Gebruikmaken van FirstClass voicemail

U hebt toegang tot zowel voice en fax berichten in uw mailbox als tot tekstberichten, en u kunt voice begroetingen maken voor uw telefoon, als u een FirstClass mailbox hebt, en uw administrator heeft FirstClass Unified Communications geïnstalleerd. Als u niet zeker bent of uw organisatie FirstClass Unified Communications gebruikt, check dat dan bij uw administrator.

Let op

U kunt FirstClass GO gebruiken om voice begroetingen te maken en te specificeren hoe die werken, maar om opnames te maken, moet u FirstClass voor webbrowsers gebruiken of de FirstClass client.

Voice berichten verschijnen als een normaal tekstbericht, met een geluidsopname als bijlage. Faxen verschijnen als een tekstbericht met een afbeelding als bijlage.

Werken met voice begroetingen

U kunt zoveel begroetingen aanmaken naarmate het gewenste aantal bellers of types van bellers u wenst te specificeren. Deze begroetingen worden afgespeeld wanneer u niet in staat bent uw telefoon te beantwoorden. Dit maakt het voor u mogelijk om:

op maat gemaakte begroetingen te maken voor specifieke bellers
begroetingen in te plannen op verschillende tijdstippen per dag of per week

Dit zijn de types begroetingen die u kunt maken:

Begroetingstype	Omschrijving
extern	Speelt af bij bellers van buiten uw organisatie.
intern	Speelt af bij bellers van binnen uw organisatie die uw interne nummer draaien vanaf hun interne toestel.
onbekend	Speelt af bij onbekende of geblokkeerde nummers. Dat kan ook sommige mobiele bellers betreffen.
gesproken naam	Uw naam, voor systeem identificatie. Deze wordt afgespeeld bij de door het systeem aangemaakte begroeting, als u zelf geen begroetingen hebt ingesteld.

U kunt een onbeperkt aantal begroetingen instellen, maar we bevelen minimaal een gesproken naam en een externe begroeting aan. Voor interne bellers, indien niet aangemaakt, gebruikt FirstClass de door u gemaakte externe begroeting.

Naast het toekennen van een type begroeting kunt u ook een status toekennen:

Begroetingsstatus	Omschrijving
aan	De begroeting is actief. FirstClass speelt hem af als het toepasselijk is.
uit	De begroeting is inactief. FirstClass zal deze bij het zoeken naar een begroeting overslaan. u kunt hem op elk moment weer aanzetten.
domineert	De begroeting gaat voor bij alle andere begroetingen van dit type. FirstClass zal alle andere begroetingen van dit type overslaan. Om andere begroetingen van dit type weer te gebruiken, zet u deze weer uit.

FirstClass zoekt zowel externe als interne begroetingen in de volgende volgorde:

Volgorde	Omschrijving
1	Domineert begroetingen (in de volgorde bepaald door het type begroetingen zoals hieronder weergegeven).
2	Begroetingen afgespeeld bij specifieke nummers (geef deze nummers aan uw administrator zodat ze als valide nummers voor uw mailbox kunnen worden toegevoegd) of voor mensen die vanaf specifieke nummers bellen.
3	Begroetingen die worden afgespeeld op ingeplande tijdstippen. Deze domineren identieke begroetingen, die niet zijn ingepland. Ingeplande begroetingen hebben hun eigen hierarchie. Allereerst de ingeplande begroetingen voor specifieke bellers of nummers. Als begroetingen in een tijdvak samenvallen wordt de begroeting die in tijd het dichtstbij het tijdvak zit afgespeeld. Als er twee begroetingen zijn voor hetzelfde nummer, en de tijdsplanning is identiek, of ze beginnen op hetzelfde tijdstip maar eindigen verschillend, dan wordt de eerst aangemaakte (de oudste) afgespeeld.
4	Een standaardbegroeting zonder aanpassingen.
5	De systeembegroeting met uw gesproken naam.
6	De systeembegroeting zonder uw gesproken naam. Uw naam wordt via tekst-naar-spraak door de computer weergegeven.

