Adressera meddelanden till konferenser
Svara på meddelanden i konferenser
Skicka meddelanden från konferenser
Gilla eller ranka objekt i konferenser
Godkänna meddelanden i konferenser
Anmäl en konferens till en internet-mejllista
En FirstClass-konferens är ett online forum där flera i en organisation kan utbyta information. Du kan skicka ett meddelande till en konferens istället för att skicka det till många mottagare. Du kan också skapa gemensamma dokument i en konferens och ladda upp filer till den.
Konferenser kan skapas av din administratör, dig själv och andra användare. På din hemskärm ser du de konferenser du skapat där samt andra konferenser du är medlem i. Du blir medlem i en konferens om någon lägger till dig i konferensen, eller om du öppnar konferensen och väljer Lägg till hemskärm i dess meny.
Ägaren till konferensen bestämmer vad du kan göra i den. T.ex. kanske du endast kan läsa information i en konferens som innehåller företagets policys, men du kan även lägga till information i en konferens som handlar om ett projekt du jobbar i. I detta scenario fungerar policykonferensen som ett sätt att sprida infomation till alla utan att skicka privata meddelanden till allas brevlådor. Projektkonferensen låter alla inblandade i projektet diskutera det samt lägga till användbart material.
Du adresserar ett meddelande till en konferens precis som du skulle adressera ett meddelande till någon annan i din organisation, använd konferensnamnet som det visas i katalogen.
För att automatiskt adressera ett meddelande till en konferens, öppna konferensen, skapa sedan ett meddelande genom att använda Nytt-knappen.
Du svarar på ett meddelande i en konferens precis som du skulle svarat på ett privat meddelande i din brevlåda. Öppna meddelandet, tryck på Svara-knappen. Svaret skickas enligt konferensens standard svarsalternativ. Oftast betyder detta att svaret endast går till konferensen.
Om du vill svara till andra mottagare, eller vill att svaret ska komma från konferensen, tryck på knappen för Svarsalternativ bredvid Svara och välj det alternativ du vill.
Du kan även vidarebefordra meddelandet genom att använda knappen Vidaresänd.
I bland kanske du vill att meddelandet ska se ut som att det skickats från konferensen hellre än från dig personligen. Det är användbart när du t ex. använder konferensen i kundtjänst
Välj Nytt meddelande från konferensen i konferensens meny för att skicka ett meddelande från den
Om en konferens är inställd så att man kan "gilla" objekt, ser du en gillaikon (tumme upp) bredvid varje inlägg. Välj ikonen för att gilla ett inlägg.
Om en koferens är inställd så att man kan gilla eller ogilla objekt, välj gillaikonen för att gilla och ogillaikonen (tumme ner) för att ogilla ett inlägg.
Hovrar du över en ikon ser du om du redan gillat/ogillat inlägget.
Om en konferens är inställd så att man kan ranka objekt ser du fem stjärnor bredvid varje objekt. Välj en stjärna för att ranka inlägget. Om du till exempel ska ranka ett inlägg med tre stjärnor väljer du tredje stjärnan från vänster. Om flera personer har rankat ett inlägg ser du medelbetyget. Hovra över rankingen för att se hur många som har rankat objektet och om du redan har rankat det.
Behörigheterna i konferensen styr om du kan ändra dig efter att ha gillat/ogillat ett objekt. Välj ikonen igen för att återställa ditt gilla/ogilla. Om du vill ändra din ranking väljer du en annan stjärna.
En konferens kan vara modererad för att säkerställa att allt som skickas till den är lämpligt. I en modererad konferens kan antingen alla meddelanden, eller endast de med bilagor, inte läsas innan en moderator godkänt dem. Tills dess är meddelandena kursiva eller dolda.
Endast de som har moderatorbehörighet kan godkänna dessa meddelanden. Om du har denna behörighet kan du godkänna ett meddelande genom att välja Godkänn i meddelandets meny.
Du kan skapa konferenser precis som din administratör gör. Konferenser är ett användbart sätt att samarbeta med en grupp som du specificerar. Om du har problem att få dina konferenser att fungera som du tänkt, kontakta din administratör.
För att skapa en konferens på din hemskärm, välj Ny behållare i menyn och välj sedan Konferens. Följ anvisningarna för att ge din konferens en ikon, ett namn och en beskrivning.
