De weergave van uw mailbox wijzigen
Als uw organisatie FirstClass gebruikt als mailsysteem, hebt u een FirstClass mailbox met al uw verzonden en ontvangen privéberichten. Of u FirstClass-mail wel of niet gebruikt, u treft altijd de berichten aan in FirstClass conferences.
Een geopend bericht toont een taakbalk met daarin, doorsturen, zet gelezen aan/uit, unsend, verwijderen, en afdrukken. De getoonde knoppen zijn afhankelijk van het bericht (bijvoorbeeld of u het heeft verzonden).
Als u een bericht ontvangt via het Internet, blokkeert FirstClass de afbeeldingen uit veiligheidsoverwegingen. Om de afbeeldingen weer te geven, kiest u de gele balk.
Berichten en de antwoorden erop worden in berichtenketens bewaard. Een berichtenketen bestaat uit een mailtje met alle reacties erop. Het oudste (originele) bericht staat onderaan in de keten, en de meest recente reactie staat bovenaan.
Om een bericht te versturen, kiest u Nieuw Bericht via de knop in uw mailbox of conference.
Let op
Afhankelijk van uw voorkeuren, zal het adresseren van een bericht aan iemand buiten uw organisatie automatisch een contact aanmaken van deze persoon in uw Contacten folder. Als u dat niet wil, haal dan het vinkje weg bij Automatisch contact aanmaken voor externe ontvangers in uw voorkeuren.
Het berichtenformulier bestaat uit een bovenste deelvenster (enveloppe), waar u informatie inzet zoals het onderwerp en de naam van de geadresseerde(n), en een onderste deelvenster, waarin u uw tekst tikt en vormgeeft.
Opmerking
Uw spelling wordt gecheckt terwijl u typt met gebruik van de standaardmethode van uw apparaat.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Onderwerp | Het onderwerp van het bericht. |
| Aan | De namen van de geadresseerden. Typ de naam in zoals die voorkomt in de Directory (of typ een Internet e-mail adres) en druk op Tab. Voor namen vanuit de FirstClass Directory, volstaat een deel van de naam (zonder tussenvoegsels als van!) en kies dan de naam vanuit de lijst met overeenkomstige namen. Als u een email adres intikt van iemand die in de Directory staat, wordt de naam van de persoon zoals die in de Directory voorkomt getoond. U kunt meerdere namen en adressen toevoegen. U kunt de naam van een conference intikken op dezelfde wijze als die van een persoon. Als u de mail aanmaakt in een conference, wordt de naam van de conference automatisch ingevuld als eerste geadresseerde. |
| Cc | Geadresseerden die een kopie van het bericht ontvangen. Om dit veld weer te geven en het Bcc veld, gebruikt u de vrijgaveknop naast Aan. Voer de namen in op dezelfde wijze als bij Aan. |
| Bcc | Geadresseerden die een blinde kopie ontvangen. Zij zien niet aan wie het bericht verder werd verzonden, noch zien de anderen de namen van de overige ontvangers van een Bcc. Voer de namen in op dezelfde wijze als bij Aan. |
| Verstuur | Verstuurt het bericht en sluit het. |
| menu | Bijlage koppelt een bestand dat op uw apparaat staat aan het bericht. Zoek en kies het bestand, of neem een foto. Wissen verwijdert het bericht, als u achteraf besluit het toch niet te versturen. Als u het bericht wil behouden, maar nog niet wil versturen, sluit u het berichtenformulier. Het wordt bewaard als ontwerp. Afdrukken Print het bericht met gebruikmaking van de standaard printmethode van uw apparaat. Andere menu opties worden hieronder weergegeven. |
Als u een bericht maakt, kunt u een vooraf ontworpen ondertekening onderaan uw bericht invoegen. Een ondertekening kan uw naam, e-mailadres, functie, wettelijke beperkingen, etc. omvatten.
Om een handtekening te maken, kiest u Voorkeuren vanuit het applicatiemenu. In de sectie Ondertekeningen typt u de ondertekening en u geeft deze een opmaak. Tik op Bewaar in het voorkeurenformulier als u klaar bent.