Om een voice begroeting te maken, tik op het icoon Werkruimte in de taakbalk, kies Voice Begroetingenkies Voice Begroetingen vanuit het menu bij werkruimtetik op het icoon Werkruimte in de taakbalk, kies Voice Begroetingen, tik daarna op de knop Nieuw.

Het voice begroetingen formulier

Veld	Omschrijving
Naam	De naam die de begroeting identificeert in de lijst. Een begroeting voor externe gebruikers noemt u bijvoorbeeld "Standaard externe begroeting".
Begroetingstype	Het type begroeting: extern, intern, onbekend, of gesproken naam. Negeer Voice Menu, omdat u dat alleen kan benaderen vanuit de FirstClass client.
Status	De begroetingsstatus. gebruik dit veld om een begroeting aan of uit te zetten, of om de begroeting dominant te maken boven andere begroetingen van dit type.

De sectie Algemeen

Veld	Omschrijving
Reacties	Een omschrijving van de begroeting , zoals "Standaard externe begroeting overdag". Dit is alleen ter informatie voor uzelf.
Gedraaide nummers	Dit is alleen van toepassing als meerdere nummers naar uw mailbox worden doorgestuurd en u wil dat iemand een bepaald nummer belt om deze begroeting te ontvangen. Tik de telefoonnummers in, samen met de gebiedcodes, door komma's gescheiden. Voor interne nummers, kunnen minder cijfers nodig zijn. Als bijvoorbeeld uw werktelefoon, mobiele telefoon, en thuistelefoon allemaal gelinkt zijn aan uw mailbox door uw administrator, en u wil een aangepaste boodschap voor uw thuisnummer, voert u hier uw huisnummer in.
Beller nummers	Negeer dit veld als het begroetingstype "Onbekende Beller" is. De specifieke nummers die de boodschap moeten ontvangen. Tik de telefoonnummers in, samen met de gebiedcodes, door komma's gescheiden. U kunt de * gebruiken als een wildcard. Als u bijvoorbeeld bellers met een bepaalde gebiedscode (905, bijvoorbeeld) de boodschap wil laten ontvangen, tikt u 905*. Tik geen 1 voor een lange afstands nummer. Bij een internationaal nummer, geeft u de landcode in voor het nummer.

De Planning sectie

Vul dit alleen in als u begroetingen op bepaalde tijdstippen wil inplannen.

Veld	Omschrijving
Start	De datum en tijd waarop u wil dat FirstClass met deze begroeting begint. Om de weergegeven tijd en datum te wijzigen tikt u op dit veld.
Eindigt	De datum en tijd waarop u wil dat FirstClass met deze begroeting stopt. Om de weergegeven tijd en datum te wijzigen tikt u op dit veld.
Duur	Dit is een andere manier om aan te geven dat FirstClass deze begroeting moet stoppen.
Herhalingsinterval	Als u wil dat de begroeting op vaste tijden moet worden herhaald, kiest u hier de interval.
Herhalen tot	Hier geeft u aan wanneer de herhaling moet stoppen.
Kleur	Alleen van toepassing op de FirstClass client.
Tijdzone	De tijdzone verbonden met deze planning.

