Als uw organisatie FirstClass gebruikt als e-mailapplicatie, ziet u een Contactenfolder.
FirstClass stelt u in staat persoonlijke informatie op te slaan zoals een e-mailadres, telefoonnummer, en de woonadresgegevens van een vriend of zakelijke medewerker, in uw Contactenfolder. Contacten voorzien in een snelle manier om berichten te adresseren aan mensen die niet op uw server zijn aangesloten (en derhalve niet voorkomen in de Directory). U kunt zelfs contacten aanmaken van mensen die wel in de Directory staan, als u bijvoorbeeld een bijnaam voor hen gebruikt.
Daarbij kunt u maillijsten samenstellen om het eenvoudiger te maken om aan meerdere mensen tegelijk eenzelfde e-mail te sturen.
Zolang uw administrator u het recht geeft om toegang te hebben tot Contacten, zullen door u aangemaakte contacten zichtbaar zijn in de Directory. Dit stelt u in staat om mails op dezelfde wijze te adresseren als interne mail, dus door de door u ingevoerde naam in te tikken in de adresbalk. Ook als u het recht niet hebt gekregen, bent u wel in staat om contacten aan te maken voor eigen gebruik en gemak.
Om uw Contactenfolder te openen, tikt u op het icoontje Werkruimte in de taakbalk, waarna u tikt op Contactenkies Contacten vanuit het werkruimtemenutik op het icoontje Werkruimte op de taakbalk, en kies dan Contacten.
U kunt ook toegang hebben tot openbare contact databases en u kunt het recht hebben deze te maken. Deze contact databases kunnen gemaakt worden in containers waar ook anderen toegang hebben. U kunt ze ook aanmaken in uw Contactenfolder als een manier om uw contacten te organiseren. Als u die machtiging hebt, kunt u bestaande contacten naar deze databases slepen of ze er naartoe kopiëren. Als u een contact database ontdekt die u op uw homepagina zou willen zien, kies dan vanuit het menu ervan Toevoegen aan Home.
Een contact toevoegen doet u door te tikken op de knop Nieuw Contact boven in de geopende Contactenfolder, vul het formulier is en bewaar het.
U kunt ook kiezen voor Toevoegen aan Contacten vanuit het menu van een naam in de aanhef van een mail, uw lijst met mensen die u volgt, of de lijst met chats. Dit geeft de "snelle naam" al vooringevuld.
Als u een bericht adresseert aan, of antwoord op, iemand die nog niet op uw server staat, wordt een contact dat deze persoon representeert automatisch aangemaakt. U kunt deze handeling uitschaklen door vanuit het applicatie menu te gaan naar Voorkeuren en dan naar de sectie Berichtgeving. Wis het vinkje bij Auto creëer contact voor ecterne ontvangers.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| contact afbeelding | Een foto van uw contact. Om een foto van uw contact te uploaden, tikt u op de knop the Wijzig Foto, waarna u het bestand opzoekt en selecteert op uw apparaat, of u neemt een foto. |
| persoonlijk ID | De naam en titel van uw contact. Bij Snelle naam, tikt u de naam in zoals hij in de Directory moet worden weergegeven. Dit is de manier waarop u de naam intikt als u een mail aan hem/haar adresseert. U kunt dit ook blanco laten en FirstClass zal het vullen met de namen die u eronder invoert.< Tik dan hun voornaam, tussenvoegsel en achternaam in en kies de juiste titel. |
| werk ID | De functienaam, bedrijfsnaam, afdeling en plaats van vestiging. |
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Zakelijk | Zakelijke contactnummers, plus de naam en het telefoonnummer van de manager van uw contact. |
| Persoonlijk | Persoonlijk contactnummers, plus de naam en het telefoonnummer van de persoonlijke assistent van uw contact. Voor zowel zakelijke als persoonlijke telefoonnummers kunt u, als u apparaat dat ondersteunt, op het nummer tikken om een telefoongesprek te beginnen. |
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Zakelijke email | Het zakelijke emailadres van uw contact. Als dit adres nog niet in de Directory staat, tikt u het hier in. Als het adres al wel in de Directory staat, voert u het op dezelfde manier in als u een mail adresseert. |
| Website van het bedrijf | De website van het bedrijf van uw contact. |
| Persoonlijke email | Het persoonlijke emailadres van uw contact. |
| Persoonlijke website | De persoonlijke website van uw contact. |
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Zakelijk | Het zakelijke vestigingsadres van uw contact. |
| Persoonlijk | Het woonadres van uw contact. |
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Categorie | Het type contact. |
| Verjaardag | De geboortedatum van uw contact. om deze informatie te verstrekken, tikt u op dit veld, waarna u de datum kiest vanuit het popup scherm. |
| Aantekeningen | Tik de aanvullende informatie over uw contact in het onderste veld in. |
Om een bestand dat op uw apparaat staat toe te voegen als bijlage bij dit contact, kiest u Bijlage vanuit het menu (of tik op de knop Bijlage), waarna u het bestand opzoekt en selecteert, of u neemt een foto.