Kryssa i Publicera inte i katalogen om du vill förhindra att konferensen syns i katalogen. Detta hindrar andra från att veta att din konferens finns om du inte talar om det för dem. Det gör också att du kan ge din konferens vilket namn som helst utan att det krockar med ett namn som redan finns i katalogen.
Tryck på Skapa när du är klar. Din nya konferens läggs till sist på din hemskärm. Om du vill hindra den från att raderas av misstag, öppna den och välj Egenskaper vid Åtgärd, välj sedan Låst.
För att skapa en konferens någon annanstans, öppna behållaren där du vill att konferensen ska skapas och välj Ny behållare i Nytt-knappens meny, följ sedan samma procedur som du skulle gjort på din hemskärm. Du kommer åt din nya konferens genom att använda behållarens Mapp-knapp.
För att förhindra att din konferens blir borttagen av misstag, öppna den och välj Egenskaper i dess meny, kryssa sedan i Låst. Om du vill radera konferensen i framtiden måste du först kryssa ur den här kryssrutan.
Du använder konferensbehörigheter till att kontrollera hur din konferens fungerar (t.ex. vad andra kan göra i konferensen och hur länge meddelanden får finnas kvar).
För att sätta konferensbehörigheter, öppna din konferens och välj Behörigheter vid Åtgärd, fyll sedan i behörighetsformuläret:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Publicera inte i katalogen | Här kan du ändra valen du gjord när du skapade konferensen. |
| Vy | Tryck på triangeln vid Om du vill att din konferens ska ha kolumnvy och alltid återställas till ditt originalutseende, kryssa i Använd vy från server. Om du inte kryssar i den kan alla som har access till konferensen ändra sina egna utseendeinställningar. Kryssa inte i detta om du vill aktivera gilla eller ranking. För att förhindra andra från att ändra sin vy av konferensen helt, kryssa i Använd endast mallvy. Om detta ska vara en modererad konferens kan du dölja icke godkända objekt från alla utom moderatorer genom att kryssa i Göm icke godkända objekt. |
| Meddelandeinställningar | Välj vilket standardformulär som ska användas när ett nytt meddelande skapas i konferensen vid Använd formulär. Om du lämnar - i fältet, används det vanliga meddelandeformuläret. Välj standard svarsinställning för svar till meddelande i konferensen vid Svarsinställningar: Svara alla svarar till avsändaren och alla andra mottagare. Svara avsändare svarar endast till avsändaren. Svara till konferens svarar endast till konferensen. Standard används av din administratör när han/hon skapar konferenser. Tillåt Gilla och Ranking låter personer gilla/ogilla eller ranka ett objekt i din konferens: Ingen gör att gilla/ogilla eller ranking inte tillåts. Gilla gör att personer kan gilla något och sedan ändra sig. Gilla (Låst) gör att personer kan gilla något och sedan inte ändra sig. Gilla Ogilla gör att personer antingen kan gilla eller ogilla något och sedan ändra sig. Gilla Ogilla (Låst) gör att personer kan gilla eller ogilla och sedan inte ändra sig. Ranka gör att personer kan ranka något med mellan en och fem stjärnor och sedan ändra sin ranking. Ranka (Låst) gör att personer kan ranka något och sedan inte ändra sin ranking. |
| Godkänn | För att göra så att alla meddelanden som skickas till konferensen kräver godkännande av en moderator, kryssa i Meddelanden kräver godkännande. Om du vill att endast meddelanden med bilagor eller filer som laddas upp direkt till konferensen ska godkännas, kryssa i Bilagor kräver godkännande. |
| Storleksgräns | Du kan specificera en maxgräns för meddelanden (innehåll plus bilagor) som får postas i konferensen vid Stoppa meddelanden större än. Meddelanden över denna gräns hanteras på det sätt du specificerar i nästa fält. Om du ställer in en storleksbegränsning på inlägg måste du välja hur du vill att de inlägg som är förstora ska hanteras. Detta gör du vid Hantering: Neka med NDN avvisar meddelandet och returnerar ett svar (NDN, nondelivery notice) om att det inte gick fram. Detta är troligtvis det bästa valet för de flesta konferenser, utom konferenser som speglas till internet. Om en konferens är en nyhetsgrupp på internet så skulle ett NDN skickas tillbaka till internet och speglas till tusentals siter. Neka och rapportera avvisar meddelandet utan att informera avsändaren, detta rapporteras i en serverlogg som finns tillgänglig för din administratör. Kräver godkännande accepterar meddelandet men gör det icke godkänt. Detta är användbart om din konferens är speglad och du är orolig för att användare ska posta stora bilagor. Neka tyst avvisar meddelandet utan att rapportera det någonstans. Detta är det bästa alternativet om din konferens är speglad till ett icke FirstClass-system (t.ex. till internet). |
