Berichten sturen naar conferences
Antwoorden op berichten in conferences
Berichten sturen vanaf conferences
Items in conferences liken of waarderen
Berichten goedkeuren in conferences
Conferes inschrijven op Internet mailinglijsten
Een FirstClass conference is een on-line forum waarin (een aantal) mensen van uw organisatie informatie met elkaar kan uitwisselen. U kunt een bericht naar een conference sturen in plaats van eenzelfde bericht naar een aantal personen. U kunt ook FirstClass documenten aanmaken in de conference waaraan gezamenlijk kan worden gewerkt, of bestanden in de conference uploaden.
Conferences kunnen worden aangemaakt door uw administrator of door uzelf of andere gebruikers. Op uw homepagina, ziet u de door uzelf gemaakte conferences en die waarvan u abonnee bent. U kunt abonnee worden van een conference als iemand u het lidmaatschap geeft, of u opent de conference en kiest Toevoegen aan Home vanuit het menu.
De eigenaar van de conference bepaalt welke rechten u heeft in de conference. U kunt bijvoorbeeld alleen maar materiaal raadplegen in een conference die bestemd is voor informatieve doeleinden, maar er zijn ook conferences waaraan u zelf materiaal kunt toevoegen of het materiaal van anderen kunt bewerken omdat u gezamenlijk aan een bepaald project werkt. In onderhavige scenario's, dient de informatieve conference om informatie rond te sturen zonder de noodzaak de leden afzonderlijk die te verstrekken. De projectconference zorgt ervoor dat alle bij het project betrokkenen over het materiaal kunnen discussiëren en zelf bruikbare informatie kunnen toevoegen.
U stuurt een bericht naar een conference op dezelfde wijze waarop u een bericht naar een persoon in FirstClass stuurt, waarbij u de naam van de conference gebruikt zoals hij voorkomt in de Directory.
Om automatisch een bericht naar een conference te sturen, opent u de conference, waarna u een bericht maakt door de knop Nieuw Bericht te gebruiken.
U beantwoordt een bericht in een conference op dezelfde wijze waarop u een privébericht in uw mailbox beantwoordt. Open het bericht en tik op de knop Antwoord. Het antwoord wordt verzonden naar de standaard ontvangers van de conference. Meestal komt het er dan op neer dat het antwoord alleen naar de conference wordt gestuurd.
Als u verschillende ontvangers wil beantwoorden, of als u wil dat het antwoord vanaf de conference zelf komt, tikt u op de knop Antwoord Opties naast de knop Antwoord en u kiest de gewenste optie.
U kunt een bericht doorsturen door de knop Doorsturen te gebruiken.
In sommige gevallen, is het beter om een bericht direct vanaf de conference te sturen dan dat u het als een persoonlijk bericht stuurt. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een conference is opgezet als een helpdesk.
om een bericht te sturen vanaf de conference zelf, kiest u Nieuw bericht vanaf Conference vanuit het conference menu.
Als een conference zodanig is ingesteld dat u items mag "liken", zult u een like-icoontje (duim omhoog) zien naast elk item. om een item te liken kiest u dit icoontje.
Als een conference zodanig is ingesteld dat u items mag "liken" of "disliken", kiest u het like-icoon om een item te liken of het dislike-coon (duim omlaag) om het te disliken.
Door met de muis over het icoontje te zweven, ziet u of u het item al geliked/gedisliked hebt.
Als een conference zodanig is ingesteld dat u items mag waarderen, ziet u vijf sterren naast elk item. Om een item te waarderen kiest u de voor u juiste ster. Om een item bijvoorbeeld drie sterren toe te kennen kiest u de derde ster van links. Als meerdere gebruikers een item hebben gewaardeerd, ziet u de gemiddelde waardering. Door met de muis over het icoontje te zweven, ziet u of u het item al gewaardeerd hebt.
Het hangt van de settings van de conference af of u uw mening mag herzien. Om uw like/dislike keuze om te draaien, klikt u weer op het betreffende icoontje. Om uw waardering te wijzigen kiest u op de betreffende ster.