Een maillijst bestaat uit meerdere e-mailadressen. Het sturen van een bericht naar een maillijst geeft als resultaat dat iedereen in de lijst dezelfde mail ontvangt.
Om een maillijst te maken, tikt u op de knop Nieuwe MailLijst boven in de geopende Contactenfolder, waarna u het maillijst-formulier invult en bewaart.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Naam | De naam van de maillijst zoals die wordt weergegeven in de Directory. Deze naam gebruikt u om de mail te adresseren. |
| Leden | Voer hier iedereen in die deel moet uitmaken van de lijst, op dezelfde manier waarop u een mail aan hen adresseert. Na het opslaan, wordt de lijst alfabetisch gesorteerd op de voornaam. |
Om een contact databases te maken in een container, opent u de container, kiest u Nieuwe Container vanuit het dropdown menu bij de knop Nieuw, daarna kiest u Contact Database. Volg de aanwijzingen om uw database een icoontje en een naam te geven, kies daarna Maken. U kunt uw database benaderen met behulp van de knop Folders in uw container.
In uw Contactenfolder
Als u de database maakt in uw Contactenfolder, kies dan Nieuwe Contact Database vanuit het dropdown menu bij de knop Nieuw.
Om uw contact database te beveiligen, zodat u hem niet per ongeluk kunt verwijderen, opent u hem, kies dan vanuit het menu Eigenschappen, en vink Beveiligd aan. Als u de database daadwerkelijk wil verwijderen moet dit weer uitvinken.
U kunt ook contact databases maken in uw homepage voor eigen gebruik door vanuit het homepage menu te kiezen voor Nieuwe Container.
Als u de contact database bedoeld heeft als een samenwerkingsgebied, moet u anderen toegang ertoe verlenen. Stel dan eerst de machtigingen voor een ieder in, waarna u de database beschikbaar maakt.
Om de contact database machtigingen in te stellen, opent u de contact database, en kiest u Machtigingen vanuit het menu, waarna u het machtigingenformulier invult.
Om uw contact database in kolommen weer te geven, vinkt u Gebruik serverweergave aan.
Om te specificeren wat iemand mag binnen de database, bewerkt u de sectie Wie van het machtigingenformulier. Dit doet voor iedere persoon (of groep van personen) met toegang tot uw contact database.
