Instellen van de voicemail voorkeuren
U kunt in uw mailbox zowel stem- als faxberichten ontvangen, en u kunt begroetingen aanmaken voor uw voicemail, als u in het bezit bent van een FirstClass mailbox, en als uw administrator FirstClass Unified Communications heeft geïnstalleerd. Als u niet zeker weet of FirstClass Unified Communications in uw organisatie wordt gebruikt, vraag dat dan na bij uw administrator.
Voice verschijnen als een gewoon tekstbericht, met de geluidsopname als bijlage. Faxen verschijnen als een gewoon tekstbericht met een afbeelding als bijlage.
Om te specificeren hoe u FirstClass Unified Communications wil inzetten, kiest u het menu Voorkeuren vanuit het applicatiemenu en daarna bewerkt u de sectie Voice.
U kunt zoveel begroetingen aanmaken als u wil, naar gelang het soort berichten of wie u belt. Deze worden afgespeeld als u de telefoon niet kan beantwoorden. Dit maakt het voor u mogelijk om:
Dit zijn de soorten begroetingen die u kunt maken:
| Soort begroeting | Omschrijving |
|---|---|
| extern | Wordt afgespeeld voor bellers van buiten de organisatie. |
| intern | Wordt afgespeeld voor bellers van binnen de organisatie als zij u bellen met een intern nummer. |
| onbekend | Wordt afgespeeld voor bellers waarvan het nummer geblokkeerd of onbekend is. Dit kan ook mobiele nummers omvatten. |
| gesproken naam | uw naam, voor de systeem identificatie. Deze wordt afgespeeld als u geen begroetingen hebt ingesteld. |
u kunt een onbeperkt aantal begroetingen opnemen, we raden echter aan om minimaal uw naam en een extern begroetingsbericht in te spreken. Voor interne gesprekken, speelt FirstClass, als er niets is ingesteld, de externe begroeting af.
U kunt zowel een soort begroeting als een status instellen:
| Begroetingsstatus | Omschrijving |
|---|---|
| aan | De begroeting is actief. FirstClass zal hem zodra nodig afspelen. |
| uit | De begroeting is inactief. FirstClass zal hem overslaan bij het zoeken naar een begroeting. U kunt de status wijzigen wanneer u maar wil. |
| dominant | De begroeting wordt als eerste afgespeeld bij soortgelijke begroetingen. FirstClass negeert dan alle andere begroetingen van deze soort. Om toch andere begroetingen van deze soort te laten afspelen, moet u deze uitzetten. |
FirstClass doorzoekt zowel de interne als de externe begroetingen in de volgende volgorde:
| Volgorde | Omschrijving |
|---|---|
| 1 | Overschrijft de begroetingen (in de volgorde bepaald in het soort begroetingen, zoals hieronder omschreven). |
| 2 | Begroetingen afgespeeld voor specifieke telefoonnummers (geef deze nummers aan uw administrator zodat ze als geldige nummers worden aangemerkt voor uw mailbox) of voor mensen die bellen vanaf een specifiek nummer. |
| 3 | Begroetingen die worden afgespeeld op een bepaalde tijd. Deze domineren begroetingen van hetzelfde soort als ze niet op een tijd ingepland staan. Tijdsingestelde begroetingen hebben hun eigen hiërarchie. Als eerste staan de begroetingen voor specifieke nummers. Als twee begroetingen staat ingesteld binnen een bepaald tijdvak, dan wordt degeen die qua tijd het dichtst in de buurt komt, afgespeeld. Als er twee begroetingen zijn voor hetzelfde nummer/dezelfde beller, en het tijdvak is identiek, of het tijdvak begint op hetzelfde tijdvak, maar eindigt verschillend, dan wordt de eerst aangemaakte begroeting (de oudste) afgespeeld. |
| 4 | Een standaard begroeting zonder aangepaste instellingen. |
| 5 | De systeembegroeting met uw gesproken naam. |
| 6 | De systeembegroeting als u uw naam niet hebt ingesproken. Uw naam wordt vermeld via een tekst-naar-spraak module. |