Een conference kan worden beheerd (gemodereerd) om ervoor te zorgen dat alleen goedgekeurde berichten erin verschijnen. In een gemodereerde conference, kunnen alle berichten, of als u ervoor kiest berichten met bijlagen, alleen dan gelezen worden na goedkeuring van de moderator. Tot die tijd ziet u het bericht gedimd weergegeven of blijft het geheel verborgen.
Alleen iemand die rechten heeft als moderator is geautoriseerd om de berichten goed te keuren. Als u dat recht bezit in een conference kunt u het bericht goedkeuren door te kiezen voor Goedkeuren vanuit het menu.
U kunt net als uw administrator zelf conferences maken. Conferences vormen een nuttige wijze om met een door u gekozen groep mensen samen te werken. Als u problemen ondervindt om uw conference goed te laten werken, neem dan contact op met uw administrator.
Om op uw homepagina een conference aan te maken, kiest u voor Nieuwe Container vanuit het menu van uw homepagina, kies daarna voor Conference. Volg de aanwijzingen om uw conference een icoontje, naam, en omschrijving te geven.
Vink het vakje Niet publiceren in Directory aan als u wil voorkomen dat uw conference opduikt in de Directory. Dit zorgt ervoor dat anderen niet op de hoogte zijn van het bestaan van uw conference, tenzij u het hen zelf meedeelt. Dit betekent ook dat u elke willekeurige naam voor de conference kunt gebruiken, zonder dat die conflicteert met een al gepubliceerde naam.
Als u daarmee klaar bent, kiest u Maken. Uw nieuwe conference wordt onder aan uw homepagina geplaatst. Als u wil dat de conference beschermd wordt tegen onnodig wissen, opent u hem, waarna u kiest voor Eigenschappen vanuit het menu, en daarna voor Beveiligd.
Om elders een conference te maken, opent u de container waarin u de conference wenst en kiest u voor Nieuwe Container vanuit het dropdown menu bij de knop Nieuw. Daarna volgt u dezelfde gang van zaken als bij het maken van een container op uw bureaublad. U kunt toegang verkrijgen tot uw nieuwe conference door de Foldersknop in de container te gebruiken.
Om ervoor te zorgen dat u uw container niet per ongeluk verwijdert, kunt u deze beveiligen. Open hem, kies Eigenschappen vanuit het menu, vink daarna het vakje Beveilig aan. Als u alsnog besluit de container te wissen, dan dient u dat vakje weer uit te vinken.
U gebruikt conference machtigingen om de conference te controleren (bijvoorbeeld, wanneer berichten verlopen en welke rechten anderen hebben in uw conference).
Om de machtigingen voor uw conference in te stellen, opent u uw conference, kiest u daarna voor Machtigingen vanuit het menu, waarna u het machtigingenformulier invult:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Niet publiceren in Directory | U kunt hier uw keuze veranderen die u gemaakt hebt bij het creëren van de conference. |
| Weergave | Om dit en andere velden te zien, gebruikt u het driehoekje bij
Weergave, Berichtopties, Goedkeuren, Groottelimiet, Verlooptijd Om uw conference te laten weergeven in kolommen en als u wil dat deze weergave telkens weer tevoorschijn komt, vinkt u gebruik serverweergave aan. Als u dat niet doet, is elke gebruiker met toegang tot de conference in staat de weergave permanent te wijzigen. Zet dit niet aan als u liken of waarderen wil aanzetten. Om te voorkomen dat anderen de weergave van uw conference compleet kunnen wijzigen, vinkt u gebruik alleen templateweergave aan. Als dit een gemodereerde conference wordt, kunt u de niet goedgekeurde objecten verbergen voor iedereen, behalve de moderators door Verberg niet goedgekeurde items aan te vinken. |
