Het creëren van beheerde taken
Beheerde taken monitoren en samenwerking
Het creëren van containers voor taakbeheer
Met de FirstClass taakbeheerfunctie kunt u een taak toewijzen aan een andere persoon en het toezicht op die taak neerleggen in een container voor taakbeheer. Een container voor taakbeheer kan ook worden gebruikt om een project dat bestaat uit meerdere taken te controleren.
Iedereen die betrokken is bij een taak kan commentaar erop leveren, zodat de discussie over de taak op één plaats wordt gehouden, namelijk in de container voor taakbeheer.
Verschijningcodes voor taken met een bepaalde status:
| Uiterlijk | Status van de taak |
|---|---|
| rood | achterstallig |
| vet | dringend |
| roze | uitgesteld, wachtend op iets, of geannuleerd |
| groen | voltooid |
Om een beheerde taak aan een container voor taakbeheer toe te voegen, tikt u op de knop Nieuwe Taak Beheer en vervolgens voltooit u de beheerde taakvorm.
Let op
Iedereen aan wie je een taak toewijst, moet eerst lid van container voor taakbeheer zijn en de juiste machtigingen bezitten. Details zijn hieronder bij "Het creëren van containers voor taakbeheer" in te zien.
Het formulier voor de beheerde taak bestaat uit de volgende velden in de envelop, met daaronder een tekstveld waar u aanvullende informatie kunt invoeren.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Meld mij wijzigingen | Stuurt een notificatie e-mail wanneer de taak wordt bijgewerkt aan iedereen die deze optie aanvinkt. Iedereen die deze taak kan openen, kan dit veld bewerken. |
| Status | De status van de taak. Ingeschrevenen zien hier de status van de taak en kunnen deze bewerken. |
| Voortgang | Het voltooide percentage van de taak. |
| beperk bewerken van Status en Voortgang | Ingeschrevenen kunnen alleen de velden Status en Voortgang bewerken. U kunt als maker van de container ook die velden bewerken. Als u andere velden wil bewerken zet u het vinkje uit, zet het vinkje weer aan als u klaar bent. |
| Prioriteit | Als u de prioriteit wil wijzigen in Dringend, verschijnt deze vet in de container voor taakbeheer. |
| Omschrijving | De taakomschrijving zoals u die wil zien in de container voor taakbeheer. |
| Gemaakt door | Uw naam verschijnt hier automatisch. |
| Toegewezen aan | De persoon van wie u wil dat deze verantwoordelijk is voor deze taak. Voer de naam in, net zoals u zou doen bij een bericht. Als de Status verandert van Toegewezen naar Aanvaard, weet u dat dat de opdrachtnemer de opdracht heeft aanvaard. Het is niet nodig om deze taak toe te wijzen aan een ander, als u van plan bent om het zelf te doen. |
| Geplande start | De datum waarop de geplande taak wordt gestart. Als er geen specifieke startdatum is, laat u het veld leeg. Als u een geplande startdatum / -tijd wil instellen, tikt u op dit veld. |
| Opleveringsdatum | De vervaldag van de taak. Als er geen einddatum is, laat u het veld leeg. om een vervaldatum/ -tijd in te stellen, tikt u op dit veld. |
| Begonnen op | De datum waarop de taak daadwerkelijk is gestart. Deze datum wordt automatisch ingevuld, zodra de verantwoordelijke kiest voor In Voortgang bij Status. |
| Voltooid op | De datum waarop de taak daadwerkelijk is voltooid. Deze datum wordt automatisch ingevuld, zodra de verantwoordelijke kiest voor Voltooid bij Status. |
| Tijdzone | De tijdzone voor de datums van deze taak. Dit overschrijft de standaard tijdzone ingesteld in uw voorkeuren, zodat u taken in verschillende tijdzones kunt instellen. |
| Koppelen | Voegt een bestand toe dat op uw apparaat staat bij de taak. Blader naar en selecteer het bestand, of neem een foto. |
| Klaar | Vraagt wat u wilt doen met de taak als hij klaar is. De opties die u ziet, zijn afhankelijk van de vraag of deze taak is al gepubliceerd. Nieuwe en ontwerptaken geven u de mogelijkheid om deze te publiceren, op te slaan als concept, of om de taak te verwijderen. Publiceer slaat de taak op en geeft deze voor iedereen zichtbaar weer in de container taakbeheer. Opslaan als concept slaat de taak als een concept op, waardoor deze alleen zichtbaar voor u is. Gepubliceerde taken geven u de mogelijkheid om uw bewerkingen op te slaan of weg te gooien. |
| menu | Reageer maakt het mogelijk over een taak te discussiëren. Tik uw reactie in, bewerk de weergave, tik vervolgens op Verstuur. Afdrukken print de taak met gebruikmaking van de standaard printmethode van uw apparaat. Wissen verwijdert de taak. |
Als je iemand een beheerde taak toewijst, gaat er een e-mail naar hun mailbox. Dit is de enige persoonlijke e-mail die zij zullen ontvangen over deze taak, tenzij zij het vakje aanvinken bij Houd me op de hoogte bij veranderingen op het beheer takenformulier. Iedereen met toegang tot deze taak kan deze meldingen aanvragen.
