Agenda's samenvoegen in één weergave
Uw persoonlijke FirstClass agenda is als een persoonlijke papieren agenda. U slaat er al uw taken en gebeurtenissen in op.
Maar in tegenstelling tot een papieren agenda, kunt u in uw FirstClass agenda anderen toestaan uw agenda in te zien en deze te bewerken. Zo kunt u anderen toestaan om vergaderingen te plannen op tijden die u en hen uitkomen.
U kunt ook de mogelijkheid hebben gekregen om een van de volgende soorten openbare agenda's te maken:
staat specifieke groepen personen toe hun tijd en taken te coördineren.
vertegenwoordigt een bron, bijvoorbeeld een projector, en wordt gebruikt om de bron te reserveren.
vertegenwoordigt een bepaalde locatie, bijvoorbeeld een vergaderruimte, en wordt gebruikt om deze te reserveren.
Zowel de locatie- als de bronnenagenda worden automatisch bijgewerkt zodra een reservering door iemand wordt ingeboekt.
Om iemand anders persoonlijke agenda te openen, kiest u Open Gebruikers Agenda vanuit het menu in de envelop van een mail, uw lijst met personen of uw chats.
Op uw FirstClass bureaublad staat een AGENDA venster dat uw persoonlijke agenda toont in de vorm van een mini-agenda in de maandweergave, gevolgd door de taken en gebeurtenissen van de gekozen dag. Een in schaduw weergeven datum betekent dat er op die dag(en) iets te gebeuren staat.
Als u een datum kiest, ziet u welke gebeurtenissen of taken daaraan hangen.
Om een andere maand te kiezen gebruikt u op pijltjes voor volgende of vorige.
Om uw agenda in het hoofdvenster te openen kiest u de titel AGENDA. Om een van de items te openen die onder de mini-agenda worden weergegeven, kiest u die. Uw agenda opent dan op de corresponderende datum..
U kunt een geopende agenda op de volgende manieren weergeven:
Toont de gebeurtenissen van vandaag in tijd-slots. Gebeurtenissen die de hele dag duren staan bovenin de agenda.
Toont alle gebeurtenissen van de werkweek in tijd-slots. Gebeurtenissen die een hele dag duren komen bovenin de dagkolom te staan.
Toont alle gebeurtenissen van de week in tijd-slots. Gebeurtenissen die een hele dag duren komen bovenin de dagkolom te staan.
De vijf dagen van de werkweek geeft u aan in uw voorkeuren.
Toont alle gebeurtenissen voor de gekozen maand.
Toont een lijst met alle taken, begonnen, in voortgang of beëindigd voor de gekozen maand.
De pijlen bovenin de geopende agenda laten u er doorheen scrollen.
Een jaar vooruit of achteruit per klik.
In de dagweergave, gaat u per klik een dag terug of vooruit. In de weekweergave, gaat u per klik een week terug of vooruit. In de maandelijkse en taakweergave, gaat u per klik een maand terug of vooruit.
Om naar de huidige datum terug te keren kiest u Vandaag.
Afhankelijk van de machtigingen voor uw agenda kunnen er in uw agenda uitnodigingen verschijnen, of, als de afzender niet gemachtigd is om rechtstreeks iets in uw agenda tot te voegen, in uw mailbox.
Als u de uitnodiging opent, zet u het gebeurtenissenformulier alsmede de knoppen die u toestaan om op de uitnodiging te reageren:
| Deze knop | Doet dit |
|---|---|
| Accepteer | Accepteert de uitnodiging. Als de uitnodiging in uw mailbox stond, wordt de gebeurtenis verplaatst naar uw agenda. |
| Voorlopig | Accepteert de uitnodiging, maar op het gebeurtenissenformulier wordt vermeld dat u misschien niet beschikbaar bent. |
| Afwijzen | Wijst de uitnodiging af en creëert een bericht waarin u de reden van afwijzen kan vermelden. |
Let op
Als de persoon door wie u bent uitgenodigd niet op dezelfde server werkt, wordt altijd een antwoord gestuurd.
Om een gebeurtenis aan uw agenda toe te voegen, gebruikt u de knop Nieuwe Gebeurtenis in uw geopende agenda of bovenin het deelvenster AGENDA, daarna vult u het formulier in.
Snelle methode
Dubbelklik op de starttijd in de dag-, werkweek- of weekweergave, of op de dag in de maandweergave.
Als u het formulier volledig hebt ingevuld, kiest u de knop Bewaar. Als u achteraf de gebeurtenis niet wil inplannen, kiest u voor Wissen vanuit het menu van het formulier.