Voer de naam in van de persoon of de groep in Wie op dezelfde wijze waarop u een mail adresseert. De volgorde daarin is van belang, omdat FirstClass de Wie lijst van boven naar beneden afgaat. Als iemand wordt aangetroffen in een gebruikersgroep, dan telt de eerste keer dat die persoon wordt aangetroffen voor het machtigingingsniveau. Als u derhalve de lijst begint met All Users en u geeft daarin de machtiging Disallowed aan, zal niemand toegang tot uw database verkrijgen.
vervolgens kiest u het toegangsniveau aan voor de betrokkenen in het veld rechts naast de naam. Toegangsniveaus zijn als voorafgemaakte sets beschikbaar. U kunt een voorafgemaakt niveau aanvinken en dat nog handmatig wijzigen.
| Dit niveau | Geeft deze machtiging |
|---|---|
| Disallowed | Voorkomt dat iemand toegang verkrijgt tot uw contact database. Wij raden aan de All Users groep aan het einde van de lijst deze machtiging toe te kennen, om te voorkomen dat een onbevoegde per abuis toch uw contact database bezoekt. |
| Bekijk lijst | De persoon kan de database open en berichten sturen naar ingevoerde adressen, maar kan deze niet bewerken noch adressen toevoegen. |
| Open Items | De persoon heeft de machtiging van Bekijk lijst en kan tevens contact database invoeren openen, maar kan deze niet bewerken noch adressen toevoegen. |
| Creator | De persoon heeft de machtiging van Open Items en kan deze bewerken en adressen toevoegen. |
| Aangepast | De toegang wordt bepaald door individuele machtigingen. Als u in een vooringestelde machtiging wijzigingen aanbrengt wordt deze automatisch Aangepast. |
De icoontjes rechts in het veld vertegenwoordigen de individuele permissies die tezamen een niveau vormen. Door een icoontje aan te klikken zet u het aan of uit.
Beperking
Wees ervan bewust dat sommige permissies alleen werken als uw administrator die persoon rechte heeft gegeven.
Van links naar rechts zijn dit de individuele machtigingen:
| Machtiging | Betekenis |
|---|---|
| Bewerk machtigingen | De persoon kan dit formulier bewerken. Dat houdt in dat hij mensen kan toevoegen bij Wie en hen lid kan maken van de contact database. |
| Moderator | Geldt niet voor contact databases. |
| Wis elk item | De persoon kan elke invoer in de database wissen, inclusief die door anderen zijn gemaakt |
| Items maken | De persoon kan adressen invoeren, en deze in de contact database slepen. |
| Bewerk alleen-lezen items | Geldt niet voor contact databases. |
| Bewerk items | De persoon kan ingevoerde items bewerken. |
| Bewaar venster en weergave eigenschappen | Niet van toepassing op contactdatabases. |
| Items goedkeuren | Geldt niet voor contact databases. |
| verwijder eigen items | De persoon kan de door hemzelf ingevoerde items verwijderen of bewerken. |
| Open conference | De persoon kan uw contact database openen. Dit toont hem de ingevoerde items, maar hij kan deze niet openen. |
| Zoek items | De persoon kan uw contact database doorzoeken. |
| Verzend items | Geldt niet voor contact databases. |
| Open items | De persoon kan ingevoerde items openen. |
| Maak subconferences | De persoon kan contact databases maken binnen uw contact database. |
| Download files & bijlagen | De persoon kan de bijlagen bij de ingevoerde items downloaden. |
| Bekijk permissies | De persoon kan dit formulier bekijken, maar niet bewerken. |
| Bekijk Geschiedenis | Geldt niet voor contact databases. |
Om een beschrijving te maken bij uw contact database die voor anderen te lezen is, gebruikt u de Over knop op het machtigingenformulier van uw contact database.
Om uw contact database voor anderen toegankelijk te maken, maakt u deze aan in een container waar anderen al toegang toe hebben, of u maakt hen lid van uw contact database. Door iemand lid te maken wordt er een link naar uw contact database op hun homepage gemaakt.
Om iemand uit te nodigen lid te worden van uw contact database, gebruikt u de knop Leden op het machtigingenformulier van de contact database. Voer de naam van de persoon in op de zelfde wijze waarop u een bericht adresseert.
Als u klaar bent met het invullen van de machtigingen en de ledenlijst, sluit u het formulier met de knop x in de rechter bovenhoek. Uw wijzigingen worden automatisch bewaard.