Om din organisation använder FirstClass som sin mejlapplikation har du en Kontaktmapp i panelen Arbetsyta.
FirstClass kan lagra personlig kontaktinformation som mejladresser, telefonnummer och gatuadresser till vänner och arbetskontakter i din kontaktmapp. Kontakter är ett snabbt sätt att adressera meddelanden till personer som inte finns på din server (och därför inte finns i katalogen). Du kan även skapa kontakter för personer som redan finns i katalogen om du normalt använder ett smeknamn för dem.
Du kan dessutom skapa mejllistor för att underlätta att skicka mejl till flera personer på en gång.
Om din administratör givit dig behörighet för kontakthantering, blir kontakter du skapat synliga (endast för dig) i katalogen. Detta gör att du kan adressera mejl till dem via deras namn precis som du skulle adressera till andra på servern. Även om du inte fått denna behörighet kan du skapa kontakter för referens.
Välj din kontaktmapp i panelen Arbetsyta för att öppna den.
Du kan också ha access till, eller ha behörighet att skapa, publika kontaktdatabaser som fungerar som din kontaktmapp. Dessa kontaktdatabaser kan skapas i behållare där andra kan accessa dem. Du kan även skapa dem i din kontaktmapp som ett sätt att organisera dina kontakter. Om du har behörighet för det kan du flytta eller kopiera existerande kontakter till dessa kontaktdatabaser. Om du hittar en kontaktdatabas som du vill ha på din hemskärm, välj Lägg till på hemskärmen i dess meny.
För att lägga till en kontakt, använd Ny kontakt-knappen högst upp när du har kontaktmappen öppen, fyll sedan i formuläret och spara det.
Du kan också välja Lägg till i kontakter från menyn i ett brevhuvud, "personer jag följer" eller dina chattar. Då förifylls snabbnamnet.
Om du adresserar ett meddelande, eller svarar, till någon som inte finns på din server, skapas en kontakt automatiskt. Du kan stänga av denna funktion genom att välja Inställningar i applikationsmenyn, gå sedan till sektionen för Meddelandehantering. Kryssa ur Skapa automatiskt en kontakt för externa mottagare.
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Kontaktbild | En bild av kontakten. För att ladda upp en bild till kontakten, välj knappen Byt bild, bläddra sedan efter och välj en fil på din enhet, eller ta en bild. |
| Personlig data | Kontaktens namn och titel. Vid Snabbnamn skriver du kontaktens namn som du vill att det ska synas i katalogen. Så som du vill skriva namnet när du adresserar ett mejl till dem. Du kan även lämna detta blankt så Fyller FirstClass i det med namen du anger nedan. Skriv sedan förnamn, initial och efternamn och välj titel. |
| Arbetsdata | Kontaktens arbetstitel, företagsnamn, avdelning samt arbetsplats. |
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Arbete | Telefonnummer till arbetet, plus namn och telefonnummer till kontaktens chef. |
| Personligt | Personliga kontaktuppgifter. |
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Arbete mejl | Kontaktens arbetsmejladress. Om adressen inte redan finns i katalogen, skriv den och tabba. Om adressen finns i katalogen, skriv i den på samma sätt som du gör när du adresserar ett meddelande. |
| Företagets webbplats | Webbsidan för kontaktens företag. |
| Personlig mejl | Kontaktens personliga mejladress. |
| Personlig webbplats | Kontaktens personliga webbsida. |
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Arbete | Adressen till kontaktens arbetsplats. |
| Personlig | Kontaktens hemadress. |
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Kategori | Typ av kontakt. |
| Födelsedag | Kontaktens födelsedag. För att fylla i denna information, välj fältet och välj datum från popupen. |
| Fält för anteckningar | Skriv eventuella övriga anteckningar i fältet längst ner. |
För att bifoga en fil som finns på din enhet till den här kontakten, välj Bifoga i menyn (eller använd Bifoga-knappen), bläddra efter och välj filen, eller ta en bild.
Genväg
Släpa en fil från din dator till bilagesektionen.
En sändlista innehåller flera mejladresser. Skickas ett meddelande till listan skickas det till alla i listan.
Välj Ny sändlista i Ny-knappens meny, fyll sedan i och spara formuläret.
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Namn | Namnet på sändlistan så som du vill att det ska synas i katalogen. Det är så här du ska skriva listans namn när du vill skicka ett meddelande till den. |
| Medlemmar | Skriv i alla du vill ska finnas i listan, precis som du skulle göra när du skickar ett meddelande till var och en. När du sparar listan sorteras den alfabetiskt efter förnamn. |
Du kan importera kontaktinformation till din FirstClass-kontaktmapp eller en kontaktdatabas. Informationen måste vara i vCard 3.0 format.
För att importera kontaktinformationen från en vCard- (.vcf)fil, öppna din kontaktmapp eller kontaktdatabasen där du vill ha informationen. Välj Importera kontakter i Ny-knappens meny, välj sedan vilken fil du vill importera.
Du kan även exportera kontaktinformation från FirstClass. Informationen blir exporterad i vCard 3.0 format.
Välj Exportera i kontaktens meny för att exportera en den. Du kan markera flera kontakter och exportera dem i en fil. Du får möjlighet att döpa exportfilen.
Notera
Du kan inte exportera sändlistor.
För att skapa en kontaktdatabas i en behållare, välj Ny behållare i Ny-knappens meny, välj sedan Kontaktdatabas. Följ guiden för att ge din kontaktdatabas ett namn och en ikon, välj sedan Skapa. Du kan accessa din nya kontaktdatabas genom att använda behållarens Mapp-flik.
I din kontaktdatabas
Om du skapar kontaktdatabasen i din kontaktmapp välj Ny kontaktdatabas i Ny-knappens meny.