Gebeurtenissen die u aanmaakt in een groepsagenda worden daarin direct geplaatst of in uw persoonlijke agenda (met een kopie in de groepskalender). De rechten die zijn toegekend in de groepsagenda bepalen wat er gebeurt. De gebeurtenissen verschijnen als komende van de groepsagenda en niet van u persoonlijk.
Het gebeurtenissenformulier is verdeeld in secties. Om een sectie te openen of te sluiten, gebruikt u de ontsluitingsknop.
Deze sectie toont de algemene informatie over de gebeurtenissen.
| Field | Omschrijving |
|---|---|
| Omschrijving | Bij de omschrijving geeft u aan hoe de gebeurtenis in de agenda komt te staan en hoe hij bij een herinnering wordt genoemd. |
| Locatie | De locatie waar de gebeurtenis plaatsvindt. Dit veld is louter voor weergavedoeleinden bestemd. Om een locatie te reserveren die in de Directory staat, gebruikt u de sectie Deelnemers. Deze optie bewerkt de locatie-agenda, zodat anderen op de hoogte zijn dat de locatie die tijd bezet is. |
| Begint op | De begindatum en -tijd van de gebeurtenis. Om de datum/tijd te wijzigen, kiest u dit veld. Het datum/tijd popup-scherm stelt u in staat om het jaar, de maand en de datum te wijzigen (kies de datum naar keuze), en de tijd (versleep de schuiven of klik op de balk met de schuiven om het uur en de minuten in te stellen). |
| Eindigt op | De einddatum en -tijd van de gebeurtenis. Om de datum/tijd te wijzigen, kiest u dit veld. Bewerk het popupscherm op de manier zoals hierboven staat beschreven. |
| Duur | De tijdspanne waarbinnen de gebeurtenis staat ingepland, gebaseerd op de begin- en eindtijd. U kunt de duur van de gebeurtenis hier aanpassen. Dit wijzigt de eindtijd. |
| Duurt hele dag | Zorgt ervoor dat de gebeurtenis de hele dag staat ingepland en plaatst de gebeurtenis bovenaan in de dag-, werkweek- en weekweergave. |
| Toon als | Uw beschikbaarheidsniveau voor andere verplichtingen tijdens deze gebeurtenis. Om een gebeurtenis te maken die alleen ter informatie is, maar niet conflicteert met andere gebeurtenissen, kiest u Vrij. |
| Zichtbaarheid | Gebeurtenissen met de zichtbaarheid Normaal of Bedrijf kunnen door anderen die de agenda bekijken worden geopend. Gebeurtenissen met een andere zichtbaarheid kunnen alleen door de eigenaar en de deelnemers worden geopend. Deze waarden kunnen in de agendavoorkeuren worden aangepast. |
| Tijdzone | De tijdzone voor de begin- en eindtijd van de gebeurtenis. Dit overschrijft de standaardtijdzone zoals hij in de voorkeuren staat en geeft u de mogelijkheid om gebeurtenissen in verschillende tijdzones in te passen. |
| Categorie | Het type van de gebeurtenis. Om een categorie aan de gebeurtenis toe te kennen, kiest u er een bij dit veld. Deelnemers kunnen de categorie in hun eigen agenda naar believen wijzigen. |
| Mijn herinneringen | Om een herinnering te activeren, kiest u Tijd voor gebeurtenis, en daarna kiest u wanneer u wilt worden herinnerd aan de gebeurtenis. Deelnemers krijgen een herinnering toegestuurd op basis van de door henzelf ingestelde voorkeuren. |
| Kleur | De achtergrondkleur voor deze gebeurtenis in de agenda. U kunt voor een bepaalde kleur kiezen voor dezelfde gebeurtenissen, bijvoorbeeld voor vergaderingen. Deelnemers kunnen de kleur aan hun eigen voorkeur aanpassen binnen hun eigen agenda. Om een achtergrondkleur toe te kennen, kiest u dit veld, waarna u een kleur kiest uit het popupmenu. U kunt ook een aangepaste kleur kiezen door de hexadecimale waarde ervan in te tikken bij Hex. |
| Icoon | Het icoontje dat de gebeurtenis vertegenwoordigt. Om het icoontje aan te passen, kiest u dit veld, en daarna op een icoontje in het popupscherm. |
Deze sectie bevat een ruimte die u in staat stelt additionele informatie die u wenst te verstrekken toe te voegen aan de gebeurtenis.
Om een bijlage toe te voegen die op uw apparaat aanwezig is bij de gebeurtenis gebruikt u de knop Bijlage, navigeer dan naar het bestand en selecteer het, of maak een foto.