Om een voicebegroeting aan te maken, opent u uw Voice Begroetings folder in het WERKRUIMTE venster, gebruik dan de knop Nieuw.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Icoon Pakker | Het icoon dat geassocieerd wordt met de begroeting die u hebt aangemaakt. Om dit icoon te wijzigen, selecteert u het bestaande icoon, en daarna het icoon dat u wenst uit de popup lijst. Om meer icoontjes te zien, kiest u Alle iconen uit het popup menu. |
| Naam | De naam voor deze begroeting in de lijst van begroetingen. Bijvoorbeeld, een begroeting voor externe bellers kan u "Standaard externe begroeting" noemen. |
| Soort begroeting | Het soort begroeting: extern, intern, onbekend, of gesproken naam. Negeer Voice Menu, omdat dat alleen geldt voor gebruik met de FirstClass client. |
| Status | De begroetingsstatus. Gebruik dit veld om een begroeting aan of uit te zetten, of om deze dominant te maken boven andere begroetingen. |
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Commentaar | Een omschrijving van de begroeting, zoals "Standaard externe begroeting tijdens werkuren". Dit is alleen ter eigen informatie. |
| Gebelde nummers | Dit is allen van toepassing als u meerdere telefoonnummers hebt die naar uw mailbox worden doorgestuurd en u wenst dat iemand op een bepaald nummer terugbelt. Type de telefoonnummers, inclusief de gebiedscodes, gescheiden door komma's. Voor interne nummers, kunnen minder nummers volstaan. Bijvoorbeeld, als u uw telefoon van uw werk, uw mobiele telefoon en uw huistelefoon allemaal hebt gelinkt aan uw mailbox via uw administrator, en u hebt een aangepast bericht dat moet worden afgespeeld als het uw huistelefoon betreft, typt hier uw huisnummer in. |
| beller nummers | Negeer dit veld als het type beller "Onbekende Beller" is. De specifieke inkomende nummers die deze begroeting moeten ontvangen. Typ de telefoonnummers, inclusief de gebiedscodes en eventuele landcode, gescheiden door komma's. U kunt * als een wildcard gebruiken. Bijvoorbeeld, u wil dat alle bellers van een bepaald gebied (010, bijvoorbeeld) deze begroeting ontvangen, dan typt u 010*. Typ geen 1 voor een lang afstands gesprek. Typ de landcode voor het nummer als het een internationaal nummer betreft. |
Vul dit alleen in als u begroetingen op bepaalde tijden wil laten afspelen.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Start | De datum en de tijd waarvan u wil dat FirstClass begint met deze begroeting. |
| Einde | De datum en de tijd waarvan u wil dat FirstClass stopt met deze begroeting. |
| Duur | Dit is een andere manier om aan te geven wanneer FirstClass moet stoppen met deze begroeting. |
| Herhaal interval | Als de begroeting regelmatig moet terugkeren, kiest u de herhalingsinterval. |
| Herhalen tot | Hier geeft u de tijd op wanneer de herhalingsinterval moet stoppen. |
| Kleur | Alleen van toepassing op de FirstClass client. |
| Tijdzone | De tijdzone die verbonden is met deze planning. |
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Na het spelen van de begroeting | Wat wilt u dat er gebeurt na het afspelen van de begroeting: Bericht opnemen stelt de beller in staat een bericht achter te laten. Dit is de standaard instelling. Neem op en markeer als dringen stelt de beller in staat het bericht als dringend achter te laten. Stuur de beller door naar het zero revert nummer stuurt de beller door naar het standaard "zero-out" transfer nummer (of naar een nummer dat u in uw voorkeuren hebt ingesteld). Als u geen nummer hebt toegekend, gaat het normaal naar deReceptie. Om deze optie te gebruiken hebt u geen begroetingen nodig. Als u dit wel hebt ingesteld, kunt u daarvan gewag maken in uw begroeting en zeggen dat ze doorgestuurd worden naar de receptie. Stuur beller door naar dit nummer stuurt alle gesprekken door naar het gespecificeerde nummer (een extensie of een 10-cijferig nummer). Om deze optie te gebruiken hebt u geen begroetingen nodig. Als u dit wel hebt ingesteld, kunt u daarvan gewag maken in uw begroeting en zeggen dat ze doorgestuurd worden naar een ander nummer. Verbinding verbreken verbreekt de verbinding met de beller. Om deze optie te gebruiken hebt u geen begroetingen nodig. Als u dit wel hebt ingesteld, kunt u daarvan gewag maken in uw begroeting en zeggen dat de verbinding nu verbroken wordt. |
