l'intérieur du conteneur d'administration des tâches.
Le conteneur d'administration des tâches présente une liste des tâches qui utilise des conventions de style pour signaler certains états de celles-ci:
| Style | Etat de la tâche |
|---|---|
| rouge | en retard |
| gras | urgent |
| rose | différée, en attente de quelque chose ou annulée |
| vert | terminée |
Pour ajouter une tâche administrée à un conteneur dédié, touchez le bouton Nouvelle tâche administrée, puis complétez le formulaire de tâche administré.
Note
Quelle que soit la personne assignée à une tâche, elle doit être membre du conteneur dédié et disposer des permissions appropriées. Les détails sont ci-dessous dans "Créer des conteneurs de tâches administrées".
Le formulaire de tâche administrée comprend les champs suivants dans l'enveloppe, ainsi qu'un corps où vous pouvez ajouter des informations complémentaires.
| Champ | Description |
|---|---|
| Notifiez-moi les changements | Envoit une notification par email, à tous ceux qui ont coché la case, à chaque fois que la case est actualisée. Tous ceux qui peuvent ouvrir la tâche peuvent modifier ce champ. |
| Etat | L'état de la tâche. Les personnes affectées à cette tâche accusent réception de celle-ci et mettent à jour l'état de la tâche. |
| Progression | Le pourcentage de tâche réalisé. |
| Limiter l'édition à Etat et Progression | Les personnes affectées à la tâche ne peuvent éditer que les champs Etat et Progression. Vous en tant que créateur vous pouvez aussi éditer ces champs. Si vous souhaitez éditer d'autres champs, décochez la case, puis recochez la une fois terminé. |
| Priorité | Si vous changez la priorité à Urgent, la tâche apparaît en gras dans le conteneur dédié. |
| Description | La description de la tâche telle que vous souhaitez la voir dans le conteneur dédié des tâches administrées. |
| Créé par | Votre nom apparaît ici automatiquement. |
| Assigné à | Les personnes à qui vous souhaitez confier la tâche. Entrez leurs noms comme vous le feriez pour adresser un message. Lorsque Etat change de Assignée à Prise en compte, vous savez que la personne concernée a accepté la tâche. Il est inutile d'assigner cette tâche à quelqu'un, si vous comptez l'effectuer vous-même. |
| Début prévu le | La date prévisionnelle de début de la tâche. S'il n'y a pas de date spécifique de démarrage, laissez ce champ vide. Pour spécifier une date de démarrage, touchez ce champ. |
| Date d'échéance | La date prévue pour achever la tâche. Si cette date n'est pas fixée, laissez le champ vide. Pour spécifier la date et l'heure d'échéance, touchez ce champ. |
| Commencé le: | La date effective de début de réalisation de la tâche. Cette date est automatiquement remplie lorsque la personne en charge de la tâche choisit En cours dans le champ Etat. |
| Achevée le | La date effective d'achèvement de la tâche. Cette date est automatiquement remplie lorsque la personne en charge de la tâche choisit Achevée dans le champ Etat. |
| Fuseau horaire | Le fuseau horaire à prendre en compte pour les dates de cette tâche. Cela remplace le fuseau horaire par défaut défini dans vos préférences, vous permettant de spécifier des tâches dans des fuseaux horaires différents. |
| Pièces jointes | Joindre à la tâche un fichier qui est sur votre appareil. Parcourez et sélectionnez le fichier, ou prenez une photo. |
| Terminer | Vous demande ce que vous souhaitez faire de la tâche. Les options proposées dépendent de la publication préalable ou non de la tâche. Nouvelle tâche et brouillon vous donnent la possibilité de publier, enregistrer comme brouillon, ou supprimer la tâche. Publier enregistre la tâche et la présente à ceux qui accèdent au conteneur de tâches administrées. Enregistrer comme Brouillon enregistre la tâche comme brouillon et la laisse à votre unique disposition. La publication d'une tâche vous donne la possibilité de l'enregistrer ou d'en annuler les changements. |
| menu | Commentaire Vous permet de discuter d'une tâche. Saisissez et formatez votre commentaire, puis touchez Envoyer. Imprimer imprime la tâche en utilisant la méthode standard d'impression de votre appareil. Supprimer supprime la tâche. |
Lorsque vous assignez à quelqu'un une tâche administrée, une notification lui est envoyée par mail. C'est le seul message personnel qui lui est envoyé, à propos de cette tâche, jusqu'à ce qu'il coche la case Notifiez-moi des modifications du formulaire de tâche administrée. Toute personne ayant accès à cette tâche peut solliciter ces notifications.