Om een object toe te voegen die zich op de server bevindt (zoals een FirstClass document of een ge-upload bestand), sleept u het bestand of object naar het formulier. Dit kunt u ook als een snelle methode toepassen op bestanden die op uw eigen apparaat staan.
Deze sectie voorziet erin om anderen uit te nodigen bij uw gebeurtenis en om locaties en bronnen te reserveren. De balken in Deze sectie geven de beschikbaarheid aan. U kunt hier de datum en tijd van de gebeurtenis aanpassen om conflicten te vermijden.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Datum Gebeurtenis | De datum van de gebeurtenis zoals die in De sectie Gebeurtenis is ingesteld. U kunt de pijltjes gebruiken om de datum per klik een dag op te schuiven, of klik op de datum om de popup agenda te openen. |
| Tijd Gebeurtenis | De periode die door deze gebeurtenis wordt gedekt zoals in De sectie Gebeurtenis is ingesteld. U kunt op de blak klikken om de begintijd te wijzigen. |
| Volgend Vrij Tijdstip | Zorgt ervoor dat FirstClass zoekt naar het volgende vrije tijdslot voor alle deelnemers, locaties en bronnen. |
| Personen | Nodig anderen uit door hun naam in te voeren bij Voeg deelnemers toe. Doe dat op dezelfde manier waarop u hen adresseert om een mail te sturen. De balk rechts naast de naam geeft de beschikbaarheid weer voor de gebeurtenis, zoals beschreven onderin Deze sectie. Om een deelnemer te verwijderen, kiest u de x naast hen. Als u een Internetadres gebruikt om iemand uit te nodigen, dan ontvangt de persoon een bijlage in iCalendar formaat. De ontvanger kan deze bijlage importeren in de eigen agenda applicatie. |
| Bronnen | Reserveer een locatie/bron voor uw gebeurtenis door deze hier toe te voegen. Zij dien voor te komen in de Directory. Om een locatie of bron toe te voegen gebruikt u de naam die voorkomt in de Directory. De balk rechts naast de locatie/bron geeft de beschikbaarheid weer voor de gebeurtenis, zoals beschreven onderin Deze sectie. |
Deze sectie voorziet in een ruimte waarin u additionele informatie kunt toevoegen en vormgeven aan de betreffende gebeurtenis.
Om een bijlage die zich op uw device bevindt te koppelen, gebruikt u de knop Bijlage, waarna u het bestand zoekt en selecteert, of u maakt een foto.
Om een bijlage toe te voegen die zich op de server bevindt (zoals een FirstClass document of een geüploaded bestand), sleept u het bestand of object naar het formulier. Deze snelle methode kunt u ook gebruiken voor bestanden die zich op uw device bevinden.
U kunt ook een opname toevoegen door te kiezen voor geluid Invoegen, p[ dezelfde wijze als bij een mailbericht.
Deze sectie voorziet erin om van uw gebeurtenis een terugkerend item te maken.
Om ervoor te zorgen dat uw gebeurtenis met een vaste frequentie verschijnt in uw agenda, kiest u Herhalingsinterval. Afhankelijk van uw keuze ziet u additionele velden om de keuze te verfijnen.
Voor alle herhaalopties geldt dat u de herhalingsinterval kunt beëindigen door te klikken op het veld herhalen tot waarna u in de popup agenda de laatste datum aanklikt die u wenst.
Bij een herhalingsinterval van een maand, als u bijvoorbeeld een gebeurtenis heeft aangemaakt op de laatste maandag van de maand (bijvoorbeeld 30 augustus), kiest u Zelfde weekdag van de maand. Nu wordt de gebeurtenis elke laatste maandag van de maand ingepland. Als u niet daarvoor kiest, wordt de gebeurtenis op dezelfde datum van de maand ingepland (30 september, 30 oktober, 30 november, enz.).
Bij een herhalingsinterval van een jaar, als u bijvoorbeeld een gebeurtenis heeft aangemaakt op eerste woensdag van het jaar, dan kiest u voor Zelfde weekdag van het jaar. Nu wordt de gebeurtenis elke eerste woensdag van het jaar ingepland. Als u niet daarvoor kiest, wordt de gebeurtenis op dezelfde datum van het jaar ingepland.
Om de informatie bij een gebeurtenis te wijzigen, opent u deze en bewerkt u de informatie. Als u bent uitgenodigd bij een gebeurtenis kunt u beperkt wijzigingen aanbrengen: u kunt de kleur, de categorie, en of er (of wanneer er) een herinnering wordt gegenereerd. Deze wijzigingen hebben alleen effect op uw eigen kopie.