För att förhindra att dina kontaktdatabaser raderas oavsiktligt, öppna den och välj Egenskaper i menyn. Kryssa sedan i Låst. Om du i framtiden vill ta bort kontaktdatabasen måste du först kryssa ur denna ruta.
Du kan även skapa kontaktdatabaser för din egen användning på din hemskärm. Välj då Ny behållare i hemskärmens meny.
Om du skapar kontaktdatabasen i en gemensam area måste du ge andra access till den. Då måste du först ge dem behörigheter som kontrollerar vad de kan göra i din kontaktdatabas, sen måste du göra den tillgänglig för dem.
För att sätta behörigheter på kontaktdatabasen, öppna den och välj Behörigheter i dess meny, fyll sedan i behörighetsformuläret.
För att visa din kontaktdatabase i kolumnvy, kryssa i Använd vy från server.
För att specificera vad du vill att någon ska kunna göra i din kontaktdatabas, uppdatera Vem-sektionen på behörighetsformuläret. Du måste göra detta för varje person och grupp som ska få tillgång till din kontaktdatabas.
Skriv först peronens namn eller ett gruppnamn under Vem precis som du skulle skriva om du skulle adressera ett meddelande. Ordningen du listar användare i spelar roll. För om någon öppnar din kontaktdatabas kollar FirstClass genom listan under Vem uppifrån ner. När personen eller en grupp som personen tillhör hittas används den behörigheten som är angiven på den raden. Detta betyder att om gruppen All Users ligger överst i listan med behörigheten Obehörig, kommer ingen att kunna öppna din kontaktdatabas.
Ange sedan vilken behörighetsnivå personen ska ha i fältet till höger om namnet. En behörighetsnivå är en förutbestämd grupp av behörigheter. Du kan ange en behörighetsnivå som den är eller anpassa den genom att välja eller välja bort de individuella behörigheter som följer.
| Den här nivån | Ger dessa behörigheter |
|---|---|
| Obehörig | Förhindrar personen från att komma in i kontaktdatabasen. Vi rekommenderar att du lägger till All Users gruppen med denna behörighetsnivå längst ner i listan. Det förhindrar att obehöriga råkar få access till kontaktdatabasen. |
| Se sammanställning | Ger rätt att öppna kontaktdatabasen och adressera meddelanden till poster i den, men det ger inte rätt att öppna själva adressposterna. |
| Öppna objekt | Ger Se sammanställning-behörighet plus rätt att öppna adressposterna. Men det ger inte rätt att uppdatera dem eller läga till nya poster. |
| Skapare | Ger Öppna objekt-behörighet plus rätt att uppdatera och lägga till nya adressposter. |
| Annan | Åtkomsten definieras av de individuella behörigheterna som valts. Om du lägger till eller tar bort en behörighet från någon med en annan behörighetsnivå ändras deras behörighetsnivå automatiskt till Annan. |
Ikonerna till höger om behörighetsnivåerna representerar de enskilda behörigheterna som tillsammans skapar behörighetsnivåerna. För att sätta på eller stänga av en behörighet välj dess ikon.
Begränsning
Notera att vissa behörigheter endast fungerar om användarkontot har fått lämpliga behörigheter av administratören.
Från vänster till höger är de enskilda behörigheterna:
| Behörighet | Betydelse |
|---|---|
| Redigera behörigheter | Ger rätt att redigera behörighetsformuläret. Det inkluderar möjligheten att lägga till personer vid Vem och göra dem till medlemmar i kontaktdatabasen. |
| Moderator | Används inte i kontaktdatabaser |
| Ta bort valfritt objekt | Ger rätt att radera vilket objekt som helst, även poster skapade av någon annan. |
| Skapa objekt | Ger rätt att skapa objekt och flytta in poster till kontaktdatabasen. |
| Redigera skrivskyddade objekt | Används inte i kontaktdatabaser. |
| Redigera objekt | Ger rätt att redigera poster. |
| Spara egenskaper för fönster och visning | Används inte i kontaktdatabaser. |
| Godkänn objekt | Används inte i kontaktdatabaser. |
| Ta bort egna objekt | Ger rätt att ta bort och ändra egenskaperna på egna objekt. |
| Öppna konferens | Ger rätt att öppna kontaktdatabasen. Detta gör att man kan se objekt i en kontaktdatabas, men inte öppna dem. |
| Sök objekt | Ger rätt att söka i kontaktdatabasen. |
| Skicka objekt | Används inte i kontaktdatabaser. |
| Öppna objekt | Ger rätt att öppna poster. |
| Skapa underkonferenser | Ger rätt att skapa en kontaktdatabas i kontaktdatabasen |
| Ladda ner filer och bilagor | Ger rätt att ladda ner bilagor som är bifogade till posterna. |
| Se behörigheter | Ger rätt att se behörighetsformuläret, men inte att ändra det. |
| Se historik | Används inte i kontaktdatabaser. |
För att skapa en beskrivning av kontaktdatabasen, använd Om-knappen på konferensens behörighetsformulär.
Om du vill göra din kontaktdatabas tillgänglig för någon annan kan du antingen skapa den i en behållare de redan har tillgång till eller göra dem till medlemmar i din kontaktdatabas. Om man gör någon till medlem i kontaktdatabasen får de en länk till den på sin hemskärm.
För att bjuda in någon till att bli medlem i din kontaktdatabas, använd knappen Medlemmar på kontaktdatabasens behörighetsformulär. Skriv namnet i medlemslistan på det sätt du skulle skriva om du adresserade ett meddelande till dem.
När du är färdig med medlemslistan och behörighetsformuläret, stäng dem med hjälp av x-knappen i övre högra hörnet. Dina ändringar sparas automatiskt.