| Bericht opties | Te Gebruiken Formulier is niet in gebruik. Kies de standaard methode voor het adresseren van antwoorden op berichten in uw conference bij Antwoord voorkeuren: Antwoord Allen stuurt het antwoord naar de afzender en alle andere ontvangers. Antwoord Afzender stuurt het antwoord alleen naar de afzender. Antwoord Conference stuurt het antwoord alleen naar de conference. Standaard wordt door uw administrator gebruikt bij het maken van conferences. Sta liken of waarderen toe laat mensen een item in uw conference liken/disliken of waarderen: Geen betekent dat liken/disliken of waarderen niet is toegestaan. Like betekent dat liken is toegestaan en dat men zijn mening kan herzien. Like (Vergrendeld) betekent dat liken is toegestaan en dat men zijn mening niet kan herzien. Like Dislike betekent dat liken en disliken is toegestaan en dat men zijn mening kan herzien. Like Dislike (Vergrendeld) betekent dat liken en disliken is toegestaan en dat men zijn mening later niet kan herzien. Waardeer betekent dat items met max. vijf sterren gewaardeerd kunnen worden en dat men zijn waardering later kan herzien. Waardeer (Vergrendeld) betekent dat items met max. vijf sterren gewaardeerd kunnen worden en dat men zijn waardering later niet kan herzien. |
| Goedkeuring | Om ervoor te zorgen dat alle berichten naar uw conference goedkeuring behoeven van een moderator, vinkt u Berichten vereisen goedkeuring aan. Om alleen berichten met bijlagen, of bestanden die naar uw conference zijn geüpload, goedkeuring te laten vereisen, vinkt u Bijlagen vereisen goedkeuring aan. |
| Omvang beperking | U kunt een maximum omvang voor berichten specificeren (berichtinhoud plus bijlagen) die naar uw conference worden verzonden bij Beperk berichten groter dan. Berichten boven de limiet worden afgehandeld op de wijze die u in het volgende veld specificeert. Als u een limietbeperking instelt voor berichten kies dan hoe u wenst hoe er moet worden omgegaan met te grote berichten bij Afhandelen: Verwerp met NDN wijst het bericht af met een NDN-melding (niet afleveringsmelding) aan de afzender. Dit is waarschijnlijk de beste manier voor conferences, behalve voor conferences die gerepliceerd worden in een niet-FirstClass systeem zoals het Internet. Als een conference een Internet nieuwsgroep was, zouden de NDNs teruggestuurd worden naar het Internet en van daaruit naar honderd duizenden sites. Verwerp en Rapporteer wijst het bericht af zonder de afzender te informeren, en rapporteert het incident in een server-log beschikbaar voor uw administrator. Vereist Goedkeuring accepteert het bericht, maar maakt het niet-goedgekeurd. Dit is vooral handig als uw conference wordt gegatewayed en u bezorgd bent over de omvang van de berichten die verstuurd gaan worden. Verwerp Stil wijst het bericht af zonder verdere actie. Dit is de beste optie als uw conference wordt gegatewayed vanaf een niet-FirstClass systeem zoals het Internet. |
| Verloopdatum | U kunt het maximum aantal objecten dat toegestaan is in uw conference specificeren bij Item limiet. Na het bereiken van de limiet, begint FirstClass de objecten met de oudste verloopdatum te verwijderen. U kunt ook het aantal dagen aangeven dat een bericht in uw conference mag blijven staan voordat het bericht verloopt bij Verlooptijd berichten. Als een bericht is verlopen, verwijdert FirstClass het automatisch bij het dagelijks routine onderhoud. |
| Behoort tot | Tenzij u bekend bent met conference groepen en hoe deze zich gedragen, bevelen wij u aan dit veld niet aan te roeren. Alle conferences behoren standaard bij conference groepen. Uw administrator heeft het gedrag daarvan vooraf ingesteld. U zult de groepen waartoe zij behoren daar ook zien. U kunt groepen toevoegen of verwijderen. Om een conference groep toe te voegen, tikt u de naam in op dezelfde manier waarop u een bericht zou adresseren naar een conference. Om een conference groep te verwijderen, klikt u op het x ernaast. |
| Wie | Dit is het gebied waarin de machtigingen instelt die bepalen wat anderen mogen doen binnen een conference. Dat wordt hieronder beschreven. |
Als u wenst dat de inhoud van uw conference in kolommen wordt weergegeven, vink dan Gebruik serverweergave aan in de Weergave... sectie van het machtigingenformulier.
Conferences zijn bedoeld als ruimtes waarin men kan samenwerken, daarom zult u anderen ook toegang ertoe willen verlenen. Om dat te doen stelt u eerst de rechten in wat deelnemers aan uw conference wel en niet mogen, daarna pas geeft u hen toegang ertoe.