Als u de begintijd of -datum wijzigt van een gebeurtenis verschuift deze naar de nieuwe plek in uw agenda. De gebeurtenis wordt ook verschoven in de agenda's van de deelnemers, die hiervan in kennis worden gesteld.
Waarschuwing
Probeer zo weinig mogelijk wijzigingen aan te brengen in gebeurtenissen met deelnemers. Alle persoonlijke aanpassingen die zij daarbij hebben gemaakt worden dan overschreven. U kunt veilig de kleur, categorie of herhalingsinformatie wijzigen. Dat heeft geen effect op de kopie van uw deelnemers.
Als u een deelnemer verwijdert, wordt ook de kopie van de gebeurtenis uit diens agenda verwijderd.
Uitzondering
Bewerkingen zijn niet zichtbaar in de agenda's van gebruikers die deelnemers zijn van een gebeurtenis die in een groepsagenda is gemaakt.
Als u een wijziging maakt in een gebeurtenis die deel uitmaakt van een reeks zich herhalende gebeurtenissen, wordt u gevraagd op welke van de herhalende gebeurtenissen de wijziging effect moet hebben.
Als u een gebeurtenis wist, wordt deze ook verwijderd uit de agenda's van de deelnemers. Als u de gebeurtenis niet zelf hebt gemaakt, zal alleen uw eigen kopie worden gewist.
Uitzondering
Verwijderingen zijn niet zichtbaar in de agenda's van gebruikers die deelnemers zijn van een gebeurtenis die in een groepsagenda is gemaakt.
U kunt één gebeurtenis van een reeks van zich herhalende gebeurtenissen wissen.
Het tabblad Taken toont alle taken voor de geselecteerde maand. Icoontjes in de kolom status geven de huidige staat aan van de taak, in hoeverre deze is voltooid.
Vervallen taken worden rood weergegeven. Urgente taken worden vet weergegeven bovenin de takenlijst. Voltooide taken staan onderaan de lijst en zijn doorgestreept.
Om een taak toe te voegen aan een agenda als u zich op het tabblad Taken bevindt, gebruikt u de knop Nieuwe Taak, daarna vult u het formulier in. In elk ander tabblad kiest u Nieuwe Taak vanuit het drop down menu bij de knop Nieuw.
Zodra een formulier volledig ingevuld is, klikt u op de knop Bewaar. Als u uiteindelijk besluit om de taak te wissen, kiest u Wissen uit het menu van het formulier.
Het topvenster is verdeeld in secties. Om een sectie te openen of te sluiten, gebruikt u de ontsluitingsknop.
Dit tabblad toont de algemene informatie betreffende de taak.
| veld | Omschrijving |
|---|---|
| Omschrijving | De omschrijving van de taak zoals u wenst dat die voorkomt in uw agenda en in elke herinnering. |
| Begint op | De begindatum en -tijd van de taak. Om de datum/tijd te wijzigen, kiest u dit veld. Het datum/tijd popup-scherm stelt u in staat om het jaar, de maand en de datum te wijzigen (klik op de datum naar keuze), en de tijd (versleep de schuiven of klik op de balk met de schuiven om het uur en de minuten in te stellen). |
| Vervalt op | De vervaldatum en -tijd voor de taak, als die van toepassing is. Om de tijd/datum te wijzigen kiest u de popup agenda en handelt zoals hierboven is beschreven. Als er geen specifieke vervaldatum is, accepteert u Geen. |
| Prioriteit | U kunt een taak de prioriteit urgent of normaal meegeven. |
| Categorie | Het type taak. Om een categorie aan de taak toe te kennen, kiest u er een bij dit veld. |
| Herinnering | Laat u herinneringen genereren voor de taak. De herinneringen verschijnen zowel bij het begin van de taak als bij de eventuele vervaldatum. Om herinneringen te genereren, kiest u Tijd voor start en einde, waarna u kiest voor wanneer u een herinnering wenst te ontvangen. |
| Staat | De staat van de taak. Tot de staat van de taak niet gewijzigd is, kiest u voor Nog niet voltooid. |
Deze sectie voorziet in een ruimte waarin u additionele informatie omtrent de taak kwijt kan.
Deze sectie voorziet erin om een bijlage die op uw apparaat aanwezig is bij de taak toe te voegen.
Om een bijlage te plaatsen, kiest u de knop Bijlage, navigeer dan naar het bestand en kies het, of maak een foto.