Zorg ervoor dat de container taakbeheer de juiste machtigingen heeft voor de mensen aan wie taken worden toegewezen (bijvoorbeeld een toegang tot niveau van Bijdrager). Hierdoor kan een betrokkenen een taak openen en de status veranderen, alsmede deelnemen aan discussies over de taak in de container. Machtigingen worden hieronder beschreven onder "Het creëren van containers voor taakbeheer".
Jij en de andere deelnemers kunnen reageren op een taak door te kiezen voor Reageer vanuit het menu. Op hun beurt kunnen opmerkingen worden beantwoord door ze te openen in de container en te tikken op de knop Antwoord. Alle opmerkingen en antwoorden daarop worden vermeld onder de taak als een berichtenreeks die u kunt uitbreiden of inklappen, net zoals u bij andere objecten in kolomweergave.
Als een deelnemer aan een taak werkt, kan deze het takenformulier bewerken en zo de status van de taak en het percentage voltooid te veranderen. Elke actualisering zorgt ervoor dat de vlag bij de taak en de container komt te staan, waardoor u van wijzigingen op de hoogte blijft, zelfs als u er niet voor kiest om meldingen van wijzigingen in uw mailbox te ontvangen.
Om taakinformatie te wijzigen, opent u de taak en bewerkt deze. U en rechthebbenden kunnen zo altijd Status en Voortgang wijzigen.
Als u Beperk bewerken tot Status en Voortgang aanvinkt, is dit het enige wat rechthebbenden kunnen wijzigen naast het aan- of uitzetten van meldingen in de e-mailbox. Als u als maker wat wil wijzigen, dient u eerst dat vinkje weer weg te halen. vergeet niet, na het maken van uw wijzigingen dit weer aan te vinken.
Om de status van een beheerde taak te veranderen, kiest u de juiste status bij Status.
Als de status wordt gewijzigd in In Voortgang, wordt de huidige datum weergegeven bij Begonnen op. Deze datum kan worden gewijzigd.
Wanneer de status wordt gewijzigd in Voltooid, wordt het percentage voltooid automatisch 100 en wordt de huidige datum weergegeven bij Voltooid op. Deze datum kan worden gewijzigd.
Als het nodig is om een voltooide taak te wijzigen naar een andere status ongedaan, kiest u de nieuwe status. De einddatum wordt automatisch verwijderd.
Om een container voor beheer op uw homepage te maken, kiest u Nieuwe Container uit het menu van uw homepage en selecteert u Taakbeheer. Volg de aanwijzingen om uw container een icoon, naam en beschrijving toe te kennen.
Als u klaar bent, tikt u op Maken. Uw nieuwe container wordt onder aan uw homepagina weergegeven.
Om een container voor taakbeheer elders te creëren, gaat u naar de plaats waar de container moet komen, vervolgens kiest u Nieuwe Container onder het dropdown menu van de knop Nieuw, waarna u dezelfde procedure volgt als hiervoor beschreven. U heeft toegang tot uw nieuwe container door de knop Mappen te gebruiken van de container.