| Door beller geïnitieerd doorverbinden | Specificeert wat te doen als een beller u probeert door te verbinden: Sta doorverbinding toe staat de beller toe u door te verbinden volgens de door u in uw voorkeuren vastgelegde instellingen. Kies een een sleutel en een extensie of een 10-cijferig nummer. Let op dat uw administrator bepaalde restricties heeft toegepast op het systeem wat bellen betreft. Verzeker u ervan dat u het nummer kunt bellen. Als u dit afvinkt, kunnen uw bellers niet meer gebruik maken van uw voorkeuren of van het standaard doorverbindingsnummer dat door uw administrator is vastgelegd. Overschrijf doorstuurmenu voorkeuren laat u voor deze begroeting alleen de ingestelde voorkeuren negeren. Kies een sleutel en typ een extensie of een 10-cijferig nummer. Let op dat uw administrator bepaalde restricties heeft toegepast op het systeem wat bellen betreft. Verzeker u ervan dat u het nummer kunt bellen. Als bellers u melden dat ze toch onderbroken worden, kan het zijn dat het systeem te snel de verbinding verbreekt. Door het nummer te laten volgen door een komma (,) kunt u een systeempauze van een seconde ingelasten, of een punt komma (;) voor een pauze van 5 seconden. |
| Adresserings opties | Maakt een bericht aan een door u gespecificeerd email adres: Aan Stuurt de berichten van de bellers door naar een adres zonder een kopie in uw mailbox achter te laten. Cc Stuurt een kopie van de berichten van de bellers door naar een adres en laat een kopie in uw mailbox achter. |
Gebruik deze sectie om uw vaste instellingen te laten domineren door de volgende instellingen.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| fax afhandeling | Hoe inkomende faxen moeten worden afgehandeld: Standaard respecteer uw voorkeuren voor de fax afhandeling Overschrijf Gebruikers Voorkeuren gebruikt de afhandeling zoals hieronder wordt gespecificeerd. |
| Initieer fax CNG tonen | Vink dit aan als het alleen om faxen gaat. Stel geen begroeting in. |
| Overschrijf fax formaat | Hoe u wil dat faxen worden afgehandeld Overschrijf gebruikers Voorkeuren hierboven: strong>Verwerp staat de ontvangst van faxen niet toe. JPG ontvangt faxen in JPG formaat. Dit is een algemeen, eenvoudig te downloaden formaat, te bekijken op bijna alle platforms. Elke pagina verschijnt als een aparte bijlage. PNG ontvangt faxen in PNG formaat. Dit formaat lijkt op JPG, behalve dat PNG bestanden kleiner zijn. PCX ontvangt faxen in PCX formaat. Dit is een legacy formaat. Elke pagina verschijnt ales een aparte bijlage. DCX ontvangt faxen in DCX formaat. Dit is een legacy formaat. Alle pagina's zitten in een bijlage. |
Gebruik deze sectie als u een gesproken bericht wil opnemen.
U kunt de knop Bijlage gebruiken als u een vooraf opgenomen bericht hebt.Het MP3 en IMA-ADPCM in een WAV bestand zijn ondersteunde formaten, afhankelijk van de mogelijkheden van uw browser.
Als uw apparaat een microfoon heeft, kunt u FirstClass gebruiken om een opname in te spreken en deze als bijlage in een MP3 bestand toe te voegen. Om dat te doen gebruikt u de knop Record en uw microfoon om een opname te maken. Als u gereed bent, gebruikt u de knop Stop.
Om uw opname af te luisteren gebruikt u de knop Play. U kunt de pauzeknop gebruiken en het volume aanpassen, net als bij elke andere opname.
Als u tevreden bent over de opname, gebruikt u de knop Koppel Voice Recording om de opname als een geluidsbestand als bijlage mee te sturen. U kunt een opname wissen en herstarten.