Deze sectie toont de volgende informatie over de taak:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Toegekend aan | De persoon die de verantwoordelijkheid draagt voor deze taak. Vul de naam in op de zelfde wijze waarop u een bericht adresseert. |
| Tijdzone | De tijdzone voor de begin- en eindtijd van de taak. Dit overschrijft de standaardtijdzone zoals hij in de voorkeuren staat en geeft u de mogelijkheid om gebeurtenissen in verschillende tijdzones in te passen. |
| Zichtbaarheid | Taken met de zichtbaarheid Normaal of Bedrijf kunnen door anderen die de agenda bekijken worden geopend. Taken met een andere zichtbaarheid kunnen alleen door de eigenaar worden geopend. Deze waarden kunnen in de agendavoorkeuren worden aangepast. |
| Kleur | De achtergrondkleur van de taak in de agenda. U kunt bepaalde taken met een kleur willen coderen, bijvoorbeeld alle taken met een vervaldatum binnen een bepaalde datum range. Om een achtergrondkleur toe te kennen, kiest u dit veld, waarna u de kleur aanklikt in het popupscherm . U kunt ook een aangepaste kleur kiezen door de hexadecimale waarde ervan in te tikken bij Hex. |
| Icoon | Het icoontje dat de taak vertegenwoordigt. Om het icoontje aan te passen, kiest u dit veld, en daarna op een icoontje in het popupscherm. |
U kunt een taak aanmaken in uw eigen Agenda en hem dan aan iemand anders toewijzen om de taak te voltooien door de naam van die persoon in het veld Toewijzen aan in te vullen. Dit zorgt ervoor dat de taak in beide agenda's verschijnt, zo dat u deze zonodig kan bewerken en de status kunt volgen (als die verlopen is of voltooid).
Als u een taak aan iemand hebt toegewezen, krijgt deze een bericht dat beantwoord kan worden met "aanvaard, voorwaardelijk aanvaard, of afgewezen". Na het antwoord verschijnt naast de naam een icoontje (groen voor aanvaard, geel voor voorwaardelijk aanvaard, of rood voor afgewezen).
Als iemand de taak aanvaard, kan deze hem bewerken.
Als iemand de taak voorwaardelijk aanvaard, kan het antwoord worden bewerkt, maar de taak kan alleen worden ingezien.
Als iemand een taak afwijst, wordt een antwoord aangemaakt waarin u een toelichting kunt geven. Het antwoord kan worden bewerkt, maar de taak kan alleen worden ingezien.
Om de informatie bij een taak te wijzigen, opent u hem en werkt u de taak bij.
Als u de begin- of eindtijd wijzigt van uw taak, verschuift die ook in uw agenda
Om de staat van de taak te wijzigen, kiest u het Staat veld in De sectie Taak. Als de taak voltooid is, volstaat het naar het volgende veld te klikken en de popupkalender bij te werken. Dit verandert de staat van de taak automatisch in Voltooid. Of, als de taak voltooid werd op de dag dat u dit formulier bijwerkt, kunt u simpel op Voltooid klikken en de huidige datum wordt automatisch weergegeven.
Als u de staat van een voltooide taak in niet voltooid wil wijzigen, kies dan Niet Voltooid. De datum van voltooiing wordt automatisch verwijderd.
Sneltoets
Om een taak bij te werken zonder deze te openen, kiest u het icoon in de kolom Status. Door dit te kiezen verandert de status tussen voltooid en onvoltooid.
Herinneringen verschijnen in een popup venster op het door u gespecificeerde tijdstip toen u de gebeurtenis of taak maakte..
Om een taak of gebeurtenis vanuit dat venster te openen, kiest u de knop Details. Om de herinnering te sluiten, kiest u de knop Verwerp.
Als u nog een keer herinnerd wil worden, iets dichter in tijd dan de originele herinnering, alvorens de herinnering te openen bij Snooze, en klik dan op de knop Snooze.
Als u niet ingelogd was op het moment van de herinnering, wordt er een herinneringsmailtje gestuurd
U kunt de agenda aan uw persoonlijke voorkeuren aanpassen via De sectie Kalender in het formulier Voorkeuren.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Begindag van de week | De dag waarop u de week wilt laten beginnen in de week- en maandweergave en bij de mini-agenda. |
| Start van de werkdag | De normale begintijd van uw werkdag. Er worden standaard geen gebeurtenissen aangemaakt voor dit tijdstip. | Tijdsduur gebeurtenis | De standaard minimum tijdsduur van een gebeurtenis . |
| Standaardherinnering instellen | Vink dit aan om standaard een herinnering te ontvangen bij door u gemaakte gebeurtenissen en taken. Kies in het volgende veld de tijd waarop u een herinnering wenst te ontvangen. |
| Toon weeknummers | Dit kiest u om de weeknummers weer te geven voor elke afzonderlijke week van het lopende jaar. |
U kunt gebeurtenissen en taken samenvoegen in één agenda. U kunt bijvoorbeeld, als u toegang hebt tot een groepsagenda, de inhoud daarvan bekijken samen met de items die in uw persoonlijke agenda staan, om zo een compleet overzicht van uw verplichtingen te zien. De groepsagenda noemen we een gekoppelde agenda.