| Radering | Du kan specificera ett max antal objekt som är tillåtna i konferensen vid Objetksgräns. När denna gräns är överskriden, raderar FirstClass de äldsta objekten. Du kan även specificera antal dagar ett inlägg får finnas kvar i konferensen innan det autoraderas, detta gör du vid Meddelanden raderas efter. |
| Tillhör | Om du inte är bekant med konferensgrupper och hur de påverkar konferensens funktionalitet, rekommenderar vi att du låter detta fält vara som det är. Alla konferenser tillhör som standard några konferensgrupper. Din administratör konfigurerar grupper för att kontrollera hur konferenser på servern fungerar. Här ser du vilka grupper konferensen tillhör. Du kan lägga till eller ta bort grupper. För att lägga till en grupp, skriv namnet precis som du gör när du adresserar ett meddelande till en konferens. |
| Vem | Här sätter du behörigheter som kontrollerar vad andra kan göra i konferensen. Det är beskrivet nedan. |
Om du vill att innehållet i din konferens ska visas i kolumner kryssar du i Använd vy från server i sektionen Vy... på behörighetsformuläret.
Konferenser är samarbetsytor så du vill säkert ge några andra personer access till din konferens. För att göra detta sätter du först behörigheter som kontrollerar vad de får göra i din konferens, sen gör du konferensen tillgänglig för dem.
För att specificera vad du vill att någon ska kunna göra i din konferens, uppdatera Vem-fältet på behörighetsformuläret. Du måste göra detta för varje person eller grupp som har access till din konferens.
Först skriver du personens eller gruppens namn vid Vem. Ordningen i vilken du listar personerna spelar roll, för när någon öppnar konferensen kontrollerar FirstClass listan vid Vem uppifrån och ner. När den hittar första posten med personens namn eller en grupp denne tillhör, använder den denna behörighet. Detta betyder att om du listar All Users gruppen överst och skriver Obehörig, kommer ingen att komma in i din konferens.
Sen väljer du behörighetsnivå till höger om person- eller gruppnamnet. Det finns några förutbestämda behörighetsnivåer. Du kan använda dessa som de är eller ändra dem genom att markera och avmarkera individuella behörigheter.
| Den här nivån | Ger dessa behörigheter |
|---|---|
| Obehörig | Förhindrar personen från att komma in i konferensen. Vi rekommenderar att du lägger till All Users gruppen med denna behörighetsnivå, längst ner i listan. Det förhindrar att obehöriga råkar få access till konferensen. |
| Se sammanställning | Ger rätt att se listan med objekt i konferensen, men inte öppna dem. |
| Se texter | Se sammanställning-behörighet plus rätt att öppna meddelanden. |
| Infohämtare | Se texter-behörighet plus rätt att ladda ner filer, se historik och söka. |
| Deltagare | Infohämtare-behörighet plus rätt att göra inlägg i konferensen radera egna objekt samt se behörighetsformuläret. |
| Godkännare | Deltagare-behörighet plus rätt att läsa och godkänna icke godkända meddelanden. |
| Moderator | Godkännare-behörighet plus rätt att radera alla objekt, flytta objekt till underbehållare, skicka in inlägg som överskrider storleksgränsen, redigera dokument och flytta underbehållare. |
| Skapare | Moderator-behörighet plus rätt att ändra utseende och sorteringsordning i konferensen och skapa underbehållare. |
| Full behörighet | Skapare-behörighet plus rätt att redigera behörighetsformuläret, konferensens beskrivning samt meddelanden som andra skickat in. |
| Annat | Behörigheten definieras av vilka enskilda behörigheter som markeras. Om du lägger till eller tar bort enskilda behörigheter från någon med en annan behörighetsnivå, ändras deras behörighetsnivå automatiskt till Annan. |
Ikonerna till höger om behörighetsnivåerna representerar de enskilda behörigheterna som tillsammans skapar behörighetsnivåerna. För att sätta på eller stänga av en behörighet tryck på dess ikon.
Begränsning
Notera att vissa behörigheter endast fungerar om användarkontot har fått lämpliga behörigheter av administratören.