Naast de gewone prioriteit, kunt u een bericht dringend maken of het een lage prioriteit meegeven.
Een dringend bericht verschijnt in vette rode letters na het verzenden of na het gelezen te hebben. Het krijgt ook een speciale behandeling onderweg mee.
De speciale behandeling geldt ook voor een bericht met lage prioriteit. Vraag bij uw administrator of het toekennen van een lage prioriteit effect heeft in uw organisatie.
U stelt de prioriteit in bij een geopend nog niet verzonden bericht.
| Om | Kies |
|---|---|
| een bericht dringend te maken | Priority > Prioriteit Dringend |
| een bericht een lage prioriteit toe te kennen | Priority > Prioriteit Bulk |
Berichtbevestiging opties:
Normaal gesproken, bericht FirstClass u dat het bericht niet kan worden afgeleverd. Als u dat niet wenst, kan u dat in FirstClass aangeven.
Beperking
Deze opties werken niet met alle mailsystemen.
U stelt de ontvangstopties in bij het menu van een geopend niet verzonden bericht.
| Om | Kies |
|---|---|
| een bericht te ontvangen dat uw mail gelezen is Voor een bericht dat verzonden is aan een conference, krijgt u een melding van elke keer dat het bericht door iemand gelezen is. Deze optie werkt niet als iemand de rode stip voor het ongelezen bericht uitzet alvorens het bericht te openen. |
Ontvangstbevestiging > Ontvangst bij Lezen |
| een bericht te ontvangen dat uw mail is afgeleverd | Ontvangstbevestiging > Ontvangst bij Aflevering |
| een bericht te ontvangen elke keer dat uw mail is afgeleverd bij een andere server | Ontvangstbevestiging > Ontvangst bij Routering |
| berichten te voorkomen met een niet afleveringsmelding (NDN) | Ontvangstbevestiging > onderdruk NDN |
Als u een bericht verstuurt, wordt slechts één bericht daadwerkelijk gemaakt. Het wordt bewaard op de server en uw geadresseerden ontvangen een link ernaar toe.
U kunt de eigenschappen van uw eigen link wijzigen (bijvoorbeeld om het onderwerp te wijzigen), en u kunt hem zelfs verwijderen, zonder dat dit effect heeft op de link van de andere geadresseerden. Het origineel blijft op de server staan totdat alle ontvangers de link ernaar toe hebben verwijderd, of totdat de verloopdatum is bereikt.
Dat houdt in dat als u een bericht stuurt naar een conference en dat bericht daarna wil verwijderen, u eerst de verzending ongedaan moet maken.
Onder bepaalde omstandigheden kunt u de verzending van een bericht ongedaan maken. Dit doet het bericht verdwijnen uit de FirstClass mailboxen van mensen en conferences. Het blijft in uw eigen mailbox staan als onverzonden bericht. Daar kunt u het naar wens verwijderen, bewerken en weer verzenden. Wees ervan vergewist dat het bericht al kan zijn gelezen door sommigen voordat u de verzending ongedaan maakte.
Opmerkingen
U kunt de verzending niet ongedaan maken van berichten die verstuurd zijn via het Internet of een gateway, of die door de geadresseerde zijn verplaatst of verwijderd.
In de meeste gevallen kunt u berichten die vanuit een conference zijn verzonden niet ongedaan maken. U moet dan naar uw eigen mailbox gaan om de handeling te verrichten.
Om de verzending van een bericht ongedaan te maken, selecteert u het bericht en kiest u Verzending ongedaan maken vanuit het menu, of u opent het en u tikt op de knop Verzending ongedaan maken.
Berichten beantwoorden, met de originele tekst als citaat toegevoegd, doet u door het bericht te openen waarna u klikt op de knop Antwoorden met citaat. het antwoord wordt verzonden naar de door u in uw voorkeuren vastgestelde ontvangers.
Tip
Als u slechts een deel van de tekst wenst te citeren, selecteert u dat tekstgedeelte, en daarna kiest u Antwoorden met citaat.