Let op
Dit is slechts een bijzondere manier van weergeven van de agenda. U voegt de agenda's niet fysiek samen en het heeft dan ook geen enkel effect op wat FirstClass ziet als de door u als bezet weergegeven tijden.
Als u ook gebruik maat van de FirstClass client, kunt u de gekoppelde agenda's in de client een kleur geven. De in kleur getoonde items maken dan duidelijk dat het items van een gekoppelde agenda betreft.
Als een geopende agenda gekoppelde agenda's beschikbaar heeft ter samenvoeging, ziet u de knop Filter Agenda in de rechter bovenhoek. Het gebruiken van deze knop geeft een menu met de beschikbare agenda's.
Om item uit een gekoppelde samen te voegen in de geopende agenda, kiest u Toon agendanaam. Om de items van een agenda te verwijderen uit een geopende agenda, kiest u Verberg agendanaam. Dit maakt het mogelijk elke combinatie van de agenda´s weer te geven
Om een agenda uit dit menu te verwijderen, kiest u Verwijder agendanaam. U maakt deze menuoptie zichtbaar door over de agenda in de lijst te zweven.
Om een openbare agenda toe te voegen aan het gefilterde menu van uw persoonlijke agenda (de doelagenda), sleept u de openbare agenda, opent u de openbare agenda en daarna kiest u voor Toevoegen aan Mijn Agenda vanuit het menu.
Als u uw eigen persoonlijke agemda beschikbaar wil maken voor koppeling aan die van een ander, nodigt u hem uit lid te worden van uw agenda, zoals beschreven wordt in "Agenda's maken".
Om een openbare agenda toe te voegen aan het filter menu van een andere openbare agenda, sleept u de agenda die u wil koppelen naar de andere agenda. Om dit slepen mogelijk te maken, kan het zijn dat u moet kiezen voor Toevoegen aan Home vanuit de meu's van de agenda's om beide agenda's zichtbaar te maken op uw homepagina.
U kunt ook een externe agenda zoals een Google agenda, toevoegen aan het filtermenu. Uw administrator moet eerst de externe agenda voor u beschikbaar maken om hem te kunnen toevoegen.
Om een externe agenda als een gekoppelde agenda toe te voegen, opent u de FirstClass agenda, daarna kiest u Toevoegen externe agendanaam vanuit hete filtermenu.
De eerste keer dat u de externe agenda kiest uit het filter menu, wordt u gevraagd om daarbij in te loggen.
Als u een gebeurtenis of taak wil toevoegen aan een gekoppelde agenda, kiest u die agenda vanuit het drop down menu bij de knop in de open agenda, daarna kiest u Nieuwe Gebeurtenis of Nieuwe Taak.
U kunt agenda items vanuit een electronische agenda importeren in een FirstClass agenda. Deze items dienen van het iCal 2.0 formaat te zijn.
Om de agenda items van een iCal (.ics) bestand te importeren, opent u de agenda waarin u de items wil importeren, en kiest u Importeer Agenda vanuit het drop down menu bij de knop Nieuw waarna u het te importeren bestand kiest.
Gebeurtenissen worden geconverteerd naar FirstClass gebeurtenissen en to-do's worden geconverteerd naar FirstClass taken.
Om agenda items in een gekoppelde agenda te importeren, opent u een agenda waarmee de gekoppelde agenda is verbonden, u kiest u Importeer Agenda vanuit het dropdown menu bij de knop Nieuw waarna u kiest voor Importeer Agenda.
U kunt ook gebeurtenissen exporteren vanuit een FirstClass agenda. Zij worden geëxporteerd in het in iCal 2.0 formaat.
Om een gebeurtenis of taak te exporteren, opent u deze, daarna kiest u uit het menu voor Exporteer. U krijgt de mogelijkheid om de naam van het exportbestand aan te passen.
U kunt net als uw administrator groeps-, bronnen- en locatie-agenda's maken. Als u problemen ondervindt, neem dan contact op met uw administrator.
Om een nieuwe agenda te maken op uw homepagina, kiest u voor Nieuwe Container uit het menu op uw homepagina, en geeft u daarna aan welk type agenda u verkiest. Volg de aanwijzingen om uw agenda een icoontje en naam te geven, waarna u klikt op Maken. De nieuwe agenda wordt onderaan uw homepagina toegevoegd.
Om elders een agenda te maken, opent u de container waarin u de agenda wil aanmaken en kiest u Nieuwe Container via het dropdown menu van de knop Nieuw van de container. Daarna volgt u de hierboven vermelde procedure. U kunt de agenda bereiken door de knop Folders van de container te gebruiken.
Om te voorkomen dat de agenda per abuis wordt verwijderd, opent u deze en kiest u Eigenschappen bij Actie, vink dan Beveiligd aan. Als u deze agenda in de toekomst wil verwijderen moet u dit vakje weer uitvinken
U gebruikt de agendamachtigingen om te controleren wie wat mag in uw agenda.
Om die machtigingen in te stellen opent u de agenda en kiest u Machtigingen vanuit het menu, waarna u het machtigingenformulier invult:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Niet publiceren in Directory | Voorkomt dat de agenda verschijnt in de Directory. Dit houdt anderen onwetend van het bestaan van uw agenda, tenzij u hen het meedeelt. Het betekent tevens dat u elke willekeurige naam kunt kiezen, zonder dat deze conflicteert met al gepubliceerde namen. We ontraden dit aan te vinken voor locatie- en bronnenagenda's. Deze dienen in de Directory zichtbaar te zijn, om anderen de mogelijkheid te geven daar te kunnen reserveren. We raden deze optie ook af voor uw persoonlijke agenda. |
| Vervaldatum items | Het aantal dagen dat een gebeurtenis of taak in een agenda kan staan alvorens te vervallen. |
| Behoort tot | Tenzij u op de hoogte bent met agendagroepen en het effect dat dit heeft op het gedrag van de agenda´s, raden we u aan dit veld ongemoeid te laten. Alle agenda's behoren standaard tot de Calendar Groups. Uw administrator stelt die groep in, waarna elke agenda zich naar die instellingen schikt. U ziet alle groepen hier weergegeven waartoe de agenda behoort. U kunt hier groepen toevoegen of verwijderen. Om een agendagroep toe te voegen typt u de naam ervan in, net zoals u doet bij het adresseren van een mail. Om een agendagroep te verwijderen kiest u de x ernaast. |
| Wie | Dit is het gebied waarin u bepaalt welke rechten anderen krijgen binnen uw agenda. Dat wordt in de volgende sectie beschreven. |
Omdat openbare agenda's gebieden zijn om samen te werken is het nodig anderen toegang te verlenen tot de agenda. Daartoe dient u eerst de rechten toe te kennen aan anderen, waarna u de agenda beschikbaar voor hen maakt.
Om te specificeren welke rechten iemand krijgt in de agenda, bewerkt u de sectie Wie van het machtigingenformulier. U moet dit voor elke persoon, of groep van personen afzonderlijk instellen.
Voer allereerst de naam van de persoon of de groep in onder Wie op dezelfde manier als u hen een mail stuurt. De volgorde waarin dit doet is van belang, omdat op het moment dat iemand de agenda opent, FirstClass de Wie lijst naloopt van boven naar beneden. Als die een persoon tegenkomt, of de eerste groep waartoe deze behoort, worden die rechten toegekend. Dat houdt in, dat wanneer u als eerste groep All Users gebruikt en hen het recht Geen Toegang hebt toegekend, niemand nog in die agenda kan. Ook als is die persoon daarna genoemd en heeft hij alle mogelijke rechten toegekend gekregen.
Kies na het intikken van de naam de rechten die u wenst toe te kennen. Toegangsniveaus zijn vooraf gedefinieerde sets van machtigingen. U kunt een vooraf gedefinieerde set gebruiken, of een aangepaste set, door individuele machtigingen aan of uit te zetten.