Assurez-vous que le conteneur de tâche administrée ait les permissions appropriées pour les personnes attributaires des tâches (par exemple, un niveau d'accès de Contributeur). Cela donne à l'attributaire d'une tâche la possibilité d'ouvrir ses tâches et d'en changer l'état, ainsi que de participer, dans le conteneur, aux échanges concernant ces tâches. Les permissions sont décrites ci-dessous, sous "Créer des conteneurs de tâches administrées".
Vous et les attributaires peuvent commenter une tâche en choisissant Commentaire depuis son menu. Des réponses peuvent être faites à ces commentaires en les ouvrant et en touchant le bouton Répondre. Tous les commentaires et leurs réponses sont listés sous la tâche comme un fil de messages que vous pouvez replier ou développer comme vous le feriez pour tout autre groupe d'objets présenté en colonne.
Lorsqu'un attributaire travaille sur une tâche, il peut actualiser le formulaire afin de modifier l'état de la tâche et le pourcentage d'achèvement. Toute mise à jour induit l'ajout d'un drapeau à la tâche et au conteneur, vous êtes ainsi notifié de fait, même si vous n'avez pas choisi de recevoir un message de notification.
Pour modifier les informations d'une tâche il suffit de l'ouvrir. Vous et l'attributaire d'une tâche pouvez toujours modifier les champs Etat et Progression.
Si vous cochez la case Limiter l'édition à Etat et Progression, les attributaires ne pourront modifier que ces champs et activer ou désactiver la notification par mail des changements. Si vous en tant que créateur vous souhaitez changer autre chose, commencez par décocher la case. Pensez à la recocher une fois la modification réalisée.
Pour modifier l'état d'une tâche administrée, choisissez le libellé approprié dans le champ Etat.
Lorsque l'Etat prend la valeur En cours, la date courante est affichée dans le champ Commencé le. Cette date peut être changée.
Lorsque l'Etat prend la valeur Achevée, la progression passe automatiquement à 100 et la date courante est affichée dans le champ Achevée le. Cette date peut être changée.
S'il est nécessaire de revenir sur l'état d'une tâche achevée, choisissez le nouvel état. La date d'achèvement est automatiquement supprimée.
Pour créer, sur votre page d'accueil, un conteneur de tâches administrées, choisissez Nouveau conteneur depuis le menu de votre page d'accueil, puis sélectionnez Administrateur de Tâches. Suivez les indications pour lui attribuer un icône, un nom et une description.
Lorsque vous avez terminé, touchez Créer. Votre nouveau conteneur d'administration des tâches est ajouté à la fin de votre page d'accueil.
Pour créer, ailleurs, un conteneur d'administration des tâches, ouvrez le conteneur là où vous souhaitez le créer, choisissez Nouveau conteneur depuis le bouton à menu déroulant Nouveau, puis suivez la même procédure que précédemment. Vous pouvez accéder à votre nouveau conteneur d'administration des tâches en utilisant le bouton Dossiers du conteneur.
Pour protéger votre conteneur d'administration des tâches contre une suppression accidentelle, ouvrez-le, choisissez Propriétés depuis son menu, puis cochez la case Verrouillé. Si, plus tard, vous voulez vraiment supprimer ce conteneur d'administration des tâches, vous devrez, au préalable, décocher cette case.