Om een menu te openen met andere antwoordopties, tikt u op de knop Antwoord Opties naast Antwoord:
Als u eerst een tekstgedeelte selecteert, werkt Antwoord net als Antwoord met citaat, en wordt het geselecteerde tekstdeel in uw antwoord vermeld.
Deze antwoordoptie is vaak niet toegestaan. Alleen als u de rechten daarvoor hebt toegekend gekregen kunt u "als een conference" antwoorden.
Een antwoordbericht is vooraf geadresseerd en heeft hetzelfde onderwerp als het origineel waarop u antwoordt. Deze informatie kunt u te allen tijde bewerken.
Tik uw antwoord in het onderste deelvenster en verstuur daarna het bericht.
Let op
Afhankelijk van uw voorkeuren, zal het beantwoorden van een bericht van iemand die niet tot uw organisatie behoort een contact aanmaken van deze persoon in uw Contacten folder. Als u dat niet wenst, zet dan het vinkje uit in Automatisch een contact aanmaken voor externe ontvangers in uw voorkeuren.
Als u Antwoord kiest om een bericht te beantwoorden, zal FirstClass uw standaard ingestelde ontvangers gebruiken om het bericht te adresseren. De standaard kunt u in uw voorkeuren aanpassen.
Uitzondering
Antwoorden op berichten verzonden vanuit een conference hebben de conference altijd als standaard ontvangadres.
Om de standaard te veranderen kiest u vanuit het applicatiemenu Voorkeuren en daarna gaat u naar de sectie Berichtgeving , daarna bewerkt u het veld Antwoordvoorkeur:
| Deze optie | Doet dit |
|---|---|
| Automatisch | De afzender komt in het Adresveld en alle andere geadresseerden komen in het Cc veld, of deze instelling gebruikt de antwoord voorkeursinstelling voor de gebruikersgroep waartoe u behoort. |
| Antwoord Allen | Beantwoordt de mail aan de afzender en alle geadresseerden. |
| Antwoord Afzender | Stuurt het antwoord alleen aan de afzender van de mail. |
Ongeacht welke antwoordoptie u kiest, u kunt ervoor zorgen dat FirstClass altijd het originele bericht in uw antwoord citeert. Dit wijzigt ook de Antwoord knop in Antwoord met Citaat.
Om dit in te stellen, kiest u Voorkeuren vanuit het applicatiemenu, daarna gaat u naar de sectie Berichtgeving. Vink het vakje aan bij Gebruik "Antwoord met Citaat" bij alle antwoord types.
Als uw organisatie FirstClass als e-mailapplicatie gebruikt, kunt u FirstClass automatisch een antwoord laten sturen. Dit is bijvoorbeeld nuttig om anderen te informeren dat u tijdelijk afwezig bent.
Om dit aan te zetten kiest u vanuit het applicatiemenu Voorkeuren en daarna gaat u naar de sectie Berichtgeving, waarna u de velden bijwerkt onder Automatisch antwoorden naar.
| Dit veld | Doet dit |
|---|---|
| Lokale mail | Kies Nee als u geen automatische mail wil sturen aan anderen die aan de FirstClass server zijn verbonden. Ja genereert een antwoord voor alle lokale mail. Alleen Dringend genereert alleen een antwoord op lokale mail die door de afzenders voorzien zijn van het kenmerk dringend. |
| Internet mail | Kies Nee als u geen automatische mail wil sturen aan anderen die met het Internet zijn verbonden. Ja genereert een antwoord voor alle Internet mail. Alleen Dringend genereert alleen een antwoord op Internet mail die door de afzenders voorzien zijn van het kenmerk dringend. Wees voorzichtig met het automatisch beantwoorden van Internet mail. Spammailers zoeken vaak op deze manier naar geldige e-mail adressen. |
| Antwoord tekst | De tekst die u in uw automatische antwoord wenst. |
Om berichten door te sturen aan een ander, opent u het bericht, waarna u kiest voor Doorsturen. Een doorgestuurd bericht bevat de volledige tekst van het origineel in het onderste deelvenster. U kunt ook nog eigen tekst toevoegen. Bewerk de enveloppe naar wens.