Om uw container te beschermen tegen per ongeluk verwijderen, opent u deze, kiest u daarna Eigenschappen vanuit het menu, en vinkt u daarna Beveiligd aan. Als u de container wil verwijderen, moet u dit eerst uitvinken.
U gebruikt machtigingen om te bepalen hoe uw container gebruikt kan worden (bijvoorbeeld, wat anderen kunnen doen in de container).
Om de machtigingen voor de container in te stellen, opent u de container voor taakbeheer, vervolgens kiest u vanuit het menu voor Machtigingen en daarna vult u het machtingenformulier in:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Niet publiceren in Directory | Voorkomt dat de container voor taakbeheer wordt weergegeven in de Directory. Dit houdt in dat anderen uw container niet kennen, tenzij u het ze vertelt. Het betekent ook dat u elke naam kunt gebruiken, zonder dat deze in strijd is met een reeds gepubliceerde naam. |
| Behoort tot | Tenzij u bekend bent met groepen en hoe ze invloed hebben op het gedrag, raden wij u aan dit veld te laten zoals het is. |
| Wie | Dit is het gebied waar u de machtigingen die bepalen wat anderen kunnen doen in de container voor taakbeheer instelt. Dit wordt beschreven in het volgende gedeelte. |
Containers voor taakbeheer zijn bedoeld als gezamenlijke ruimtes. U dient tenminste de toegang te regelen voor de mensen aan wie u bepaalde taken toekent. Om dit te doen, moet u eerst de machtigingen instellen die bepalen wat ze kunnen doen in uw container, waarmee u tegelijk de container voor hen beschikbaar stelt.
Om aan te geven wat u wil dat iemand mag doen in uw container, is het actualiseren van de Wie sectie van het machtingenformulier noodzakelijk. U doet dit voor elke persoon of groep met toegang tot uw container voor taakbeheer.
Voer eerst de persoon of de naam van de groep in bij Wie net zoals u zou doen om een bericht te versturen. Het kan iedereen die verbonden is met de FirstClass server. De volgorde waarin u de mensen of groepen in de lijst plaatst is bepalend, want als iemand uw container opent, controleert FirstClass de Wie lijst van boven naar beneden. Wanneer iemand of de eerste groep waartoe iemand behoort door de server wordt gevonden, worden de machtigingen daarop toegepast. Dit betekent dat als het eerste wat in de lijst staat de All Users groep is, en die groep krijgt Disallowed, dat niemand meer toegang heeft tot uw container. Zet deze optie altijd als laatste.
Ten tweede, kies het toegangsniveau voor de persoon in het veld rechts van de naam. Toegangsniveaus zijn voorgedefinieerde sets van machtigingen. U kunt een toegangsniveau toe wijzen zoals die is gedefinieerd, of pas het aan door bepaalde onderdelen ervan te selecteren en de overige individuele rechten die volgen op te ruimen.
| Dit niveau | Geeft deze rechten |
|---|---|
| Disallowed | Voorkomt dat de persoon die toegang krijgt tot uw container taakbeheer. Wij raden u aan het toevoegen van de All Users groep aan het einde van de lijst met dit toegangsniveau te plaatsen, dit om te voorkomen dat iemand per ongeluk in staat is om toegang te verkrijgen tot uw container taakbeheer. |
| Summary | De persoon kan de lijst van objecten inzien in uw container taakbeheer, maar deze niet openen. |
| Browser | De persoon heeft de permissies van Summary en hij kan objecten in de container openen. |
| Reader | De persoon heeft de permissies van Browser en kan bijlagen downloaden, de geschiedenis inzien, en zoeken. |
| Contributor | De persoon heeft de permissies van Reader en commentaar leveren op berichten en reageren op antwoorden, zelf toegevoegde objecten verwijderen, en dit machtigingenformulier inzien. |
| Approver | Niet van toepassing op deze containers. |
| Moderator | De persoon heeft de permissies van Contributor en kan elk item verwijderen, items naar subcontainers verplaatsen, berichten versturen die de maximum grootte overschrijden, documenten bewerken, en subcontainers verplaatsen. |
| Creator | De persoon heeft de permissies van Moderator en kan subcontainers aanmaken. |
| Controller | De persoon heeft de permissies van Creator en kan dit machtigingenformulier en de omschrijving van de container bewerken, almede berichten verzonden door anderen. |
| Custom | De toegang wordt bepaald door de afzonderlijke rechten die zijn geselecteerd. Als u individuele rechten toevoegt of verwijdert voor iemand met een ander toegangsniveau, dan wordt hun toegangsniveau automatisch Custom. |
De pictogrammen aan de rechterkant van het veld toegangsniveau vertegenwoordigen de individuele rechten die deel uitmaken van de niveaus. Om een machtiging aan en uit te schakelen, tikt u op het pictogram
Beperking
Wees ervan bewust dat bepaalde rechten alleen werken als de persoon de nodige bevoegdheden heeft gekregen van de beheerder.