De sectie Optionele Handelingen

Veld	Omschrijving
Nadat de begroeting is afgespeeld	Wat wilt u dat er gebeurt nadat de begroeting is afgespeeld: Bericht opnemen stelt de beller in staat een bericht achter te laten. Dit is de standaardinstelling. Opnemen en dringend maken stelt de beller in staat een dringend bericht achter te laten. Stuur de beller door naar een nulnummer stuurt de beller door naar het standaard "nul" nummer (of naar een door u toegekend nummer aan de nul in uw antewoord voorkeuren). Als u geen nummer aan de nul hebt toegekend is het gebruikelijk de Receptie. Voor deze optie hoeft u geen begroeting in te stellen. Als u daarvoor kiest en toch een begroeting opneemt, informeert u dan de beller dat hij wordt doorgestuurd. Stuur beller door naar dit nummer stuurt de beller door naar het door u ingegeven nummer (een extensie of een 10-cijferig nummer). Voor deze optie hoeft u geen begroeting in te stellen. Als u daarvoor kiest en toch een begroeting opneemt, informeert u dan de beller dat hij wordt doorgestuurd. Verbinding verbreken verbreekt de verbinding met de beller. Voor deze optie hoeft u geen begroeting in te stellen. Als u daarvoor kiest en toch een begroeting opneemt, informeert u dan de beller dat de verbinding wordt verbroken.
Door beller geïnitieerd doorsturen	Specificeert wat er te doen als de beller doorgestuurd wenst te worden: Sta toe dat beller wordt doorgestuurd geeft de beller de mogelijkheid om gebruik te maken van de doorstuurfuncties die u in uw antwoordvoorkeuren hebt aangegeven. Kies een toets en geef een extensie op 10-cijferig nummer in. Let op dat er door uw administrator beperkingen in het systeem zijn aangebracht. Verzeker u ervan dat u gerechtigd bent dit nummer te draaien. Als u dit uitvinkt, kunnen bellers geen gebruik maken van uw voorkeuren of van de standaard ingevoerde opties door uw administrator. Overschrijf de doorstuur menu voorkeuren domineert uw antwoordvoorkeuren voor alleen dit nummer. Kies een toets en geef een extensie op 10-cijferig nummer in. Let op dat er door uw administrator beperkingen in het systeem zijn aangebracht. Verzeker u ervan dat u gerechtigd bent dit nummer te draaien. Als u dit uitvinkt, kunnen bellers geen gebruik maken van uw voorkeuren of van de standaard ingevoerde opties door uw administrator. Als u wordt verteld door bellers dat ze voortijdig worden afgesloten, staat de tijdinstelling te krap afgesteld. U kunt een systeempauze inlassen met een komma (,) voor een pauze van 1 seconde, of een puntkomma (;) voor een pauze van 5 seconden.
Adresseer opties	Maakt een bericht aan voor een door u ingegeven emailadres : Aan stuurt de berichten van de beller door, zonder een kopie achter te laten in uw mailbox. Cc kopieert het bericht van de beller naar het aangegeven adres. Een kopie wordt achtergelaten in uw mailbox.

De sectie Faxen

Gebruik deze sectie om de instellingen voor faxen bij uw voorkeuren te overschrijven.

Veld	Omschrijving
fax afhandeling	Hoe wordt omgegaan met inkomende faxen: Standaard respecteert uw faxafhandeling voorkeuren Overschrijf Gebruikersvoorkeuren gebruikt de hier gespecificeerde afhandeling van faxberichten.
Initieer fax CNG tonen	Vink dit aan als de begroeting alleen voor faxen is bedoeld. Stel geen begroeting in.
overschrijf faxformaat	Hoe u wenst hoe de faxen worden afgehandeld na Overschrijf Gebruikersvoorkeuren hierboven: Verwerp staat het ontvangen van faxen niet toe. JPG ontvangt faxen in JPG formaat. Dit is een algemeen, gemakkelijk te downloaden formaat, op bijna alle platformen te bekijken. Elke pagina is een aparte bijlage. PNG ontvangt faxen in PNG formaat. Dit formaat lijkt op JPG, maar PNG bestanden zijn kleiner. PCX ontvangt faxen in PCX formaat. Dit is een oudere indeling. Elke pagina is een aparte bijlage. DCX ontvangt faxen in DCX formaat. Dit is een oudere indeling. Alle pagina's komen in een bijlage.

De opname sectie

Negeer deze sectie. u dient FirstClass voor webbrowsers of de FirstClass client gebruiken om opnames te kunnen maken voor begroetingen.

Voicemail voorkeuren instellen

Om te specificeren hoe FirstClass voicemail moet werken, kies vanuit het applicatiemenu Voorkeuren en pas dan de Voice sectie aan.