Från vänster till höger är de enskilda behörigheterna:
| Behörighet | Betydelse |
|---|---|
| Redigera behörigheter | Ger rätt att redigera behörighetsformuläret. Det inkluderar möjligheten att lägga till personer vid Vem och göra dem till medlemmar i konferensen. |
| Moderator | Detta ger bara moderatorikonen. Godkänn objekt krävs för att kunna godkänna objekt. |
| Ta bort valfritt objekt | Ger rätt att radera vilket objekt som helst, inklusive meddelanden inskickade av någon annan, och flytta objekt till underbehållare. |
| Skapa objekt | Ger rätt att skapa dokument och underbehållare, flytta objekt till konferensen, skicka meddelanden som går över storleksgränsen och ladda upp filer utan att behöva bifoga dem till meddelanden. |
| Redigera skrivskyddade objekt | Med den här behörigheten kan man redigera objekt som normalt sätt inte är redigerbara. För att den här behörigheten ska fungera måste du även ha Redigera objekt behörigheten. Var försiktig med att dela ut denna behörighet för den förändrar FirstClass normala beteende. |
| Redigera objekt | Ger rätt att redigera alla dokument och flytta underbehållare. |
| Spara egenskaper för fönster och visning | Personen kan ändra konferensens utseende permanent. Var försiktig med at dela ut denna behörighet då en person som har behörigheten kan bestämma hur konferensen ska se ut för andra. |
| Godkänn objekt | Ger rätt att öppna och godkänna icke godkända meddelanden. Meddelanden skickade av någon med denna behörighet blir automatiskt godkända. |
| Ta bort egna objekt | Ger rätt att ta bort och ändra egenskaperna på egna objekt. |
| Öppna konferens | Ger rätt att öppna konferensen. Detta gör att man kan se objekt i en konferens, men inte öppna dem. |
| Sök objekt | Ger rätt att söka i konferensen. |
| Skicka objekt | Ger rätt att skicka meddelanden till konferensen. |
| Öppna objekt | Ger rätt att öppna meddelanden och dokument i konferensen. |
| Skapa underkonferenser | Ger rätt att skapa underkonferenser i konferensen. |
| Ladda ner filer & bilagor | Ger rätt att ladda ner bifogade filer och filer som blivit uppladdade direkt i konferensen. |
| Se behörigheter | Ger rätt att se behörighetsformuläret men inte redigera det. |
| Se historik | Ger rätt att se historik på objekt i konferensen. |
För att skapa en beskrivning av konferensen, tryck på Om-knappen på konferensens behörighetsformulär.
Om du vill göra din konferens tillgänglig för någon annan kan du antingen skapa den i en behållare de redan har tillgång till eller göra dem till medlemmar i din konferens. Om man gör någon till medlem i konferensen får de en länk till den på sin hemskärm.
För att bjuda in någon till att bli medlem i din konferens, tryck på Medlemmar-knappen på konferensens behörighetsformulär. Skriv namnet i medlemslistan precis som du skulle göra om du adresserade ett meddelande till dem.
När du är färdig med medlemslistan och behörighetsformuläret, stäng dem. Dina ändringar sparas automatiskt.
Du kan använda konferenser för att prenumerera på mejllistor. När du anmäler en konferens till en mejllista får du mailen som kommer till listan direkt till konferensen.
Varje mejllista har sina egna instruktioner för hur man prenumererar. I några fall får du skicka en förfrågan om att prenumerara på listan och får ett svar om att det är klart. I andra fall måste du svara på svaret från mejllistan innan konferensen är tillagd i listan.
För att anmäla en konferens till en mejllista, skicka en förfrågan från konferensen (Nytt meddelande från konferensen).
Om du får ett svar från mejllistan som du ska svara på, svara från konferensen (Svara från konferens).
Vissa mejllistor låter vem som helst skriva till dem. I dessa fall kan du och andra som använder en konferens skicka meddelanden till mejllistan eller besvara meddelanden som kommer via den i en konferens.
Andra mejllistor låter endast registrerade användare mejla till dem. I det här fallet är det konferensen som är registrerad i listan och det innebär att du inte kan skicka meddelanden direkt till listan med dig själv som avsändare. För att skriva till dessa listor måste du skicka meddelandet från konferensen.
Likväl som att skicka meddelanden till mejllistor kan du skicka olika kommandon, t ex. hjälpkommandon eller förfrågan om information om vilka som prenumererar på listan. Dessa kommandon måste skickas från konferensen.