Vous utilisez les permissions pour contrôler le comportement de votre conteneur de tâches administrées (par exemple, ce que les autres pourront faire dans le conteneur).
Pour définir les permissions du conteneur de tâches administrées, ouvrez le conteneur de tâches administrées, choisissez Permissions depuis son menu, puis complétez le formulaire correspondant:
| Champ | Description |
|---|---|
| Ne pas publier dans l'Annuaire | Empêche le conteneur de tâches administrées de paraître dans l'annuaire. Cela évite de porter à la connaissance des autres l'existence de votre conteneur de tâches administrées, sauf à leur faire savoir. Cela signifie aussi que vous pouvez utiliser le nom qui vous convient, sans qu'il rentre en conflit avec un nom déjà publié. |
| Appartient à | Tant que vous n'êtes pas familier avec les groupes et leurs façons d'agir sur le comportement des conteneurs, nous vous recommandons de laisser ce champ tel quel. |
| Qui | C'est l'espace où vous définissez les permissions qui contrôlent ce que les autres pourront faire dans votre conteneur de tâches administrées. Cela est décrit dans la section suivante. |
Les conteneurs de tâches administrées sont conçus comme des espaces de collaboration. Au minimum, vous devez donner accès aux personnes attributaires des tâches présentes dans ce conteneur. Pour cela, vous commencez par définir les permissions qui contrôlent ce qu'ils pourront faire dans votre conteneur de tâches administrées, puis vous mettrez ce dernier à leur disposition.
Pour définir ce qu'une personne pourra faire dans votre conteneur de tâches administrées, actualisez la section Qui du formulaire de permission. Vous devez faire cela pour chaque personne et groupe qui accèderont à votre conteneur de tâches administrées.
En premier, saisissez le nom de la personne sous Qui comme vous lui auriez adressé un message. Ce peut être toute personne présente sur votre serveur FirstClass. L'ordre dans lequel vous constituez la liste des personnes a une importance, car lorsque quelqu'un ouvre votre conteneur de tâches administrées, FirstClass contrôle, de haut en bas, cette liste Qui. Lorsqu'il trouve la première occurrence de cette personne, ou le premier groupe auquel elle appartient, il utilise les permissions qui y sont associées. Cela signifie que si dans la liste le premier groupe est All Users et si vous définissez les permissions à Refusé, personne ne pourra accéder à votre conteneur de tâches administrées.
En second, choisissez le niveau d'accès de la personne dans le champ à droite de son nom. Les niveaux d'accès sont un ensemble de permissions prédéfinies. Vous pouvez attribuer un niveau d'accès tel quel, ou le personnaliser en activant ou désactivant les permissions suivantes.
| Ce niveau | Donne ces permissions |
|---|---|
| Refusé | Empêche la personne d'accéder au conteneur de tâches administrées. Nous vous recommandons d'ajouter le groupe All Users à la fin de votre liste avec ce niveau d'accès, afin de prévenir tout accès par mégarde à votre conteneur de tâches administrées. |
| Résumé | La personne peut voir la liste des objets de votre conteneur de tâches administrées, mais ne peut pas les ouvrir. |
| Navigateur | La personne dispose des permissions Résumé et peut en plus ouvrir les objets du conteneur. |
| Lecteur | La personne dispose des permissions de Navigateur et peut en plus télécharger les pièces jointes, voir l'historique des éléments, et réaliser des recherches. |
| Collaborateur | La personne dispose des permissions de Lecteur et peut en plus déposer des commentaires associés à une tâche et y répondre, supprimer les objets qu'elle a ajoutés, et voir ce formulaire de permission. |
| Approbateur | Ne s'applique pas aux conteneurs de tâches administrées. |
| Modérateur | La personne dispose des permissions d'Approbateur et peut en plus supprimer tout élément, déplacer les éléments vers un sous-conteneur, envoyer des messages qui excèdent la taille limite, éditer des documents et déplacer des sous-conteneurs. |
| Auteur | La personne dispose des permissions de Modérateur et peut en plus créer des sous-conteneurs |
| Contrôleur | La personne dispose des permissions d'Auteur et peut en plus modifier le formulaire des permissions, la description des conteneurs de tâches administrées et éditer les messages envoyés par d'autres. |
| Personnaliser | L'accès est défini par les permissions unitaires qui sont sélectionnées. Si vous ajoutez ou retirez des permissions unitaires pour quelqu'un avec un niveau d'accès prédéterminé, son niveau d'accès deviendra automatiquement Personnalisé. |
Les icônes à droite du champ Accès représentent les permissions unitaires qui composent le niveau. Afin d'activer ou désactiver une permission,touchez son icône.