Logon

Veld	Omschrijving
Interface	Standaard is de voorkeurskeuze ingesteld door de administrator, en is het gebruikelijke voicemailsysteem in uw organisatie. Als u dat wil aanpassen, kiest u uw voicemailsysteem.
Taal	Standaard is de voorkeurskeuze ingesteld door de administrator, en is de gebruikelijke taal in uw organisatie. Als u dit moet wijzigen omdat u meer in een andere taal communiceert, moet u dat aanpassen aan uw eigen keuze.
TTS taal	TUI taal is de standaard text-to-speech taal gekozen door uw administrator, en de meest gebruikte taal in uw organisatie. Als u berichten ontvangt in meerdere talen, kiest u strong>Auto Detect. FirstClass onderzoekt dan elk bericht en tracht de taal te bepalen.
Ongelezen automatisch afspelen	Als u een telefonisch bericht opent, zal dat automatisch worden afgespeeld.
Berichten markeren	U kunt berichten markeren met een bepaalde kleur. Als u een voicebericht afluistert, kunt u een nummer intikken om een kleur te specificeren. Kies hier een kleur die correspondeert met het bericht, met een keuze uit drie nummers.
Navigeer door de mailbox als door een agenda	Door dit vinkje aan te tikken worden uw berichten op datum gesorteerd in plaats van op het toegekende berichtnummer nadat het bericht werd achter gelaten.

Een Oproep Beantwoorden

Veld	Omschrijving
Sleutel en overdracht beller naar	Selecteer een sleutel en type voor een corresponderend overdrachtsnummer om alle bellers toe te staan het bericht naar een ander nummer over te dragen in plaats van een bericht achter te laten. U kunt tot twee nummers opgeven. Wees er alert op dat u het volledige 10-cijferige nummer intikt. Tik geen voorloopnummers voor een uitgaande lijn. Als bellers u meedelen dat zij voortijdig worden afgesloten, kan het zijn dat uw systeem te snel afbreekt, en het nummer niet volledig wordt doorgevoerd. In dit geval kunt u het nummer laten volgen door een komma(,) voor een pauze van één seconde. Gebruik 15:13 20-1-2014een puntkomma(;) voor een pauze van vijf seconden. Als u de sleutel 0 toekent aan een overdrachtsnummer, zal dat de zero-out optie van uw organisatie overschrijven (vaak wordt de optie 0 gebruikt om de receptie te bereiken). U kunt deze opties in een bericht aan uw bellers mededelen, zodat zij daarvan op de hoogte zijn. U kunt zo'n bericht ook alleen laten gelden voor bepaalde bellers.
Oproep geen-bericht	Specificeer hoe u FirstClass wil laten handelen als een beller ophangt zonder bericht achter te laten. Nooit houdt in dat u daarvan geen melding wenst. Altijd laat FirstClass u berichten sturen omtrent al uw gemiste oproepen (Oproep, geen bericht). Alleen geldige beller id's stuurt alleen berichten als het bellers betreft met een geldig beller id.
Fax formaat	Kies uw voorkeursformaat voor faxen. Verwerp maakt het ontvangen van faxen onmogelijk. JPG is een algemeen, gemakkelijk te downloaden formaat, zichtbaar op bijna alle platforms. Elke pagina verschijnt als een aparte bijlage. PNG is vergelijkbaar met JPG, behalve dat PNG bestanden kleiner zijn dan JPG bestanden, en dus makkelijker te downloaden over kostbare trage verbindingen. PCX is een oudere indeling. Elke pagina verschijnt als een aparte bijlage. DCX is een oudere indeling. Alle pagina's worden in een bestand opgeslagen.
Voice formaat	Kies uw voorkeursformaat voor ontvangen voiceberichten. Standaard is door uw administrator gekozen als het standaard afspeelformaat van voiceberichten in uw organisatie. MP3 is FirstClass' standaard geluidsafspeelformaat. Dit is afspeelbaar op bijna alle platforms. IMA ADPCM is beter bekend als WAV. Deze bestanden zijn iets kleiner dan MP3 en zijn in telefoon kwaliteit.
Fax insluiten	Vink dit vakje aan als u faxen rechtstreeks in het bericht wil zien in plaats van als bijlage. Deze optie is niet beschikbaar voor faxen in DCX formaat.
Aan de telefoon	Vink dit vakje aan als u wil dat bellers bericht krijgen als u aan de telefoon bent. Deze melding wordt gedaan voordat uw begroetingsbericht wordt afgespeeld.