Van links naar rechts zijn de individuele rechten:
| Machtiging | Betekenis |
|---|---|
| Machtiging bewerken | De persoon kan dit rechtenformulier bewerken. Dit geldt ook voor het toevoegen van mensen bij Wie waardoor ze automatisch lid zijn van de container. |
| Moderator | Niet van toepassing op deze containers. |
| Elk item verwijderen | De persoon kan elk object, met inbegrip van berichten verzonden door anderen verwijderen, en kan objecten verplaatsen naar subcontainers. |
| Items maken | De persoon kan berichten plaatsen in de container, objecten er naartoe verplaatsen, de toegestane grootte overschrijdende berichten plaatsen en bestanden uploaden zonder ze te koppelen aan berichten. |
| Alleen-lezen items bewerken | De persoon kan objecten bewerken, die normaal gesproken niet kunnen worden bewerkt, zoals berichten van anderen. Om deze toestemming te kunnen toepassen, moet u ook kiezen voor de machtiging Items bewerken.
Wees voorzichtig met het geven van deze toestemming, omdat het normaal FirstClass gedrag overschrijft. |
| Items bewerken | De persoon kan elk document bewerken en verplaatsen subcontainers. |
| Bewaar venster en weergave eigenschappen | Niet van toepassing op deze containers. |
| Items goedkeuren | Niet van toepassing op deze containers. |
| Verwijder eigen items | De persoon kan zelf geplaatste items verwijderen en de eigenschappen daarvan wijzigen. |
| Open conference | De persoon kan uw container voor taakbeheer openen. Dit staat hen toe de objecten in de container te zien, maar zij kunnen deze niet openen. |
| Zoek items | De persoon kan zoeken in uw container. |
| Verstuur items | De persoon kan berichten sturen naar uw container. |
| Open items | De persoon kan objecten in uw container openen. |
| Maak subconferences | De persoon kan subcontainers maken in uw container. |
| Download bestanden & bijlagen | De persoon kan bijgevoegde bestanden en bestanden die rechtstreeks zijn geüpload naar uw container downloaden. |
| Bekijk machtigingen | De persoon kan dit machtigingenformulier bekijken, maar niet bewerken. |
| Bekijk geschiedenis | De persoon kan de geschiedenis van de objecten in uw container bekijken. |
Als u een beschrijving van de container voor taakbeheer wil maken om anderen het doel ervan te verduidelijken, tikt u op de knop Over in het machtigingenformulier van de container.
Om uw container voor taakbeheer ter beschikking van iemand te stellen, maakt u deze in een container waartoe zij reeds toegang hebben, of u maakt hen lid van uw container. Het lidmaken van iemand, legt een link naar uw container op hun homepage.
Om iemand uit te nodigen om lid te worden van uw container te worden, tikt u op de Leden-knop in het machtigingenformulier van de container. Voeg de naam van de persoon toe aan de lijst met leden net zoals u een bericht aan hen zou sturen.
Wanneer u klaar bent met de ledenlijst en het machtigingenformulier, sluit u ze. Uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen.