Hantera tilldelade ärenden

Om ärendehantering

FirstClass ärendehantering ger dig möjlighet att tilldela ett ärende till någon annan, och övervaka ärendet i en behållare för ärendehantering. En behållare för ärendehantering kan t ex. användas för att hantera supportärenden eller för att övervaka ett projekt som innehåller flera aktiviteter.

Alla som är involverade i ärendet kan kommentera det, så att alla diskussioner om ärendet hålls på ett ställe.

Ärenden listas i behållaren med följande koder:

Utseende	Ärendets status
röd	förfallet
fetstil	brådskande
rosa	uppskjuten, väntar på något, eller avbrutet
grön	avslutat

Skapa ett ärende

För att skapa ett ärende i en ärendehanterare, tryck på knappen Nytt ärende, fyll sedan i formuläret.

Notera

De personer du tilldelar ärenden måste först vara medlemmar i ärendehanteraren och ha rätt behörigheter. Se detaljer nedan vid "Skapa behållare för ärendehantering".

Ärendeformulär

Ärendeformuläret innehåller följande fält.

Fält	Beskrivning
Notifiera mig om ändringar	Skickar ett mail till alla som har kryssat i den här kryssrutan, när ärendet är uppdaterat. Alla som kan öppna ärendet kan uppdatera det här fältet.
Status	Ärendets status. Här godkänner uppdragsinnehavare att de mottagit ärendet och kan uppdatera ärendets status.
Förlopp	Hur stor del av ärendet som är avslutat.
Begränsa redigering till status och förlopp	Uppdragsinnehavaren kan endast redigera status och förloppsfälten. Du som skapare kan också redigera dessa fält. Om du vill redigera andra fält, kryssa ur kryssrutan och kryssa i den igen när du är klar.
Prioritet	Om du ändrar prioriteten till brådskande, blir ärendet i fetstil i ärendehanteraren.
Beskrivning	En beskrivning av ärendet.
Skapat av	Ditt namn syns här automatiskt.
Tilldelat till	Den person du vill ska vara ansvarig för detta ärende. Skriv i dennes namn precis som du gör när du adresserar ett meddelande. När status ändras från tilldelad till bekräftad, vet du att uppdragsinnehavaren har accepterat ärendet. Det är inte nödvändigt att tilldela ärendet till någon om du tänkt ta hand om det själv.
Schemalagd start	Det datum då ärendet ska påbörjas. Lämnas blankt om det inte finns något speciellt startdatum. För att ställa in schemalagd startdatum/tid, tryck på det här fältet.
Förfallodatum	Ärendets förfallodatum. Om det inte finns något förfallodatum, lämna fältet blankt. För att ställa in förfallodatum/tid, tryck på det här fältet.
Startades	Det datum ett ärende påbörjades. Detta datum fylls i automatiskt när uppdragsinnehavaren väljer pågående vid status.
Slutfört	Det datum ärendet slutfördes. Det här datumet fylls automatiskt i när uppdragsinnehavaren väljer avslutat vid status.
Tidszon	Tidszonen för ärendets datum. Detta åsidosätter tidszonen i dina kontoinställningar och låter dig ha ärenden i olika tidzoner.
Bifoga	Bifogar en fil från din enhet till ärendet. Bläddra efter och välj filen eller ta en bild.
Åtgärdat	Frågar dig vad du vill göra med ärendet. Valen du får beror på om ärendet redan publicerats. Nya ärenden och utkast ger dig möjligheten att publicera, spara som utkast eller ta bort. Publicera sparar ärendet och visar det för alla i ärendehanteraren. Spara som utkast sparar ärendet som ett utkast, endast synligt för dig. Publicerade ärenden ger dig valet att spara eller att inte spara dina ändringar.
Meny	Kommentera ger möjlighet att diskutera ett ärende. Skriv och formatera din kommentar, tryck sedan på skicka. Skriv ut skriver ut ärendet med hjälp av din enhets standard utskriftsmetod. Ta bort tar bort ärendet.

Ärendehantering och samarbete

När du tilldelar någon ett ärende skickas ett meddelande till dennes brevlåda. Det här är det enda personliga meddelandet de kommer att få angående det här ärendet om inte notifiera mig om ändringar kryssas i på ärendeformuläret. Alla som har access till ärendet kan ställa in att de vill ha dessa notifieringar.

Försäkra dig om att behållaren för ärendehantering har rätt behörigheter för dem som ska hantera ärendena. (T ex. deltagar)-behörighet. Detta tillåter den som har hand om ärendet att öppna ärendet och ändra dess status, och att delta i diskussioner om ärendet. Behörigheterna beskrivs nedan under "skapa behållare för ärendehantering".

Alla som hanterar ärenden kan kommentera ett ärende genom att välja kommentera i menyn. Kommentarer kan besvaras genom att öppna dem i behållaren och trycka på svara-knappen. Alla kommentarer och svar listas under ärendet som en meddelandetråd som du kan expandera och kollapsa precis som du kan göra för andra trådade objekt.

När någon arbetar med ett ärende kan denne uppdatera ärendeformuläret och ändra status och förlopp. Alla uppdateringar som görs kommer att generera en flagga på ärendet och behållaren, på så sätt kan du se något nytt hänt med ärendet även om du valt att inte bli notifierad om ändringar.

Uppdatera ärenden

Öppna ett ärende och uppdatera det för att ändra informationen om ett ärende. Du och de som hanterar ärendena kan alltid ändra status och förlopp.

Om du kryssade i Begränsa redigering till status och förlopp, är detta allt de som hanterar ärendena kan uppdatera (och så kan de sätta på eller stänga av notifieringar). Om du som skapare vill uppdatera något annat måste du först kryssa ur den här kryssrutan. Kom ihåg att kryssa i den igen efter att dina ändringar är gjorda.

Ändra ärendenas status

För att ändra status på ett ärende, välj rätt status vid Status.

När statusen ändras till Pågående, visas dagens datum vid Påbörjat. Detta datum kan ändas.

När statusen ändras till Avslutat, blir ärendet automatiskt markerat som 100% klart och dagens datum visas vid Slutfört. Detta datum kan ändras.

Om det är nödvändigt att backa ett slutfört ärende till en annan status, välj den nya statusen. Slutfört-datum tas automatiskt bort.

Skapa behållare för ärendehantering

För att skapa en behållare för ärendehantering på din hemskärm väljer du Ny behållare på hemskärmens meny, välj sedan Ärendehanterare. Följ anvisningarna för att ge din ärendehanterare en ikon, ett namn och en beskrivning.

Tryck på Skapa när du är klar. Din nya behållare för ärendehantering skapas längst ner på din hemskärm.

Om du vill skapa en behållare för ärendehantering någon annanstans, öppna behållaren där du vill att den ska skapas och välj Ny behållare i Ny-knappens drop down meny, följ sedan samma procedur som du skulle följa på din hemskärm. Du kan hitta din nya ärendehanteringsbehållare genom att använda Mappknappen i den behållare den ligger i.

För att förhindra att din ärendehanterare raderas av misstag, öppna den och välj Egenskaper i menyn. Kryssa sedan i Låst. Om du vill radera den i framtiden måste du först kryssa ur kryssrutan.

Sätta behörigheter på ärendehanteraren

Du använder behörigheter för att styra hur behållaren för ärendehantering fungerar (t ex. vad andra kan göra i behållaren).

För att ställa in behörigheter väljer du Behörigheter i menyn, fyll sedan i behörighetsformuläret:

Fält	Beskrivning
Publicera inte i katalogen	Förhindrar ärendehanteraren att dyka upp i katalogen. Detta hindrar att andra ser den om du inte berättar att den finns. Det betyder också att du kan döpa den till vadsomhelst utan att namnet krockar med något redan befintligt namn.
Tillhör	Om du inte är bekant med hur grupper fungerar och hur de påverkar behörigheterna rekommenderar vi att du lämnar detta fält som det är.
Vem	Här sätter du behörigheter som styr vad andra kan göra i ärendehanteraren. Beskrivning finns i nästa sektion.

Ge andra åtkomst till din ärendehanterare

Behållarna för ärendehantering är tänka att vara samarbetsytor. Du behöver åt minstone ge behörighet till de personer som du kommer att tilldela ärenden. För att göra detta sätter du först en behörighet som kontrollerar vad de kan göra i behållaren, sedan gör du behållaren tillgänglig för dem.

När du ska specificera vad du vill att någon ska göra i din ärendehanterare, uppdaterar du sektionen under Vem i behörighetsformuläret. Du måste göra detta för varje person som ska ha tillgång till din ärendehanterare.

Skriv först personens namn eller ett gruppnamn under Vem precis som du gör när du ska adressera ett meddelande till personen. Ordningen du listar personer i spelar roll, när någon öppnar behållaren kontrollerar servern listan under Vem uppifrån och ner. När personen hittas (eller en grupp personen är med i) används denna behörighet. Detta betyder att om det första du skriver i listan är gruppen All Users och om du gör gruppen Obehörig, kommer ingen att kunna öppna ärendehanteraren.

Sen väljer du en behörighetsnivå för personen (eller gruppen) i fältet till höger om namnet. Behörighetsnivåer är förutbestämda grupperingar av de olika behörigheterna. Du kan tilldela en behörighetsnivå som den är eller anpassa den genom att markera eller avmarkera de enskilda behörigheter som visas.