Om te specificeren hoe u uw FirstClass voicemail wil laten werken, kiest u Voorkeuren uit het applicatiemenu, bewerk daarna de sectie Voice:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Interface | Standaard is de voorkeurskeuze ingesteld door de administrator, en is het gebruikelijke voicemailsysteem in uw organisatie. Als u dat wil aanpassen, kiest u uw voicemailsysteem. |
| Taal | Standaard is de voorkeurskeuze ingesteld door de administrator, en is de gebruikelijke taal in uw organisatie. Als u dit moet wijzigen omdat u meer in een andere taal communiceert, moet u dat aanpassen aan uw eigen keuze. |
| TTS taal | TUI taal is de standaard text-to-speech taal gekozen door uw administrator, en de meest gebruikte taal in uw organisatie. Als u berichten ontvangt in meerdere talen, kiest u strong>Auto Detect. FirstClass onderzoekt dan elk bericht en tracht de taal te bepalen. |
| Ongelezen automatisch afspelen | Als u een telefonisch bericht opent, zal dat automatisch worden afgespeeld. |
| Berichten markeren | U kunt berichten markeren met een bepaalde kleur. Als u een voicebericht afluistert, kunt u een nummer intikken om een kleur te specificeren. Kies hier een kleur die correspondeert met het bericht, met een keuze uit drie nummers. |
| Navigeer door de mailbox als door een agenda | Door dit vinkje aan te tikken worden uw berichten op datum gesorteerd in plaats van op het toegekende berichtnummer nadat het bericht werd achter gelaten. |
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Sleutel en overdracht beller naar | Selecteer een sleutel en type voor een corresponderend overdrachtsnummer om alle bellers toe te staan het bericht naar een ander nummer over te dragen in plaats van een bericht achter te laten. U kunt tot twee nummers opgeven. Wees er alert op dat u het volledige 10-cijferige nummer intikt. Tik geen voorloopnummers voor een uitgaande lijn. Als bellers u meedelen dat zij voortijdig worden afgesloten, kan het zijn dat uw systeem te snel afbreekt, en het nummer niet volledig wordt doorgevoerd. In dit geval kunt u het nummer laten volgen door een komma(,) voor een pauze van één seconde. Gebruik 15:13 20-1-2014een puntkomma(;) voor een pauze van vijf seconden. Als u de sleutel 0 toekent aan een overdrachtsnummer, zal dat de zero-out optie van uw organisatie overschrijven (vaak wordt de optie 0 gebruikt om de receptie te bereiken). U kunt deze opties in een bericht aan uw bellers mededelen, zodat zij daarvan op de hoogte zijn. U kunt zo'n bericht ook alleen laten gelden voor bepaalde bellers. |
| Oproep geen-bericht | Specificeer hoe u FirstClass wil laten handelen als een beller ophangt zonder bericht achter te laten. Nooit houdt in dat u daarvan geen melding wenst. Altijd laat FirstClass u berichten sturen omtrent al uw gemiste oproepen (Oproep, geen bericht). Alleen geldige beller id's stuurt alleen berichten als het bellers betreft met een geldig beller id. |
| Fax formaat | Kies uw voorkeursformaat voor faxen. Verwerp maakt het ontvangen van faxen onmogelijk. JPG is een algemeen, gemakkelijk te downloaden formaat, zichtbaar op bijna alle platforms. Elke pagina verschijnt als een aparte bijlage. PNG is vergelijkbaar met JPG, behalve dat PNG bestanden kleiner zijn dan JPG bestanden, en dus makkelijker te downloaden over kostbare trage verbindingen. PCX is een oudere indeling. Elke pagina verschijnt als een aparte bijlage. DCX is een oudere indeling. Alle pagina's worden in een bestand ontvangen. |
| Voice formaat | Kies uw voorkeursformaat voor ontvangen voiceberichten. Standaard is door uw administrator gekozen als het standaard afspeelformaat van voiceberichten in uw organisatie. MP3 is FirstClass standaard geluidsafspeelformaat. Dit is afspeelbaar op bijna alle platforms. IMA ADPCM is beter bekend als WAV. Deze bestanden zijn iets kleiner dan MP3 en zijn in telefoon kwaliteit. |
| Fax insluiten | Vink dit vakje aan als u faxen rechtstreeks in het bericht wil zien in plaats van als bijlage. Deze optie is niet beschikbaar voor faxen in DCX formaat. |
| Aan de telefoon | Vink dit vakje aan als u wil dat bellers bericht krijgen als u aan de telefoon bent. Deze melding wordt gedaan voordat uw begroetingsbericht wordt afgespeeld. |