Limitation
Ayez à l'esprit que certaines permissions ne fonctionneront que si la personne a reçu les privilèges appropriés de votre administrateur.
De gauche à droite, les permissions unitaires sont:
| Permission | Signification |
|---|---|
| Modifier les autorisations | La personne peut éditer ce formulaire de permission. Cela comprend l'ajout de personnes sous Qui et leur promotion comme membres de la conférence. |
| Modérateur | Ne s'applique pas aux conteneurs de tâches administrées. |
| Supprimer tous les éléments | La personne peut supprimer tout objet, y compris les messages envoyés par d'autres et déplacer les objets dans des sous-conteneurs. |
| Créer des éléments | La personne peut envoyer au conteneur, déplacer les objets à l'intérieur de celui-ci, envoyer des messages surdimensionnés et télécharger des fichiers sans avoir à les joindre à un message. |
| Modifier des éléments en lecture seule | La personne peut éditer des objets qui, normalement, ne le sont pas, tels que les messages envoyés par d'autres. Pour que cette permission fonctionne, vous devez aussi sélectionner la permission Modifier les éléments. Soyez prudent en donnant cette permission car elle outrepasse le fonctionnement normal de FirstClass. |
| Modifier des éléments | La personne peut modifier tout document et déplacer les sous-dossiers. |
| Ne s'applique pas aux conteneurs de tâches administrées. | |
| Approuver | Ne s'applique pas aux conteneurs de tâches administrées. |
| Supprimer vos propres éléments | La personne peut supprimer et changer les propriétés de ses propres objets. |
| Ouvrir la conférence | La personne peut ouvrir votre conteneur de tâches administrées. Cela lui permet de voir les objets dans le conteneur, mais pas de les ouvrir. |
| Rechercher | La personne peut effectuer une recherche dans votre conteneur. |
| Envoyer | La personne peut envoyer des messages à votre conteneur. |
| Ouvrir des éléments | La personne peut ouvrir des objets dans votre conteneur. |
| Créer des sous-conférences | La personne peut créer des sous-conteneurs dans votre conteneur. |
| Télécharger fichiers & pièces jointes depuis FirstClass | La personne peut télécharger les pièces jointes et les fichiers qui ont été téléchargés directement dans votre conteneur |
| Afficher les autorisations | La personne peut voir ce formulaire de permission, mais ne peut l'éditer. |
| Afficher l'historique | La personne peut voir l'historique des objets de votre conteneur. |
Pour créer une description du conteneur de tâches administrées afin d'informer les autres, touchez le bouton A propos dans le formulaire de permission du conteneur.
Pour rendre votre conteneur de tâches administrées accessible à quelqu'un, créez-le dans un conteneur auquel il a déjà accès, ou abonnez le à votre conteneur. Abonner quelqu'un place un lien vers votre conteneur sur sa page d'accueil.
Pour inviter quelqu'un à devenir membre de votre conteneur, touchez le bouton Membres dans le formulaire de permission du conteneur. Saisissez le nom de la personne dans la liste des membres comme vous le feriez pour lui envoyer un message.
Lorsque vous en avez terminé avec le formulaire présentant la liste des membres et les permission, fermez-le tout simplement. Vos changements sont automatiquement enregistrés.