Als uw organisatie FirstClass als e-mailapplicatie gebruikt, kunt u FirstClass automatisch berichten laten doorsturen. Dit is bijvoorbeeld nuttig om bij tijdelijke afwezigheid uw mail door een collega wil laten beantwoorden.
Om automatisch doorsturen aan te zetten, kiest u vanuit het applicatiemenu Voorkeuren en daarna gaat u naar de sectie Berichtgeving, waarna u de velden bijwerkt onder Automatisch doorsturen.
| Dit veld | Doet dit |
|---|---|
| Lokale mail | Kies Nee als u niet wil dat mail van gebruikers van uw server wordt doorgestuurd. Ja stuurt alle lokale mail door. Alleen Dringend stuurt alleen lokale mail door die door de afzender als dringend is gekenmerkt. |
| Internet mail | Kies Nee als u niet wil dat Internetmail wordt doorgestuurd. Ja Stuurt alle Internetmail door. Alleen Dringend stuurt alleen Internetmail door die door de afzender als dringend is gekenmerkt. Als u berichten van een geautomatiseerde listserver ontvangt, wees dan voorzichtig met het doorsturen van Internetmail. Elk bericht dat u van de listserver ontvangt zal worden doorgestuurd. |
| Voice/fax mail | Kies Nee als u geen voicemail en faxen wil doorsturen. Ja stuurt alle voicemail en faxen door. Alleen Dringend stuurt alleen als dringend gekenmerkte voicemail en faxen door. |
| Methode | Doorsturen vanaf de oorsprong toont de originele afzender van het bericht als de afzender van het doorgestuurde bericht. De oorspronkelijke lijst met geadresseerden blijft alleen voor informatiedoeleinden behouden. Doorsturen voorziet hen niet van een kopie van de mail. Doorsturen toont u als afzender van het bericht. De nieuwe lijst met geadresseerden vervangt de oorspronkelijke. Dit is hetzelfde als het handmatig doorsturen van een bericht. |
Doorsturen naar | Het e-mailadres waar naartoe u de mail simpelweg wil doorsturen of wil doorsturen vanaf de oorsprong. |
Uw administrator kan gedeeltelijk ingevulde berichten plaatsen als stationery. Een stationery bevat vaak informatie als het adres van de ontvanger. Afhankelijk van hoe uw administrator dit heeft ingesteld, zal u meestal niet in staat zijn deze informatie te wijzigen.
U treft een stationery voor een container aan in de fly-out Vastgezet. Kies deze om hem te gebruiken. het werkt als een blocnote; u "scheurt een velletje eraf" en vult de rest in.
Als u veel berichten verstuurt naar dezelfde ontvanger, of met dezelfde inhoud, dan kunt u een persoonlijke stationery maken, die op dezelfde manier werkt.
Om een stationery te maken, kiest u de knop Nieuw bericht in een container, precies zoals u daar altijd een bericht maakt. Vul de informatie in die u in uw stationary wil hebben, daarna sluit u het bericht, zonder het te verzenden. In uw mailbox, kiest u vanuit het menu bij het niet verzonden bericht Eigenschappen, daarna vinkt u Stationery aan. het bericht wordt geconverteerd tot een stationary en verplaatst naar de fly-out Vastgezet.
Als u uw stationery wil bewerken, kiest u Eigenschappen vanuit het menu en haalt u het vinkje weg bij Stationery. De stationery wordt teruggezet naar een niet verzonden bericht en verschijnt in uw mailbox lijst.
U kunt dit bericht nu openen en bewerken. Als u gereed bent, vinkt u de eigenschap Stationery weer aan.
Door gebruik te maken van uw mailbox's menu, kunt u een lijst inzien van de volgende objecten:
Om alle items weer te geven, Toon Alles.
U kunt meerdere items op het scherm tonen in kolomweergave, door te kiezen voor Lijstweergave.
U kan FirstClass vertellen om mail die door FirstClass als spam wordt beschouwd te accepteren of te verwijderen. Om dat te doen kiest u Voorkeuren vanuit het applicatiemenu, waarna u naar de sectie Berichtgeving gaat. Kies de voor u juiste optie bij Junk mail afhandeling.