Om aan te geven wat iemand wel of niet mag in uw conference bewerkt u de Wie sectie van het machtigingenformulier. U moet dit invullen voor elke persoon of groep van personen met toegang tot uw conference.
Voer allereerst de naam of van de groep in bij Wie op dezelfde wijze waarop u hen een bericht verstuurt. De volgorde waarin u dit doet is van wezenlijk belang, omdat wanneer iemand uw conference opent, FirstClass de Wie lijst van boven naar beneden doorloopt. De eerste keer waarin de naam van iemand voorkomt, apart of als deelnemer van een groep, bepaalt diens rechten. Dit houdt dat wanneer u de All Users groep bovenaan plaatst, en u stelt de toegang voor deze groep in op Niet toegestaan, zal niemand meer toegang hebben tot uw conference.
Daarna kiest u in het veld naast hun naam het toegangsniveau voor die persoon of groep van personen. Toegangsniveaus zijn vooraf gedefinieerde instellingen. U kunt een vooraf gedefinieerde instelling gebruiken, of die handmatig aanpassen aan u wensen door machtigingen te verwijderen of toe te voegen.
| Dit niveau | Geeft de volgende rechten |
|---|---|
| Niet toegestaan | Zorgt ervoor dat de persoon geen toegang tot uw conference verkrijgt. Wij bevelen aan om de All Users groep aan het einde van uw lijst (!) dit niveau mee te geven, om te voorkomen dat iemand zonder dat u het weet toch toegang heeft tot uw conference. |
| Samenvatting | De persoon kan de lijst met items zien die in de conference staan, maar kan ze niet openen. |
| Browser | De persoon heeft de rechten van Samenvatting en kan berichten openen. |
| Lezer | De persoon heeft de rechten van Browser en kan daarbij de bijlagen downloaden, de geschiedenis van items inzien en zoekacties uitvoeren. |
| Bijdrager | De persoon heeft de rechten van Lezer en kan daarbij berichten sturen naar uw conference, alle door hem/haar geplaatste berichten verwijderen en dit rechtenformulier inzien. |
| Goedkeurder | De persoon heeft de rechten van Bijdrager en kan daarbij niet goedgekeurde berichten lezen en goedkeuren voor plaatsing. |
| Moderator | De persoon heeft de rechten van Goedkeurder en kan daarbij alle berichten verwijderen, items naar subcontainers verplaatsen, berichten versturen die de limiet overschrijden, documenten bewerken en subcontainers verplaatsen. |
| Maker | De persoon heeft de rechten van Moderator en kan daarbij het uiterlijk van de conference en de sorteervolgorde wijzigen, en subcontainers aanmaken. |
| Controller | De persoon heeft de rechten van Maker en kan daarbij dit rechtenformulier bewerken, de omschrijving ervan aanpassen, alsmede de berichten die door anderen zijn verzonden. |
| Aangepast | De toegang wordt gedefinieerd door de individueel gekozen rechten die zijn aangevinkt. Als u een wijziging in een vooraf gedefinieerde instelling maakt staat deze automatisch op Aangepast. |
De icoontjes rechts van het toegangsniveau-veld vertegenwoordigen tezamen het toegangsniveau. Om een machtiging aan of uit te zetten, selecteert u het betreffende icoontje.
Beperkingen
Let op. Bepaalde rechten zijn alleen toepasbaar voor de persoon als die rechten hem niet zijn ontzegd door de administrator.