Den här nivån	Ger dessa behörigheter
Obehörig	Förhindrar personen att öppna din ärendehanterare. Vi rekommenderar att du lägger till gruppen All Users med denna behörighet längst ner i listan. Detta för att förhindra att någon utomstående kan komma in.
Se sammanställning	Ger rätt att se listan med objekt i ärendehanteraren, men inte öppna dem.
Se texter	Se sammanställning-behörighet plus rätt att öppna objekten i behållaren.
Infohämtare	Se texter-behörighet plus rätt att ladda ner filer, se historik och söka.
Deltagare	Infohämtare-behörighet plus rätt att skriva kommentarer till ärenden och svara på kommentarer, ta bort objekt de lagt till själva och se behörighetsformuläret.
Godkännare	Appliceras inte på denna behållare.
Moderator	Deltagare-behörighet plus rätt att radera alla objekt, flytta objekt till underbehållare, posta ärenden som överskrider storleksbegränsningen, och flytta underbehållare.
Skapare	Moderator-behörighet plus rätt att skapa underbehållare.
Full behörighet	Skapare-behörighet plus rätt att redigera behörighetsformuläret, beskrivningen om ärendehanteraren samt andras inlägg.
Annan	Behörigheten bestäms av vilka enskilda behörigheter som är markerade. Om du lägger till eller tar bort någon enskild behörighet från någon med en annan behörighetsnivå, ändras deras behörighetsnivå till Annan.

Enskilda behörigheter

Ikonerna till höger om behörighetsnivåerna representerar de enskilda behörigheterna som tillsammans skapar behörighetsnivåerna. För att sätta på eller stänga av en behörighet tryck på ikonen.

Begränsning

Notera att vissa behörigheter endast fungerar om användarkontot har fått lämpliga behörigheter av administratören.

Från vänster till höger är de enskilda behörigheterna:

Behörighet	Betydelse
Redigera behörigheter	Ger rätt att redigera behörighetsformuläret. Det inkluderar möjligheten att lägga till personer vid Vem och göra dem till medlemmar i ärendehanteraren.
Moderator	Används inte för denna typ av behållare.
Ta bort valfritt objekt	Ger rätt att radera vilket objekt som helst, inklusive objekt skapade av någon annan, och flytta objekt till underbehållare.
Skapa objekt	Ger rätt att skapa dokument och underbehållare, flytta objekt till behållaren, skicka meddelanden som går över storleksgränsen och ladda upp filer utan att behöva bifoga dem till ärenden.
Redigera skrivskyddade objekt	Med den här behörigheten kan man redigera objekt som normalt sätt inte är redigerbara. För att den här behörigheten ska fungera måste man även ha Redigera objekt-behörigheten. Var försiktig med att dela ut denna behörighet, för den förändrar FirstClass normala beteende.
Redigera objekt	Ger rätt att redigera alla dokument och flytta underbehållare.
Spara egenskaper för fönster och visning	Används inte för denna typ av behållare.
Godkänn objekt	Används inte för denna typ av behållare.
Ta bort egna objekt	Ger rätt att ta bort och ändra egenskaperna på egna objekt.
Öppna konferens	Ger rätt att öppna din ärendehanterare. Detta gör att man kan se objekt behållaren, men inte öppna dem.
Söka objekt	Ger rätt att söka i din behållare.
Skicka objekt	Ger rätt att posta till din behållare.
Öppna objekt	Ger rätt att öppna objekt i din behållare.
Skapa underkonferenser	Ger rätt att skapa underkonferenser i din behållare.
Ladda ner filer & bilagor	Ger rätt att ladda ner bifogade filer och filer som blivit uppladdade direkt i din behållare.
Se behörigheter	Ger rätt att se behörighetsformuläret men inte redigera det.
Se historik	Ger rätt att se historik på objekt i din behållare.

Ge information om din ärendehanterare

För att skapa en beskrivning som andra kan läsa, tryck på Om-knappen i behållarens behörighetsformulär.

Göra din ärendehanterare tillgänglig

För att göra din behållare för ärendehantering tillgänglig för någon annan, måste du antingen skapa den i en behållare de redan har tillgång till, eller göra dem till medlemmar i din behållare. Om du gör någon till medlem får de en genväg (länk) till din behållare på sin hemskräm.

För att bjuda in någon till att bli medlem i din behållare tryck på knappen Medlemmar på behållarens behörighetsformulär. Skriv namnet i medlemslistan på det sätt du skulle skriva om du adresserade ett meddelande till dem.

När du är färdig med medlemslistan och behörighetsformuläret, stäng dem. Dina ändringar sparas automatiskt.