| Dit niveau | Geeft deze rechten |
|---|---|
| Geen Toegang | Voorkomt dat de persoon de agenda kan inzien of er items aan kan toevoegen. Wij bevelen aan om de lijst van machtigingen te besluiten met de groep All Users om te voorkomen dat iemand bij toeval uw agenda kan inzien, zonder dat dat de bedoeling was. |
| Zie Tijden | De persoon kan de agenda inzien, maar ziet alleen de tijden die naast de gebeurtenissen en taken staan. Er kan niets aan de agenda door hen worden toegevoegd. Als zij werden uitgenodigd voor een gebeurtenis, verschijnt deze in hun mailbox. |
| Alleen Planning | De persoon kan op indirecte wijze zaken toevoegen aan de agenda. Een gebeurtenis wordt indirect toegevoegd aan een groepsagenda als iemand een gebeurtenis aanmaakt in een andere kalender en de groepsagenda uitnodigt. Een item wordt indirect toegevoegd aan een locatie- of bronnenagenda als iemand een locatie of bron reserveert. |
| Planning+Tijden | De persoon kan de agenda bekijken (Zie Tijden) en indirect gebeurtenissen toevoegen. |
| Planning+Details | De persoon kan popups zien met details in de agenda en indirect gebeurtenissen toevoegen. Items kunnen niet worden geopend, noch kunnen gebeurtenissen direct in de agenda worden gemaakt. |
| Editor | De persoon heeft alle hierboven genoemde rechten. Daarbij kan hij items openen, bewerken en verwijderen, direct gebeurtenissen maken in de agenda, bijlagen downloaden en de geschiedenis van items inzien. Items die indirect in de agenda zijn geplaatst kunnen niet door hen worden bewerkt. |
| Aangepast | De toegang wordt bepaald door individuele rechten toe te kennen. Op het moment dat u een of meerdere items van een voorgedefinieerde set weghaalt of toevoegt, krijgt het toegangsniveau automatisch het label Aangepast. |
De icoontjes rechts naast het toegangsniveau vertegenwoordigen de individuele machtigingen die tezamen het niveau vormen. Om een machtiging aan of uit te zetten, klikt u erop.
Beperking
Let erop dat bepaalde rechten alleen van toepassing zijn als uw administrator die rechten heeft toegekend.
Van links naar rechts zijn dit de individuele machtigingen:
| Machtiging | Betekent |
|---|---|
| Machtigingen bewerken | De persoon mag dit formulier bewerken. Dit houdt in personen toevoegen bij Wie en hen lid te maken. |
| Moderator | Niet hierbij van toepassing. |
| Elk item verwijderen | De persoon kan elk item verwijderen, inclusief die items die door anderen zijn geplaatst. |
| Items maken | De persoon kan gebeurtenissen en taken direct in de agenda maken en items naar de agenda verplaatsen. |
| Alleen-lezen-items bewerken | De persoon kan items bewerken die normaal niet te bewerken zijn (items die direct door anderen zijn geplaatst). Gebeurtenissen die indirect zijn geplaatst vallen hier buiten. Om deze machtiging werkzaam te laten zijn moet ook Items bewerken aanstaan. Wees alert bij het toekennen van deze Alleen-lezen-items bewerken machtiging, want het overschrijft de standaard FirstClass rechten. |
| Items bewerken | De persoon kan elke normaal te bewerken gebeurtenis of taak bewerken. |
| Venster- en weergave-eigenschappen opslaan | Niet hierbij van toepassing. |
| Items goedkeuren | Niet hierbij van toepassing. |
| Eigen items verwijderen | De persoon kan eigen items wissen en de eigenschappen ervan wijzigen. |
| Onbeperkte gegevens weergeven | De persoon kan de details inzien van items met zichtbaarheidsniveaus zonder beperkingen. Dit stelt hem in staat popups te zien met details van gesloten items |
| items zoeken | De persoon kan de agenda doorzoeken. |
| Deelnemers toevoegen | De persoon kan de agenda direct bewerken. Hiertoe dient ook Items maken aan te staan. Voor locatie- en bronnenagenda's moeten mensen zonder dit recht altijd een reservering plaatsen via een andere agenda. Als iemand deze machtiging niet bezit voor uw persoonlijke agenda, verschijnen uitnodigingen voor een gebeurtenis in uw mailbox. |
| Items openen | De persoon kan gebeurtenissen en taken openen. |
| Bestanden & bijlagen downloaden | De persoon kan bijlagen en bestanden downloaden. |
| Machtigingen bekijken | De persoon kan dit machtigingenformulier inzien, maar niet bewerken. |
| Geschiedenis weergeven | De persoon kan de geschiedenis van items inzien. |
| Kalender openen | De persoon kan de agenda openen. Dit laat hem alleen de tijden van gebeurtenissen zien, maar verder geen enkel ander detail. |
Om een omschrijving te maken van de agenda die door anderen te raadplegen is, gebruikt u de knop Over bij het machtigingenformulier van de agenda.
Om de agenda beschikbaar te stellen aan een persoon kunt u de agenda maken binnen een container waartoe deze al toegang heeft, of u kunt hem lid maken van de agenda. Hen lid maken voegt de agenda toe aan de lijst van agenda's die samengevoegd kunnen worden in hun persoonlijke agenda.
Om iemand uit te nodigen lid te worden van uw agenda, kiest u de knop Deelnemers in het machtigingenformulier. Voer de naam in bij deelnemerslijst op dezelfde wijze als u een mail naar hen stuurt.
Als u klaar bent met het invullen van de deelnemers worden uw wijzigingen automatisch bewaard na het sluiten van het formulier door het gebruiken van de knop x in de rechter bovenhoek.