Van links naar rechts zijn de individuele rechten:
| Machtiging | Betekent |
|---|---|
| Machtigingen bewerken | De persoon kan dit machtigingenformulier bewerken. Dat houdt in leden toevoegen bij Wie en hen lid maken van de conference. |
| Moderator | Dit geeft het persoon het label Moderator. De machtiging Items goedkeuren is vereist om de persoon toe te staan om items goed te keuren. |
| Elk item verwijderen | De persoon kan elk object verwijderen, inclusief berichten die door anderen zijn verstuurd en het verplaatsen van berichten naar subcontainers. |
| Items maken | De persoon kan documenten en subcontainers maken, objecten verplaatsen binnen uw conference, berichten versturen die boven de limiet uitgaan, en bestanden uploaden zonder ze als bijlage aan een bericht te koppelen. |
| Bewerk alleen-lezen items | De persoon kan items aanpassen die normaal gesproken niet te bewerken zijn, zoals verzonden berichten. Om deze machtiging actief te laten zijn moet ook de machtiging Bewerk items aan staan. Wees voorzichtig met het aanvinken van het Bewerk alleen-lezen icoon omdat het normale FirstClass gedrag wordt gewijzigd. |
| Bewerk items | De persoon kan elk document bewerken en naar subcontainers verplaatsen. |
| Bewaar window en weergave eigenschappen | Werkt niet op conferences. |
| Bewaar window en weergave eigenschappen | De persoon kan de weergave van de conference permanent wijzigen. Wees hiermee voorzichtig, want één persoon kan de standaardweergave van de conference wijzigen en aan anderen voorschrijven. |
| Items goedkeuren | De persoon kan niet goedgekeurde berichten openen en goedkeuren. Berichten door deze persoon gestuurd zijn automatisch goedgekeurd. |
| Verwijder eigen items | De persoon kan eigen objecten verwijderen en de eigenschappen aanpassen. |
| Open conference | De persoon kan de conference openen. Dit stelt hem in staat objecten in de conference te zien, maar niet om deze te openen. |
| Items zoeken | De persoon kan uw conference doorzoeken. vereist het Zoeken privilege. |
| Items versturen | De persoon kan berichten naar uw conference verzenden. |
| Open items | De persoon kan berichten en documenten in uw conference openen. |
| Subconferences maken | De persoon kan subcontainers in uw conference maken. |
| Download bestanden & bijlagen | De persoon kan bijlagen bij berichten downloaden, alsmede de in uw conference geüploade bestanden. |
| Bekijk machtigingen | De persoon kan dit machtigingenformulier inzien, maar het niet bewerken. |
| Bekijk geschiedenis | De persoon kan de geschiedenis inzien van de objecten in uw conference. |
Om een beschrijving te geven van uw conference die door anderen te lezen is, klikt u op de knop Over in het machtigingenformulier van uw conference.
Om de conference beschikbaar te laten zijn voor iemand, maakt u hem aan in een conference waartoe de persoon al toegang had, of u maakt hem abonnee van uw conference. Iemand abonnee maken plaatst een link naar uw conference op hun homepagina.
Om iemand uit te nodigen lid te worden van uw conference, gebruikt u de Leden knop op het machtigingenformulier van de conference. Voer de naam van de persoon in bij de Leden sectie op dezelfde wijze waarop u een bericht aan hen adresseert.
Uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen in het machtigingenformulier nadat u het formulier hebt gesloten.
U kunt conferences gebruiken als toegangspunt tot Internet mailinglijsten. Als u zich bij mailinglijsten aanmeldt, zullen de berichten ervan in de conference verschijnen.
Elke mailinglijst heeft zijn eigen instructies voor het inschrijven. In sommige gevallen stuurt de site een bevestigingsbericht terug na het inschrijvingsverzoek. In andere gevallen moet u op een inschrijvingsbericht reageren alvorens daadwerkelijk te zijn ingeschreven.
Om in te schrijven stuurt u het aanmeldingesverzoek vanaf de conference zelf (Nieuw Bericht vanaf Conference).
Als een antwoord vereist is, antwoordt u ook direct vanaf de conference (Antwoord vanaf Conference).
Sommige mailinglijsten staan het toe dat u berichten er naartoe kunt sturen. In dat geval, kunnen u en anderen die gebruik maken van de conference berichten sturen naar de mailinglijsten, of op berichten ervan reageren.
Andere mailinglijsten staan alleen toe dat geregistreerde gebruikers berichten kunnen sturen. Deze mailinglijsten beschouwen dan de conference als de geregistreerde gebruiker, en niet degeen die als gebruiker van de conference reageert. Dit houdt in dat u niet als persoon vanuit de conference op het bericht kunt reageren. Om te kunnen reageren moet u dan een bericht vanaf de conference zelf sturen.
Net zoals u berichten kunt sturen naar mailinglijsten, kunt u ook verzoeken sturen naar mailinglijsten, zoals helpverzoeken, of verzoeken om informatie. Deze verzoeken moeten ook verstuurd worden vanaf de conference zelf.